Как организовать конференцию в период самоизоляции

Организовав виртуальную конференцию, вы сможете поддержать ваш сектор и наладить связи, которые будут работать на вас и после кризиса

Из-за самоизоляции во время пандемии коронавируса были отменены все массовые мероприятия, что привело не только к нарушению нашей привычной социальной жизни, но и к отмене огромного количества крупнейших конференций во всем мире. Например, фестиваль технологий и музыки SXSWбыл отменен впервые за свою 33-летнюю историю, как и ежегодные конференции разработчиков Google и Facebook. 

Но, несмотря на продолжающийся кризис, многие компании для поддержания своих сообществ проводят виртуальные конференции. Например, в мае компания Microsoft проведет конференцию Build в формате виртуальных онлайн-сессий. Конференция Game Developers Conference (GDC) —одна из первых конференций, которую отменили еще в феврале — успешно прошла в формате онлайн-трансляции. Организаторы в течение недели транслировали выступления в режиме реального времени на платформе Twitch.

И хотя проведение виртуальной конференции в период самоизоляции сопряжено с рядом технических проблем, это возможно реализовать. Но в то же время для некоторых компаний виртуальная конференция открывает реальные возможности. Отрасли нуждаются в поддержке и взаимодействии. Так что предоставление площадки для общения и развития может помочь построить отношения, которые просуществуют намного дольше, чем этот кризис.

Если вы задумываетесь о проведении виртуальной конференции для своей компании, вот восемь правил, которые необходимо соблюдать, чтобы это сработало. 

Восемь стратегий для проведения виртуальной конференции   

Рекомендации для проведения виртуальной конференции зависят в первую очередь от вашей отрасли и формата мероприятия. Но есть ряд общих правил и стратегий, на которые следует ориентироваться. 

1. Выберите актуальную тему

В условиях отсутствия привязки к физическому местоположению может быть особенно трудно объединить сеансы виртуальной конференции рамками релевантного контекста. Просматривая серию почти не связанных между собой сеансов, у участников может возникнуть чувство, что они перегружены и бесцельно теряют время. Чтобы виртуальная конференция принесла реальную пользу, объедините все свои сеансы, курсы и семинары одной четкой центральной темой. Выберите интересную идею — это даже может быть всего одно слово — и пусть эта тема направляет каждый аспект программы конференции.

2. Включите в программу прямые видеотрансляции

Один из наиболее эффективных способов привлечения посетителей — это прямые эфиры. По возможности мотивируйте спикеров и участников выходить в прямой эфир до или после демонстрации заранее записанных презентаций. Прямые трансляции привносят столь необходимый элемент человеческого общения, без которого они могут казаться совершенно безличными. Это напоминает участникам, что, хоть конференция и виртуальная, но за кадром работают реальные люди.

3. Ведите диалог

Создавайте возможности для общения с посетителями: проводите прямые эфиры с ответами на вопросы и используйте такие инструменты, как опросы, задания или даже викторины. Помните, что вы постоянно боретесь за внимание людей. Поэтому приглашая зрителей участвовать в процессе, вместо пассивного наблюдения, вы повышаете вовлеченность аудитории и одновременно создаете дополнительный контент. 

Перед эфиром предложите участникам отправить вам свои вопросы и предложения, а в конце эфира дайте им свои ответы. Люди, которые задают вопросы, гораздо чаще остаются до конца эфира, чтобы услышать ваши ответы.

4. Отрепетируйте процесс

Учитывая огромное количество потенциальных точек отказа, у вас наверняка может возникнуть ряд технических проблем при организации виртуальной конференции. Если это возможно, пусть ваши спикеры проводят презентации заранее. Не рассчитывайте на то, что ваши гости подкованы в технических вопросах. Проверьте свое оборудование и скорость подключения, а также подготовьте решения и запасной план на случай, если что-то пойдет не так.

5. Не усложняйте

Тот факт, что вы не можете провести очную конференцию, не означает, что вам нужно в точности воссоздавать все мероприятие в виртуальном формате. Подумайте, какие аспекты можно максимально упростить, оставив только основу. 

Например, некоторые сеансы можно проводить в виде прямых эфиров Facebook Live. Можно ли представить презентацию в виде историй в Instagram или даже переписки в Twitter? Чем проще вашим участникам следить за контентом, тем больше вероятность, что вы привлечете и удержите их внимание.

6. Побуждайте к общению

Режим самоизоляции затрудняет общение, но это совершенно не означает, что виртуальная конференция не может предложить такие же возможности взаимодействия, которые доступны на обычном мероприятии. Платформы для конференций и вебинаров, такие как Zoom, оснащены функциями чата, которые позволяют проводить обсуждения во время сеанса, а также отправлять личные сообщения участникам после его завершения. Научитесь использовать эти инструменты, и вы обнаружите, что виртуальные конференции могут быть такими же эффективными для общения людей, как и личные встречи.

7. Используйте социальные сети в качестве площадки для общения

Такие социальные сети, как Twitter, Facebook и Instagram, являются тем местом, где чаще всего происходит общение между участниками во время виртуальной конференции. Используйте это — внедряйте хэштеги, чтобы создать чувство общности. И пусть ваши спикеры и участники предлагают аудитории их использовать.

8. Учитывайте технические возможности

Заранее обсудите со своими спикерами, где они могут проводить свои эфиры или записывать выступления. При необходимости предоставьте им оборудование, необходимое для создания видео профессионального качества, чтобы оно соответствовало формату остальной программе конференции.

У участников дома вряд ли будет профессиональное студийное оборудование, но с приличным USB-микрофоном, внешней камерой и простым фоном они смогут провести интересное и яркое выступление.

Площадки для виртуальных конференций 

В зависимости от сложности и формата вашей конференции, существует множество различных инструментов и программных решений для виртуальных конференций, с помощью которых можно организовать и успешно провести ваше мероприятие. 

Для более масштабных программ можно рассмотреть полнофункциональную платформу для вебинаров, такую как ON24 или vConference. Оба этих решения предлагают мощный набор инструментов для отслеживания вовлеченности аудитории. Координатор виртуальных событий Evia — это простое решение для проведения онлайн-конференций, которое поддерживает прямые трансляции, запись видео и использование различных ресурсов, таких как дополнительные материалы для посетителей.

Платформы для видеоконференций, такие как Zoom, отлично подходят для небольшого количества участников или сеансов с прямым подключением, а бесплатные ресурсы, такие как YouTube и Facebook Live, позволяют вам охватить вашу целевую аудиторию одним нажатием кнопки.

Преимущества проведения виртуальной конференции в период самоизоляции 

Перспектива собрать людей на виртуальной конференции — особенно, если она организована в последний момент — поначалу может показаться неосуществимой. Но даже несмотря на то, что люди не смогут присутствовать физически, все равно есть множество причин провести ваше мероприятие в онлайн-формате, вместо того, чтобы его отменять.

Это помогает налаживать новые взаимоотношения

Виртуальная конференция помогает не только устанавливать и укреплять отношения между участниками, спикерами и посетителями, но и создавать прочные партнерские отношения между вами и людьми, помогающими в организации и проведении конференции. Созданные вами связи, от технического и вспомогательного персонала до отделов маркетинга, будут служить вашей компании множеством других способов и в дальнейшем. 

Это помогает создавать сообщество для вашей сферы деятельности

Для многих участников, в частности для тех, кто работает удаленно или в качестве внештатных сотрудников, такая конференция может стать важным социальным событием, а также чисто профессиональным мероприятием. Виртуальная конференция может предоставить этот жизненно важное ощущение принадлежности к сообществу, объединяя людей в то время, когда многие чувствуют себя социально изолированными, отрезанными от своей отрасли и, возможно, нуждаются в небольшом вдохновении. 

Это помогает создать библиотеку онлайн-видео

Большинство виртуальных платформ для конференций поддерживают возможность записи ваших сессий, чтобы они были доступны участникам после окончания конференции. Это не только позволяет создать библиотеку видеоконтента для отправки тем, кто не смог посмотреть его в режиме реального времени, но у вас также будет отличный ресурс для использования в будущих коммуникациях.

Перемещаете ли вы существующую конференцию в онлайн-формат или начинаете проведение виртуальных конференций с нуля, вам доступны инструменты для объединения вашей отрасли, которые позволяют легко организовать полноценное и успешное мероприятие для ваших посетителей и участников. 

Самоизоляция может на некоторое время закрыть нас в своих домах, но мы можем адаптироваться к этому новому режиму и продолжать оставаться на связи и продуктивно работать даже в эти сложные времена.

Стив Хогарти (Steve Hogarty) — писатель и журналист из Лондона. Он является редактором статей о путешествиях в газете City AM и заместителем редактора журнала City AM Magazine, где он работает с контентом о технологиях, путешествиях и развлечениях.

СТАТЬИ ПО ТЕМАМ
инновации лидерство
Хотите получить рабочее пространство? Свяжитесь с нами.