3 tips for å skape et kontor som inspirerer til innovasjon

Bedre, raskere og sterkere: Derfor unngår de fleste suksessfulle bedrifter å beholde sitt nåværende kontor når de fokuserer på innovasjon

Kontorfellesskap er et kraftig verktøy for å fremme engasjement, inspirere til innovasjon og drive produktivitet. Men hvordan ser egentlig et optimalt kontorfellesskap ut? IVitenskapen bak kontorfellesskap utforsker vi hvordan vitenskapen rundt forsettlig design kan gjøre alle arbeidsmiljøer til en holistisk opplevelse.

Bedrifter ligger under et enormt press om å tenke nytt før konkurrenten gjør det. Det er evnen til å klare å ligge et steg (eller 10) foran alle andre som gir den største gevinsten.

Veien til innovasjon virker nokså ukomplisert: Det starter med å ansette det beste talentet som klekker frem nye og uvanlige løsninger, virkeliggjør dem og deretter gjentar prosessen. Men i dagens verden slutter det ikke der.

Å ansette et topptalent og be dem om å yte sitt beste i et kontormiljø som ikke er optimalt, er oppskriften på en katastrofe. Har du opplevd (eller opplever du kanskje nå) omgivelser som minner deg mer om filmen Office Space enn et innovativt superkontor?

Verdens mest innovative selskaper optimaliserer alle aspekter ved bedriften sin – inkludert det fysiske arbeidsområdet deres.

Evnen til å tenke kreativt, forestille seg muligheter og finne sammenhengen som vil drive bedriften inn i fremtiden, kan føles som en umulig oppgave når du tilbringer hele dagen i et kontor uten vinduer og naturlig lys. Eller når du føler deg låst til et skrivebord. Et dystert fysisk kontorfellesskap kan hindre selv den mest talentfulle medarbeideren i å tenke seg frem til sin neste store idé.

Så hvilke forutsetninger for innovasjon bør ansatte tenke på for deres egne kontorfellesskaper? Som en del av strategiteamet for arbeidsplasser her hos WeWork, har vi brukt mye tid på å optimalisere opplevelsen av arbeidsplassen slik at de ansatte kan gjøre sitt beste. Her er tre måter for deg å tenke nytt omkring kontorfellesskapet ditt for å oppmuntre til innovasjon blant dine egne team.

1. Gjør kontorfellesskapet ditt «hackbart»

Når team får tildelt oppgaver som er tilknyttet innovasjon, forventes det at de ansatte har høy fleksibilitet og kjapt setter i gang med å utveksle ideer, skape prototyper og teste ut ting – så da burde vel også kontorfelleskapet deres være fleksibelt? Med andre ord – burde ikke de ansatte føle seg i stand til å fysisk «hacke» et konvensjonelt kontoroppsett?

Hva betyr egentlig det? Fra skrivebord til stoler, sofaer til bord – ansatte bør ha muligheten til å forme kontorfellesskapet sitt etter egne behov, og ikke på bakgrunn av hva arbeidsgiveren kanskje opprinnelig så for seg. WeWork har f.eks. sikret at noen av møblene kan flyttes på ved å utstyre dem med blant annet håndtak og andre visuelle tegn. Ansatte kan tilpasse kontorfellesskapet etter egne behov, uansett om det er til en stor gruppe som skal i gang med en felles idédugnad, eller et komfortabelt sted der man kan sitte alene og jobbe. I all hovedsak tenker vi på et kontorfelleskap som en «programvare» eller med evnen til å bli oppdatert ved behov, heller enn en «maskinvare» som er statisk og uforanderlig. Ansatte bør være oppmuntret til å skape et miljø der de føler seg komfortable og inspirerte – på mange måte lik følelsen av å være i sitt eget hjem.

Et flott eksempel på dette så jeg da jeg sist var på besøk hos IDEO, et internasjonalt design- og konsulentfirma grunnlagt i Palo Alto, California. Filosofien deres er at et «hackbart» kontorfellesskap skal gjøre det mulig for de ansatte å jobbe på en mer planløs og eksperimentell måte. Når de f.eks. skulle forestille seg hvordan det ville føles å ha en vegg i et bestemt rom, plasserte de ansatte ut pappvegger og prøvde ut ulike oppsett for å se hvordan oppførseler endrer seg i rommet.

Resultatet av denne romhackingen? Et kontorfellesskap med et miljø der folk var entusiastiske om å dele ideer og løse problemer. Dessuten føler ansatte i hackbare rom at de har mer frihet til å uttrykke ideer og meninger uten å bli straffet – med andre ord føler de ansatte seg psykologisk trygg på å uttrykke seg selv. 

Hvor viktig er psykologisk sikkerhet? Under forskningen på dynamikken i høytytende teams, identifiserte Googles HR-avdeling psykologisk sikkerhet som den første av totalt fem viktige faktorer. Å gi slipp på frykten for eventuelle konsekvenser av å prøve noe nytt gir de ansatte styrken til å ta risikoer, ha ærlige diskusjoner og gjennomføre idédugnader for å finne kreative løsninger. De ser på feiling som en måte å lære på, og det å konfrontere problemene fører til positive resultater. Alt dette kan fremmes og oppmuntres med det rette kontorfellesskapet. 

Å drikke kaffe er et populært ritual hos WeWork i Bogotá, Colombia.

2. Bygg en unik kultur med ritualer

Alle bedrifter har ritualer – alt fra de hverdagslige rutinene (kaffe- og tepauser) til større og mer sjeldne arrangementer som årsmøter og fester i forbindelse med fratredelser. De er enkle handlinger som knytter oss til oss selv, stedet vårt og øyeblikket vi befinner oss i. Men visste du at ritualer i kontorfellesskapet også kan ha en effekt på dine ansatte når det gjelder innovasjon?

Ansatte som oppmuntres og styrkes til å sette i gang spesifikke aktiviteter i arbeidsmiljøene sine, har også en tendens til å føle en sterkere tilknytning til teamene de er i. I bunn og grunn skaper ritualer en delt identitet mellom mennesker.. Vellykkede trenere innen sport bruker f.eks. ritualer for å danne sosiale bånd mellom lagmedlemmene.

Det er viktig å merke seg forskjellen på et standard ritual og ritualer som er utformet for å fremme innovasjon. Hos WeWork f.eks., serverer vi ikke bare rykende fersk kaffe hver dag – vi gjør det i et kjøkken som er utformet som et «tyngdekraftens sentrum» – et sted designet for å gi folk et naturlig ønske om å samles, snakke sammen og dele ideer. Vi har ikke bare et resepsjonsområde – vi har et helt brukerfellesskapsteam som har i oppgave å sørge for at alle ansatte føler seg ivaretatt. Og teammiddagene på mandager handler om mer enn bare mat – de handler om å samles etter helgen for å komme i kontakt med hverandre og diskutere den kommende uken. Alle disse ritualene bidrar til at ansatte føler at de er en del av et fellesskap, noe som bidrar til den psykologiske sikkerheten som trengs for å skape innovasjon.

I bunn og grunn kan utformingen av kontorfellesskaper bidra til å skape disse ritualene, men det er det å komme i kontakt med andre som virkelig forsterker de hverdagslige aktivitetene med positive minner. Dag etter dag stimulerer disse ritualene følelser og reduserer angst, samtidig som de øker følelsen av tilhørighet og skaper det rette miljøet for innovasjon. 

3. Legg til et lekent element

Å innlemme lek i alt vi gjør er essensielt for å utvikle fleksibiliteten som hjernen vår trenger for å tenke innovativt og kreativt (som minsker dramatisk etterhvert som vi blir eldre). Ifølge Stuart Brown, cand.med., og Christopher Vaughan, som er forfatterne bak boken Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, er lek i bunn og grunn essensen bak det å gjøre noe «bare fordi». 

Lek er:

  • Tilsynelatende meningsløst
  • Frivillig
  • Medfødt attraksjon
  • Frihet fra tiden
  • Svekket selvbevissthet
  • Improvisasjonspotensial
  • Videreføring av lyst

I hjernen vår stimulerer lek den nevrotrofiske faktoren (nervevekst), amygdala (følelsesbehandling) og dorsolateral prefrontal cortex (utøvende beslutninger). Studier har f.eks. vist at rotter videreutvikler hjernen sin gjennom en rekke ulike stimuli som de oppnår ved å leke med leketøy og sosialisere med andre rotter.

Mer spesifikt kan man finne innovasjonsindikatorer fra lek i tidlige barndomsminner som blir sterkere hos barn etterhvert som hjernen utvikler seg. Men når det gjelder innovasjon, burde ikke lek være noe som er forbeholdt barndommen. Hvis du innlemmer flere muligheter for lek i kontorfellesskapet ditt, gjør du det mulig for dine ansatte å trene sin kreative muskler på vei mot den neste store innovasjonsideen. 

En ettermiddag kan du f.eks. prøve å invitere medarbeiderne dine til å gjennomføre en idédugnad uten tidsbegrensning (men sørg for at ingen får dårlig samvittighet når de pauser prosjektene sine) for å gi dem muligheten til å innlemme mer lek i timeplanene sine. Ved å oppmuntre til dette gir du dine ansatte forventninger om at det er deres jobb å være kreative og skape innovasjon, og at det er din jobb som arbeidsgiver å skape et miljø som fremmer innovasjon.

Legg til rette for innovasjon

Verdens mest innovative selskaper optimaliserer alle aspekter ved bedriften sin – inkludert det fysiske arbeidsområdet deres. Det er ikke lenger nok å bare ansette den beste av dem alle – for å kunne holde tritt med konkurrentene trenger dette talentet et kontorfellesskap der vedkommende kan yte sitt beste. Dette gir deg muligheten til å legge til rette for innovative ideer som vil drive bedriften din fremover.

WeWork gir selskaper av alle størrelser løsninger for kontorfellesskap som hjelper dem med å løse deres største forretningsutfordringer.