Cómo utiliza Okta los datos tomar decisiones a la hora de volver a la oficina

La empresa de software comparte su enfoque y cómo pueden utilizar mejor sus datos las empresas remotas

WeWork Galleria Office Tower I en Houston. Fotografía de WeWork

Los ocupantes de los edificios y los agentes están intentando adaptarse a unos cambios sin precedentes impuestos por la pandemia. El lugar de trabajo ha cambiado para siempre. Las estrategias antiguas están desapareciendo. A medida que se conciben nuevas estructuras para el mundo del trabajo, las empresas están pensando no solo en los costes y la cartera, sino que también quieren datos sobre el uso de los lugares de trabajo que les ayuden a trazar el camino más eficiente y sostenible. 

En un seminario web reciente, William Sandford, director sénior de desarrollo de negocio en WeWork, habló con Armen Vartanian, VP sénior de servicios para lugares de trabajo globales en la empresa de software Okta, y Sam Hocking, cofundador y presidente de Vertis, sobre cómo pueden pueden utilizar mejor los datos las empresas remotas para estructurar sus lugares de trabajo ahora que nos adentramos en 2022. Estas son algunas de las conclusiones de esa conversación. 

La experiencia de los empleados es más importante que nunca

Conseguir el espacio de oficina adecuado va más allá de asegurarse de que se satisfacen los requisitos en cuanto a los metros cuadrados y la ubicación necesarios. Vartanian dijo que es necesario ampliar funciones como la suya para estar a la altura de las exigencias de negocios y empleados en un entorno dinámico. 

«Debido a la importancia de la experiencia del empleado, ahora más que nunca con el contexto de la pandemia y la gran dimisión, junto con un marco de contratación más distribuido, la experiencia del empleado se integra en los ámbitos en los que todos los líderes deberían centrarse», dijo Vartanian.

Mientras que el 30 por ciento de la plantilla de Okta trabajaba en remoto antes de la pandemia, Vartanian dijo que la contratación en mercados fuera de las oficinas se acerca ahora al 60 por ciento. Vartanian señaló que, en lo relativo a la geolocalización el reto es asegurarse de que las empresas contratan con precaución. «Si tu organización valora las interacciones cara a cara de manera que la gente esté alineada con tu cultura y se sientan conectadas con la organización y que pertenecen a esta, al tiempo que se mantiene la flexibilidad, tienes que contar con algún plan estratégico al contratar», dijo. 

Los líderes están creando estrategias prestando más atención al compromiso de los empleados y la utilización que el coste, dijo Sandford. «Cada vez más, las decisiones sobre el lugar de trabajo las toman un quorum de líderes de los departamentos empresarial, financiero y de recursos humanos para garantizar que se cumplen estos retos con nuevos modelos de asistencia», añadió.

Decisiones más informadas y empleados más contentos

Hocking, de Vertis, ha observado un marcado cambio en los modelos operativos de muchos negocios y está preparado para facilitar ese cambio con datos. 

«Los datos pueden ayudarte a localizar dónde se encuentran tus empleados», dijo. «Luego puedes pensar en qué tipo de recursos inmobiliarios tenemos que tener en esas zonas. ¿Es necesario que tengamos una estrategia flexible con WeWork? ¿Cuáles son nuestros requisitos a largo plazo?»

Pero ese es tan solo el primer paso, dijo Hocking. «Después puedes clasificar a las personas en función de lo que están haciendo, ya sea en remoto, de manera híbrida o a tiempo completo», continuó. «A medida que vas acumulando datos, puedes visualizarlos y crear análisis, los cuales a su vez ayudan a decidir tu estrategia». 

Debido a la importancia de la experiencia del empleado… se integra en los ámbitos en los que todos los líderes deberían centrarse.

Armen Vartanian, VP sénior de lugares de trabajo globales en Okta

Okta, al igual que la mayoría de las empresas, evalúa puntos de datos del coste de vista y del coste inmobiliario, pero también analiza datos en torno a cosas como los patrones de migración de los empleados, dijo Vartanian. Cosas como «desde donde están los ingenieros programando, en diferentes regiones. Disponer de estos conjuntos de datos únicos nos ayuda a ser estratégicos en lo que al modelo de contratación flexible respecta».

Antes de la pandemia, a las empresas no les preocupaba demasiado dónde vivía la gente, señaló Hocking. Eso ha cambiado. Las empresas se están planteando de verdad si contar con oficinas más cerca de sus empleados les animaría a acudir a la oficina con mayor frecuencia. La pandemia también ha hecho que las empresas reconsideren cómo se diseñan sus espacios de oficina así como su uso en general.

«Tienes una mejor oportunidad para dar forma a la manera de contratar, dónde contratar y la manera de diseñar tus espacios», dijo Vartanian. «Tienes que consolidar las contrataciones en diferentes mercados y crear oportunidades para que esas personas se reúnan de manera ocasional o periódicamente», dijo. Ese entorno no solo debe ser sostenible sino que tiene que generar un sentido de comunidad, colaboración y desarrollo de relaciones.

«Si bien muchos de nuestros clientes se alinean con la visión de Okta de la relación en evolución entre el talento y el lugar de trabajo, solo unos pocos tienen un camino claro para llegar hasta allí», dijo Sandford. «Probar concienzudamente nuevos modos de trabajo en todos los mercados, unidades de negocio o empresas permitirá a las empresas recabar los datos que necesitan para crear un entorno de trabajo competitivo y de colaboración en los próximos años», añadió.

Creando espacio para todos, tal y como lo necesitan

Okta, que es miembro de WeWork All Access observó un aumento del tráfico en sus oficinas a finales del año pasado. La empresa ha estado haciendo la transición a un diseño dinámico más flexible centrado en torno a los «barrios», un conjunto de escritorios asignados a equipos específicos durante los últimos años. 

«Les aplicamos ratios porque sabemos que la gente no va a venir todos los días», dijo Vartanian. «Contamos con áreas de trabajo para que los equipos colaboren, utilicen las pizarras digitales y hagan zoom, para que puedan tener sesiones en grupos y proporcionen a las personas que vienen la tecnología de la que no dispones en el hogar». 

Con eso en marcha, están rastreando los patrones de los empleados, con frecuencia con sensores, distintivos móviles, taquillas inteligente y una aplicación del lugar de trabajo con la que los empleados pueden interactuar. «Estamos haciendo un seguimiento de la utilización de determinados tipos de salas de reuniones diseñadas. ¿Cómo usan las personas esas zonas de asientos mullidos? ¿Es eficaz para diseñar espacios más parecidos a un entorno de coworking o la sala de espera de un aeropuerto?» preguntó Vartanian. «Sabemos que no es solo gente que viene para [todo] el día, sino también gente que pasa por allí para estar una o dos horas que necesita un asiento para trabajar un rato».

Reconsiderando el largo plazo frente al corto plazo

La dinámica cambiante de la cultura en general y de la cultura del lugar de trabajo en organizaciones individuales hace que la idea de encontrar una solución y atenerse a ella parezca anticuada. Ha llegado el momento de dejar ir esa idea, dijo Hocking, y pensar en soluciones para lugares de trabajo como algo que evoluciona constantemente. 

«Creo que el efecto que está teniendo es que las personas son más ágiles y están tratando esto como una situación dinámica, no una que se soluciona una vez que vemos el final de la pandemia y volvemos a trabajar desde la oficina», dijo Hocking. «Los empleados exigen cambios y los empresarios están encontrando formas de adaptarse. Hay una gran cita de Churchill que resume bien la situación: «Esto no es el final, ni siquiera el principio del fin, pero quizás sea el final del principio».

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