Qu’est-ce qu’un « poste de travail non attribué » (Hot Desk) et quels en sont les avantages ?

Les avantages d'un poste de travail non attribué vont au-delà de la commodité et de la flexibilité, avec des éléments immatériels comme la communauté et la créativité qui contribuent au succès.

Entre l’essor du travail à distance, les plans de bureaux ouverts et les espaces de coworking partagés, le hot-desking est devenu un élément essentiel de la vie professionnelle moderne. Plus qu’une simple tendance, il permet aux employés de travailler quand et où ils le souhaitent. C’est un outil qui est utilisé par les travailleurs indépendants et les entreprises établies pour rester productifs et connectés, où qu’ils se trouvent. Des solutions flexibles comme WeWork On Demand et WeWork All Access permettent d’accéder facilement à des hot desks.

Le hot-desking présente une multitude d’avantages, que ce soit en termes de commodité, de flexibilité, ou d’éléments intangibles comme la communauté et la créativité. Mais comment cela fonctionne-t-il, et ce modèle convient-il à votre entreprise ?  

Qu’est-ce que le hot-desking ? 

Le hot-desking est un système d’espace de travail organisationnel dans lequel les postes de travail sont utilisés par différentes personnes à différents moments, sur une base ponctuelle. En général, l’objectif est de maximiser les possibilités de l’espace et d’atténuer les risques immobiliers en réduisant les espaces de travail redondants. Des hot desks peuvent être mis en place dans les bureaux privés ainsi que dans les espaces de coworking. Il y a souvent un lien entre la flexibilité associée au hot-desking et une augmentation de l’innovation des employés, tandis que l’aspect social est cité comme un moyen d’encourager la collaboration interdisciplinaire. 

Comment fonctionne le hot-desking ?

Trouvez un bureau, branchez votre ordinateur et mettez-vous au travail : les hot desks permettent aux professionnels de travailler selon leurs besoins, dans des espaces de bureaux privés ou partagés. Cela signifie que les spécificités du hot-desking peuvent varier selon l’environnement, mais voici les principaux facteurs à prendre en compte.  

Accès à des prises de courant et à des téléphones

Les hot desks sont généralement équipés de prises de courant et d’une connexion Wi-Fi. Dans les espaces de coworking partagés comme WeWork, il y a des espaces dédiés éloignés du poste de travail pour téléphoner : des cabines téléphoniques ou dans des espaces détente partagés, par exemple. Dans les environnements de bureaux privés, en particulier dans les entreprises de vente, le poste de travail comprend probablement un téléphone permanent que les différents employés peuvent utiliser au besoin. 

Salles de réunion réservables

La plupart des formules de hot-desking dans les espaces de coworking partagés vous permettent de réserver des salles de réunion via une application ou une connexion web. Les solutions qui intègrent des services inclus comme WeWork vous donnent également accès à des espaces détente partagés, des cuisines, des espaces de brainstorming, des salles de réunion, et un réseau mondial de professionnels. 

Services d’impression

À l’instar de la réservation de salles de réunion, les espaces de hot-desking disposent souvent d’une imprimante centrale que les employés peuvent utiliser via une application ou une connexion Web. Ces imprimantes sont gérées par l’équipe de la communauté dans les espaces de travail partagés, et en interne par les responsables de bureaux dans les environnements privés. 

Rangement des objets personnels 

L’absence d’une « base » dédiée permettant aux utilisateurs de ranger leurs sacs, manteaux et accessoires de travail est une préoccupation fréquemment soulevée. La façon dont elle est gérée change selon les espaces de travail : dans certains espaces de coworking, les utilisateurs sont autorisés à laisser leurs objets personnels sur un hot desk pendant un certain temps lorsqu’ils assistent à des réunions ou qu’ils déjeunent. D’autres espaces partagés disposent de casiers ou de vestiaires pour leur clientèle de hot desks. Dans les bureaux privés, il est plus courant pour un employé de rester au même poste de travail toute la journée, indépendamment des réunions ou des pauses déjeuner. 

WeWork Reforma 26 à Juárez, au Mexique.
Établissement WeWork Reforma 26 à Mexico.

Technologie et Internet

Le hot-desking ne serait pas possible sans les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones, et tous les bureaux avec des formules de hot-desking doivent fournir une connexion Wi-Fi. Certains utilisateurs, cependant, ont besoin d’un peu plus que leur ordinateur portable pour travailler efficacement. C’est pourquoi certains hot desks sont équipés d’un moniteur et d’une connexion VGA, DVI ou HDMI, permettant ainsi aux utilisateurs de brancher et d’utiliser temporairement un deuxième écran. 

Sanitaires, cuisines et autres espaces communs

Comme dans la plupart des environnements de bureau, les services inclus, tels que les sanitaires et les cuisines, sont compris dans les formules de hot-desking et sont nettoyés, approvisionnés et gérés par les responsables du bureau. Dans les solutions tout compris comme WeWork, les contrats de hot desks vous donnent également accès à du café à volonté, à des espaces silencieux pour la méditation, à des douches, à des produits de toilette comme de la lotion et des produits capillaires, ainsi qu’à des avantages comme des repas communautaires et des événements fréquents de réseautage. 

Un espace privé au besoin 

La plupart des professions exigent des espaces plus intimes pendant la journée de travail, qu’il s’agisse d’assister à des réunions, de planifier des stratégies ou de discuter de finances. Ces conversations peuvent être trop sensibles pour un hot desk, en particulier lorsqu’on est entouré de personnes provenant d’autres équipes ou d’autres entreprises ; un espace plus privé s’impose.

Les bureaux privés et les espaces de coworking disposent de salles de réunion disponibles sur réservation pour organiser des réunions privées ou prendre des appels confidentiels ; les solutions d’espace de travail comme WeWork disposent également de cabines téléphoniques privées insonorisées. De plus, les espaces détente conçus intentionnellement offrent des alcôves privées pour prendre des appels ou discuter. 

WeWork 123 Buckingham Palace Road à Londres.
WeWork 123 Buckingham Palace Road à Londres.

Les avantages du hot-desking 

Les avantages du hot-desking varient en fonction de votre style de travail et de vos attentes de cette formule. Alors que les travailleurs indépendants apprécient de disposer d’un lieu de travail et de pouvoir y rencontrer des clients potentiels, les chefs d’entreprise aiment les conditions de location flexibles et la possibilité de recruter ou d’envoyer leurs employés dans des espaces de travail dans différentes villes. 

Le hot-desking pour les travailleurs indépendants

Si vous êtes un consultant, un freelance ou un entrepreneur travaillant dans le même établissement, le hot-desking est une solution flexible et économique pour trouver un espace de bureau sans l’engagement ou la rigidité propres à la location de bureau à long terme. Il permet de pallier à l’isolement du travail à domicile et d’être entouré d’un réseau de professionnels qui travaillent aussi à distance ou en freelance. 

Pour les travailleurs indépendants qui jonglent avec plusieurs projets dans différents endroits, le hot-desking leur permet également de trouver un espace de travail et de rester connectés, même entre plusieurs villes. Cette commodité stimule la productivité et offre les avantages d’un espace de bureau (un lieu dédié au travail, un cadre professionnel pour rencontrer les clients), où que votre travail vous mène. 

Le hot-desking pour les entreprises

L’agilité est essentielle lorsqu’il s’agit de développer votre équipe et de faire évoluer votre entreprise, et le hot-desking vous donne la possibilité d’employer des télétravailleurs sans investissement initial important. Chaque mois, les contrats individuels vous permettent de vous adapter rapidement aux marchés clés et de vous retirer si nécessaire, tout en éliminant les risques associés à l’ouverture de votre propre bureau. 

Cette formule permet également aux entreprises de recruter les meilleurs talents sans restriction de type géographique. « Au lieu d’être cloisonnés dans notre siège social de Palo Alto, nous recrutons désormais les meilleurs profils dans des villes du monde entier », explique Tammi Yee, vice-présidente des talents internationaux chez TripActions, une société membre de WeWork. Le hot-desking vous permet de développer votre équipe là où se trouve le talent, sans avoir à aménager votre propre espace ou à gérer les frais de déménagement.

Parallèlement à l’évolutivité et à la croissance, les économies réalisées grâce à des contrats de location flexibles et à l’externalisation du personnel de bureau, du personnel de nettoyage, et du coût des services inclus sont des atouts majeurs pour les grandes entreprises. Selon une enquête récente menée auprès de plus de 550 dirigeants du secteur de l’immobilier commercial, un tiers des entreprises qui utilisent des espaces flexibles ont déclaré avoir réalisé des économies de coûts d’occupation de plus de 5 %. 

Enfin, il a été constaté que l’engagement des employés et les niveaux de productivité augmentent dans les espaces de coworking, et le hot-desking est un moyen efficace d’en tirer parti. « Pour un employé sur le terrain, il est agréable d’avoir un espace de travail communautaire », explique Ashley Swygert, vice-présidente de la stratégie commerciale chez Pabst Brewing Company, membre de WeWork.

Basée à Los Angeles, avec des bureaux à San Antonio et Dallas, Pabst emploie également plus de 300 télétravailleurs dans tout le pays. « Tous les espaces WeWork sont super agréables et très accueillants », explique Swygert. « C’est fantastique de pouvoir interagir avec autant de personnes différentes. Cela m’aide à rester motivée et inspirée. »

WeWork 383 George St à Sydney, en Australie.
WeWork 383 George St à Sydney, Australie.

Il existe un lien entre le hot-desking et la collaboration et une innovation accrues, pour tous 

Que ce soit dans un bureau privé ou dans un espace de coworking plus vaste, le hot-desking réunit des personnes de différentes équipes ou entreprises, créant un microcosme diversifié de professionnels. Ces liens débouchent souvent sur de nouvelles opportunités qui permettent de trouver de nouveaux clients, investisseurs, partenaires ou employés. 

Selon une étude réalisée en 2018, les espaces de coworking sont particulièrement profitables pour favoriser les rapports entre « entrepreneurs, autres entreprises, startups et innovateurs ». Cela repose sur une conception de l’espace de travail intentionnelle et axée sur les données, qui inclut des espaces et une infrastructure partagés, ainsi que des technologies telles que des applications ou des communautés de coworking en ligne. 

De nombreuses études ont établi un lien entre le hot-desking et une augmentation de l’innovation et de l’entrepreneuriat. Cela est dû, en partie, à la flexibilité dont bénéficient les utilisateurs de hot desks : ils peuvent travailler où et quand l’inspiration leur vient. Les environnements de hot-desking favorisent également le partage de connaissances, les interactions sociales et la décentralisation des processus d’innovation. La découverte de nouvelles idées et de nouveaux processus se fait naturellement lorsqu’on est entourés de toute une variété de compétences. De plus, dans un environnement de travail qui évolue constamment, le risque d’épuisement professionnel et de lassitude face aux projets est réduit. 

Centre principal WeWork à Chengdu, en Chine.
Centre principal WeWork à Chengdu, en Chine.

Comment savoir si le hot-desking n’est pas fait pour vous 

Bien que les avantages du hot-desking puissent être multiples, cette formule ne convient pas à tous les secteurs d’activité ni à tous les styles de travail. Les employés qui traitent des informations très sensibles peuvent préférer une solution plus privée, tandis que les équipes qui ont besoin d’une structure uniforme et d’une collaboration continue tout au long de la journée de travail pourraient être contrariées par les configurations de places qui changent constamment. Former les nouveaux employés fait intervenir des considérations différentes, et trouver des collègues peut nécessiter des recherches par le biais de discussions en ligne. Dans ces cas-là, envisagez des bureaux dédiés ou un petit bureau privé dans un environnement de coworking. Ces agencements vous permettront, à vous et à votre équipe, de disposer d’un espace de travail plus contrôlé et personnalisé, tout en conservant les avantages d’un espace plus vaste et de la communauté de coworking.   

Que vous travailliez en indépendant ou que vous dirigiez une équipe à distance, le hot-desking permet de stimuler la productivité dans différents endroits. Il vous permet de prendre des décisions commerciales audacieuses, comme l’expansion sur de nouveaux marchés ou le recrutement des meilleurs talents à distance, sans la contrainte d’un engagement à long terme et les coûts d’un espace de travail traditionnel. Enfin, il vous offre de nouvelles possibilités d’innovation tout en vous donnant accès à une communauté dynamique de professionnels. 

Des solutions plus flexibles

Pour répondre aux besoins du nombre croissant de personnes travaillant à distance et d’entreprises qui mettent en œuvre des modèles de lieu de travail hybride, WeWork a rendu l’accès aux hot desks, ainsi qu’à d’autres espaces de travail comme les salles de réunion et les bureaux privés, beaucoup plus accessible et flexible. La flexibilité et l’accessibilité ne se font pas au détriment des mesures de sécurité et de distanciation sociale. WeWork continue de privilégier la sécurité de notre communauté avec des mesures de nettoyage renforcées et des espaces réinventés pour une distanciation efficace sur le lieu de travail.

Si le hot-desking est une bonne option pour vous et votre entreprise, les produits WeWork suivants pourraient être des solutions idéales.

WeWork On Demand

WeWork On Demand offre une flexibilité sans précédent en vous donnant accès à des hot desks et à des salles de réunion dans plus de 190 établissements accessibles dans 17 grandes villes, sans pour autant être lié par un engagement mensuel. Il vous suffit de télécharger l’application, de trouver l’établissement WeWork le plus proche, de le réserver et de vous y rendre.

WeWork All Access

WeWork All Access permet d’accéder à des hot desks, des salles de réunion et des bureaux privés dans des centaines d’établissements WeWork dans 150 villes réparties dans 30 pays. Voici les étapes simples pour activer votre compte en tant que nouveau membre ou membre actuel.

Cet article a été initialement publié le 21 novembre 2019, et a été mis à jour par les rédacteurs.

Caitlin Bishop est une rédactrice basée à New York pour le site Ideas by We de WeWork. Auparavant, elle était journaliste et rédactrice auprès de Mamamia.com.au à Sydney, en Australie, et correspondante pour Gotham Gazette.

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