Zespół zarządzający budynkami opracowuje plan działania w odpowiedzi na COVID-19

Dzięki nim zrealizowano największą wysyłkę sprzętu ochronnego, jaką kiedykolwiek wykonano do budynków WeWork

Na początku marca Jacqueline Slatky otrzymała telefon od swojego menedżera z pytaniem, czy mogłaby pomóc w przypadku pojawienia się COVID-19 w nowojorskiej przestrzeni WeWork. 

„W tamtym czasie nie wiedziałam, że moje umiejętności zarządzania projektami zostaną wystawione na naprawdę ciężką próbę, gdyż nasza organizacja stała już w obliczu nieprzewidywalnego, globalnego wydarzenia” – powiedziała Slatky.

Trudno było wówczas pojąć skalę tego, co miało nadejść: Światowa Organizacja Zdrowia ogłosiła wybuch pandemii na początku marca, a poszczególne stany w USA dopiero zaczynały ogłaszać stany nadzwyczajne.

Od października 2018 r. Slatky pomagała firmie działać według strategii „work smarter, not harder” jako starszy menedżer ds. doskonalenia operacji w USA i Kanadzie w WeWork – ale to było coś kompletnie innego.

„Nie było precedensu, mówiącego jak radzić sobie z COVID-19. Przeglądanie w nieskończoność Google nie dostarczyłoby nam odpowiedzi, których potrzebowaliśmy ”- powiedziała.

Dziś wiemy już więcej. Członkowie społeczności mogą wejść do dowolnego WeWork na całym świecie, aby znaleźć bezpieczne i produktywne miejsce pracy, wyposażone w stacje dezynfekcyjne, procedury zachowania dystansu społecznego oraz powszechnie dostępne maseczki i rękawiczki. Ta transformacja, która jest nieustannie doskonalona w odpowiedzi na pojawiające się informacje o pandemii, jest w dużej mierze zasługą pionierskich zespołów odpowiedzialnych za utrzymanie i ciągłe funkcjonowanie naszych budynków. Misją zespołu ds. operacji jest doskonalenie działalności operacyjnej, tak aby społeczność i zespoły WeWork mogły zapewnić swoim członkom jak najlepsze doświadczenie z korzystania z naszych usług.

Alecia Craft, dyrektor ds. operacji w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, doprowadziła do powstania planu powrotu do biur. (Craft prowadzi programy w całym regionie, podczas gdy Slatky prowadzi określone projekty w ramach programu). 'To nasza nowa normalność i musieliśmy znaleźć sposób, aby w niej zaistnieć i czuć się bezpiecznie' – powiedziała Craft, która rozpoczęła pracę w WeWork w lipcu 2019 r. 

„Zobowiązujemy się spełniać oczekiwania naszych członków dotyczące zachowania dystansu oraz zdrowia i dobrego samopoczucia, jednocześnie zachowując naszą siłę i więzi wewnątrz społeczności” – mówi.

Początki

Ta przemiana nie nastąpiła z dnia na dzień. W firmie posiadającej ponad 800 lokalizacji na całym świecie, w tym w 40 miastach w samej Ameryce Północnej, zorganizowanie spójnego planu działania było ogromnym przedsięwzięciem – zwłaszcza kiedy weźmie się pod uwagę, że prawie z dnia na dzień duża część tej pracy odbyła się zdalnie.

Przecieranie nowych szlaków oznaczało, że Craft i Slatky musiały zacząć od kilku naprawdę podstawowych pytań: W jaki sposób zgłaszany jest przypadek COVID-19? Kto, kiedy i co dokładnie powinien wiedzieć? Jak dezynfekuje się przestrzenie biurowe? Kto jest odpowiedzialny za podejmowanie tych decyzji? 

Realizowano codzienne spotkania z zespołem operacyjnym; uruchomiono wewnętrzny kanał Slack, aby zapewnić aktualizacje w czasie rzeczywistym.

„Był to czas, w którym prawie każdy musiał pracować poza swoim zakresem obowiązków, dla dobra firmy i naszej społeczności” – powiedziała Slatky. „Przed COVID-19 zastanawiałam się, jaki rodzaj substytutów mleka powinniśmy mieć w naszych kuchniach. A teraz jestem na pierwszej linii frontu, upewniając się, że nasze przestrzenie są bezpieczne dla członków społeczności .

Jacqueline Slatky dostała na początku pandemii bardzo ważne zadanie. Miała pomóc opracować wytyczne WeWork dotyczące bezpiecznego powrotu do biura. Zdjęcie dzięki uprzejmości Jacqueline Slatky.

To odpowiedzialność, którą Craft i Slatky traktują bardzo poważnie. Po udzieleniu odpowiedzi na podstawowe pytania, przestrzenie do pracy musiały zostać wyposażone w odpowiednie narzędzia. Craft pomogła w zorganizowaniu największej wysyłki produktów, jaka kiedykolwiek została dostarczona do budynków WeWork: 19000 dozowników środków dezynfekujących do rąk, 13000 dozowników do chusteczek, oznakowanie wyjaśniające nowe systemy i procedury, poduszki ozdobione przypominajkami o konieczności zachowania dystansu, 5000 pudełek rękawiczek i setki tysięcy maseczek. 

Craft utworzyła tablicę w serwisie zarządzania projektami Monday.com, aby śledzić całość prac. Zespół musiał skrupulatnie zliczać liczbę zamówień w każdym budynku, terminy dostaw, numery śledzenia przesyłek, certyfikaty ubezpieczeń, aby dostawcy usług logistycznych mogli szybko zrzucić palety na rampach załadunkowych, wszelkie problemy w dostawach i wszystko inne, co wymagało udokumentowania i usprawnienia. 

„To jest właśnie to, czym się pasjonuję: możliwość zapewniania przemyślanego przywództwa i wskazania kierunku działania, gdy organizacje najbardziej tego potrzebują; możliwość ustalania priorytetów, tworzenia struktur i procesów w przypadku wystąpienia dezorganizacji ” – powiedziała Slatky. 

Podczas gdy to wszystko się działo, Craft i Slatky kierowały również wysiłkami całej firmy w celu opracowania procedur dla pracy w "nowej normalności". Procedury te – które są obecnie stosowane we wszystkich lokalizacjach WeWork – obejmują redukcję zagęszczenia przestrzeni (takie sprawy, jak rozstawianie mebli i zmniejszanie ich ilości w częściach wspólnych), zapewnienie obecności środków do dezynfekcji rąk i chusteczek oraz zwiększenie częstotliwości czyszczenia i odkażania (szczególnie w miejscach o dużym natężeniu ruchu). Zespoły Community również zostały wyposażone w maseczki oraz rękawiczki i przechodzą regularne kontrole temperatury.

Powrót do pracy

Osiągając to wszystko, Craft i Slatky były podekscytowane powrotem członków społeczności do biur WeWork – im również udzielił się nastrój ekscytacji.

„Czuję się naprawdę świetnie, myśląc o powrocie” – powiedziała Craft pod koniec lipca podczas webinaru na temat adaptacji miejsc pracy, w którym uczestniczyła, łącząc się z biura WeWork 1448 NW Market St w Seattle. Miejsce to znajduje się 10 minut spacerem od jej domu. „Praca z domu oznacza dla mnie spędzanie czasu z moimi 14-letnimi bliźniaczkami i mimo, że jest to wspaniałe, to super jest być dziś poza domem” – mówi.

Chociaż są sprawy, o których Craft mówi, że lubi wykonywać w domu – na przykład składanie prania podczas wideokonferencji – twierdzi, że nic nie może równać się z przebywaniem w tej samej fizycznej przestrzeni.

„Współpraca naprawdę ucierpiała. Po prostu nie ma to jak przebywać z kimś, być obok kogoś i mieć możliwość spontanicznej rozmowy, generowania nowych pomysłów natychmiast i na miejscu.” – powiedziała. Badania to potwierdzają. Według badań ankietowych WeWork i brightspot strategy personel pracujący z domu zauważył 11-procentowy spadek zdolności do spotkań i generowania pomysłów. W przypadku pracowników, których role polegają na współpracy, spadek jest jeszcze większy i wynosi od 13 do 15%.

Nowy sposób pracy w nowej rzeczywistości

W trakcie wszystkich tych zmian WeWork zachował przede wszystkim to, co sprowadziło tutaj jego członków: nienaganne wyczucie designu, silne poczucie wspólnoty i ten rodzaj ducha przedsiębiorczości, który traktuje tę pandemię jako wyzwanie, któremu można stawić czoła wyłącznie wspólnymi siłami. 

To właśnie coś, co daje energię takim osobom jak Craft i Slatky.

WeWork wdrożył rozszerzone procedury dezynfekcji i zachowania dystansu społecznego we wszystkich lokalizacjach. Fot. WeWork

„Pasjonuję się doświadczeniami naszych członków społeczności!” mówi Craft. „Chcemy mieć pewność, że zapewniamy wyjątkową obsługę każdej osobie, która codziennie wchodzi do naszych przestrzeni. Wszystkie nasze wartości widoczne są każdego dnia w naszej pracy; staramy się postępować właściwie i nieustannie usprawniać nasze działanie.”

Craft i Slatky kończą teraz swoje ogromne przedsięwzięcie. Wszystko zostało dostarczone i zainstalowane w budynkach, ale Craft nadal spotyka się dwa razy w tygodniu z dostawcami i zespołem operacyjnym, aby upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu. Coraz częściej zmienia charakter swojej pracy, odpowiadając na zapytania członków społeczności i pomagając im w redukcji zagęszczenia w trakcie powrotu do biur.

W miarę pojawiania się nowych informacji o COVID-19 WeWork nieustannie aktualizuje i dostosowuje swoje procedury i systemy do radzenia sobie z pandemią. „Budowa lub ulepszanie systemu czy procesu to jedna strona medalu. Drugą stroną jest takie działanie, aby utrzymać jego sprawne funkcjonowanie” – mówi Slatky. „Po rozwiązaniu problemu i wdrożeniu rozwiązań niezwykle ważne jest utrzymanie uzyskanych korzyści”.

Chociaż biura WeWork zawsze miały dostęp do świeżego powietrza, współpracują obecnie z globalną firmą projektowo-inżynieryjną Arup w celu zwiększenia bezpieczeństwa i higieny systemów filtracji powietrza. Biorąc pod uwagę fakt, jak często na początku pandemii Centrum Kontroli Chorób (CDC) i samorządy lokalne zmieniały wymagania dotyczące firm, Slatky założyła tablicę w serwisie Monday.com, aby śledzić wszelkie nowe stanowe i lokalne rozporządzenia. Teraz, gdy systemy są już gotowe, WeWork jest w stanie szybko i skutecznie wdrażać wszelkie nowe lokalne i stanowe wymagania dotyczące osłon twarzy lub innych procedur bezpieczeństwa.

„Tym właśnie jest dla mnie przyszłość – oznacza to, że jedyną stałą rzeczą jest zmiana. W przyszłości będziemy musieli nieustannie sprawdzać i modyfikować nasze działania – powiedziała Craft. „Firmie WeWork nie jest obca odporność na zawirowania – to właśnie czyni nas tym, kim jesteśmy. Będziemy nadal to reprezentować, razem ucząc się i rozwijając”.

AM Higgins jest redaktorem i twórcą treści w Waszyngtonie

Szukasz przestrzeni do pracy? Skontaktuj się z nami.
Was this article useful?