De essentiële gids voor activiteitsgerelateerd werken (AGW)

De werknemers van vandaag willen meer flexibiliteit en autonomie, plus de mogelijkheid om te kiezen waar en wanneer ze werken. Ontdek hoe activiteitsgerelateerd werken werknemers en werkgevers kan helpen

Ruimte is een krachtig hulpmiddel om betrokkenheid, innovatie en productiviteit te stimuleren. Maar hoe ziet de optimale ruimte er eigenlijk uit? In The Science of Space onderzoeken we hoe een wetenschappelijk onderbouwd, doelbewust ontwerp een werkomgeving kan transformeren in een holistische ervaring.

Dankzij de techniek is het traditionele werkmodel, waarin iedereen een eigen bureau heeft, langzaam aan het verdwijnen. In plaats daarvan zijn er nu werkplekken met verschillende soorten ruimtes, variërend van lounges die lijken op woonkamers tot samenwerkingsruimtes met beschrijfbare oppervlakken voor brainstormsessies, tot telefooncellen voor privégesprekken. Welkom bij activiteitsgerelateerd werken.

Wat is activiteitsgerelateerd werken (AGW)?

Activiteitsgerelateerd werken is een werkstijl die medewerkers de keuze biedt uit een verscheidenheid aan omgevingen, afhankelijk van de aard van wat ze doen, in combinatie met de mogelijkheid om deze ruimtes de hele dag door te gebruiken. Het idee is dat medewerkers productiever zullen zijn als ze de juiste ruimte hebben voor de taken die ze moeten uitvoeren. Als je het goed beschouwt, is tegenwoordig eigenlijk alles ‘on demand’, van tv-programma’s en eten tot muziek en reizen. Dus waarom zou dit ook niet kunnen gelden voor de werkplek? Om het nieuwe werken te omarmen, moeten de werkplekken zelf worden behandeld als levende, ademende organismen die zich aanpassen aan de behoeften van de werknemers. 

De vier bepalende elementen van AGW

AGW is meer dan alleen het toevoegen van banken en telefooncellen aan een werkplek. Voor AGW moeten vier elementen in een bedrijf aanwezig zijn: ontwerp, zintuiglijke beleving, gedragsversterking en iteratief leren.

  1. Ontwerp. Een AGW-werkruimte is ontworpen met een verscheidenheid aan ruimtes onder één dak.  Heb je een plek nodig om ongestoord te werken? Kies voor een bureau in de studie, waar iedereen zich zo vaak als nodig of gewenst is in stilte kan concentreren. Wil je een bijeenkomst met klanten organiseren in een grote vergaderzaal? Boek er meteen een voor je groep. Wil je tijdens de lunch met een team samenwerken? Breng alle teamleden bij elkaar in een ruimte in restaurantstijl. Even snel bellen met een collega? Duik in een telefooncel. Wat de activiteit ook is, er is een geschikte ruimte, klaar voor gebruik.

  2. Zintuiglijke beleving. AGW-ruimtes moeten werknemers expliciete en impliciete aanwijzingen geven over de bedoeling van een ruimte. Of ze nu high- of low-energyruimte nodig hebben voor waar ze mee bezig zijn, medewerkers moeten eenvoudig kunnen zien welke ruimte op dat moment geschikt voor ze is. Laten we eens een kijkje nemen in de keukenruimte van WeWork als voorbeeld van een high-energyruimte. Bij het binnenlopen ruik je vers gezette koffie, hoor je muziek spelen over de luidsprekers en voelt je de energie van anderen in de ruimte. Deze elementen trekken mensen naar binnen en zorgen ervoor dat ze zich welkom voelen om een kopje koffie in te schenken en met collega’s te praten. Aan de andere kant van het energiespectrum is de studie in ons WeWork-hoofdkantoor in New York. Hier is het stil vanaf het moment dat je binnenkomt en krijg je de mentale ruimte om je te concentreren op je volgende pitchdeck of ontwerpproject. Op deze manier bieden verschillende omgevingselementen unieke aanwijzingen en fungeren ze als een overlay op het fysieke ontwerp, waarmee ze inherent laten zien waar elke ruimte geschikt voor is.

  3. Gedragsversterking. Met een optimaal AGW-ontwerp en duidelijke zintuiglijke signalen werkt de ruimte zelf het beste wanneer mensen zich bewust zijn van de bedoeling van de ruimte: stil zijn in de studie, telefooncellen gebruiken om te bellen, persoonlijke spullen bij vertrek meenemen om de ruimte vrij te maken voor anderen, en zich gesterkt voelen door hun teams en leiders om de ruimte te gebruiken zoals het ze uitkomt en voor het werk dat ze doen. Geen enkele hoeveelheid gratis koffie zal een team ertoe zetten om een vergadering in de keuken te houden als managers fronsen omdat ze niet aan hun bureau zitten. 

  4. Iteratief leren.Werknemers worden echt aangemoedigd om een nieuwe werkstijl zoals AGW aan te nemen wanneer leidinggevenden de verandering in mentaliteit volledig omarmen, gecombineerd met het ontwerp, het gedrag en de programmering van een werkplek die blijft veranderen. Wanneer leiders zich inzetten voor het creëren van een terugkoppeling door middel van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens en het implementeren van deze bevindingen om de werkplek te verbeteren, helpen ze ervoor te zorgen dat hun AGW-ruimte een succes wordt.

De oorsprong van activiteitsgerelateerd werken 

Hoewel AGW op een natuurlijke manier aansluit bij onze on-demand cultuur, is het concept niet bepaald nieuw. Het is allemaal begonnen met Robert Luchetti, een Amerikaanse architect die in 1983 mede-uitvinder was van het idee om ‘activiteitsomgevingen’ te creëren voor verschillende kantoortaken, zoals typen of vergaderen. Hoewel AGW in Amerika destijds niet echt van de grond kwam, werd het in landen als Australië, Denemarken, Nederland en Zweden sneller geaccepteerd.

De uitdrukking ‘activiteitsgerelateerd werken’ werd bedacht door Erik Veldhoen, een Nederlandse consultant, in het boek The Art of Working (Veldhoen + Co.). Hij schreef ook The Demise of the Office. In de jaren negentig werkte Veldhoen + Co. samen met Interpolis, een van de grootste verzekeringsmaatschappijen in Nederland , om activiteitsgerelateerd werken in hun kantoren te implementeren. Toen het bedrijf de echte flexibiliteit en vrijheid zag die AGW hun medewerkers gaf, stapte Interpolis helemaal over naar deze nieuwe manier van werken. Vaste bureaus werden afgeschaft en managers werden aangemoedigd om medewerkers volledige autonomie te geven bij de keuze waar en wanneer ze wilden werken, en hoelang.

De flexibele aard van de nieuwe Interpolis-werkplek drong ook door tot de cultuur van het bedrijf. Medewerkers hoefden niet in- en uit te klokken of de druk te voelen om de hele dag op één plek te zitten of staan. Het motto van het bedrijf: ‘Zolang het werk maar af komt’. 

"De meest effectieve managementstijlen van vandaag zijn gebaseerd op vertrouwen en autonomie in plaats van op commando en controle. Fysieke ruimte kan deze inspanningen dus versterken of tegenwerken", aldus mijn collega Claire Rowell, senior lead applied research and cultureOS bij WeWork. "Als je medewerkers zich bijvoorbeeld onder druk gezet voelen om de hele dag op één locatie te zitten of te staan, en dat elke dag opnieuw, kunnen ze zich gaan afvragen: "Waardeert mijn werkgever mij op basis van mijn prestaties of op basis van mijn aanwezigheid op kantoor?" 

Deze manier van werken is heel anders dan een traditionele werkplek. ‘Traditioneel’ kan voor sommigen een kantoortuin betekenen en voor anderen een open ruimte met allemaal bureaus, maar in elk geval betekent het ‘rigiditeit’. "De traditionele kantoorindeling heeft geen zin meer", zegt Rowell. "Werknemers presteren het best wanneer bedrijven ze in staat stellen om te werken wanneer, waar en hoe ze dat willen."

Dit is de reden waarom volgens de CBRE Americas Occupier Survey uit 2018 45 procent van de vastgoeddirecteuren verwacht te migreren naar een activiteitsgerelateerd werkplek die is samengesteld met het oog op de doeltreffendheid van het personeel en de flexibiliteit van het ontwerp voor de toekomst.

De overstap van traditioneel naar AGW vereist een mentaliteitsverandering

AGW daagt leidinggevenden binnen een bedrijf uit om zich af te vragen: "Wat hebben mensen, ongeacht hun functie en expertise, nodig?" Vervolgens moeten ze hun medewerkers het vertrouwen en de mogelijkheid geven om de ruimtes te gebruiken die ze nodig hebben, zolang dat nodig is. Om dat punt te bereiken, is in veel bedrijven een cultuuromslag nodig.

"Ons grootste struikelblok is dat we mensen uit de mindset van de traditionele werkcultuur moeten halen waaraan ze gewend zijn geraakt", zegt Luigi Sciabarrasi, senior vice president en wereldwijd vastgoedleider bij AECOM , een multinationale onderneming die infrastructuurmiddelen voor overheden, bedrijven en organisaties ontwerpt , bouwt, financiert en beheert. 

Om te zorgen dat iedereen bereid is om mee te doen aan een nieuwe werkstijl of een flexibele werkomgeving, is een combinatie van opleiding, IT-investeringen en inbreng van medewerkers nodig. AECOM voert vóór de start van een project onderzoek uit om te weten te komen hoe medewerkers werken en welke tools ze nodig hebben en welke niet. Zo wil het bedrijf blijven luisteren en hun aanbod blijven verbeteren

De gecombineerde kracht van een veranderende mentaliteit en ruimtelijk ontwerp

Voor AGW is een verschuiving van de mentaliteit een cruciaal onderdeel van de verandering. Als zodanig is de verantwoordelijkheid voor aanpassing aan een veranderende werkplek vooral bij de mensen in de ruimte zelf gelegd. Het is echter belangrijk op te merken dat het succes op de werkplek van de toekomst afhangt van het evenwicht tussen mens en ruimte die zich samen aanpassen en ontwikkelen. In plaats van ruimte als statisch of onveranderlijk te zien, heeft de nieuwe werkplek meer succes als deze wordt gezien als flexibel, wendbaar en aanpasbaar.

Deze denkwijze loopt ook parallel met de toekomst van het vastgoed. "Waarom een traditionele huurovereenkomst voor 15 jaar aangaan als het aantal medewerkers zelden langer dan drie jaar vooruit wordt gepland?" vraagt John Lewis, hoofd global real estate advisory bij WeWork zich af. “Door flexibiliteit te omarmen, verstoort WeWork het traditionele model. We zien onroerend goed als een liquide en niet als een vast activum."

In het verleden lag bij de meer traditionele vastgoedopties de nadruk vaak op de front-end van het ontwerp, de bouw en de logistiek van een nieuwe werkplek. Zodra een bedrijf daadwerkelijk op de stippellijn had getekend en het kantoor was ingetrokken, waren wijzigingen (of het nu de huurtermijn of het ontwerp van de ruimte zelf was) in een meer traditioneel model niet eenvoudig te implementeren. Ironisch genoeg was het alleen maar mogelijk om te zien welke invloed het ontwerp en de functionaliteit van de ruimte op de medewerkers had, nadat ze zich volledig hadden gesetteld. Bij een traditioneel model kan het meer dan 10 en zelfs 20 jaar duren voordat ontwerpwijzigingen volledig kunnen worden doorgevoerd zonder dat dit een belemmering vormt voor de bedrijfsactiviteiten.

Het volledig omarmen en benutten van verandering op zowel vastgoedgebied als belevingsontwerp biedt de mogelijkheid om de manier waarop bedrijven hun werkplekken benaderen in de kern te herstructureren. Met andere woorden, we komen steeds dichter bij een meer mensgerichte werkplek voor werknemers en profiteren tegelijkertijd van het bedrijfsresultaat. Het is een win-winsituatie.

De toekomst van werken is flexibel en mensgericht

Correct toegepast biedt AGW een manier voor werknemers en werkgevers om de efficiëntie en productiviteit op de werkplek te verbeteren en te laten zien hoe flexibel en aanpasbaar het kan zijn. Talent wordt globaler en mobieler dan ooit en het is belangrijk dat de werkplek zich aanpast en meegroeit met de trend.

AGW is een geweldig middel voor onze teams hier bij WeWork. Het stelt ons in staat om de krachten van ruimte, ontwerp en onderzoek te combineren om verder te gaan en diepere waarheden te ontdekken over wat essentieel is voor mensen op werkplekken over de hele wereld. We zien het als onze verantwoordelijkheid om nu aan het werk te gaan om het werk voor iedereen beter te maken.

Corinne Murray is expert in activiteitsgerelateerd werken en verandering bij WeWork , waar ze nieuwe concepten ontwikkelt en test die meer mogelijkheden en een betere manier van werken voor haar collega’s en klanten ontsluiten. Met een achtergrond in religieuze filosofie streeft Corinne ernaar de evolutie van de relatie tussen ruimte, design, mensen en cultuur te begrijpen en deze relatie toe te passen. Voordat Corinne bij WeWork kwam, trad ze op als pleitbezorger voor mensen en systemen bij Gensler, American Express en CBRE.

Interested in workspace? Get in touch.