Vill du förbättra din arbetsplats energi? Börja här

Det ligger forskning bakom skapandet av den perfekta stämningen i ett arbetsutrymme – och designen spelar en stor roll

Utrymme är ett kraftfullt verktyg för att främja engagemang, inspirera till innovation och driva produktivitet. Men hur ser det perfekta utrymmet ut? I Science of Space utforskar vi hur vetenskapen om avsiktlig design kan förvandla vilken arbetsmiljö som helst till en helhetsupplevelse.

Alla vet hur det känns att komma in i ett arbetsutrymme med rätt känsla. Man blir positiv och glad. Människorna runt omkring interagerar med varandra och ser avslappnade ut. Det kanske spelas musik och doften av färskbryggt kaffe hänger i luften. Det är ett visst sorl som man inte riktigt kan beskriva. 

Vore det inte bra att förstå hur man skapar ett arbetsutrymme där teamen alltid känner sig produktiva, engagerade och energifyllda? Det finns inte bara i teorin. På WeWork har vi ett forskningsbaserat tillvägagångssätt för att skapa förutsättningar för bästa möjliga energi i arbetsutrymmet, så att de anställda känner sig lyckliga, avslappnade och produktiva. Läs mer för att upptäcka hur.

Arbetsutrymmets energi har en överraskande effekt på din verksamhet

Innan vi går in på detaljerna är det viktigt att förstå varför alla företag måste investera i arbetsutrymmets energi. Med andra ord, varför bör företaget överhuvudtaget bry sig om hur arbetsutrymmet känns? Är det ens värt att lägga tid och resurser på det? 

Svaret är ett rungande ja av flera skäl.

Tänk först på alla de potentiella kollegor och kunder som besöker företaget.Vad är det för miljö de hamnar i? Kan du garantera att den har rätt energi varje gång? Eller kan det vara både högt och lågt vissa dagar?

Många företag erbjuder mobila arbetsmiljöer (eller i alla fall alternativet att då och då arbeta hemifrån) vilket kan vara enormt fördelaktigt för de anställda. Men har kontoret förvandlats till en spökstad? Sanningen är att om de anställda kan arbeta var som helst ifrån behöver de en anledning att dyka upp i ert arbetsutrymme.

Tänk slutligen på hur utrymmet påverkar de anställdas välmående. På ett medelstort företag sitter oftast en person med fastighetsbeslut som påverkar tusentals. Fastighetsmäklare har möjlighet att se, lyssna och observera – lite som en antropolog skulle göra – på hur utrymmesbesluten påverkar de anställdas liv. När man ser att personer är olyckliga i utrymmet de befinner sig i beror det oftast på att någon inte lyssnat till de anställdas behov. Detta kan ha följder för de anställdas arbetsmoral och produktivitet.

Hos WeWork har vi möjlighet att utforska arbetsutrymmets energi på ett sätt som de flesta arkitektdesignfirmor saknar. Och, som tur är, har vi en del idéer att dela med oss av.

Skapa villkor för energi: närhet, transparens och kulturvarians

Människor dras naturligt till rätt balans mellan lugn och hög energi vilket gör att det ofta verkar som att rätt energibalans bara uppstår. Men det ligger mer vetenskap bakom än man kan tro. Faktum är att vår forskning visar tre faktorer som skapar energi: närhet, transparens och kulturvarians.

Trappteorin

När vi talar om närhet ställer vi frågor som: Hur många personer finns i utrymmet? Vilka är de? Vad gör de? Hur är utrymmet utformat?

När vi reflekterar över energi tycker vi om att djupdyka i teorier med samhällsvetenskaplig förankring och vår egen forskning. Thomas Allen, professor på MIT Sloan School of Management och författare till flera studier om arbetsutrymmen, banade väg för en teori kallad Allen-kurvan som beräknar närheten mellan anställda (i hans studie specifikt mellan ingenjörer).

Allen-kurvan visade att de finns en stark negativ korrelation mellan fysiskt avstånd och hur regelbundet människor kommunicerar med varandra. Den genomsnittliga interaktionsfrekvensen sjunker med hälften från 15 till 5 meter och med hälften en gång till från 50 till 15 meter. Med större avstånd än 50 meter kan man lika gärna befinna sig i olika byggnader.

Detta visar att människor får energi bara av att vara i varandras närhet. Med det i åtanke började forskningsteamet hos WeWork att utforska hur närhet i våra byggnader påverkade arbetsutrymmets energi. 

Helt i enlighet med Allen-kurvan har vi kunnat se att WeWork-medlemmar känner sig närmare de som de har fysiskt nära. Faktum är att fysisk närhet påverkar sannolikheten för att man ska bli vänner. 

Vi har studerat effekten av öppna, interna trappor och ytterligare investerat specifikt i hur vi utformar våra trappor. Varför? För att människors närhet ökar sannolikheten för vänskap och det gör även öppna trappor. 

Att bli transparent

Låt oss bredda tankesättet bakom trappteorin och tillämpa det på det transparens i stort för att förbättra energibalansen – med andra ord, möjligheten att se vad som finns omkring dig, från din position. 

WeWorks huvudkontor i New York har till exempel en ledningszon bredvid byggnadens centralt belägna skafferi och lounge. Transparenta glaspartier som möjliggör just transparens mellan WeWorks anställda och ledare på c-nivå. Detta är medvetet – det finns bevis för att ledare som är synliga interagerar mer regelbundet med underordnade, vilket minskar det psykologiska avståndet. 

Dessutom förstärker glasväggar (som de som WeWork använder) socialpsykologen Stanley Milgrams begrepp om välbekanta främlingar och hur det bidrar till en känsla av gemenskap och tillit på arbetsplatsen. Milgram sade att ”Individer som möts upprepade gånger kan känna en stark koppling med tiden, även om de inte har en direkt koppling till varandra”.

Närhet ger tvärkulturell varians

WeWorks företag är globalt. Men oavsett var våra kontor finns är vårt mål att skapa förhållanden som ger optimal energi. Det är därför våra team tar kulturell mångsidighet och de olika sätt på vilka närhet – också känt som kulturell proxemik – i beaktande. I våra designer tar vi medarbetarnas närhet på arbetsplatsen och hur den varierar beroende på land och kultur i beaktande. 

Vi har till exempel lagt märke till att möten i Kina ofta är större och formellare och att de normalt sett äger rum i stora rum, emedan möten i Brasilien ofta är oväntat stora och mer improviserade, men äger rum i mindre rum och är mindre formella. Vad gäller lunchraster har vi observerat att medlemmar i Mexiko och Brasilien ofta äter tillsammans i större grupper, medan man i Argentina och Nederländerna äter i mindre grupper eller ensamma. 

Vi lär oss alltmer om hur utformningen av våra arbetsutrymmen kan komplettera de kulturer i vilka de verkar, vilket blir till ett stöd för utrymmets totala energibalans.

Energi och arbetsutrymmet: så funkar det

När du känner av en obalans i energin finns det vissa medel, eller förhållanden, du kan arbeta med för att återfå energibalansen. Som vi sett handlar det inte bara om en rumslig förändring utan kan vara en kombination av sociala förhållanden – som det språk som används för att kommunicera designens avsikter, kulturella variationer eller transparens – som man kan utforska. När du tittar på ditt eget arbetsutrymme kan du fråga dig:

  1. Har jag skapat tillräcklig flexibilitet mellan mitt arbetsutrymme och de anställda?
    Arbetsmiljön bör utvecklas med oss. Det mest flytande i en byggnad är människorna och byggnaden bör kunna förändras för att passa olika personers behov. 

    Fråga dig själv om de anställda har möjlighet att förändra utrymmet (flytta stolar, bord, m.m.) för att passa deras behov.
  2. Erbjuder ditt arbetsutrymme alternativ?
    Utrymmen måste erbjuda flera olika alternativ som passar de anställdas behov. En arbetsplats bör vara förberedd för ett utbud av alternativ och anpassningsbar till alla omständigheter.

    Fråga dig själv om du maximerar interaktioner och designar för att låta personer dra sig tillbaka från den höga energin (för återställning) kontra ta en aktiv del i den höga energin (för att samarbeta och diskutera). 

När man ser energi som resultatet av specifika förhållanden inser man att man styr även över det som skapar förhållandena. Det är dags att använda det där sorlet som du inte riktigt kan beskriva för att skapa en konkret, angripbar plan – en som medför positiva förändringar för alla i arbetsutrymmet. 

Särskilda tack till Daniel Davis, Annie Cosgrove, Gillian Lau, Rachel Montana och Carlo Bailey som lett många av de WeWork-studier som diskuteras i den här artikeln.

WeWork erbjuder företag av alla storlekar utrymmeslösningar som hjälper till att lösa deras största verksamhetsutmaningar. Se våra arbetsutrymmesalternativ eller kontakta oss idag.