Cómo pasó Cimpress de odiar el trabajo remoto a priorizarlo

El equipo de Cimpress/Vista elaboró un manual para su futuro prioritariamente remoto

Los empleados de Cimpress se juntan para una reunión informal en WeWork 501 Boylston St, Boston. Fotografías de David Degner

Antes de la pandemia, Cimpress, la empresa matriz de Vista, el socio de diseño y marketing de pequeñas empresas, era una empresa que no concebía el trabajo remoto, porque tenía una cultura muy centrada en la oficina. Pero durante el confinamiento global, nuestros equipos comenzaron a darse cuenta de los muchos beneficios de trabajar de forma remota y continuaron cumpliendo con nuestros objetivos.

En función de esa exitosa experiencia remota, en agosto de 2020 comenzamos nuestra transición para convertirnos en una empresa principalmente remota. Eso no significa que trabajemos solo de forma remota. Nuestra cultura se basa en momentos compartidos y hay algunas cosas que aún se hacen mejor en persona. Es por eso que optimizamos nuestra estrategia inmobiliaria para convertir el espacio de oficina existente, que se diseñó para una cultura enfocada en la oficina, en centros de colaboración a distancia en todo el mundo. Como parte de esa estrategia, tenemos una oficina para 250 miembros del equipo en WeWork 501 Boylston Street, Boston, y proporcionamos pases WeWork All Access a algunos de nuestros miembros del equipo global en otros lugares. 

Priorizar la armonía entre el trabajo y la vida 

El término equilibrio entre la vida profesional y personal implica un acto de malabarismo constante. El concepto de armonía entre el trabajo y la vida, por otro lado, permite que el trabajo y la vida coexistan a lo largo del día. Todo el mundo está facultado para definir la armonía entre el trabajo y la vida, siempre y cuando sigan haciendo su trabajo.

Por ejemplo, alguien podría ceñirse a un horario de trabajo tradicional porque es cuando está solo en su casa. Otro miembro del equipo puede ser un animal nocturno que prefiere empezar a trabajar más tarde en el día. Muy comúnmente, los miembros de un equipo dedican unos minutos para tareas personales al mediodía. 

Los espacios comunes son una excelente manera para que los empleados de Cimpress se conozcan unos con otros.

Estamos ayudando a los miembros de nuestro equipo a tener una mejor relación con el trabajo de muchas formas. Va mucho más allá de las ventajas básicas, como la reducción del tiempo de viaje, e incluye políticas, prácticas, herramientas y recursos cuidadosamente desarrollados que nuestros equipos necesitan para aprovechar al máximo el trabajo remoto. Es un cambio total de mentalidad.

Herramientas y políticas que hacen posible priorizar el trabajo remoto

La armonía entre el trabajo y la vida tiene un impacto positivo en la felicidad y la productividad de los miembros de un equipo, pero solo se puede lograr cuando existen herramientas, políticas y prácticas que la respalden. Estos son algunos ejemplos de cómo lo hicimos en Cimpress/Vista:

  • Lanzado en noviembre de 2020, nuestro extenso manual es la única fuente de verdad para el trabajo remoto. Con la ayuda de los miembros del equipo que agregan documentación, dejan comentarios con ideas y actualizan la información, ha evolucionado de unas pocas a cientos de páginas.
  • Por defecto, utilizamos la colaboración asíncrona siempre que sea posible: los proyectos avanzan sin la necesidad de que dos o más personas estén en línea al mismo tiempo. Tecnología como Slack, Box y nuestra herramienta de pizarra virtual Miro nos permiten trabajar de este modo. Al principio de la pandemia, las reuniones de Zoom dominaron la mayor parte de nuestros días. Ahora priorizamos qué reuniones son realmente necesarias, qué tareas se pueden realizar de forma asíncrona y cómo mejorar la calidad general de las reuniones.
  • En 2021, pusimos a prueba un “Día del Bienestar” y “Viernes de Recarga” en los meses de verano. En 2022, incluimos “Viernes de Concentración”, que brinda a los miembros del equipo tardes de viernes libres de reuniones para el desarrollo profesional, el pensamiento profundo y otras tareas relacionadas con el trabajo que requieren concentración.
  • Ofrecemos recursos de bienestar en un formato compatible con el trabajo remoto. Para los miembros de nuestro equipo de Cimpress/Vista de Estados Unidos (y para algunas de nuestras ubicaciones europeas), nos hemos asociado con la aplicación de meditación Headspace. Los grandes eventos son una parte fundamental de nuestra cultura, y una vez que sea seguro hacerlo, continuaremos reuniendo a cientos de miembros del equipo a lo largo del año para conferencias de varios días, en las que dedicamos tiempo a realizar actividades de vinculación, debatir estrategias y aprender unos de otros. 
  • Trabajamos con un proveedor de evaluación ergonómica remota, Rising Workplace, para brindar seminarios web trimestrales y consultas en persona sobre el espacio de trabajo. También nos asociamos con Peloton para ofrecer a los miembros del equipo de EE. UU. acceso gratuito al contenido de fitness en línea de Peloton y precios preferenciales en equipos.

Hemos visto los impactos positivos del trabajo remoto en encuestas de compromiso semanales que miden el compromiso, el apoyo y la satisfacción general de los miembros del equipo con la empresa. Nuestro puntaje de participación de los miembros del equipo principalmente remoto es 3,5 veces más alto ahora que en octubre de 2020, lo que coloca a Cimpress/Vista en el 25 % superior de las empresas tecnológicas más comprometidas, según el índice de referencia Peakon Employee Voice de Workday.

Principalmente remoto, pero no de forma exclusiva

Parte de apoyar el bienestar de los miembros de nuestro equipo es ofrecerles opciones cuando se trata de espacios donde pueden trabajar mejor. Todos los miembros que priorizan el trabajo remoto pueden recibir una compensación de gastos mensual para cubrir algunos de los costos del trabajo remoto, incluidos muebles de oficina, suministros y wifi, para optimizar su experiencia laboral. 

A través de nuestra asociación con WeWork, ofrecemos centros de colaboración y espacios de coworking en ubicaciones con una concentración de miembros del equipo. Estas ubicaciones ofrecen un espacio tranquilo para el trabajo individual, acceso a amenidades y áreas de uso flexible para que los equipos socialicen y se concentren en lo que se debe hacer.

En Boston, nos mudamos de nuestro espacio previo a la pandemia en WeWork One Lincoln Street a un espacio de 17 000 pies cuadrados en WeWork 501 Boylston Street, que tiene muchos espacios de trabajo diseñados para la concentración y la colaboración con capacidad para un máximo de 250 miembros del equipo. En las áreas donde tenemos una presencia pequeña pero creciente, como Nueva York y Oakland, hemos proporcionado a los miembros del equipo una membresía de WeWork All Access. También contamos con espacio de oficina dedicado en ubicaciones de WeWork en la India

La cultura de la empresa no depende de una oficina física: proviene de cómo colaboramos para lograr nuestros objetivos compartidos. Al empoderar a los miembros del equipo para que trabajen cuándo y dónde hagan su mejor trabajo, y hacer de la armonía entre el trabajo y la vida personal una prioridad, cualquier empresa puede aprovechar los beneficios remotos que disfrutamos en Cimpress/Vista. La productividad es posible en cualquier lugar cuando tienes las herramientas adecuadas.

Maureen Carroll es directora sénior de adquisición de talento global y diversidad, equidad e inclusión de Cimpress/Vista. Supervisa el equipo de adquisición de talento, que ha visto impactos positivos y directos como resultado de la audaz decisión de pasarse al trabajo remoto.

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