혼합형 업무공간 모델의 장단점

새로운 업무 방식의 시대가 도래했습니다. 다음은 혼합형 모델의 장단점입니다.

전 세계의 기업들이 업무 방식을 다시 생각하고 있습니다. 팬데믹의 영향으로 업무 방식이 완전히 바뀌어 전 세계가 원격 근무를 경험하게 되었습니다. 그 결과는 예상치 못한 것이었습니다. 많은 직원들이 재택 근무로 인해 행복감이 커지고 생산성이 높아졌으며, 업무공간으로 복귀하더라도 예전과 같을 수는 없을 것이라고 말했습니다.

많은 기업들이 원격 근무와 전통적인 오피스 근무를 혼합한 혼합형 업무공간으로 방향을 잡아가고 있습니다. 혼합형 업무공간에서는 기업이 직원에게 원격 근무와 오피스 근무에 대한 선택권을 부여합니다. 전형적인 혼합형 업무공간에서 직원은 중앙 오피스 근무와 재택 근무라는 이 두 가지 업무 방식에서 왔다갔다할 수 있습니다. 

혼합형 업무공간은 유연한 오피스 공간의 물리적 특성도 일부 포함합니다. 혼합형 오피스의 직원들은 조용한 구역의 책상에 앉아 집중하거나 커피를 마시며 동료 직원과 신속하게 업무를 처리하는 등 그 순간 수행해야 하는 업무 유형에 가장 잘 맞는 오피스 구역을 선택할 수 있습니다. 

더욱 중요한 점은 혼합형 오피스에서 직원들은 최적의 업무를 볼 수 있는 장소와 시간을 100% 자유롭게 선택할 수 있다는 것입니다. 이러한 트렌드가 성행하게 된 배경을 알아본 뒤 혼합형 모델의 장단점에 대해 알아보겠습니다.

혼합형 업무공간 트렌드

2020년 10월, 소셜 미디어 대기업 Reddit은 회사 운영 방식의 대대적인 변화를 발표했습니다. 코로나19 팬데믹이 몇 개월간 지속되는 가운데 대다수 직원들에게 재택 근무는 선택이 아닌 필수가 되면서 Reddit는 혼합형 업무공간 모델로 완전히 전환하기로 했습니다. 이제 Reddit의 직원들은 오피스, 집 아니면 이 두 장소를 오가며 원하는 곳에서 유연하게 근무할 수 있습니다.

캘리포니아주 어바인의 WeWork Spectrum Center 지점.

Reddit이 혼합형 모델로 전환한 최초의 유명 기업은 아니었습니다. 2020년 초에 Twitter는 기술 대기업으로는 최초로 원격 근무를 기업 가치에 포함시켰습니다. 또 직원들에게 재택 근무나 원격 근무를 하면서 동시에 원하는 만큼 오피스로 출근할 수 있는 선택지를 무기한으로 제공한다고 발표했습니다. 얼마 지나지 않아 암호화폐 거래기업 Coinbase가 중앙 오피스 유무와 관계없이 온전한 회사 운영이 가능한 ‘원격 중심’ 업무공간 모델을 도입하며 그 뒤를 이었습니다.

대안적 업무 환경을 위한 대규모 실험에서 시작한 혼합형 업무공간 모델은 이제 영구적인 체제로 자리매김하고 있습니다. 이제 Microsoft는 직원에게 업무 주간의 절반 이상은 원격 근무를 할 수 있도록 하고 있습니다. Salesforce는 “오전 9시부터 오후 5시까지 일하는 시대는 끝났다”고 선언했습니다. Facebook은 직원의 절반이 영구적으로 재택 근무를 할 수 있도록 허용할 방침입니다. Shopify, PayPal, Zillow, Viacom은 업무공간 문화에 어떤 형태로든 유연 근무를 도입합니다.

수많은 기업들이 이러한 선례를 따랐으며, 이와 같은 새로운 업무 방식으로 전환한 이유는 기업마다 다릅니다. 하지만 이들 기업이 공통적으로 동의하는 점은 혼합형 업무공간이 직원의 경험을 우선시한다는 것입니다. 혼합형 업무는 단기적으로 팬데믹이 소강 상태에 들어가고 기업이 영업을 재개하는 과정에서 중요한 안정감을 제공하고, 장기적으로는 원하는 이들에게 유연성을 제공합니다. 즉, 이 같은 유연성을 원하는 새로운 세대의 인재 유치에 도움이 되는 것입니다. 혼합형 업무공간은 직원의 행복감을 높이고 비용을 절감하는 데도 이바지합니다. 이러한 변화는 먼 미래의 일이 아니라 이미 일어나고 있는 것입니다.

샌프란시스코 WeWork 1460 Mission St 지점.

그렇다고 직원들이 오피스를 아주 떠나는 것은 아닙니다. 새롭게 탄생한 혼합형 오피스는 그 어느 때보다도 유용하고 필수적이며, 협업과 학습, 사회적인 교류가 일어나는 공간으로서 회사에 더욱 크게 기여할 것입니다. Dropbox는 2020년에 ‘온라인 중심’ 업무공간을 도입하면서 기존 오피스를 Dropbox Studios라는 이름의 협업 및 커뮤니티 기반의 공용 코워킹 스페이스로 전환했습니다. Dropbox는 주문형 업무공간을 활용하여 아직 오피스 공간을 구축하지 못한 도시로 혼합형 업무공간 모델을 확장했습니다.

혼합형 업무는 업무 방식과 근무 장소뿐 아니라 새로운 수요에 부응하기 위해 오피스의 물리적 레이아웃까지 바꾸고 있습니다. 직원들은 자신의 필요에 맞는 유연한 업무공간을 원합니다. 즉, 형식에 얽매이지 않는 환경을 원하며, 진행 중인 업무에 가장 적합한 오피스 영역에서 근무하고 싶어합니다. 또 직원들은 전 세계 어디서든 효과적으로 일할 수 있기를 바랍니다.

혼합형 업무공간 모델의 장점

생산성 향상

지금까지 일부 경영진은 직원들이 원하는 시간에 근무하게 되면 일을 덜 할 것이라는 생각에 혼합형 근무에 대해 다소 의구심을 가졌습니다. 하지만 이러한 의심은 기우일 뿐이었습니다. 실제로는 그 반대의 효과가 나타났습니다. 팬데믹이 유럽 기업들의 성과에 미친 영향을 조사한 Microsoft의 연구 보고서에서 리더의 82%가 회사의 생산성은 팬데믹 이전과 동일하거나 그 이전보다 높다고 답변했습니다.

이러한 결과는 어쩌면 당연한 것인지도 모릅니다. 혼합형 업무공간에서는 유연한 직원들이 시간을 더 효율적으로 쓰고 바쁜 통근 시간을 피할 수 있습니다. 또한 전통적인 오피스 환경의 소음과 방해 없이 업무에 온전히 집중하며 한밤중이든 이른 아침이든 자신의 생산성이 극대화되는 시간에 근무할 수 있습니다. 직원들이 더 행복하고 충분한 휴식을 취하며 스트레스를 덜 받으면 업무 성과도 올라갑니다.

직원의 행복

원하는 장소에서 원하는 시간에 자유롭게 일할 수 있게 되면 직원의 만족도가 상당히 향상됩니다. 2020년 SurveyMonkey의 조사에 따르면, 원격 근무자들은 오피스에서 일하는 동료 직원들보다 행복감이 더 큰 것으로 나타났습니다. 그 이유는 자신의 일정을 자유롭게 관리할 수 있다는 심리적 만족감에서부터 자신이 가장 편안하고 익숙한 공간에서 근무할 수 있는 것 등 다양합니다. 편한 복장, 직접 요리해 먹을 수 있는 이점과 소중한 이들과 더 많은 시간을 보낼 수 있다는 점 등이 이러한 행복감을 키우는 것으로 나타났습니다. 

영국 맨체스터의 WeWork One St Peter’s Square 지점.

한편 재택 근무로 인해 고립감이나 주의 분산을 겪는 이들도 많습니다. 혼합형 업무공간은 직원들이 집 밖에서 동료와 협업하고 사회적 교류를 할 수 있는 전문 공간을 조성해 완전 원격 근무의 단점을 보완했습니다.

비용 절감

혼합형 오피스에는 직원별 전용 데스크가 필요 없습니다. 성공적인 혼합형 오피스에는 직원이 자신의 노트북을 사용할 수 있는 입식 데스크, 편안하게 이메일을 확인할 수 있는 라운지, 전화 회의를 위한 방음 부스, 팀원들끼리 가벼운 대화를 나눌 수 있는 카페 구역 등 다양한 업무에 적합한 여러 다용도 공간이 있습니다. 

회사는 특정 시간에 오피스에 몇 명의 직원이 상주할지 파악한 다음 착석률을 기반으로 계획을 수립하여 임대료, 사무용품 비용 및 기타 사업 경비를 줄일 수 있습니다.

팬데믹 동안의 안전 

의료 전문가들은 백신이 효과가 있어 사회가 팬데믹으로부터 회복이 되어 간다고 하더라도 당분간은 사회적 거리두기 조치는 유지될 것이라고 경고합니다. 그때까지는 업무 방식과 출장 방식이 바이러스의 위험 수준에 맞게 조정될 것입니다. 

샌프란시스코 WeWork 1460 Mission St 지점.

혼합형 업무공간은 오피스에 머무는 인원수를 줄이고 충분한 개인 공간을 제공하며, 거리두기를 더욱 쉽게 하여 팬데믹 기간 동안 직원들을 안전하게 보호합니다. 유연 근무자는 붐비는 시간 외의 시간대에 통근하거나 본인 또는 가족들이 특수한 위험에 처한 경우 재택 근무를 할 수 있습니다.

혼합형 업무공간 모델의 단점

번아웃의 가능성

혼합형 업무공간 모델에서는 주의하지 않으면 자칫 초과 근무 문화가 야기될 수 있습니다. 원격 근무자는 오피스 근무자보다 더 오래 일하고 휴식 시간도 더 짧을 수 있습니다. 원격 근무자들은 보이지 않는 곳에서 일하기 때문에 오피스에 남은 동료들이 자신을 대충 일하는 사람으로 받아들일까봐 걱정하며, 이 때문에 야근을 불사하거나 통상적인 업무 시간 외에도 일하는 등 과도한 보상 행동을 보이는 경향이 있습니다. 

오후에 운동을 하거나 아이들과 놀아주기 위해 퇴근한 유연 근무자는 죄책감 때문에 더 많이 일하고 더 많은 스트레스를 받으며, 결국 번아웃 상태에 빠지게 될 수 있습니다. 따라서 관리자는 업무 시스템에 로그인되어 있는 상태보다는 업무에 집중하는 것을 강조하는 기업 문화를 조성해야 합니다.

기술 의존도 증가 

비즈니스를 물리적 공간과 분리하는 일은 어렵고 복잡한 과제이지만, 혼합형 업무공간은 ‘위치에 상관없는’ 방식으로 운영될 수 있어야 합니다. Google Workspace와 Microsoft 365처럼 원격 근무를 가능하게 하는 클라우드 기반의 생산성 제품을 사용하면 전 세계 어디서나 혼합형 오피스에서 업무를 볼 수 있습니다.

즉, 모든 사람에게 노트북과 휴대폰 등 오피스에서 멀리 떨어져 있어도 업무를 볼 수 있는 적절한 하드웨어와 리소스가 지급되어야 합니다. 혼합형 오피스의 IT 부서는 예기치 못한 위치에서 다양한 개인용 기기가 연결되는 상황을 제어하여, 모든 직원에게 동등한 업무 환경을 보장할 뿐 아니라 회사의 데이터를 안전하게 보호해야 합니다.

오피스 레이아웃 재설계

회사가 혼합형 업무공간으로 완전히 전환하려면 기존의 오피스 공간 재구성에 투자하여 유연 근무자의 요구 사항을 충족해야 합니다. 즉, 직원들의 업무 성과를 극대화할 수 있도록 소규모 미팅을 위한 공용 공간, 집중을 위한 조용한 구역, 자율 업무 환경용으로 빠르게 전환할 수 있는 가변형 미팅룸과 같이 다양한 영역을 갖추고 있어야 합니다. 

파리 WeWork 8 Rue des Pirogues de Bercy 지점.

혼합형 오피스는 좌석마다 충전용 콘센트, 원격 근무를 하는 동료들과의 원활한 연결을 위한 회의용 스크린, 일할 수 있는 모든 위치에 고속 와이파이 설치 지원 등 우수한 기능이 필요합니다. 오래된 건물에 위치한 기업은 이러한 요건을 갖추기 위한 재설계가 힘든 과제일 수 있습니다.

서로 떨어져 있는 팀원들과의 팀 친목 활동 강화하기 

혼합형 업무공간에서는 동료 직원들과 관계를 맺고 그 관계를 유지하기가 어려울 수 있습니다. 같은 물리적 공간에 있지 않으면 동료의 데스크에 찾아가 가벼운 담소를 나누거나 함께 재미있는 YouTube 동영상을 보며 웃을 수도 없습니다. 

직원들이 함께하는 경험이 부족하게 되면 특히 계속 오피스에서 근무하는 일부 직원들끼리 소집단을 형성해 원격 근무자는 고립감과 소외감, 외로움을 느끼게 되는 결과가 초래될 수 있습니다. 유능한 관리자는 모든 직원을 포함하는 회사 팀 친목 활동을 조정하고, 지역에 상관 없이 모두가 참여할 수 있는 정기 친목 행사를 주최하여 이 같은 부작용을 완화할 수 있습니다.

WeWork의 혼합형 업무공간 지원 방식

WeWork는 기업이 보다 손쉽게 혼합형 업무공간으로 전환하도록 도와드립니다. 변화하는 비즈니스 수요에 맞는 유연한 오피스가 필요하신가요? 원격 근무자가 협업을 진행하고 아이디어를 공유할 수 있는 공간이 필요하신가요? WeWork는 유연하고 디자인이 멋진 업무공간으로 여러분의 변화하는 요구 사항을 만족시켜드리겠습니다. WeWork의 코워킹 스페이스는 전 세계 어디서든 직원의 업무 성과를 극대화합니다.

WeWork All Access는 직원들이 전 세계 수백 곳의 WeWork 지점에서 업무를 볼 수 있게 하는 월간 멤버십입니다. WeWork On Demand를 이용하면 하루 29달러의 가격으로 수백 곳의 지점에 있는 업무공간과 미팅룸을 자유롭게 이용할 수 있기 때문에, 항상 최적의 생산성을 유지하기 위한 공간, 커뮤니티, 시설을 찾을 수 있어 유연성은 더욱 강화됩니다.

이번 팬데믹을 겪으며 우리는 업무 방식에 대한 중요한 교훈을 얻었습니다. 평범한 일상은 불변하는 것이 아니며, 대안적 업무 방식은 실행 가능할 뿐만 아니라 행복, 생산성, 건강에 지속적인 영향을 줄 수 있다는 것이 밝혀졌습니다. 일의 미래는 유연하고, 직원들에게 필요한 유연성을 확보하기 위한 수단으로 혼합형 모델을 채택하는 기업이 점점 늘어나고 있습니다. 

Steve Hogarty는 런던에 기반을 둔 작가이자 저널리스트입니다. City AM 신문의 여행 에디터이자 City AM Magazine의 부편집장으로 기술, 여행, 엔터테인먼트를 주로 다룹니다.

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