All’inizio di marzo, Jacqueline Slatky ha ricevuto una telefonata dal suo manager che le chiedeva se poteva dare una mano con un potenziale caso di COVID-19 in un edificio WeWork di New York.
"A quel tempo non avevo praticamente idea che le mie competenze nella gestione dei progetti sarebbero state poste decisamente alla prova quando l’organizzazione ha dovuto affrontare un evento globale imprevisto", ha dichiarato Slatky.
Allora non erano ancora chiare le dimensioni di ciò che stava per accadere: l’Organizzazione Mondiale della Sanità ha dichiarato lo scoppio della pandemia all’inizio di marzo, mentre gli stati del paese stavano appena iniziando a dichiarare lo stato d’emergenza.
Slatky ha dato una mano all’azienda "lavorando non di più, ma in modo più intelligente", come ci si aspettava da una manager esperta in eccellenze operative negli Stati Uniti e in Canada al servizio di WeWork da ottobre del 2018, ma questa volta si trattava di qualcosa di completamente diverso.
"Non vi erano precedenti su come affrontare il COVID-19 ed anche cercando disperatamente su Google non avremmo trovato le risposte che ci servivano", ha dichiarato.
Oggi le cose non stanno più così. I membri possono accedere a qualsiasi sede WeWork in ogni parte del mondo per trovare un ambiente di lavoro sicuro e produttivo pieno di postazioni di igienizzazione, protocolli di distanziamento e mascherine e guanti disponibili ovunque. Questa trasformazione, che si adegua costantemente in risposta ai dati che emergono sulla pandemia, la si deve in gran parte al personale lungimirante incaricato di tenere aperti i nostri edifici. Il compito del personale responsabile della gestione degli edifici è migliorare e mettere a disposizione eccellenze operative di livello mondiale per consentire alla community e ai team WeWork di fare in modo che i membri si trovino perfettamente a loro agio.
Alecia Craft, responsabile della gestione negli Stati Uniti e in Canada, ha diretto il piano di trasformazione per il rientro in ufficio. (Craft dirige i programmi a livello regionale, Slatky i flussi di lavoro specifici nell’ambito del programma). "Questa è la nostra nuova normalità e dovevamo trovare un modo per coesistervi e sentirci al sicuro", ha dichiarato Craft, che ha iniziato a lavorare in WeWork a luglio del 2019.
"Siamo impegnati a soddisfare le aspettative dei nostri membri per quanto riguarda il distanziamento sociale, la salute e il benessere, senza perdere di vista l’importanza della community e del restare connessi", ha dichiarato.
All’inizio
Questa trasformazione non è avvenuta dall’oggi al domani. In un’azienda con più di 800 sedi in tutto il mondo, tra cui in 40 città del solo Nord America, organizzare una risposta coesa era un impegno enorme, soprattutto per il fatto che praticamente dalla sera alla mattina gran parte di questo lavoro lo si è dovuto svolgere da remoto.
Dovendo aprire una via mai percorsa prima d’ora, Craft e Slatky hanno dovuto iniziare da alcune problematiche veramente fondamentali: come vengono segnalati i contagi da COVID-19? Chi deve conoscere che cosa, e quando? Come disinfettare gli ambienti? Chi è responsabile di prendere queste decisioni?
Sono stati organizzati veloci incontri a frequenza giornaliera con il personale responsabile della gestione operativa ed è stato istituito un canale Slack interno per consentire aggiornamenti in tempo reale.
"Si è trattato di un periodo in cui praticamente tutti hanno dovuto lavorare al di fuori di quelle che sono le loro specifiche mansioni per il bene dell’azienda e dei nostri membri" ha dichiarato Slatky. "Prima del COVID-19, pensavo a cose del tipo quale tipo di latte senza lattosio avremmo dovuto tenere in dispensa. Adesso sono in prima linea, per garantire che i nostri ambienti siano sicuri per i membri."
Si tratta di una responsabilità che Craft e Slatky prendono sul serio. Una volta ottenute le risposte alle problematiche di base, gli ambienti di lavoro dovevano essere dotati degli strumenti giusti. Craft ha contribuito a organizzare la più importante fornitura di prodotti che sia mai stata effettuata per gli edifici WeWork esistenti: 19.000 erogatori di igienizzante per le mani e 13.000 di salviette, segnaletica con le spiegazioni dei nuovi sistemi, cuscini recanti indicazioni sull’obbligo del distanziamento, 5.000 scatole di guanti e svariate migliaia di mascherine.
Per tenere traccia di tutto ciò Craft ha costituito un comitato di servizio per la gestione del progetto, Monday.com. Il team ha dovuto tenere un rigoroso conteggio dei quantitativi ordinati per i singoli edifici, delle date di consegna, dei numeri di riferimento, dei certificati assicurativi per consentire ai fornitori della logistica di scaricare rapidamente i pallet presso le banchine di carico, di eventuali mancate consegne e di tutto ciò che doveva essere documentato e razionalizzato.
"Questo è l’aspetto che mi fa amare il mio lavoro: poter garantire una leadership e una direzione accurate quando l’organizzazione ne ha più bisogno ed essere in grado di dare priorità e realizzare strutture e processi dove c’è disorganizzazione", ha dichiarato Slatky.
Mentre stava accadendo tutto ciò, Craft e Slatky dirigevano anche un’attività a livello aziendale finalizzata allo sviluppo di protocolli per una nuova realtà lavorativa. Questi protocolli, che sono stati adottati in tutte le sedi WeWork, prevedono – tra l’altro – di ridurre la densità di persone negli spazi (stiamo parlando di ridurre e distanziare gli arredi nelle aree comuni), rendere disponibili ovunque erogatori di igienizzante per le mani e salviette disinfettanti e aumentare la frequenza delle pulizie e della sanificazione (soprattutto nelle aree più frequentate). I team community sono stati inoltre dotati di mascherine e guanti e vengono regolarmente sottoposti al controllo della temperatura.
Rientro al lavoro
Una volta realizzato tutto ciò, Craft e Slatky non vedevano l’ora di riaccogliere negli ambienti WeWork i membri, i quali a loro volta erano entusiasti di rientrare.
"Sono veramente soddisfatta di tornare al lavoro – ha dichiarato Craft durante un webinar a fine luglio sull’adeguamento del posto di lavoro, al quale ha partecipato dalla sede WeWork 1448 NW Market St di Seattle, che si trova a 10 minuti a piedi da casa sua. "Sono rimasta chiusa in casa con due figlie gemelle di 14 anni e sono felice di essere uscita oggi", ha detto.
Anche se sostiene che vi siano degli aspetti positivi lavorando da casa, come piegare il bucato durante una conference call, Craft afferma comunque che non c’è nulla che possa equivalere a lavorare nello stesso spazio fisico.
"La collaborazione ne risente decisamente. Non c’è niente che possa essere equiparato al trovarsi fisicamente con qualcuno e per poter conversare scambiandosi idee proprio in quel preciso momento", ha dichiarato. Gli studi lo confermano. Secondo un sondaggio condotto da WeWork e brightspot strategy, i dipendenti che lavorano da casa hanno visto ridursi dell’11% la possibilità di incontrarsi e di scambiarsi idee. Per i dipendenti i cui ruoli sono basati sulla collaborazione, la riduzione è risultata dell’ordine del 13 – 15%.
Un nuovo modo di lavorare, per un mondo nuovo
Nonostante tutti questi cambiamenti, WeWork ha continuato a dare priorità agli aspetti che hanno fatto sì che i membri scegliessero i suoi locali: massima attenzione ai dettagli, un forte senso della community e quel tipo di spirito imprenditoriale che considera questa pandemia una sfida che si può vincere solo tutti assieme.
È stato questo l’impegno quotidiano di Craft e Slatky.
"Quello che più m’interessa è la soddisfazione dei membri – ha dichiarato Craft – volevamo essere certi di fornire un servizio eccezionale a tutti coloro che frequentano i nostri edifici ogni giorno. Tutti i nostri valori si manifestano nel nostro lavoro quotidiano; cerchiamo sempre di fare la cosa giusta e sempre meglio."
Craft e Slatky stanno portando a termine il loro grande impegno. Tutto quello che occorreva è stato fornito e installato negli edifici, ma Craft continua a organizzare incontri bisettimanali con i fornitori e il personale responsabile della gestione per garantire che tutto sia perfettamente a posto. Inoltre, sta dedicando sempre più tempo a rispondere alle richieste dei membri e ad aiutarli a ridurre la densità di persone nei loro uffici quando vi si trasferiscono.
Man mano che emergono nuove informazioni sul COVID-19, WeWork continua a migliorare e adeguare i suoi sistemi in modo da tenerne conto. "Una cosa è definire o migliorare un sistema o un processo, un’altra è mantenerlo", ha dichiarato Slatky. "Quando un problema è stato risolto e le soluzioni sono state attuate, è fondamentale mantenerne i vantaggi".
Anche se negli uffici WeWork si è sempre avuta circolazione di aria fresca, l’azienda sta attualmente collaborando con la società di progettazione e ingegneria globale Arup per migliorare la salute e la sicurezza dei sistemi di filtrazione dell’aria. Considerando la rapidità con cui i Centres for Disease Control e le amministrazioni locali hanno modificato i requisiti per le aziende all’inizio della pandemia, Slatky ha attivato un comitato Monday.com per tenere traccia delle eventuali nuove circolari statali e locali. Ora che i sistemi sono in funzione, WeWork è in grado di attuare in modo rapido ed efficace le eventuali nuove disposizioni locali e statali per quanto riguarda l’uso delle mascherine e altri protocolli di sicurezza.
"Ecco come sarà futuro: secondo me, l’unico punto fermo sarà il cambiamento. Dovremo tenere costantemente d’occhio le trasformazioni e adeguarci", ha dichiarato Craft. "Per WeWork la resilienza non è qualcosa di nuovo, ma è ciò che ha fatto sì che siamo quello che siamo e lo dimostreremo continuando a imparare e a crescere assieme".
A.M. Higgins è scrittrice e content creator di Washington, D.C.
