La ciència darrere el disseny de l’oficina intel·ligent

Uns exitosos espais d'oficina reflecteixen els seus treballadors: adaptatius, intuïtius i sempre canviants

L’espai és una eina molt útil per a fomentar el compromís, inspirar la innovació i augmentar la productivitat. Però, exactament com és un espai òptim? A la Ciència de l’Espai, estudiem com la ciència d’un disseny concret pot convertir qualsevol entorn de treball en una experiència holística.

Tu treballes molt al teu espai però, el teu espai treballa igual per a tu?

A "La Ciència de l’Espai", un esdeveniment d’aprenentatge que es va celebrar fa poc a WeWork 12130 Millennium Dr a Los Angeles, Liz Burow, vicepresidenta a WeWork d’estratègia de lloc de treball i la dissenyadora de Google i ex investigadora de MIT Media Lab, Chrisoula Kapelonis, van debatre sobre com l’oficina adequada pot fomentar la memòria, millorar el teu estat d’ànim i fer més forta la teva marca.

Un lloc de treball ben dissenyat és molt més que només atractiu visualment, també et permet acabar la feina, et manté motivat i et connecta amb el teu equip. Segons Burow, això dona als treballadors la "llibertat de treballar sabent que tot està controlat". Pensar en un edifici com una oportunitat per agrupar dades proporciona una valuosa informació sobre com treballa la gent: quant temps passen en determinats espais, on tenen les converses més animades o quin tipus de mobles estimulen la creativitat.

Burow va explicar que, segons la "Corba d’Allen", la comunicació disminueix amb la distancia, és a dir, que els diferents espais (des del rebost i la cuina fins a les sales de reunions) estan pensats per a mantenir els equips a prop, i dissenyats pensant en diverses tasques, funcions i tipus de caràcters. Quan estàs en sintonia amb l’espai, és més fàcil veure com el disseny influeix en la teva manera de funcionar. Per exemple, els passadissos estrets fomenten la connexió i la interacció, mentre que un camí lògic des de les unitats d’oficina fins als espais comuns ajuda a millorar la memòria evitant les distraccions. (Tal com diu Burow, això elimina els temuts moments de "per què havia vingut a aquesta sala?" ).

Els éssers humans sempre hem utilitzat espais per les mateixes tasques instintives, com la seguretat, el descans i la comunitat. Burow explica que el disseny de l’oficina moderna agafa aquests termes i els tradueix en sistemes on la gent pot, o bé aïllar-se (com és el cas dels mòduls, les oficines o les cabines de telèfon) o bé crear vincles amb la comunitat. (A diferència dels nostres avantpassats, però, necessitem moltes preses de corrent.) Trobar el sentit de la "sensibilitat invisible", la relació del cos amb el seu entorn, es redueix als principis d’autonomia, equitat, familiaritat i comoditat.

Kapelonis estudia com el disseny dels espais que fem servir influeix en com els utilitzem, i prediu com integrar la tecnologia a les noves experiències de construcció. La majoria d’espais, va dir, no responen prou per als seus usuaris. Al MIT, Kapelonis va crear l’Escape Pod, una sala en la que els treballadors poden ajustar-ho tot, des de la visibilitat fins a l’alçada de l’escriptori, facilitant així els "moments de productivitat i de relax que es donen dins d’un sol espai".

Kapelonis va explicar que, per dissenyar el "lloc de treball perfecte",la clau és adonar-se que no tots els treballadors (o feines) són iguals. Només combinant dades subjectives i objectives es poden dissenyar espais en els que tothom s’hi senti còmode. L’Escape Pod va aconseguir aquest delicat equilibri i ofereix als treballadors la màxima flexibilitat i la possibilitat d’augmentar ells mateixos l’espai amb panells individuals que van canviar els detalls de l’espai (pensa en una versió del llit Murphy en alta tecnologia, on un simple moviment converteix una sala d’estar en un dormitori). És una manera de treballar al més pur estil "tria la teva aventura" del segle 21.

A mesura que la tecnologia evoluciona i millora, Kapelonis creu que el futur rau en incorporar materials "intel·ligents", és a dir, productes que poden ser modificats de manera controlada per estímuls externs, com per exemple la llum, la temperatura o fins i tot l’estrès, als llocs de treball. I com que encara no hi hem arribat, també va dir que podem fer servir la tecnologia per mapejar les dades de productivitat i benestar emocional de la mateixa manera que controlem la nostra salut física. En la seva investigació, Kapelonis ha estudiat articles de vestir que mesuren la felicitat i l’estrès basant-se en les interaccions humanes (que podrien portar a una millor comunicació i a la resolució de conflictes) i en les signatures sonores individuals que t’alerten quan els amics o coneguts es troben en una ubicació determinada. Al cap i a la fi, és raonable pensar que un espai en el que hi passes tantes hores de la teva vida pugui tenir un efecte significatiu en el teu estat d’ànim. Seguir integrant funcionalitats que impacten positivament en el nostre interior és una part molt important del disseny del futur.

Uns exitosos espais d’oficina reflecteixen els seus treballadors: adaptatius, intuïtius i sempre canviants. Així com els nostres espais ens influeixen mentre treballem, la manera com ho fem també influeix en el bon disseny. Potser no tenim cotxes voladors, però tenim oficines intuïtives, i és una cosa per creure-hi.  

Estàs a punt per fer que el teu espai treballi per a tu? Hi ha alguns simples trucs que pots dur a terme per impulsar el teu entorn ara mateix.

Incorpora-hi color. Els colors influeixen enormement en el nostre estat d’ànim, és per això que, segons Kapelonis, aconseguir els matisos adequats per a la teva oficina és un pas important per tenir un bon dia. Els colors groguencs i ataronjats estimulen la creativitat, mentre que els blaus i els verds ens tranquil·litzen. Si no pots pintar les parets sempre pots penjar quadres que continguin aquests colors, és una bona manera d’aconseguir el poder de l’arc de Sant Martí.

Il·lumina’l.Una bona il·luminació pot aconseguir que et concentris més, que els teus ulls no es cansin tant i que tinguis un bon dia a la feina. Mou el teu escriptori perquè estigui el més a prop possible de la llum natural, i considera invertir en ombres ajustables (per reproduir la il·luminació personalitzable de l’Escape Pod). Posar un llum de posició a la llum que tens sobre teu o tenir una làmpada amb la potència ajustable també et pot ajudar a crear diferents ambients durant tot el dia en funció de si estàs llegint, fent servir l’ordinador o simplement descansant.

Mou-te. Pot ser temptador tenir el teu escriptori com a únic lloc de treball, però el fet de no haver d’aixecar-te limita tot el que pots fer en un dia, comentava Burow. Crear espais comunitaris estratègics, com per exemple, un lloc per fer el cafè o per comprar coses per picar, pot ajudar-te a mantenir el contacte amb el teu equip i fa que la comunicació sigui natural.

L’esdeveniment va acabar amb una visita a l’espai de WeWork 12130 Millennium Dr, on els assistents van poder comprovar personalment com prenien vida els dissenys d’espai òptim. T’agradaria veure-ho amb els teus propis ulls? Reserva una visita avui mateix.