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혼합형 업무공간 모델은 원격 근무와 오피스 근무가 결합된 업무 환경의 한 유형입니다. 일반적인 혼합형 업무공간에서는 직원의 일부 또는 모두가 재택근무 시간과 중앙 오피스 근무 시간을 나눠 근무 장소와 시간을 자유롭게 선택할 수 있습니다.
혼합형 업무 모델을 도입한 회사에서는 일부 직원이 한 곳 이상의 오피스에 정기적으로 출근하고 나머지 직원은 원격으로 근무하거나 재택에서 업무를 합니다. 이 모델은 물리적인 회사 건물이 없어 모든 직원이 원격 근무하는 완전 원격 근무 모델과는 다릅니다.
혼합형 환경의 운영 방식은 회사마다 다르지만, 소수의 직원이 고정적으로 현장에서 근무하거나 여러 팀이 시간 차를 두고 2주마다 돌아가며 작업할 수 있습니다. 혼합형 업무공간에서는 거의 100% 원격으로 근무하면서 직원들이 정기 대면 미팅에 참석할 수 있습니다. 아니면 거의 100% 오피스 기반으로 근무하면서 소수의 근무자나 팀만 원격으로 근무할 수도 있습니다.
어떤 방식을 택하든 혼합형 업무공간의 목표는 공유하는 물리적 공간에서 협업하고, 생산적으로 근무할 수 있는 능력과 개별 근무자에게 필요한 사항의 균형을 맞추는 것입니다. 이 글에서는 혼합형 업무공간의 장점을 살펴보고 점점 더 많은 회사들이 혼합형 업무 방식으로 전환하는 이유를 살펴본 후, 혼합형 모델을 회사에 맞게 구현하기 위한 기본 팁을 설명하도록 하겠습니다.
점점 더 많은 기업이 혼합형 업무공간 모델로 전환하는 이유
코로나19 팬데믹의 영향으로 업무 방식이 완전히 바뀌었기 때문에, 기업들은 물리적인 업무공간을 갖추는 것의 의미를 다시 생각해야 했습니다. 직원 우선순위는 지난 한 해 동안 많이 바뀌었습니다. 오피스로 돌아가고 싶어 하지 않는 사람들도 있지만 많은 사람들이 오피스로 빨리 돌아가고 싶어합니다. 대부분의 사람들은 이제 9시 출근 5시 퇴근과 같은 업무 방식은 이제 과거의 유물이며, 더 유연한 접근 방식을 취해야 한다는 데 동의합니다.
지난 해 우리는 어디서든 효과적으로 근무할 수 있는 도구와 소프트웨어, 기술이 있다는 것을 증명했지만, 한편으로 원격 근무의 단점도 확인했습니다. 원격 근무 동안 직원들은 고립감이나 소외감을 느끼게 됩니다. 집에 설치된 기술 장비가 부족할 수도 있고 업무공간이 좁거나 집중을 방해하는 요소가 가득할 수도 있습니다.
불가피하게 집에서 근무해야 했던 기간을 보내면서 알게 된 교훈에 따라 점차 오피스로 돌아가는 경향이 나타날 것입니다. 직원들은 근무 장소와 시간을 선택하고 싶어합니다. 번잡한 통근을 피하고 가족이나 친구들과 함께 더 많은 시간을 보내고 싶어합니다. 또한 동료들을 직접 보고 싶어 하며 물리적 공간에서 공통 목표를 향해 함께 일하고 싶어합니다.
이러한 모든 요소로 인해 혼합형 업무공간이 증가했습니다. 혼합형 업무공간은 회사를 물리적 본사와 분리하면서도, 직원이 원하면 본사에서 자유롭게 근무할 수 있도록 원격 근무와 오피스 근무를 혼합한 모델입니다.
고용주에게 혼합형 업무공간은 기존 오피스 배치를 새로운 형태로 재구성하고 먼 곳에 있는 새로운 인재를 유치하며 직원의 다양성을 높일 수 있는 기회입니다. 또한 많은 회사들이 원격 근무가 직원의 만족도와 생산성에 미친 긍정적인 영향을 확인했습니다. 혼합형 환경은 장기적으로 긍정적인 영향을 지속하는 한 가지 방법입니다.
직원들이 혼합형 업무공간을 선호하는 이유
팬데믹 발생 전에도 직원들은 업무공간의 유연성을 점점 더 중요하게 생각했습니다. 밀레니얼 세대의 10명 중 9명은 근무 장소와 근무 시간을 자유롭게 선택하는 것을 급여보다 더 중요하게 생각합니다. 이는 일을 바라보는 방식과 일하는 장소에 대한 태도가 진화되었다는 것을 뜻하지만, 더 젊은 직원을 대상으로 설문조사를 실시하면 이 추세는 또다시 바뀔 것입니다.
머지 않아 Z세대가 노동인구의 대부분을 차지할 날이 올 것입니다. 2020년 Salesforce 설문조사에 따르면 이들은 집에서만 근무하지 않고 집과 오피스로 업무 시간을 나누는 방식을 점점 더 선호하는 것으로 나타났습니다. 사회 초년생에게 오피스는 더욱 중요한 역할을 합니다. 오피스는 다른 사람들과 어울리고 인맥을 형성하며 협업하는 장소로 간주됩니다. 오피스 출근 빈도수를 선택할 수 있느냐도 여전히 중요하지만, 데이터에 따르면 Z세대는 밀레니얼 세대보다 재택근무에 별로 관심이 없습니다.
완전 원격 근무 방식에서 혼합형 업무공간으로 선호도가 바뀌는 이러한 추세는 몇 가지 요인으로 설명할 수 있습니다. 평균적으로 우리는 전원 콘센트와 Wi-Fi만 있다면 어디서든 일할 수 있는 장비를 갖추고 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어를 사용하면 거리에 상관없이 안정적으로 협업할 수 있습니다. 또한 워라밸에 대한 관심이 점점 더 높아지면서, 업무 일정에 맞춰 개인 생활을 조정하는 대신 개인 생활에 맞춰 업무 일정을 계획하게 되었습니다.
하지만 일부 작업자는 개인적인 상황 때문에 100% 재택근무가 제한적일 수 있습니다. 젊은 직원들은 집에 편안한 오피스를 마련할 공간이 부족하거나 여전히 부모나 룸메이트와 함께 생활하고 있을 수 있기 때문입니다. 젊은 직원들은 관계를 맺고 새로운 기술을 배우며 멘토링을 받을 수 있기 때문에 특히 동료와 대면하는 시간을 중요하게 생각합니다.
혼합형 환경에서는 물리적 본사의 이점과 함께 유연 근무의 이점을 누릴 수 있습니다. 팬데믹으로 인해 인력 분산이 가능하다는 것이 증명되어 기존 추세가 가속화되었지만, 완전 원격 근무 모델의 몇 가지 단점도 드러났습니다. 직원들 중에서도 특히 사회 초년생들은 오피스 근무와 원격 근무의 장점을 모두 누리고 싶어 합니다.
혼합형 업무공간의 성공적인 구현 방법
혼합형 업무공간으로 전환하려면 장소에 구애 받지 않도록 회사의 업무 프로세스를 완전히 새롭게 구축해야 합니다. 이는 기업이 처리해야 하는 가장 어려운 문제 중 하나로 문제 접근 방식은 기업의 규모와 형태에 따라 다릅니다.
여러분의 회사와 규모가 비슷한 다른 회사들이 혼합형 또는 원격 업무 방식으로 어떻게 전환했는지 살펴보고, 이 과정에서 다른 회사들이 얻은 교훈과 실수가 무엇인지 자세히 확인해 보세요. 계획할 때 명심해야 할 몇 가지 일반적인 아이디어는 다음과 같습니다.
직원들에게 실제로 무엇을 원하는지 물어보세요
모든 근무자가 똑같은 것을 원한다고 짐작하지 마세요. 모든 사람의 우선순위는 각기 다르므로 성공적인 혼합형 업무공간을 구현하려면 기업의 모든 위치에 있는 직원들의 피드백이 필요합니다. 팀을 대상으로 설문조사를 실시하고 즉시 대응하세요. 업무공간을 어떻게 바꿀 수 있을지 현실적으로 생각하고 직원들의 우려 사항과 요청을 직접 들어보세요.
옵션은 너무 많지 않게 적당히 제공하세요
직원들에게 근무 방식 옵션으로 두세 가지를 제시하세요. 주로 오피스에서 일하는 방식, 주로 집에서 일하는 방식, 두 가지를 적절하게 혼합한 방식을 제시할 수 있습니다. 사람들이 선호 사항을 바꿀 수 있도록 하되 너무 자주 바꾸지는 않도록 해 주세요. 이렇게 하면 미리 계획할 수 있고 모든 사람이 특정한 시간에 어디에 있는지 확실히 알 수 있으므로, 자원을 더 효과적으로 할당할 수 있습니다.
새로운 기술을 받아들이세요
원격 근무를 지원하는 공통 소프트웨어는 원활하게 작동하는 혼합형 업무공간의 핵심이기도 합니다. 클라우드 기반 생산성 소프트웨어와 화상회의 도구를 활용하여 원격 근무 직원과 오피스 직원들 사이에 공평한 경쟁 환경을 조성하세요.
모든 사용자가 원격으로 근무하는 데 필요한 하드웨어를 이용할 수 있는지 확인하세요. 오피스에서만 마칠 수 있는 일상적인 작업을 파악하고 그 이유가 무엇인지 생각한 다음, 이 문제를 해결할 수 있는 대안을 찾으세요. 근무자는 오피스 밖에서도 똑같이 업무를 수행할 수 있어야 합니다. 이상적인 혼합형 업무공간에서는 오피스가 하룻밤 사이에 사라진다고 해도 근무자가 업무를 수행할 수 있어야 합니다.
또한 근무자가 효과적으로 업무를 처리하는 데 필요한 모든 자원과 정보를 이용할 수 있어야 하므로, 이러한 자원과 정보는 항상 이용할 수 있고 쉽게 연결되도록 관리해야 합니다. 고객 미팅부터 복도에서 나누는 격식 없는 담소까지 모든 세부 사항을 하나도 빠짐없이 문서화하여 모든 직원이 최신 정보를 알고 동일한 내용을 이해하도록 하세요.
회사의 문화를 유지하세요
문화는 하나로 정의하기 어려운 개념입니다. 회사에 기업 철학이나 지도적 가치가 있을 수 있지만, 업무공간 문화는 근무자 간의 상호 작용에서 유기적으로 발생합니다. 격식 없는 온라인 만남이나 가상 전체 미팅을 통해 원격 근무 직원들도 오피스 직원들이 어울리는 자리에 함께 해 이야기를 나눌 수 있는 기회를 놓치지 않도록 합니다.
원격으로 근무하는 동료 역시 똑같이 직원의 대우를 받고 있다고 느껴야 합니다. 직원 혜택을 검토하여 오피스에 출근하는 직원에게만 혜택이 돌아가는 일이 없도록 하세요. 예를 들어, 직원이 구내식당에서 무제한 커피와 간식을 즐길 수 있다면 원격 근무자에게는 무료 커피 이용권이나 무료 가정식 세트를 제공할 수가 있습니다.
대면 문화를 원격 또는 혼합형 문화로 전환하는 것은 매우 어려운 과제이며 하룻밤 사이에 이루어지는 것이 아닙니다. 먼저 회사의 가치가 무엇인지 결정하고 해당 가치를 서면으로 작성한 다음 가능한 모든 채널을 통해 가치를 강화하세요.
원격 채용
혼합형 업무공간의 진정한 시험대는 신입 직원을 채용하는 방식입니다. 가능한 경우 위치와 상관없이 직원을 모집하세요. 오피스와의 거리에 상관없이 지원자들을 지원하는 새로운 면접 및 채용 절차를 개발하고, 모임과 사교 행사를 위해 여러 오피스를 오가는 데 필요한 자원과 기회를 제공하세요.
사회적 거리두기에 따라 오피스를 배치하세요
오피스 근무 인원이 적을수록 직원 안전을 위해 최적화된 배치를 더 쉽게 구현할 수 있습니다. 사회적 거리두기 지침이 얼마나 오래 갈지 아직 잘 모르기 때문에, 이 기회에 업무공간의 밀도를 감소시키고 오피스 주변에 공유 코워킹 스페이스를 만들어 보세요. 워크스테이션 간에 개인 공간을 많이 만들고 빌딩 전체에 직원을 안전하게 안내하는 일방통행 시스템을 설계하세요.
눈 앞에 보이지 않는다고 해서 간과하지 마세요
원격 근무자는 오피스 근무자보다 눈에 잘 보이지 않으므로 승진 및 기타 기회에서 간과될 위험이 높을 수 있습니다. 이러한 자연스러운 편향을 인식하고 의사결정에서 공정성과 공평성을 지킬 수 있는 조치를 취하세요.
원격 근무자를 지원하고 포용하도록 관리자를 교육하고 최대한 공평한 경쟁 환경을 조성하도록 채용 절차를 조정하여, 원격 근무 직원이 같은 공간에 있지 않다는 이유만으로 직업적 불이익을 당하지 않도록 하세요.
WeWork가 혼합형 업무공간으로 전환하는 데 도움이 될 방식
혼합형 업무공간의 핵심 원칙은 직원들이 어디에 있든지 최선을 다하도록 지원하는 것입니다. WeWork 오피스는 유연성을 중심으로 설계되었으며 더욱 역동적인 업무 방식을 선택하는 데 도움이 될 수 있습니다. 원격 팀을 위한 위성 오피스를 시작할 계획이거나 회사의 변화에 맞게 빠르게 확장 가능한 업무공간으로 전환할 예정이든지, WeWork는 창의적인 영감을 주고 유연하게 조정할 수 있는 업무공간을 제공하는 방식으로 비즈니스 목표를 지원합니다.
전용 데스크와 프라이빗 오피스를 이용하면 원격 근무자가 오피스의 동료와 더 긴밀하게 연결되어 있다고 느낄 수 있습니다. 집중이 잘 되는 환경, 현대적인 미팅룸, 고속 Wi-Fi, 업무용 시설은 팀원들에게 거리와 상관없이 생산적이고 참여도 높은 협력적인 업무 환경을 유지하는 데 필요한 도구입니다.
WeWork 올액세스 및 WeWork On Demand와 같은 상품은 전 세계 주요 도시의 업무공간과 미팅룸을 이용할 수 있으므로 훨씬 더 많은 유연성을 제공합니다.
혼합형 모델이 성공하려면 제외되는 사람이 한 사람도 있어선 안 됩니다. 새로운 전략에 대응하는 유연한 업무공간은 전환의 중요한 부분이며, 이러한 업무공간을 이용하면 회사의 리더는 확신을 가지고 직원을 위한 올바른 결정을 내릴 수 있습니다. 비즈니스 운영 방식을 바꾸는 데는 많은 어려움이 따르지만, 지속 가능하고 생산적이며 포용력 있는 더 좋은 업무 문화를 실현할 수 있다는 엄청난 잠재력이 있습니다.
Steve Hogarty는 런던에 기반을 둔 작가이자 저널리스트입니다. City AM 신문의 여행 에디터이자 City AM Magazine의 부편집장으로 기술, 여행, 엔터테인먼트를 주로 다룹니다.