En todo el mundo, las empresas se están replanteando la manera que tenemos de trabajar. La pandemia ha alterado las rutinas establecidas y nos ha metido de forma abrupta en un experimento global de trabajo a distancia. Los resultados han sido inesperados. Muchos empleados comentan que el trabajo desde casa ha hecho que se sientan más felices y productivos, y que, cuando volvamos al lugar de trabajo, las cosas no pueden ser como antes.
El punto en el que convergen muchas empresas es una mezcla de trabajo a distancia y en oficina tradicional, al que se conoce como lugar de trabajo híbrido. Un lugar de trabajo híbrido es aquel en el que una empresa permite que los empleados trabajen de forma remota o desde la oficina. En un lugar de trabajo híbrido característico, los trabajadores tienen la posibilidad de acudir a una oficina central, trabajar desde casa o dividir su tiempo entre las dos opciones.
Un lugar de trabajo híbrido también puede tener algunas de las características de un espacio de oficina flexible. Los trabajadores de una oficina híbrida pueden elegir el área de la oficina que se adapte mejor al tipo de trabajo que tienen que hacer en ese momento, independientemente de que sea centrarse en una tarea en una zona tranquila o ponerse al día con los compañeros tomando un café.
Lo más importante es que la oficina híbrida ofrece a los trabajadores libertad para elegir dónde y cuándo trabajan mejor. Echemos un vistazo a cómo ha despegado esta tendencia y analizaremos algunas de sus ventajas y desventajas.
La tendencia de los lugares de trabajo híbrido
En octubre de 2020, Reddit anunció un cambio importante en el funcionamiento de la empresa. Tras varios meses de pandemia de COVID-19 y con la mayor parte de la plantilla del gigante de las redes sociales obligada a trabajar desde casa, Reddit decidió cambiar de forma permanente a un modelo de lugar de trabajo híbrido. Ahora, los empleados de la empresa tienen flexibilidad para trabajar desde donde quieran: pueden acudir a la oficina, trabajar en casa o combinar las dos opciones.
Reddit no ha sido la primera empresa de alto nivel en cambiar a un modelo híbrido. A principios del mismo año, Twitter fue una de las primeras grandes empresas tecnológicas en incorporar el trabajo a distancia a sus valores corporativos. Esta anunció que ampliaba de forma indefinida la posibilidad de trabajar desde casa o en remoto, y que los empleados podrían acudir a las oficinas con la frecuencia que deseasen. Poco después, la empresa de inversión en criptomonedas Coinbase siguió su ejemplo e introdujo un modelo de lugar de trabajo «primero en remoto», diseñado para garantizar la operatividad, con o sin una oficina central.
Lo que comenzó como un experimento masivo de organización alternativa del trabajo se está convirtiendo en algo más permanente. Microsoft ofrece ahora a sus empleados la opción de trabajar en remoto al menos la mitad de la semana laboral. Salesforce ha declarado que «la jornada laboral de 9 a 5 ha muerto». Facebook va a permitir que la mitad de sus empleados trabajen desde casa de forma permanente. Shopify, PayPal, Zillow y Viacom están aplicando diferentes medidas de trabajo flexible en su cultura del lugar de trabajo.
La lista continúa y, aunque cada empresa tiene sus propios motivos para realizar la transición a esta nueva forma de trabajar, hay un aspecto en el que todos están de acuerdo: el lugar de trabajo híbrido da prioridad a la experiencia del empleado. A corto plazo, el trabajo híbrido ofrece una seguridad esencial mientras la pandemia se calma y las empresas comienzan a reabrir. Sin embargo, a largo plazo, el lugar de trabajo híbrido ofrece flexibilidad para aquellos que la necesitan. Está atrayendo a una nueva generación de trabajadores que la solicitan. El lugar de trabajo híbrido impulsa la felicidad y reduce los costes. Este cambio no está en el horizonte, sino que ya está ocurriendo.
Esto no quiere decir que la oficina vaya a quedar relegada. La oficina híbrida reimaginada es ahora más útil y necesaria que nunca, y ha evolucionado para cumplir un papel más importante en la empresa como un espacio colaborativo, de aprendizaje y social. Cuando Dropbox adoptó su lugar de trabajo «primero virtual», convirtió sus oficinas existentes en lo que denominó Dropbox Studios: espacios de coworking compartidos diseñados en torno a la colaboración y la creación de comunidades. En aquellas ciudades en las que aún no disponía de espacio de oficina, Dropbox ha ofrecido su modelo de lugar de trabajo híbrido mediante espacios de trabajo a la carta.
El trabajo híbrido no solo está cambiando dónde y cuándo trabajamos, sino que está modificando la distribución física de las oficinas para adaptarse a una nueva serie de demandas. Los empleados quieren espacios de trabajo flexibles que se adapten a sus necesidades. Quieren entornos menos formales y quieren trabajar en la zona de la oficina que se adapte mejor a la tarea que están llevando a cabo. También quieren trabajar de forma efectiva, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren.
Ventajas del modelo de lugar de trabajo híbrido
Mayor productividad
Históricamente, algunos responsables han recibido el trabajo híbrido con cierta sospecha y han considerado que, si los empleados podían elegir las horas en las que trabajar, optarían por trabajar menos. Estas sospechas no tenían fundamento. De hecho, la realidad no puede ser más diferente. En un trabajo de investigación de Microsoft sobre el impacto de la pandemia en el rendimiento de las empresas en Europa, el 82 por ciento de los responsables comenta que sus empresas son, al menos, tan productivas como lo eran antes de la pandemia.
Es algo que tiene sentido. En un lugar de trabajo híbrido, los trabajadores flexibles pueden aprovechar mejor su tiempo. Pueden elegir evitar desplazarse al trabajo cuando hay más atasco. Pueden centrarse por completo en sus tareas sin los ruidos e interrupciones que se producen en las oficinas tradicionales. Pueden tomar la decisión de trabajar cuando se sientan más productivos, tanto si es en medio de la noche como a primera hora de la mañana. Cuando los empleados están más contentos, más descansados y menos estresados, trabajan mejor.
La satisfacción de los empleados
Tener la libertad de trabajar dónde y cuándo se quiera tiene un impacto positivo y considerable sobre la satisfacción de los empleados. En un estudio de SurveyMonkey llevado a cabo en 2020, los empleados que trabajaron a distancia afirmaron sentirse más satisfechos que aquellos que siguieron acudiendo a la oficina. Hay muchos motivos para esto: desde los beneficios psicológicos asociados a asumir el control de sus horarios hasta la posibilidad de tener el perro al lado mientras trabajan. Además, poder vestirse de manera informal, tener más tiempo para cocinar o pasar más tiempo con sus seres queridos son factores que contribuyen a esta mejora del estado del ánimo.
Sin embargo, para muchos otros, trabajar desde casa puede ser una experiencia asociada al aislamiento y las distracciones. Un lugar de trabajo híbrido permite mitigar muchas de las desventajas asociadas al trabajo a distancia en formato exclusivo, que permite generar un espacio profesional fuera del hogar en el que los empleados pueden colaborar y hacer vida social con sus compañeros.
Menores costes
En una oficina híbrida, no es necesario contar con filas y filas de escritorios asignados. En su lugar, una oficina híbrida incorpora una mezcla de espacios versátiles, diseñados para dar apoyo a los empleados en diferentes tareas, tales como mesas para trabajar de pie en las que la gente puede iniciar sesión con sus propios portátiles, lounges con un ambiente relajado en los que ponerse al día con el correo electrónico, cabinas insonorizadas para reuniones telefónicas y áreas con café donde mantener charlas informales con el equipo.
Una vez que una empresa sabe cuántos de sus empleados van a estar en la oficina a la vez, esta puede diseñar un plan que recoja los nuevos niveles de ocupación, con el fin de reducir el coste del alquiler, material de oficina y otros gastos corporativos.
Seguridad durante la pandemia
Aunque las vacunas están funcionando bien y estemos empezando a salir de la pandemia, los expertos sanitarios advierten que las medidas de distanciamiento social se mantendrán durante algún tiempo. Hasta entonces, la forma en la que trabajamos y viajamos en nuestras ciudades seguirá reflejando el nivel de riesgo asociado al virus.
Un lugar de trabajo híbrido ayuda a los empleados a mantener su seguridad durante la pandemia, al reducir el número de personas en la oficina en cualquier momento, generar espacios personales amplios y facilitar el distanciamiento. Los trabajadores flexibles pueden ir y venir del trabajo fuera de las horas punta o trabajar desde casa si ellos o sus familiares se encuentran en situaciones de riesgo.
Desventajas del modelo de lugar de trabajo híbrido
Posible agotamiento
Si no se gestiona adecuadamente, el modelo de lugar de trabajo híbrido puede generar una cultura de trabajo en exceso. Los trabajadores en remoto pueden tener jornadas más largas y tomar descansos más cortos que sus compañeros en la oficina. A estos les preocupa que, al no ser visibles, sus compañeros de la oficina puedan tener la sensación de que se escaquean, por lo que pueden tender a sobrecompensar trabajando hasta tarde o estando disponibles fuera del horario de trabajo tradicional.
Cuando un trabajador flexible se coge un rato por la tarde para, por ejemplo, hacer ejercicio o jugar con sus hijos, puede sentirse culpable, lo que a su vez puede llevar a más trabajo, más estrés y, en definitiva, al agotamiento. Los responsables deben asegurarse de fomentar una cultura corporativa que no haga hincapié en el hecho de estar conectado a Slack sino que se centre en el trabajo en sí.
Mayor dependencia de la tecnología
Desvincular una empresa de sus instalaciones físicas es un reto enorme y complejo. Sin embargo, un lugar de trabajo híbrido debe ser capaz de funcionar sin estar asociado a una ubicación. Los mismos paquetes de productividad basados en la nube que permiten el trabajo remoto, como Google Workspace y Microsoft 365, también permiten el desarrollo de una oficina híbrida con la que se puede realizar el trabajo desde cualquier lugar del mundo.
Esto quiere decir que todo el mundo debe contar con el hardware y los recursos adecuados (por ejemplo, portátiles y teléfonos) para poder realizar sus tareas, independientemente de la distancia a la que se encuentren de la oficina. El departamento de TI de una oficina híbrida debe ser capaz de gestionar una amplia variedad de dispositivos personales que se conectan desde lugares imprevisibles: no solo para garantizar la igualdad de los empleados, sino para mantener la seguridad de los datos de la empresa.
El rediseño de la distribución de la oficina
Para completar la transición a un lugar de trabajo híbrido, las empresas deben invertir en el remodelación del espacio de oficina existente, con el fin de satisfacer las necesidades de los trabajadores flexibles. Esto supone ofrecer una variedad de áreas diferentes para que los empleados puedan realizar su trabajo de forma óptima, como áreas comunes para sesiones de descanso, zonas tranquilas para poder concentrarse y salas de reuniones adaptables que puedan modificarse con rapidez para el trabajo basado en actividades.
Una oficina híbrida requiere un mayor número de funciones, lo que incluye enchufes junto a los asientos para poder cargar dispositivos, pantallas de videoconferencia para conectar sin problemas con los compañeros que trabajan en remoto y conexiones Wi-Fi de calidad en cualquier ubicación en la que alguien podría estar interesado en realizar su trabajo. En el caso de empresas que se encuentran en edificios más antiguos, este tipo de rediseño puede suponer un reto considerable.
Creación de equipos en la distancia
En un lugar de trabajo híbrido, puede resultar difícil establecer o mantener relaciones con otros compañeros. Si no se comparte un mismo espacio físico, no puedes acercarte a la mesa de alguien para una conversación casual o mostrarles un vídeo divertido de un perro en YouTube cerca de la fotocopiadora.
La brecha en la experiencia de los empleados se vuelve más pronunciada cuando algunos de ellos siguen trabajando en la oficina, lo que crea grupos que se perciben como cerrados, que puede dar lugar a que los trabajadores en remoto se sientan desplazados, menos favorecidos y más solos. Un buen responsable puede paliar esta situación adaptando las actividades de creación de equipos de la empresa, con el fin de asegurarse de que son inclusivas para todos los empleados, así como organizando eventos sociales periódicamente a los que todos puedan acceder, independientemente del lugar en el que se encuentren.
Cómo puede ayudar WeWork a su plantilla híbrida
WeWork puede ayudar a las empresas a facilitar la transición hacia una plantilla híbrida. Tanto si necesita una oficina flexible que responda a las demandas cambiantes de su negocio como un espacio para sus trabajadores en remoto para que puedan colaborar y compartir ideas, nuestros espacios de trabajo adaptables de diseño pueden satisfacer las necesidades de su organización. Los espacios de coworking de WeWork capacitan a los empleados para que trabajen de forma óptima, independientemente del lugar en el que se encuentren.
WeWork All Access es una suscripción mensual que permite a los empleados trabajar en cientos de ubicaciones de WeWork repartidas por todo el mundo. WeWork On Demand es una opción que ofrece aun más flexibilidad, ya que te permite acceder a espacios de trabajo y salas de reuniones en cientos de ubicaciones desde solo 29 $ al día. Así podrás encontrar siempre el espacio, la comunidad y los servicios que necesitas para mantener tu productividad.
Esta pandemia nos ha enseñado mucho sobre la forma en la que trabajamos. Ha demostrado que nuestras rutinas cotidianas no son inamovibles y que hay formas alternativas de trabajar que no solo son viables, sino que además pueden tener un impacto duradero sobre nuestra felicidad, productividad y bienestar. El futuro del trabajo es flexible y el número de empresas que recurre al modelo híbrido para lograr la flexibilidad que necesitan sus empleados es cada vez mayor.
Steve Hogarty es escritor y periodista, y reside en Londres. Es editor de viajes para el periódico City AM y subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en tecnología, viajes y entretenimiento.
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