10 sales de reunions per a tot tipus de trobada

Els millors espais col·laboratius estan construïts per afavorir el treball en equip i, per tant, són molt més que una taula i cadires.

Tots hem estat en reunions que no van bé. Tanmateix, el cert és que perquè una reunió rutlli cal alguna cosa més que decidir-ne el dia i l’hora. A la nostra sèrie Coneixem herois et convidem a aprendre com fer que la pròxima trobada en grup sigui fructífera. Segur que no tornes a sentir la frase: "aquesta reunió no calia; n’hi havia prou amb un correu".

Al lloc de treball, la base per avançar és la col·laboració. Reunir-se, compartir opinions, fer pluges d’idees, arribar a un consens i definir plegats una estratègia d’execució és primordial perquè la teva empresa tiri endavant. 

Col·laborar va des de conversar tranquil·lament amb una altra persona fins a generar idees com a equip o fer videotrucades amb companys d’arreu del món. A la majoria d’oficines, aquestes activitats tenen lloc en sales de reunions. Ara bé, els millors espais col·laboratius són molt més que unes quantes cadires al voltant d’una taula entre quatre parets.

Com que treballar plegats és indispensable i de maneres de fer-ho n’hi ha moltíssimes i ben diferents, les sales de reunions han de ser diverses i han d’inspirar els treballadors per ajudar-los a donar el màxim d’ells mateixos. Tenir llocs de treball flexibles en què els empleats tinguin la llibertat de treballar segons les seves necessitats i nivells de confort és essencial per mantenir-los en la màxima productivitat i per atreure grans talents i fer que es quedin

Per això, les oficines haurien de tenir una gran varietat d’espais per a reunions, amb dimensions i instal·lacions diferents . Els dissenyadors han de tenir en compte els espais i fer que siguin equilibrats. Cal no abusar de sales petites per a tres persones, per exemple, ni d’espais grans per a 10. Un lloc de treball òptim és una barreja d’ambdós tipus. T’ensenyem algunes de les maneres que té WeWork de crear sales de reunions que afavoreixin la col·laboració i la productivitat. 

Sales de reunions de diferents dimensions per a necessitats diverses

Com que a les sales de reunions s’hi fan activitats de tota mena (des de pluges d’idees en grup fins a reunions de dues persones), l’espai ideal per a un d’aquests tipus de reunions pot no funcionar per a d’altres. Oferint sales de diverses dimensions i diferents tipus d’equipament, tindràs la millor solució per a cada situació.

Hi ha reunions que requereixen la presència de treballadors de diversos departaments i rangs. En aquests casos, fa falta una sala ben gran. Aquesta sala de juntes al WeWork EBA Center, a Xangai, Xina, hi caben més de dotze persones i està equipada amb tecnologia per a fer videoconferències amb membres d’arreu del món. 

També és veritat, però, que hi haurà moments en què voldràs un espai una mica més íntim. Aquesta sala al WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 de Monterrey, Mèxic, és perfecta per a un grup petit. Els tamborets de colors i una taula alta fan que aquest espai sigui molt diferent de la sala de reunions convencional. 

Per a reunions que s’assemblen més a una presentació una conferència, una sala amb forma d’aula pot ser ideal. Per això, WeWork ofereix diverses sales d’aquest tipus, com aquesta de WeWork Reforma 26 a la Ciutat de Mèxic, que està equipada amb un projector.

Sales de reunions amb eines col·laboratives

Una sala de reunions pràctica ha de disposar d’eines que facin que el treball en equip sigui el més fàcil possible. Aquestes eines tant poden ser bàsiques, com és el cas d’un parell de retoladors i una pissarra blanca, o més sofisticades, com un sistema de videoconferències o una tecnologia que faciliti la reserva de sales

Com que cada cop hi ha més equips que estan repartits per tot el món, disposar de l’opció de poder fer videoconferències durant les reunions cada vegada és més important. Per això, a moltes sales de reunions de WeWork hi ha pantalles i tecnologia de videoconferències, com en aquesta de Salesforce Tower, a San Francisco.

De cara fer a pluges d’idees, amb una pissarra blanca pot ser que ja en tingueu prou, per a apuntar conceptes i interrelacionar-los. Moltes de les sales de reunions de WeWork, com aquesta de WeWork Javier Prado 476 a Lima, Perú, venen amb aquest equipament a la paret i amb retoladors a mà. 

Les presentacions o sessions creatives tant es poden fer en espais petits i íntims com en sales més grans. Per a encabir-hi un grup més aviat nombrós, és força útil tenir una sala en què tothom miri cap a una pissarra blanca, amb una gran taula o amb diverses taules disposades com si fos una classe, com aquesta sala de WeWork Cervantes, a la Ciutat de Mèxic.  

Sales de reunions sense taules

No totes les activitats en grup necessiten una taula. De vegades, el treball en equip es desenvolupa en un espai tranquil que permet tenir una conversa relaxada en privat. Com a valor afegit, tenir espais còmodes, com ara zones de descans per als treballadors, transmet una idea de l’empresa positiva, ja que així es demostra als treballadors que se’ls valora.

Aquesta sala de reunions de WeWork Nogizaka a Tòquio, Japó, disposa de cadires baixes, encarades les unes a les altres, en un espai agradable amb acabat de fusta. A l’espai hi ha prestatgeries plenes de llibres que ocupen tota la paret i això crea la sensació d’estar en una biblioteca acollidora o en una sala d’estar.

Un sofà gran i còmode i seients baixos conformen aquesta sala de reunions de WeWork Ing. Enrique Butty a Buenos Aires, Argentina. Un gran quadre amb colors vius i el sostre pintat fan que l’espai sigui molt més viu, i el vidre glaçat fa que la sala sigui relaxant.  

En aquest espai de trobada de WeWork 11 Sanlitun Lu a Pequín, Xina, hi ha sofàs on el teu equip es pot asseure i tenir converses formals o informals sobre tot tipus de temes. El que separa aquesta sala de l’exterior no és pas una paret de vidre i una porta, sinó un material de colors vius que fa que l’espai sigui acollidor i alhora íntim, oferint un cert nivell de privacitat. 

De la mateixa manera que no totes les sales de reunions necessiten una taula, no totes han de tenir lloc entre parets de vidre. A WeWork Iceberg, a Tòquio, Japó, aquesta sala de reunions està emmarcada entre quatre parets de formigó, que aporten un aire modern a l’espai i recorden l’obra de l’arquitecte japonès Tadao Ando, guanyador del premi Pritzker i famós per utilitzar formigó en les creacions. 

Com que el treball en equip té lloc de formes molt diverses, els espais en què es du a terme també haurien de ser molt diversos. Tenir una àmplia oferta d’espais aporta als teus treballadors la flexibilitat d’escollir el que més s’adigui a les seves necessitats. Estaran més satisfets i compromesos amb l’empresa. Com que tindran més comfort i seran més productiu, també la teva empresa tindrà més comfort i serà més productiva. 

WeWork ofereix a empreses de totes les mides solucions d’espai que les ajuden a solucionar els seus reptes empresarials més importants.

Estàs buscant un lloc de treball? Contacta'ns.