Tento článek je mírně upravenou verzí dokumentu vytvořeného firmou Hamilton Place Strategies s využitím nástroje Replica. Jeho celou verzi si můžete přečíst zde.
Pandemie COVID-19 nás donutila zamyslet se nad tím, jak pracujeme a co je pro nás na pracovišti důležité. Před pandemií pracovalo z domu pouze 3,4 % Američanů. Zpráva společnosti Upwork vytvořená ve spolupráci s MIT uvádí, že v době nejvyšších restrikcí pracovala z domu téměř polovina pracujících v USA. Dnes si všechna odvětví kladou otázku, zda se trvale změní to, jak firmy, pracovníci a zákazníci vnímají pracoviště.
Kanceláře zůstanou pro mnoho společností a pracovníků důležité a benefity kancelářského prostředí, jako je školení, vedení a spolupráce, zůstávají i nadále zásadní. Vzhledem k tomu, že účinná vakcína ještě nebude měsíce k dispozici, jak můžeme využít výhody kanceláří a zároveň zajistit bezpečí zaměstnanců a ochránit jejich zdraví? Jedna z nejdůležitějších věcí, kterou jsme zjistili, je, že společnosti i zaměstnanci požadují flexibilitu a že kancelářské prostory je třeba přizpůsobit.
Měli bychom se vrátit na pracoviště?
CEO a podnikatelé, jako je Sundar Pichai z Googlu nebo Julie Sweet z Accenture, promluvili na téma důležitosti kanceláře: Osobní interakce je důležitá pro inovaci, vztahy, kulturu i další aspekty. Zpráva společnosti McKinsey z dubna 2020 uvádí, že týmy pracující společně lépe budují důvěru a rychleji se rozhodují. Podle zprávy Brookings Institution je důvodem pravděpodobně to, že lidé si raději důležité informace sdělují osobně.
Zaměstnanci se chtějí vrátit do kanceláří. V průzkumu společnosti CivicScience provedeném v květnu 2020 v New York City byl počet dotázaných, kteří (pokud by měli zapomenout na bezpečnost) by preferovali práci v kanceláři alespoň část pracovního týdne, více než dvakrát vyšší než počet těch, kteří by radši pracovali výhradně vzdáleně.
Většina respondentů (76 %) uvedla, že prostředí kanceláře je podle nich „velmi důležité“ nebo „spíše důležité“ pro spolupráci a inovaci. Přibližně třetina respondentů si myslí, že pokud bude mnoho společností i nadále pracovat vzdáleně, bude to mít dopad na dlouhodobé inovace a důvtip Ameriky.
Školení a vedení dostupné v prostředí kanceláře může být nejdůležitější pro ty, kteří stojí na začátku kariéry. V průzkumu Smartsheet velké procento pracovníků z řad mileniálů a generace Z uvedlo, že v důsledku práce na dálku cítí menší propojení s kolegy nebo mají problém s komunikací. Při videokonferencích může být obtížné zajistit každému místo u stolu a digitální únava skutečně existuje.
Flexibilní rámec pro bezpečný návrat do kanceláře
Zaměstnavatelé teď začínají plánovat návrat desítek, stovek i tisíců zaměstnanců do kanceláří a musí zohlednit tři hlediska: prostor, lokalitu a čas.
Prostor
Zaměstnanci se musí v kanceláři cítit bezpečně. To znamená, že bude třeba vytvořit prostor pro dodržování rozestupů a zajistit čisté pracovní prostředí splňující hygienické požadavky.
Znamená to také snížit obsazenost kancelářského prostoru, aby byly zajištěny rozestupy mezi pracovníky tak, jak to vyžadují centra pro prevenci a kontrolu nemocí (CDC) a místní úřady. Je proto třeba zohlednit příslušný prostor v metrech čtverečních na zaměstnance a upravit umístění pracovních míst tak, aby mezi všemi zaměstnanci byla bezpečná vzdálenost.
Snížení obsazenosti kancelářského prostoru bude také vyžadovat změnu společných prostor a způsobu interakce a pohybu osob po kanceláři. Výsledkem může být účinnější větrání, větší konferenční místnosti, nová pravidla pro používání kuchyní, jednosměrné trasy a omezení počtu osob ve výtazích. Zásadní budou přísnější pravidla pro úklid a všudypřítomná dezinfekce na ruce a dezinfekční prostředky.
Lokalita
V průzkumu CivicScience v metropolitní oblasti NYC 70 % respondentů uvedlo, že preferují kancelář, do které by mohli dojít pěšky. Více než polovina (55 %) respondentů uvedla, že by jim dojíždění do kanceláře „spíše“ nebo „velmi“ vadilo, pokud by ještě nebyla dostupná vakcína proti COVID-19.
Pokud chtějí společnosti omezit dojíždění svých zaměstnanců, musí zajistit kanceláře po celém městě, aby to zaměstnanci měli z domu blíže. Někteří to označují jako model jednoho střediska a odloučených pracovišť: Společnosti a organizace mají jednu centrální kancelář a další odloučené kanceláře po celém městě v lokalitách, kde zaměstnanci bydlí.
Čas
Z krátkodobého hlediska budou zaměstnavatelé pravděpodobně muset implementovat postupný nebo střídavý návrat do práce, kdy se v kancelářích budou pohybovat jen menší skupiny zaměstnanců. Pouze tak budou moct splnit doporučení ohledně rozestupů mezi pracovníky. Z dlouhodobého hlediska se už práce v kanceláři a práce z domu nebude vylučovat. Některé společnosti umožní zaměstnancům využívat oba přístupy.
Se snížením obsazenosti kanceláří a jejich rozmístěním po městě budou muset zaměstnavatelé určit kritický počet zaměstnanců vyžadovaných pro jednotlivé kanceláře, který umožní využití výhod spolupráce a osobní interakce. Jakmile budou implementovány tyto postupné nebo střídavé harmonogramy, zaměstnanci se můžou vrátit do kanceláře připraveni řešit úkoly, které vyžadují maximální spolupráci.
Zaměstnavatelé již vědí, že flexibilní pracovní doba přináší výhody nejen zaměstnancům, ale také jim. Ve studii společnosti Prudential s názvem Pulse of the American Workforce Study provedené v červnu 2019 byli respondenti dotázáni, jaké faktory (kromě platu) by je donutily zůstat u současného zaměstnavatele. Flexibilní pracovní dobu zmínilo 48 % z nich.
Jak se díky flexibilním pracovním prostorům můžeme vrátit do práce
Flexibilní pracovní prostory nabízejí jedinečnou možnost zajistit bezpečný a rychlý návrat do práce. Ne všichni zaměstnavatelé však mají prostředky, finanční i jiné, aby rychle implementovali model flexibilního pracovního prostoru, který pokryje celé město. Společnosti jako WeWork, IWG a Industrious zaměstnavatelům právě tuto flexibilitu poskytují a nad těmito otázkami prostoru, lokality a času se již za své klienty zamysleli.
Na základě modelu společnosti WeWork a New York City můžete dole vidět, jak flexibilní pracovní prostory dokážou zajistit bezpečný návrat zpět do kanceláře.
Prostor
WeWork je největší poskytovatel kancelářských prostor na Manhattanu. Nabízí společnostem prostor k rozšíření svého provozu, aby mohly splnit doporučení ohledně rozestupů pracovníků. Jen na Manhattanu společnost WeWork využívá téměř 830 000 metrů čtverečních ve více než 60 lokalitách.
Společnost WeWork zavedla ve všech prostorech přísnější postupy pro úklid a hygienické standardy, které splňují doporučení CDC a místních zdravotnických organizací, a zaměstnanci budou díky nim v bezpečí.
Zaměstnavatelé mají jistotu, že jejich kancelářské prostory jsou bezpečné, a ušetří také peníze. Společnost se čtyřmi zaměstnanci může ročně ušetřit v průměru 24 000 USD, pokud si prostor pronajme od společnosti WeWork a ne od běžné komerční realitní agentury (podle zprávy 2019 Global Impact Report společnosti WeWork.
Tato úspora nákladů je zvláště důležitá, protože společnosti všech velikostí řeší nejistou ekonomickou situaci. S postupem času a se zmírňováním požadavků na rozestupy se mohou společnosti rozšířit do dalších prostor, aby se do kanceláře mohlo najednou vrátit více zaměstnanců.
Lokalita
Díky existující síti flexibilních pracovních prostorů po celém New York City můžou WeWork a další podobní poskytovatelé pomoct společnostem nabídnout zaměstnancům místo k setkávání a práci, na které pohodlně dojdou pěšky nebo dojedou na kole.
V původní analýze provedené nástrojem Replica, který pomáhá městům řešit klíčové otázky dopravy, by to jedna třetina zaměstnanců v New York City pracujících v kanceláři (což je přibližně 303 000 lidí) mohla mít do nejbližší lokality WeWork 15 minut pěšky. Více než 58 % zaměstnanců pracujících v kanceláři v New York City (přibližně 565 500 lidí) bydlí maximálně 15 minut jízdy na kole od lokality WeWork.
Když se podíváme na jednotlivá předměstí, z analýzy nástroje Replica vyplývá, že dopad je nejvýraznější na Manhattanu, kdy závratných 379 865 (96 %) místních zaměstnanců žije ve vzdálenosti do 15 minut pěšky nebo na kole od lokality WeWork. 15 minut pěšky nebo na kole od lokality WeWork bydlí polovina všech zaměstnanců pracujících v kancelářích v Brooklynu a čtvrtina takových zaměstnanců v Queensu.
Průměrná cesta zaměstnanců ze všech pěti čtvrtí do kanceláře je dlouhá skoro 11 kilometrů. Zaměstnanci, kteří bydlí do 15 minut chůze od nejbližší lokality WeWork, by dojíždění mohli zkrátit na kilometr a půl. To by pro ně znamenalo o 85 % méně nacestovaných kilometrů.
Rozšíření do více lokalit přinese také důležité sekundární benefity. Analýza nástroje Replica ukázala, že pokud by zaměstnanci chodili nebo jezdili na kole 15 minut do nejbližší lokality WeWork namísto dojíždění do své běžné kanceláře, po New Yorku by každý den projelo přibližně o 45 000 tisíc méně aut a najelo by se o 362 250 kilometrů méně (což je více než 1 600 000 kilometrů týdně).
O 362 250 méně ujetých kilometrů autem denně se rovná snížení emisí CO2 přibližně o 448 metrických tun nebo výsadbě téměř 7500 stromů každý týden (zdroj: agentura Environmental Protection Agency).
Přístup využívající model jednoho střediska a odloučených pracovišť může přinést sekundární benefity pro další odvětví. Když budou moct zaměstnanci pracovat, nakupovat a jíst v blízkosti domova, pomůže to obnovit místní podniky.
Čas
Flexibilní pracovní prostory, jako ty od společnosti WeWork, jsou již připraveny na to, aby podpořily různé způsoby využití kanceláře, které jednotliví zaměstnanci preferují. Někteří chtějí v kanceláři pracovat od 8:00 do 18:00 a jasně si oddělit práci a domov, jiní kancelář potřebují kvůli spolehlivějšímu nebo rychlejšími internetovému připojení a kvalitnějším tiskárnám.
Každá lokalita WeWork nabízí jedinečný balíček služeb, včetně technologických nezbytností, jako je kabelové Ethernetové připojení a přístup k Wi-Fi, multifunkční tiskárny a chytré tabule i komunitní benefity jako jsou networkingové akce.
Proto 80 % členů WeWork od zahájení spolupráce zaznamenalo vyšší produktivitu a 54 % připisuje společnosti WeWork zásluhy za urychlení růstu společnosti. Z dlouhodobého hlediska tyto prostory představují způsob, který umožní zaměstnavatelům zvýšit nebo snížit kapacitu podle potřeby a zároveň šetřit náklady. Zaměstnanci budou dále využívat benefitů spolupráce, produktivity a navazování vztahů, které práce v kanceláři přináší.
Pandemie onemocnění COVID-19 změnila způsob, jakým pracujeme. Přinesla ale také příležitost přetvořit budoucnost pracoviště, a tato budoucnost je flexibilní. Je nutné promyslet řešení, která budou fungovat pro každé odvětví a segment populace, včetně pracovníků v kancelářích. Díky flexibilitě, kterou dokáže zajistit WeWork a podobné společnosti, se New York a města po celé zemi můžou vrátit do práce bezpečně a způsobem, který přinese benefity zaměstnancům, ekonomice i životnímu prostředí.
Hamilton Place Strategies (HPS) je analytická konzultační firma zabývající se veřejnými záležitostmi s kancelářemi ve Washingtonu, D.C., New Yorku a Kalifornii. HPS využívá věcnou analýzu k pochopení složitých témat a kreativní nástroje pro veřejné záležitosti k vysvětlení problémů cílovému publiku a oslovení důležitých aktérů.
Data z nástroje Replica představují odhad pohybů a souvisejících metrik odvozených z kombinace anonymizovaných dat o poloze z mobilních zařízení a dalších datových zdrojů třetích stran. Technická metodologie obsahuje několik preventivních opatření k zabránění zpětné identifikaci jednotlivých osob.
Společnost CivicScience zorganizovala v období od 27. května 2020 do 1. června 2020 průzkum, kterého se zúčastnily dospělé osoby starší 18 let, a tato data byla vážena podle údajů o pohlaví a věku ze sčítání osob pro New York City.
