Okta가 오피스 복귀를 위해 데이터를 활용하는 방식

한 소프트웨어 회사가 이 회사의 접근 방식과 어떻게 원격 근무 회사들이 데이터를 더 잘 활용할 수 있는지 공유합니다.

휴스턴의 WeWork Galleria Office Tower 지점 사진 촬영: WeWork

빌딩 입주자들과 중개인들은 팬데믹으로 인한 전례 없는 변화에 적응하기 위해 노력하고 있습니다. 업무공간의 변화는 영구적입니다. 장기간 믿었던 전략이 무용지물이 되고 있습니다. 새로운 업무 환경을 계획할 때, 회사들은 비용과 포트폴리오만 생각하지 않습니다. 앞으로 가장 효율적이고 지속 가능한 경로를 구상하는 데 도움이 될 업무공간 사용에 관한 데이터를 통해 가장 효율적이고 지속 가능한 경로를 구축하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 

WeWork의 사업 개발 선임 이사인 William Sandford가 최근 웨비나에서 소프트웨어 기업 Okta의 글로벌 업무공간 서비스 SVP인 Armen Vartanian 그리고 Vertis의 공동 창립자이자 회장인 Sam Hocking과, 2022년에 들어서면서 원격 근무 회사들이 업무공간을 구성할 때 데이터를 더 잘 활용할 수 있는 방안에 대해 이야기했습니다. 다음은 대담 발췌 내용입니다. 

직원 경험이 그 어느 때보다 중요합니다

두 대담자는 모두 올바른 오피스 공간을 확보하는 것은 필요한 사무실 면적과 위치를 확보하는 것 이상이 되었다는 데 공감했습니다. Vartanian은 자신의 업무와 같은 역할이 역동적인 환경에서 업무와 직원의 요구에 부응하기 위해 확대될 필요가 있다고 말했습니다. 

Vartanian은, “직원 경험의 중요성으로 인해 분산된 채용 프레임워크와 함께 팬데믹 및 대규모 퇴사를 배경으로 모든 리더들이 실제로 집중해야 하는 부문으로 계층화되고 있습니다.”

Vartanian에 따르면, Okta의 직원 중 약 30%가 원격 근무를 했던 반면, 오피스 외부 지역에서 고용하는 인원이 이제 60%에 가깝다고 합니다. 이러한 문제로 인해 회사들이 지리적 위치 측면에서 신중히 채용하게 되었다고 지적했습니다. 그는 “회사가 유연성을 잃지 않으면서도 직원들이 회사 문화를 익히고 조직에 대한 연결성과 소속감을 느끼도록 대면 상호작용을 중시한다면, 채용 지역에 대한 적절한 전략을 갖추어야 합니다”라고 말했습니다. 

Sandford는 지도자들이 계획을 수립할 때 비용보다는 직원 참여와 활용을 더 중시한다고 말합니다. 그는 “업무공간에 관한 결정을 내릴 때, 이러한 목표가 새로운 출근 모델을 통해 충족되도록 보장하기 위해 사업, 재무, 인사부서 전반에 걸친 정족수로 결정되는 경우가 점점 늘고 있습니다”고 말합니다.

더 잘 알고 결정할수록 직원의 행복도 상승

Vertis의 Hocking은 많은 사업 부문의 경영 모델에서 뚜렷한 변화를 감지했으며, 이제 데이터를 사용해 그러한 변화를 촉진할 준비가 되었습니다. 

그는 “데이터는 직원들의 위치를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다”라고 말합니다. “그러면 해당 지역에 어떠한 종류의 부동산 자산을 갖추어야 하는가에 대해 생각해 볼 수 있지요. WeWork과 함께 유연한 전략을 구사해야 하는가? 장기적으로 필요한 것은 무엇인가?”

하지만 Hocking은 이것이 첫 단계에 불과하다고 말합니다. 그는 이어서 “직원들이 원격으로 일하는지 혼합형이나 풀타임으로 일하는지에 따라 분류할 수 있게 됩니다”고 말했습니다. “이 데이터를 더 많이 수집할수록, 데이터를 시각화하고 분석할 수 있고, 이것이 전략 결정에 도움이 되죠.” 

직원 경험의 중요성 때문에…[이것은] 모든 지도자들이 집중해야 하는 각 분야까지 여러 계층으로 구성됩니다.

Armen Vartanian, Okta 글로벌 워크플레이스 SVP

Okta는 대부분의 회사와 마찬가지로, 생활비와 부동산 데이터 포인트의 비용을 평가하는 한편, 직원 이주 패턴과 같은 데이터도 조사한다고 Vartanian이 언급했습니다. 이것은 “엔지니어들이 실제로 각기 다른 지역에서 코딩을 하는 것과 같습니다. 이렇게 고유한 정보의 수집을 통해 유연한 채용 모델을 어떻게 수립할지 전략적으로 생각할 수 있습니다.”

Hocking은 회사들이 팬데믹 전에는 사람들이 모두 어디에 사는지 신경쓰지 않았다고 지적합니다. 지금은 다릅니다. 회사들은 직원들 가까이에 오피스를 여는 것이 더 많은 직원들을 사무실로 오게 할 것인지 진지하게 고민합니다. 또한 팬데믹으로 인해 오피스 공간을 어떻게 디자인하고 사용할 것인지 전체적으로 다시 생각하게 되었습니다.

Vartanian은 이렇게 말합니다. “채용 방법과 채용 지역, 오피스 공간의 디자인 방식을 구상할 좋은 기회입니다. 여러 사업 지역의 채용 인력을 통합하고, 직원들이 가끔 또는 정기적으로 모일 수 있는 기회를 마련해야 합니다.” 그러한 환경은 지속 가능할 뿐만 아니라 공동체 의식과 협업, 관계 발전에도 도움이 될 것입니다.

Sandford는 이렇게 말합니다. “많은 저희 고객들이 인재와 업무공간의 진화하는 관계에 대한 Okta의 견해에 동조하지만, 소수만이 거기에 도달하는 명확한 계획을 갖추고 있습니다. 여러 시장이나 사업 부문, 또는 회사에서 일하는 새로운 방식을 신중히 시험한다면, 향후 몇 년 동안 경쟁력 있고 협조적인 업무 환경을 조성하는 데 필요한 데이터를 수집하게 될 것입니다.”

각자 필요한 방식으로 모두를 위한 공간 만들기

WeWork 올액세스 멤버인 Okta는 작년 말 Okta 오피스에 사람들이 더 많이 출근하는 것을 경험했습니다. 이 회사는 지난 몇 년 동안 특정 팀에 할당된 데스크의 더욱 스마트한 배치 등 “지역”을 중심으로 한 유연하고 역동적인 설계로 전환했습니다. 

Vartanian은 이렇게 말합니다. “사람들이 매일 출근하지 않는다는 것을 알기 때문에 우리는 그 비율을 여기에 적용합니다. 팀들이 협업하고, 전자 칠판을 사용하며, Zoom 회의를 할 수 있는 터치다운 공간을 마련해서, 사람들이 모여서 그룹 모임을 할 수 있도록 하고, 출근하는 사람들에게 집에서는 활용하기 어려운 기술을 제공합니다.” 

이러한 환경과 함께 센서와 모바일 배지, 스마트 사물함, 직원들이 상호작용할 수 있는 업무공간 앱을 활용하여 직원들의 패턴을 추적합니다. “어떤 설계 유형의 컨퍼런스룸이 사용되는지 추적하고 있습니다. 컨퍼런스룸에 있는 푹신한 착석 공간을 어떻게 사용하는가? 공간을 코워킹 분위기로, 아니면 공항 라운지 분위기로 설계하는 것이 효과적인가?” Vartanian이 말합니다. “[하루 종일] 출근하는 사람들만 위한 것은 아니지요. 저희는 업무를 처리하려고 한두 시간 들르는 사람들도 생각합니다.”

장기와 단기의 비교

문화 전반적으로, 그리고 개별 조직의 업무공간 문화에서 모두 나타나는 변화의 움직임은 솔루션을 찾아내 거기 매달리는 발상을 구식으로 보이게 합니다. Hocking은 이제 그런 발상을 벗어나 계속 변화하는 업무공간 솔루션에 대해 생각해야 할 때라고 지적했습니다. 

“취지는 사람들이 더욱 민첩해지고 이것을 역동적인 상황으로 다루는 것이라고 생각합니다. 팬데믹이 끝나 오피스 업무 방식으로 복귀하면 해결되는 것이 아니지요.” Hocking은 이렇게 말합니다. “직원들은 변화를 요구하고, 고용주들은 적응할 방안을 찾아내고 있습니다. Churchill이 이 상황을 요약하는 훌륭한 말을 했습니다. “이것이 끝이 아닙니다. 심지어 끝의 시작도 아니며, 아마도 시작의 끝일 겁니다.”

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