Comment Okta utilise les données pour orienter son retour au bureau

La société de logiciels présente son approche et comment les entreprises à distance peuvent mieux exploiter les données

WeWork Galleria Office Tower I à Houston. Photo par WeWork

Les occupants d’immeubles et les courtiers essaient de s’adapter aux changements sans précédent qui leur sont imposés par la pandémie. Le lieu de travail a définitivement changé. Les stratégies traditionnelles sont en train de disparaître. À mesure que de nouvelles structures pour le monde du travail sont élaborées, les entreprises ne pensent pas seulement aux coûts et au portefeuille, elles veulent également des données sur l’utilisation du lieu de travail pour pouvoir déterminer la voie à suivre la plus efficace et la plus durable possible. 

Lors d’un récent webinaire, William Sandford, directeur principal du développement commercial chez WeWork, s’est entretenu avec Armen Vartanian, vice-président senior des services mondiaux pour le lieu de travail de l’entreprise de logiciels Okta, et Sam Hocking, cofondateur et président de Vertis, sur la manière dont les entreprises à distance peuvent mieux utiliser les données pour structurer leurs lieux de travail à l’aube de 2022. Voici quelques éléments clés de la conversation. 

L’expérience des employés est plus importante que jamais

Sécuriser l’espace de travail approprié ne se limite plus à s’assurer que la superficie en pieds carrés et les besoins en matière d’emplacement sont satisfaits, ont convenu les deux intervenants. Armen Vartanian a expliqué que les rôles comme le sien doivent être élargis pour répondre aux demandes des entreprises et des employés dans un environnement dynamique. 

« En raison de l’importance de l’expérience des employés, et plus que jamais dans le contexte de la pandémie et de la grande démission, ainsi que du cadre de recrutement plus reparti, l’expérience des employés s’étend aux domaines sur lesquels tous les dirigeants devraient vraiment se concentrer », a indiqué Armen Vartanian.

Alors qu’environ 30 % des employés d’Okta travaillaient à distance avant la pandémie, Armen Vartanian a expliqué que le recrutement sur les marchés en dehors des endroits où se trouvent des bureaux était désormais proche de 60 %. Le défi, a-t-il fait remarquer, est de s’assurer que les entreprises embauchent de manière réfléchie en matière de géolocalisation. « Si votre organisation valorise les interactions en face à face afin que les personnes s’imprègnent de votre culture et ressentent un sentiment de connexion au sein de l’organisation et d’appartenance, tout en conservant une certaine flexibilité, vous devez avoir un plan stratégique en place concernant le lieu où vous recrutez », a-t-il déclaré. 

Les dirigeants élaborent des stratégies en étudiant davantage l’engagement et l’utilisation des employés, plutôt que le coût, a fait remarquer William Sandford. « De plus en plus, les décisions relatives au lieu de travail sont prises par un quorum de dirigeants issus des fonctions commerciales, financières et humaines afin de garantir la réalisation des objectifs grâce à de nouveaux modèles de présence », a-t-il continué.

Des décisions plus éclairées, des employés plus heureux

Sam Hocking, de Vertis a remarqué un changement marqué dans les modèles opérationnels de nombreuses entreprises, et est prêt à faciliter cette transition avec des données. 

« Les données peuvent vous aider à établir où se trouvent vos employés », a-t-il fait remarquer. « Vous pouvez ensuite réfléchir au type de ressources immobilières que vous devez mettre en place dans ces endroits. Devrions-nous avoir une stratégie flexible avec WeWork ? Quels sont nos besoins à long terme ? »

Mais, selon Sam Hocking, ce n’est que la première étape. « Vous pouvez ensuite classer les personnes en fonction de leurs objectifs, qu’ils soient à distance, hybrides ou à temps plein », a-t-il poursuivi. « À mesure que vous obtenez de plus en plus de ces données, vous pouvez les visualiser et créer des analyses, ce qui vous permettra ensuite de décider de votre stratégie. » 

En raison de l’importance de l’expérience des employés… [elle] s’étend aux domaines sur lesquels tous les dirigeants devraient vraiment se concentrer.

Armen Vartanian, vice-président senior des services mondiaux pour le lieu de travail chez Okta

Okta, comme la plupart des entreprises, évalue les données relatives au coût de la vie et au coût de l’immobilier, mais examine également les données relatives à des éléments tels que les schémas de migration des employés, a expliqué Armen Vartanian. Il s’agit par exemple d’« où les ingénieurs codent réellement dans les différentes régions. Le fait de disposer de ces ensembles de données uniques nous permet d’être stratégiques quant au modèle d’embauche flexible. »

Avant la pandémie, les entreprises ne s’inquiétaient pas de savoir où le personnel vivait, a souligné Sam Hocking. Maintenant, c’est différent. Les entreprises se demandent vraiment si le fait d’avoir des bureaux plus proches de leurs employés inciterait ces derniers à y venir davantage. La pandémie a également amené les entreprises à repenser la façon dont les espaces de travail sont conçus et utilisés en général.

« Vous avez une meilleure opportunité de déterminer la manière dont vous recrutez, où vous recrutez et comment vous concevez vos espaces », a déclaré Armen Vartanian. « Vous devez regrouper les recrues sur les différents marchés et faire en sorte que ces personnes aient la possibilité de se réunir occasionnellement ou régulièrement », a-t-il continué. Cet environnement doit non seulement être durable, mais aussi favoriser un sentiment de communauté, de collaboration et d’établissement de liens.

« Bien que bon nombre de nos clients s’alignent sur la vision d’Okta quant à l’évolution de la relation entre les talents et le lieu de travail, seuls quelques-uns ont une direction claire pour y parvenir », a expliqué William Sandford. « En testant de manière réfléchie de nouveaux modes de travail sur les différents marchés, les unités opérationnelles ou les entreprises pourront recueillir les données dont elles ont besoin pour créer un environnement de travail concurrentiel et collaboratif au cours des prochaines années », a-t-il ajouté.

Créer de l’espace pour chacun, de la manière dont chacun en a besoin

Okta, qui est membre WeWork All Access, a constaté une augmentation de la fréquentation de ses bureaux à la fin de l’année dernière. Ces dernières années, l’entreprise a opté pour une conception dynamique plus flexible et axée sur des « quartiers », c’est-à-dire des postes de travail répartis et attribués à des équipes spécifiques. 

« Nous appliquons des ratios parce que nous savons que les personnes ne vont pas venir tous les jours », a expliqué Armen Vartanian. « Nous avons des zones de rencontre pour que les équipes puissent collaborer, utiliser des tableaux blancs numériques et Zoom, afin de pouvoir organiser des sessions en groupe et fournir aux nouveaux arrivants une technologie que l’on ne peut pas forcément reproduire à domicile. » 

Ainsi, nous pouvons suivre les modèles de travail des employés, souvent à l’aide de capteurs, de badges mobiles, de casiers connectés et d’une application de lieu de travail qui permet aux employés d’interagir. « Nous suivons l’utilisation de certains types de salles de réunion. Comment les employés utilisent-ils les aires de détente ? Est-il efficace de concevoir des espaces ressemblant davantage à un environnement de coworking ou à un salon d’aéroport ? », a poursuivi Armen Vartanian. « Nous savons qu’il ne s’agit pas seulement des personnes qui viennent pour la journée [entière], mais aussi de celles qui peuvent faire un saut au bureau pour une ou deux heures et qui ont besoin d’un siège pour pouvoir travailler. »

Reconsidérer le long terme par rapport au court terme

La dynamique changeante de la culture dans son ensemble et de la culture du lieu de travail dans les organisations individuelles rend désuète l’idée de trouver une solution et de s’y tenir. Il est temps d’abandonner cette idée, selon Sam Hocking, et de considérer les solutions de lieu de travail comme étant en constante évolution. 

« Je pense que les personnes sont ainsi plus agiles et considèrent cette situation comme dynamique, et non comme résolue une fois la pandémie terminée et le retour au bureau rétabli comme mode de travail », a déclaré Sam Hocking. « Les employés exigent des changements, et les employeurs trouvent des moyens de s’adapter. Il y a une excellente citation de Churchill qui résume bien la situation : « Ce n’est pas la fin. Ce n’est même pas le début de la fin. Mais c’est peut-être la fin du début. »

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