Das Gebäudemanagement-Team kommt zusammen, um auf COVID-19 zu reagieren

Es beaufsichtigte die größte Lieferung von Schutzutensilien, die es jemals für WeWork Gebäude gab

Anfang März erhielt Jacqueline Slatky einen Anruf von ihrem Vorgesetzten, der sie fragte, ob sie bei  einem potenziellen COVID-19-Fall in einem WeWork Bereich in New York City aushelfen könne. 

„Damals ahnte ich noch nicht, dass meine Fähigkeiten im Projektmanagement einen wirklichen Härtetest durchlaufen würden, denn auf das Unternehmen kam ein unvorhersehbares globales Problem zu“, erzählt Slatky.

Das Ausmaß dessen, was bevorstand, war zu diesem Zeitpunkt nur schwer zu erahnen: Anfang März erklärte die Weltgesundheitsorganisation den Ausbruch der Krankheit zur Pandemie, und im ganzen Land begannen die Bundesstaaten gerade erst damit, den Notstand auszurufen.

Slatky hatte dem Unternehmen seit Oktober 2018 als Senior Manager im Bereich Operations Excellence in den USA und Kanada bei WeWork geholfen, „smarter zu arbeiten statt härter“ – aber dies war etwas völlig anderes.

„Es gab keinen Präzedenzfall dafür, wie man mit COVID-19 umgehen sollte“, sagt sie. „Kein noch so langes Scrollen durch Google hätte uns die Antworten gegeben, die wir brauchten.“

Heute ist das nicht mehr der Fall. Mitglieder können in jedes WeWork auf der ganzen Welt gehen und finden dort einen sicheren und produktiven Arbeitsbereich vor, der über Desinfektionsstationen, Richtlinien zur Abstandshaltung sowie allgemein zugängliche Mund-Nasen-Bedeckungen und Einweghandschuhe verfügt. Diese Transformation, die sich im Zuge neuer Informationen über die Pandemie ständig weiterentwickelt, ist zu einem großen Teil den Pionierteams zu verdanken, die für die Offenhaltung unserer Gebäude verantwortlich sind. Aufgabe des Gebäudebetriebsteams ist es, eine erstklassige operative Leistung zu liefern und diese zu optimieren, damit die Community- und Betriebsteams von WeWork den Mitgliedern eine außergewöhnliche Erfahrung bieten können.

Alecia Craft, Director of Operations, United States and Canada, leitete den Transformationsplan zur Rückkehr ins Büro. (Craft leitet flächendeckende Programme, während Slatky spezifische Arbeitsbereiche innerhalb des Programms koordiniert). „Das ist unsere neue Normalität, und wir mussten einen Weg finden, uns darin zurechtzufinden und uns sicher zu fühlen“, erklärt Craft, die im Juli 2019 bei WeWork angefangen hat. 

„Wir sind bestrebt, die Erwartungen unserer Mitglieder was professionelles Abstandhalten, aber auch Gesundheit und Wellness betrifft, zu erfüllen und gleichzeitig unsere Stärken hinsichtlich Community und Vernetzung aufrechtzuerhalten“, ergänzt sie.

Am Anfang

Diese Transformation geschah nicht über Nacht. Bei einem Unternehmen mit über 800 Standorten weltweit, darunter allein 40 Städte in Nordamerika, war es eine gewaltige Aufgabe, einheitliche Maßnahmen zu organisieren – vor allem, wenn man bedenkt, dass ein Großteil dieser Arbeit fast über Nacht ins Homeoffice verlagert wurde.

Einen noch nie dagewesenen Weg zu beschreiten bedeutete, dass Craft und Slatky sich mit einigen wirklich grundlegenden Fragen auseinandersetzen mussten: Wie wird ein COVID-19-Fall gemeldet? Wer muss wissen, was passiert ist und wann? Wie kann man einen Bereich desinfizieren? Wer ist für diese Entscheidungen verantwortlich? 

Es wurden tägliche Stand-up-Meetings mit dem Betriebsteam eingeführt; ein interner Slack-Kanal wurde eingerichtet, um Updates in Echtzeit zu liefern.

„In dieser Zeit musste so ziemlich jeder über seinen Aufgabenbereich hinaus für das Wohl des Unternehmens und unserer Mitglieder arbeiten“, so Slatky. „Vor COVID-19 habe ich überlegt, welche Art von veganer Milch wir im Küchenbereich haben sollten. Jetzt stehe ich an vorderster Front und sorge dafür, dass unsere Bereiche für die Mitglieder sicher sind.“

Jacqueline Slatky wurde zu Beginn der Pandemie hinzugezogen, um die WeWork Richtlinien für eine sichere Rückkehr ins Büro mitzuentwickeln. Bild mit freundlicher Genehmigung von Jacqueline Slatky.

Es ist eine Verantwortung, die Craft und Slatky ernst nehmen. Nachdem die grundlegenden Fragen beantwortet waren, mussten die Arbeitsbereiche mit den richtigen Utensilien bestückt werden. Craft half dabei, die größte Lieferung von Produkten zu organisieren, die es jemals für bestehende WeWork Gebäude gab: 19.000 Handdesinfektionsmittelspender, 13.000 Wischtuchspender, Beschilderungen zur Erklärung der neuen Systeme, Kissen mit freundlichen Erinnerungen zur Abstandseinhaltung, 5.000 Schachteln Handschuhe und Tausende von Mund-Nasen-Bedeckungen. 

Craft stellte ein Schwarzes Brett auf dem Projektmanagement-Dienst Monday.com zusammen, um alles übersehen zu können. Das Team musste für jedes Gebäude akribisch alles festhalten: die Anzahl der Bestellungen, die Liefertermine, die Tracking-Nummern, die Versicherungszertifikate, damit die Logistikdienstleister die Paletten schnell an den Laderampen absetzen konnten, jegliche Lieferausfälle und alles andere, was es zu dokumentieren und zu rationalisieren galt. 

„Genau das ist es, was mich an meiner Arbeit begeistert: in der Lage zu sein, durchdachte Führung und Anleitung zu bieten, wenn Unternehmen sie am meisten brauchen; in der Lage zu sein, Prioritäten zu setzen und Strukturen und Prozesse zu schaffen, wo Desorganisation besteht“, so Slatky. 

Während all dies geschah, leiteten Craft und Slatky auch eine unternehmensweite Initiative, Richtlinien für eine neue Arbeitswelt zu entwickeln. Zu diesen Richtlinien – die inzwischen an allen WeWork Standorten eingeführt wurden – gehören eine geringere Raumauslastung (z. B. durch die Reduzierung und Entfernung von Möbeln in Gemeinschaftsbereichen), die flächendeckende Bereitstellung von Händedesinfektionsmitteln und -tüchern sowie häufigere Reinigung und Desinfektion (insbesondere in stark frequentierten Bereichen). Die Community-Teams wurden außerdem mit Mund-Nasen-Bedeckungen und Einweghandschuhen ausgestattet und unterziehen sich regelmäßigen Temperaturmessungen.

Zurück zur Arbeit

Nachdem das alles vorhanden war, freuten sich Craft und Slatky darauf, die Mitglieder wieder in die WeWork Bereiche zurückzubringen – und sie selbst freuten sich ebenfalls auf ihre Rückkehr.

„Für mich fühlt es sich echt fantastisch an, zurückzukommen“, sagte Craft Ende Juli bei einem Webinar über die Anpassung von Arbeitsplätzen, an dem sie vom WeWork 1448 NW Market Street in Seattle teilnahm. Dieser Standort ist nur 10 Gehminuten von ihrem Haus entfernt. „Ich habe mit meinen 14-jährigen Zwillingstöchtern zu Hause festgesessen und bin froh, jetzt mal wieder aus dem Haus zu können“, sagt sie.

Obwohl es Dinge gibt, die Craft an der Arbeit im Homeoffice genießt – etwa das Zusammenlegen der Wäsche während einer Telefonkonferenz – betont sie, dass es nichts Schöneres gibt, als sich mit anderen im selben Raum zu befinden.

„Die Zusammenarbeit leidet wirklich“, sagt sie. „Es gibt einfach nichts Besseres, als mit jemandem zusammen zu sein, sich mit jemandem auszutauschen und diese spontanen Gespräche und Brainstormings direkt an Ort und Stelle führen zu können.“ Studien belegen das. Laut einer Umfrage von WeWork und Brightspot Strategy haben Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, 11 Prozent weniger Möglichkeiten, sich zu treffen und zu brainstormen. Bei Beschäftigten, die in ihrer Funktion auf Zusammenarbeit angewiesen sind, liegt dieser Rückgang bei 13 bis 15 Prozent.

Eine neue Arbeitsweise für eine neue Welt

Trotz all der Veränderungen konnte WeWork das erhalten, was die Mitglieder in erster Linie zu uns geführt hat: ein untrügliches Gespür für Design, ein starkes Gemeinschaftsgefühl und jene Art von Unternehmergeist, der diese Pandemie als eine Herausforderung betrachtet, die sich nur gemeinsam bewältigen lässt. 

Und das ist auch der Grund, warum Craft und Slatky jeden Morgen aufstehen.

WeWork hat an allen Standorten die Reinigung intensiviert und verstärkte Maßnahmen zur Einhaltung des physischen Abstands eingeführt. Foto von WeWork.

„Ich bin von der Mitgliedererfahrung begeistert!“, sagt Craft. „Wir wollen sicherstellen, dass wir jeder Person, die täglich unsere Gebäude betritt, einen außergewöhnlichen Service bieten. Alle unsere Werte zeigen sich bei unserer täglichen Arbeit; wir streben kontinuierlich danach, das Richtige zu tun und es immer besser zu machen.“

Craft und Slatky können ihr gewaltiges Projekt nun etwas entspannter angehen. Alles wurde geliefert und in den Gebäuden installiert, Craft hält allerdings immer noch zweimal wöchentlich Besprechungen mit den Lieferanten und dem Betriebsteam ab, um sich zu vergewissern, dass alles in Ordnung ist. Zunehmend verlagert sie ihre Arbeit auf die Beantwortung von Mitgliederanfragen und unterstützt die Mitglieder beim Reduzieren der Büroauslastung, während sie sich wieder einleben.

Wenn neue Informationen über COVID-19 bekannt werden, aktualisiert WeWork weiterhin seine Systeme und passt sie entsprechend an. „Es ist eine Sache, ein System oder einen Prozess zu entwickeln oder zu verbessern“, sagt Slatky. „Eine andere Sache ist es, sie auch aufrechtzuerhalten. Wenn ein Problem behoben ist und Lösungen gefunden wurden, kommt es vor allem darauf an, den erzielten Nutzen zu bewahren.“

Zwar waren die WeWork Büros schon immer von Frischluft durchströmt, aber das Unternehmen strebt danach, die Gesundheit und Sicherheit der Luftfilterungssysteme noch weiter zu verbessern. Dazu arbeitet es derzeit mit dem internationalen Design- und Ingenieurbüro Arup zusammen. Angesichts des Tempos, mit dem die Centers for Disease Control und die lokalen Behörden zu Beginn der Pandemie die Anforderungen an Unternehmen änderten, richtete Slatky ein Schwarzes Brett auf Monday.com ein, um alle neuen Durchführungsverordnungen auf Staats- oder Gemeindeebene zu verfolgen. Jetzt, wo die Systeme eingerichtet wurden, ist WeWork in der Lage, alle neuen lokalen und staatlichen Vorschriften in Bezug auf Gesichtsbedeckungen oder andere Sicherheitsregeln schnell und effizient umzusetzen.

„So sieht für mich die Arbeit der Zukunft aus – und das heißt für mich, dass das einzig Beständige der Wandel ist“, kommentiert Craft. „Wir müssen alles kontinuierlich neu überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Für WeWork ist Resilienz kein Fremdwort – sie macht uns zu dem, was wir sind, und wir werden sie auch weiterhin unter Beweis stellen, während wir gemeinsam dazulernen und uns stetig weiterentwickeln.“

A.M. Higgins ist Schriftsteller und Content Creator in Washington, D.C.

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