Comment Cimpress est passée de la réticence au télétravail à en faire une priorité

L’équipe chez Cimpress/Vista a mis sur pied un guide pour son futur, où elle mise sur le télétravail

Les employés de Cimpress se réunissent pour une séance informelle au WeWork, 501 Boylston St à Boston. Photographies de David Degner

Avant la pandémie, Cimpress, la société mère de Vista, partenaire en conception et en marketing pour les petites entreprises, était une entreprise réticente au télétravail avec une culture très centrée sur le bureau. Cependant, durant le confinement mondial, nos équipes ont commencé à constater les nombreux avantages du travail à distance, et ont continué d’atteindre nos objectifs.

En nous appuyant sur cette expérience de télétravail réussie, en août 2020, nous avons entamé notre transition de manière à devenir une entreprise axée sur le télétravail. Cela ne signifie pas que nous ne nous limitons qu’au télétravail. Notre culture est fondée sur des moments partagés. D’ailleurs, certaines choses sont encore mieux faites en personne. Voilà pourquoi nous avons modifié notre stratégie immobilière afin de transformer des espaces de bureaux existants conçus pour une culture centrée sur le bureau en centres de collaboration à distance partout dans le monde. Dans le cadre de cette stratégie, nous possédons un bureau prêt à accueillir 250 membres de l’équipe à l’emplacement WeWork du 501 Boylston Street à Boston, et nous fournissons des laissez-passer WeWork All Access aux membres de nos équipes mondiales partout ailleurs. 

Accorder la priorité à l’harmonie travail-vie personnelle 

Le terme conciliation travail-vie personnelle laisse présumer un perpétuel effort de conciliation. Le concept d’harmonie travail-vie personnelle, quant à lui, permet au travail et à la vie de coexister tout au long de la journée. Chacun est amené à définir pour soi-même ce qu’est la conciliation travail-vie personnelle, pourvu que son travail soit toujours accompli.

Par exemple, une personne pourrait suivre un horaire de bureau normal, puisqu’elle est seule à la maison durant cette période. Un autre membre de l’équipe peut être un oiseau de nuit qui préfère commencer plus tard dans la journée. Très fréquemment, les membres de l’équipe prennent du temps au milieu de leur journée pour effectuer des tâches personnelles. 

Les espaces communs sont un bon moyen pour les employés Cimpress de se connaître.

Nous encourageons nos membres d’équipe à entretenir une meilleure relation avec le travail de plusieurs manières. Cela dépasse de loin les avantages de base, comme la réduction du temps de déplacement, et comprend des politiques, des pratiques, des outils et des ressources élaborés avec soin et dont nos équipes ont besoin afin de tirer pleinement parti du fait d’être à distance. C’est un changement complet de mentalité.

Les outils et les politiques qui permettent d’accorder la priorité au télétravail

L’harmonie travail-vie personnelle a une incidence sur le bonheur et la productivité de nos membres d’équipe, mais est seulement atteignable lorsque des outils, des politiques et des pratiques sont en place pour la soutenir. Voici quelques exemples de la façon dont nous avons procédé chez Cimpress/Vista :

  • Lancé en novembre 2020, notre manuel pratique est la référence ultime pour le télétravail. Avec la collaboration des membres d’équipe qui ajoutent des documents, laissent des commentaires avec des idées et actualisent l’information, le manuel est passé de quelques pages à plusieurs centaines.
  • Par défaut, nous utilisons la collaboration asynchrone (async), autant que possible, pour faire progresser les projets sans la nécessité d’avoir deux personnes ou plus en ligne au même moment. Cela est rendu possible par des technologies comme Slack et Box, et par Miro, notre outil virtuel de tableau blanc. Au début de la pandémie, les réunions Zoom dominaient l’essentiel de nos journées. Maintenant, nous classons par ordre de priorité les réunions selon leur nécessité, les tâches selon la possibilité de les réaliser de manière asynchrone, et les moyens d’améliorer la qualité globale des réunions.
  • En 2021, nous avons fait l’essai d’un événement « Well-being Day » (journée bien-être) de même que de journées « Recharge Fridays » (vendredis détente) durant les mois d’été. En 2022, nous avons instauré les journées « Focus Fridays » (vendredis concentration), qui donnent aux membres d’équipe des après-midis exempts de réunions pour leur permettre de se consacrer au perfectionnement professionnel, à la réflexion approfondie et à d’autres tâches du poste qui exigent de la concentration.
  • Nous fournissons des ressources de bien-être dans un format adapté au télétravail. Pour nos membres d’équipe de Cimpress/Vista aux États-Unis (et pour quelques-uns de nos emplacements européens), nous avons établi un partenariat avec l’application de méditation Headspace. Les événements de grande envergure sont une partie intégrante de notre culture, et une fois qu’il est sécuritaire de le faire, nous recommencerons à réunir des centaines de membres d’équipe au cours de l’année pour des conférences sur plusieurs jours, durant lesquelles nous consacrerons du temps à des activités de rapprochement, à des discussions de stratégie et à la découverte des autres. 
  • Nous travaillons avec un fournisseur d’évaluation ergonomique à distance, Rising Workplace, afin d’offrir des webinaires trimestriels et des consultations personnelles en espace de travail. Nous avons également établi un partenariat avec Peloton, offrant aux membres d’équipe des États-Unis un accès gratuit au contenu de remise en forme en ligne de Peloton ainsi qu’un tarif préférentiel sur l’équipement.

Nous avons constaté les effets positifs du travail à distance au cours de sondages hebdomadaires sur l’engagement qui mesurent l’engagement des membres d’équipes, leur mobilisation et leur degré de satisfaction générale envers l’entreprise. Le taux d’engagement des membres de notre équipe en télétravail est 3,5 fois plus haut qu’il ne l’était en octobre 2020, ce qui place Cimpress/Vista dans le premier quart des entreprises technologiques les plus dévouées, selon la référence Workday’s Peakon Employee Voice.

Le télétravail en priorité, mais pas de façon intégrale

Nous favorisons le bien-être de nos membres d’équipe en leur offrant des options lorsqu’il est question d’espaces où ils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes au travail. Tous les membres d’équipe en télétravail sont admissibles à un remboursement des dépenses mensuelles afin de couvrir certains frais liés au télétravail, y compris les meubles de bureau, le matériel et le Wi-Fi, afin d’optimiser leur expérience de travail. 

Grâce à notre partenariat avec WeWork, nous offrons des centres de collaboration et des espaces de travail collaboratif dans les emplacements ayant une concentration de membres d’équipe. Ces emplacements offrent un espace tranquille pour le travail individuel, un accès aux services et des zones à utilisation flexible pour que les équipes puissent socialiser et se concentrer sur le travail à faire.

À Boston, nous avons déménagé de notre espace prépandémie au WeWork One Lincoln Street vers un espace de 17 000  pieds carrés au WeWork 501 Boylston Street, qui comporte des espaces de travail de collaboration et de concentration en abondance pouvant accommoder jusqu’à 250 membres d’équipe. Dans les zones où notre présence est modeste, mais grandissante, comme New York et Oakland, nous avons fourni une adhésion WeWork All Access aux membres d’équipes. Nous avons également un espace de bureau attribué à certains emplacements WeWork en Inde

La culture d’entreprise ne dépend pas d’un bureau physique, mais provient de la façon dont nous collaborons afin d’atteindre nos objectifs communs. En habilitant les membres d’équipe à travailler à l’endroit et à l’heure où ils performent le mieux et en établissant l’harmonie travail-vie privée comme priorité, n’importe quelle entreprise peut profiter des avantages de la priorisation de la distance dont nous bénéficions chez Cimpress/Vista. Lorsque vous disposez des bons outils, la productivité est possible de partout.

Maureen Carroll est directrice principale de l’acquisition de talents à l’échelle mondiale, de la diversité, de l’équité et de l’inclusion chez Cimpress/Vista. Elle supervise l’équipe d’acquisition de talents, qui a constaté des effets positifs directs résultant de la décision de travailler à distance.

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