10 kokoushuonetta millaiseen kokoukseen tahansa

Parhaat yhteistyötilat ovat paljon muutakin kuin pöytä ja tuoleja: ne on luotu tukemaan tapoja, joilla tiimit työskentelevät

Olemme kaikki olleet huonoissa kokouksissa. Karvas totuus on se, että onnistuneeseen kokoukseen vaaditaan muutakin kuin ajan varaaminen kalenterista. Kokousten sankarit -sarjassamme opit, miten voit pelastaa (työ)päivän seuraavalla kokouksellasi. Et enää koskaan kuule päivittelyä siitä, että asian olisi voinut hoitaa sähköpostillakin.

Yhteistyö luo perustan asioiden hoitamiselle työpaikalla. Muiden tapaaminen, ideoiden jakaminen, aivoriihet, hyväksynnän hankkiminen ja toteutusstrategian sopiminen ovat elintärkeitä liiketoimintasi eteenpäin viemiseksi. 

Yhteistyötä ovat yhtä lailla hiljainen keskustelu yhden henkilön kanssa ideoiden luomiseksi kuin tiimin videokokous toisella puolella maailmaa olevien kollegoiden kanssa. Useimmissa toimistoissa tämä tapahtuu kokoushuoneissa. Parhaat yhteistyötilat ovat silti paljon muutakin kuin vain muutama tuoli pöydän ympärillä neljän seinän sisällä.

Koska yhdessä työskentely on tärkeää ja sitä tehdään niin monissa muodoissa, kokoushuoneiden täytyy paitsi olla monipuolisia, mutta myös innostaa työntekijöitä tekemään parasta työtään. Joustavat työtilat, joissa työntekijät voivat työskennellä nopeasti tarpeidensa mukaisesti ja miellyttävästi, ovat tärkeitä tuottavuuden ylläpitämiseksi – sekä parhaiden lahjakkuuksien houkuttelemiseksi ja pitämiseksi. 

Siksi toimistoissa pitäisi olla erikokoisia kokoushuoneita erilaisin mukavuuksin ja palveluin. Suunnittelijoiden pitäisi varoa tunkemasta tiloihin liikaa esimerkiksi pieniä kolmen hengen huoneita tai suuria kymmenen hengen tiloja. Optimaalinen työtila on toimiva yhdistelmä molempia. Tässä on joitain tapoja, joilla WeWork luo kokoushuoneita, jotka edistävät yhteistyötä ja tuottavuutta. 

Erikokoisia kokoushuoneita eri tarpeisiin

Koska tiimit työskentelevät eri tavoin kokoushuoneissa, aina ryhmäaivoriihistä kahdenkeskisiin kokouksiin, ihanteellinen tila tietynlaiselle kokoukselle ei välttämättä sovi kovin hyvin muunlaisille kokouksille. Tarjoamalla erikokoisia huoneita erilaisin varustein, tarjoat mahdollisuudet kaikenlaisille kokouksille.

Joihinkin kokouksiin osallistuu työntekijöitä eri osastoilta ja tasoilta. Näihin tarvitaan iso huone. Tähän kokoushuoneeseen WeWork EBA Centerissä Kiinan Shanghaissa mahtuu toistakymmentä ihmistä. Lisäksi käytettävissä on videokokouslaitteisto, jotta tiimin jäsenet voivat osallistua etäyhteydellä muualta. 

Joskus taas tarvitaan intiimejä tiloja. Tämä huone WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 -toimipisteessämme Meksikon Monterreyssa sopii täydellisesti pienelle ryhmälle. Värikkäiden tuolien ja korkean pöydän ansiosta tila ei tunnu perinteiseltä kokoushuoneelta. 

Luennon tai esityksen kaltaisille kokouksille saattaa sopia hyvin luentosalimainen tila. WeWork tarjoaa runsaasti tällaisia tiloja, kuten tämän WeWork Reforma 26 -toimipisteen luentosalin Mexico Cityssä, joka on varustettu projektorilla.

Yhteistyössä tarvittavin työkaluin varustetut kokoushuoneet

Toimivasta kokoushuoneesta täytyy löytyä työkalut, joilla yhteistyö sujuu mahdollisimman helposti. Nämä työkalut voivat olla perusvarusteita, kuten tusseja ja taulu jäsentelyä varten, tai teknisempiä, kuten videokokousohjelmisto tai tekniikkaa, joka helpottaa huoneiden varaamista

Koska useissa eri paikoissa työskentelevät hajautetut tiimit ovat entistä yleisimpiä, videokokousmahdollisuus on entistä tärkeämpää. Tästä syystä monissa WeWork-kokoushuoneissa on näytöt ja videokokoustekniikka käyttövalmiina, kuten tässä Salesforce Towerin kokoushuoneessa San Franciscossa.

Aivoriihiä varten voi riittää taulu, jolla tiimi voi kirjata muistiinpanoja ja vetää yhteyksiä. Monissa WeWork-kokoushuoneissa on taulut käyttövalmiina seinillä ja tusseja valmiina, kuten tässä WeWork Javier Prado 476 -toimipisteen kokoushuoneessa Perun Limassa. 

Ideointi-istuntoja tai esityksiä voidaan pitää pienissä ja intiimeissä tiloissa tai suuremmissa. Suurempien ryhmien tarpeisiin soveltuu esimerkiksi huone, jossa taulun edessä on suuri pöytä tai useita pöytiä luokkahuonemaisesti aseteltuna, kuten tässä kokoushuoneessa WeWork Cervantes -toimipisteessä Mexico Cityssä.  

Kokoushuoneet ilman pöytiä

Kaikissa yhteistyötiloissa ei välttämättä tarvita pöytiä. Joskus hiljainen tila, jossa voidaan keskustella rennosti ja yksityisesti, on täydellinen paikka tiimityölle. Lisäetua tuo myös se, että mukavat tilat, kuten työntekijöiden oleskelutilat, voivat heijastaa yrityskulttuuria, jonka mukaisesti näytät työntekijöille arvostavasi heitä.

Tässä kokoushuoneessa WeWork Nogizaka -toimipisteessä Japanin Tokiossa on muutama matala tuoli mukavassa puuverhoillussa tilassa. Tilassa on korkeita kirjahyllyjä, jotka luovat vaikutelmaa kutsuvasta kirjastosta tai olohuoneesta.

Tässä WeWork Ing. Enrique Butty -toimipisteen kokoushuoneessa Argentiinan Buenos Airesissa on iso pehmeä sohva. Suuri värikäs taideteos ja maalattu katto piristävät huonetta, kun huurrettu lasi taas luo rentoa tunnelmaa.  

Tämä kokoushuone WeWork 11 Sanlitun Lu -toimipisteessä Kiinan Pekingissä tarjoaa muutaman sohvan, joilla istuen tiimisi voi käydä virallisia tai epävirallisia keskusteluita. Sen erottaa muusta toimistosta lasiseinien ja oven lisäksi myös kevyt värillinen materiaali, joka tekee tilasta kodikkaan ja intiimin sekä tarjoaa hieman yksityisyyttä. 

Aivan kuten kaikki kokoushuoneet eivät tarvitse pöytiä, ei kaikkien kokoushuoneiden tarvitse myöskään olla lasiseinäisiä. WeWork Iceberg -toimipisteen kokoushuoneissa Tokiossa Japanissa on betoniseinät, jotka luovat modernia tunnelmaa tilaan, joka muistuttaa betonin käytöstä tunnetusta japanilaisesta Pritzker-palkitusta arkkitehdistä Tadao Andosta. 

Koska yhteistyötä tehdään monissa muodoissa, myös tilojen, joissa sitä tehdään on oltava monipuolisia. Monipuolisen tarjonnan ansiosta työntekijäsi voivat valita itselleen parhaiten soveltuvan tilan. Tämä tutkitusti parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista. Tuottavuuden ja tyytyväisyyden kasvaessa myös liiketoimintasi paranee. 

WeWork tarjoaa kaikenkokoisille yrityksille tilaratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat ratkaista suurimmat liiketoimintahaasteensa.

Kaipaatko työtiloja? Ota meihin yhteyttä.