Краткое руководство по организации функционально ориентированного офиса

В современном мире сотрудники требуют большей гибкости, независимости и возможности выбирать время и место работы. Узнайте, как организация функционально ориентированного офиса может помочь сотрудникам и работодателям

Пространство — это мощный инструмент, помогающий стимулировать сотрудничество, развивать инновационные идеи и повышать производительность. Но как именно выглядит оптимальное пространство? В рубрике  «Наука о пространстве» мы узнаем, как с помощью научного подхода к продуманному дизайну можно создать целостную рабочую среду.

Благодаря технологиям, традиционная рабочая модель, в которой у каждого есть отдельный стол, постепенно уходит в прошлое. А на замену ей приходят рабочие места с разнообразными типами пространств, от зон отдыха, напоминающих жилые комнаты в домах, до зон для совместной работы с поверхностями для записей идей во время мозгового штурма и телефонных будок для личных звонков. Добро пожаловать в функционально ориентированный офис!

Функционально ориентированный офис (ABW), определение

Концепция функционально ориентированного офиса позволяет сотрудникам выбирать определенную рабочую среду в зависимости от того, чем конкретно они занимаются, и сочетать свою деятельность с обстановкой, вдохновляющей их на продуктивную работу в течение всего дня. В основе этой концепции лежит идея того, что сотрудники будут работать более эффективно, если рабочие места соответствуют выполняемым ими задачам. Задумайтесь об этом — многое в сегодняшнем мире предоставляется по индивидуальному запросу, от сериалов и еды до музыки и путешествий. Так почему бы не предоставлять и индивидуально спланированные рабочие места? В мире работы будущего сами рабочие места следует рассматривать как одушевленные организмы, которые могут подстраиваться под нужды сотрудников. 

Четыре определяющих принципа ABW

ABW —- это не просто установка на рабочем месте диванов и телефонных будок. Для реализации концепции ABW в компании, необходимо обеспечить присутствие четырех элементов: дизайн, процесс восприятия, стимулирование схем поведения и итеративное обучение.

  1. Дизайн. Рабочее пространство, созданное по принципу ABW, разрабатывается с использованием различных типов пространств под одной крышей.  Требуется пространство для кропотливой работы? Для этого есть стол в кабинете, где сотрудники могут в любой момент уединиться в тишине и сконцентрироваться на работе. Нужно провести встречу с клиентом в большой переговорной комнате? Ее можно немедленно зарезервировать для своей группы. Планируете провести рабочее совещание за обедом? Соберите свою команду в кабинете, оформленном в стиле ресторана. Как насчет быстрого телефонного звонка коллеге? Можно сделать его из телефонной будки. Что бы ни потребовалось, вас всегда ожидает готовое пространство подходящего типа.

  2. Процесс восприятия. Пространства в стиле ABW должны предоставлять сотрудникам явные и скрытые указания о том, как именно следует их использовать. Если для выполнения текущего задания сотрудникам требуется пространство с более или менее активной обстановкой, то они должны уметь легко определять пространства, подходящие для них в данный момент. Примером пространства с более активной обстановкой может являться кухонная зона WeWork. Входя в эту зону, сотрудник сразу чувствует запах свежесваренного кофе, слышит музыку из колонок и ощущает энергетику других находящихся там коллег. Эти элементы привлекают людей в атмосферу гостеприимства, в которой хочется налить чашечку кофе и пообщаться. На противоположном полюсе энергетического спектра находится кабинет в нашем головном офисе WeWork в Нью-Йорке, входя в который вы попадаете в пространство тишины, позволяющее сосредоточиться на создании следующей презентации или дизайнерского проекта. Именно таким образом различные элементы среды создают уникальные указания, которые в дополнение к физическому виду помещения, помогают определить способ использования данного пространства.

  3. Стимулирование схем поведения. С учетом оптимального дизайна в стиле ABW и указаний на уровне восприятия, само пространство функционирует наилучшим образом, когда люди понимают, чего от этого места ожидать — соблюдать тишину в кабинете, совершать звонки из телефонной будки, забирать с собой личные вещи, чтобы пространством могли пользоваться другие, и, вдохновляясь работой своих команд и руководителей, использовать возможности пространства с учетом личных пожеланий и выполняемой в данный момент задачи. Никакими объемами бесплатного кофе не заманишь сотрудников на совещание в кухне, если их руководители будут неодобрительно указывать на то, что они покинули рабочие места за столами. 

  4. Итеративное обучение. Сотрудники с гораздо большим воодушевлением  перейдут к новому стилю работы, в том числе и ABW, когда увидят, что руководители компании также стремятся внести в свой образ мышления перемены, связанные с дизайном, моделями поведения и заложенными функциями постоянно развивающейся концепции рабочего пространства. Руководители, стремящиеся  к созданию системы обработки отзывов по качественным и количественным показателям с целью последующего внедрения пожеланий для улучшения рабочего пространства, уже обеспечивают успех внедрения концепции ABW в своих компаниях.

История становления концепции функционально ориентированного офиса 

Концепция ABW прекрасно вписывается в нашу культуру, в которой мы привыкли получать все по индивидуальному запросу, но на самом деле эта идея не нова. Эта история началась с Роберта Лучетти, американского архитектора, который еще в 1983 году принял участие в разработке идеи создания специальных «декораций» для различных видов офисной деятельности, в том числе набора текста и проведения совещаний. И, хотя концепция ABW в то время не нашла признания в Америке, в других странах, таких как Австралия, Дания, Нидерланды и Швеция, восприняли эту идею с большим воодушевлением.

Термин «функционально ориентированное рабочее пространство» впервые появился в книге Искусство работать (The Art of Working) голландского консультанта Эрика Фельдхоэна (Veldhoen + Co.), который также является автором книги Упадок офисного пространства (The Demise of the Office). В 1990-х годах компания Veldhoen + Co. стала партнером Interpolis, одной из крупнейших страховых компаний в Нидерландах, с целью внедрения функционально ориентированного подхода во всех офисах компании. Осознав абсолютную гибкость и свободу, которую получают сотрудники, руководство компании Interpolis искренне загорелось этой идеей. Они избавились от столов и призвали менеджеров предоставлять сотрудникам полную независимость в выборе времени, места и продолжительности работы.

Гибкость нового рабочего пространства Interpolis изменила всю культуру компании. Сотрудникам больше не приходилось отмечать свое прибытие и уход из офиса и не нужно было весь день сидеть или стоять на одном месте. Девизом компании стало заявление: «главное, чтобы были выполнены поставленные рабочие задачи». 

«Наиболее эффективные в современном мире стили управления основаны на доверии и независимости, а не на командовании и контроле. Мы можем увидеть, как физическое пространство может укреплять эти принципы или противоречить им», — говорит моя коллега Клэр Рауэлл, старший специалист по прикладным исследованиям и системе cultureOS в WeWork. — «К примеру, если вашим сотрудникам изо дня в день приходится сидеть или стоять в одном и том же месте, то они могут начать задаваться вопросом: "А мой работодатель ценит меня за мои реальные заслуги или же за то, что я просто нахожусь в офисе?" 

Такой подход к работе, несомненно, отличается от традиционного. Для кого-то "традиционный" ассоциируется с пространствами, разбитыми на отдельные кабинки, а для других — рабочие места с открытой планировкой, но в любом случае мы имеем дело с "негибкостью". «Традиционная планировка офиса стала бессмысленной», — заявляет Рауэлл. — «Сотрудники наиболее эффективно работают, когда компании позволяют им работать когда, где и как будет удобно самим сотрудникам».

Согласно исследованию CBRE Americas Occupier Survey 2018, именно поэтому 45 процентов руководителей в сфере недвижимости прогнозируют переход к функционально ориентированным пространствам, созданным для повышения эффективности сотрудников и более гибкого дизайна в будущем.

Переход от традиционных пространств к ABW требует другого образа мышления

Переход к ABW заставляет руководителей задаваться вопросом: «Чего же хотят сотрудники помимо своей должности и квалификации?». Затем они должны дать своим сотрудникам выбор и вдохновить их на использование подходящих им пространств в течение необходимого времени. Для перехода на этот этап многим компаниям приходится пройти через культурную революцию.

«Самой большой сложностью оказалось заставить людей изменить их образ мышления, сложившийся за годы работы в традиционных пространствах», — говорит Луиджи Сьябарасси, старший вице-президент и ведущий специалист по вопросам недвижимости в AECOM, транснациональной компании, занимающейся дизайном, постройкой, финансированием и управлением инфраструктурных активов для правительств, компаний и организаций. 

Чтобы вовлечь всех в новый стиль работы или совершить переход к любой форме гибкого рабочего пространства, необходимо сочетание обучения, инвестиций в ИТ и работа с отзывами сотрудников. В AECOM для анализа подходов сотрудников к рабочему процессу, а также определения необходимых им и отсутствующих инструментов используется система проводящихся перед запуском проекта опросов, что позволяет постоянно прислушиваться к мнению людей и вносить изменения в предложения.

Сила совместного изменения образа мышления и пространственного дизайна

Для перехода к ABW критически важно изменить образ мышления. Таким образом, ответственность за умение приспосабливаться к постоянно меняющемуся пространству возлагается, в основном, на находящихся в этом пространстве людей. Тем не менее, важно заметить, что успешное внедрение рабочего пространства будущего всецело зависит от симбиоза, в котором люди и пространство будут приспосабливаться и развиваться вместе. Секрет кроется в том, чтобы вместо статичного и неизменного образа пространства научиться видеть его гибким, подвижным и легко приспосабливаемым.

Подобный образ мышления также отражает будущее всей сферы недвижимости. «Зачем арендовать помещение традиционным способом на 15 лет, когда количество сотрудников редко можно запланировать больше, чем на три года вперед?» — спрашивает Джон Льюис, руководитель международного отдела консультаций по вопросам недвижимости в WeWork. — «Переходя на гибкую модель, WeWork разрывает шаблоны традиционного мышления. Мы рассматриваем недвижимость как ликвидный, а не статичный актив».

В прошлом, когда доминировали более традиционные модели работы с недвижимостью, акцент часто смещался на внешние аспекты дизайна, строительство и логистику нового рабочего пространства. Когда компания подписывала договор и въезжала в помещение, то вносить любые изменения в рамках этой традиционной модели было уже не так просто (и это касалось как срока аренды, так и дизайна самого помещения). Самое забавное, что понимание дизайна и функциональности пространства приходило к сотрудникам только после того, как они полностью осваивались на новом месте. В рамках традиционной модели могло пройти 10 или даже 20 лет до того, как становилось возможным внесение изменений в дизайн без нарушения работы всего предприятия.

Способность глубоко понять и воспользоваться преимуществами как на уровне недвижимости, так и на уровне создания впечатлений, дала возможность раскрыть потенциал для реструктуризации самых фундаментальных подходов компаний к организации их рабочих пространств. Другими словами, мы все ближе и ближе подходим к эпохе рабочих пространств, ориентированных на человека, внедрение которых также положительно влияет на эффективность компании в целом. Это беспроигрышный вариант!

Работа будущего должна быть гибкой и ориентированной на человека

При правильном подходе, концепция ABW открывает сотрудникам и работодателям возможности по улучшению эффективности и производительности на рабочем месте, а также демонстрирует свою гибкость и адаптивность. В наше время специалисты становятся все более глобальными и мобильными, поэтому рабочему месту необходимо идти в ногу с современными тенденциями.

Концепция ABW открывает потрясающие возможности для команд WeWork. Она позволяет нам объединить всю мощь пространства, дизайна и исследований, чтобы еще больше углубить понимание того, что же на самом деле необходимо сотрудникам со всего мира на рабочих местах. Мы с гордостью заявляем, что отныне обязуемся приложить все усилия, чтобы рабочее пространство каждого стало лучше.

Коринн Марри работает в WeWork специалистом по внедрению функционально ориентированных офисных пространств и связанных с этим изменений, и в ее задачи входит разработка и тестирование новых концепций, позволяющих раскрыть новый потенциал и внедрить улучшения для коллег и клиентов. Являясь специалистом в философии религии, Коринн стремится к пониманию и стимулированию эволюции взаимоотношений между пространством, дизайном, людьми и культурой. До работы в WeWork Коринн предоставляла консультации в сфере работы с кадрами и системами компаниям Gensler, American Express и CBRE.

Хотите получить рабочее пространство? Свяжитесь с нами.