Três dicas para criar um escritório que inspira a inovação

Melhor, mais rápido, mais forte: eis os motivos pelos quais as empresas de maior sucesso evitam o espaço de escritório existente quando se concentram na inovação

O espaço é uma ferramenta poderosa para impulsionar o envolvimento, inspirar a inovação e impulsionar a produtividade. No entanto, qual é exatamente o aspeto de um espaço ideal? Na Ciência do Espaço, exploramos a forma como a ciência do design intencional consegue transformar qualquer ambiente de trabalho numa experiência holística.

Há uma pressão imensa sobre as empresas para inovarem antes da concorrência. É essa capacidade de ficar dois (ou 10) passos à frente da concorrência que proporciona os maiores ganhos.

O caminho em direção à inovação parece simples: começa com a contratação dos melhores talentos, que irão pensar em soluções novas e inovadoras, a respetiva colocação em ação, a aprendizagem e a repetição. Contudo, no mundo atual, tal não termina aqui.

Contratar os melhores talentos e depois pedir-lhes que realizem o seu melhor trabalho num ambiente de escritório aquém do ideal, constitui uma receita para o desastre. Já tiveste contacto (ou podes estar a ter contacto agora) com ambientes que te fazem lembrar mais o filme O insustentável peso do trabalho do que um centro de inovação?

As empresas mais inovadoras do mundo otimizam todos os aspetos do seu negócio, incluindo o respetivo espaço de trabalho físico.

A capacidade de pensar de forma criativa, de imaginar possibilidades e de estabelecer ligações que irão impulsionar o negócio no futuro, pode parecer impossível quando se passa o dia inteiro num escritório sem janelas e sem luz natural. Ou quando te sentes acorrentado a uma secretária. Um espaço de trabalho físico deprimente pode mesmo impedir que o funcionário mais talentoso pense na próxima grande ideia.

Então como devem as entidades patronais criar as condições para a inovação nos seus próprios espaços de trabalho? Faz parte das funções da equipa de estratégia do local de trabalho aqui na WeWork passarmos muito tempo a otimizar a experiência do local de trabalho para que os funcionários possam realizar o seu melhor trabalho. Eis três formas como podes reconsiderar o teu espaço de trabalho para incentivares a inovação entre as tuas próprias equipas.

1. Tornar o teu espaço de trabalho "passível de ser pirateado"

Quando as equipas estão incumbidas da inovação, existe a expectativa de que os funcionários irão rapidamente idealizar, criar protótipos e testar coisas. Por isso, não deveria o seu espaço de trabalho ser também ágil? Por outras palavras, não deveriam os funcionários sentir-se incentivados a "piratear" fisicamente a organização de um escritório convencional?

O que é que isto significa exatamente? Desde secretárias a cadeiras, de sofás a mesas, os funcionários devem ser capazes de adaptar o seu espaço de trabalho àquilo de que precisam, em vez de se adaptarem àquilo que a entidade patronal pode ter originalmente idealizado. Por exemplo, a WeWork garantiu que alguns dos nossos móveis podem ser deslocados, adicionando pegas e outras indicações visuais. Os funcionários podem configurar o espaço de acordo com as suas necessidades, quer se trate de uma sessão de brainstorming com um grupo grande, ou de um local confortável para trabalhar sozinho. Em suma, pensamos nos espaços de trabalho como "software", ou tendo a capacidade de ser atualizados mediante pedido, em vez de "hardware", que é estático e imutável. Os funcionários devem ser incentivados a criar um ambiente em que se sintam confortáveis e inspirados, semelhante à sensação de uma casa residencial.

Um grande exemplo desta situação surgiu na minha recente visita à IDEO, uma empresa internacional de design e consultoria fundada em Palo Alto, na Califórnia. A sua filosofia é a de que os espaços de trabalho "passíveis de ser pirateados" permitem aos funcionários realizar o seu trabalho real de forma mais destemida e experimental. Quando se imagina qual é a sensação de haver uma parede num determinado espaço, por exemplo, os funcionários da IDEO erigem paredes de papelão e testam diferentes disposições para verificar como os comportamentos mudam dentro do espaço.

O resultado de toda esta pirataria do espaço? Um ambiente de espaço de trabalho em que as pessoas estavam entusiasmadas com a partilha de ideias e a resolução de problemas. Além disso, os funcionários em espaços passíveis de ser pirateados sentem-se livres para expressar as suas ideias e opiniões sem repressão; por outras palavras, os funcionários sentem‑se psicologicamente seguros para se expressarem

Quão importante ´´é a segurança psicológica? Ao investigar a dinâmica de equipas de elevado desempenho, o departamento de operações de pessoal da Google identificou a segurança psicológica como o primeiro de cinco ingredientes essenciais. Perder esse medo de repercussões por tentar algo novo faz com que os funcionários se sintam incentivados a correr riscos, tenham debates francos e realizem sessões de brainstorming para a obtenção de soluções criativas. Para estes, o fracasso constitui uma experiência de aprendizagem e fazer frente às questões dá origem a resultados positivos. Tudo isto pode ser impulsionado e incentivado pelo espaço de trabalho certo. 

Beber café é um ritual popular na WeWork em Bogotá, na Colômbia.

2. Criar uma cultura única com rituais

Todas as empresas têm rituais, desde as comuns rotinas diárias (como intervalos para café, hora do chá) at´é eventos maiores e menos frequentes (como os encontros anuais e as festas de despedida). São ações simples que nos ligam a nós mesmos, ao nosso lugar e ao momento. No entanto, sabias que os rituais do espaço de trabalho também podem ter um efeito nos teus funcionários no que diz respeito à inovação?

Os funcionários que são estimulados e capacitados para iniciar atividades específicas no seu ambiente de trabalho tendem a reforçar o seu sentimento de pertença no seio da sua equipa. Em suma, os rituais criam uma identidade partilhada entre as pessoas. Os treinadores desportivos bem-sucedidos, por exemplo, normalmente utilizam rituais para desenvolver laços sociais entre os membros da equipa.

É importante salientar a diferença entre um ritual padrão e aqueles rituais concebidos para incentivar a inovação. Na WeWork, por exemplo, não nos limitamos a servir diariamente café acabado de fazer – fazemô‑lo numa cozinha concebida como um "centro de gravidade", um local concebido para as pessoas desejarem naturalmente reunir-se, conversar e partilhar ideias. Não nos limitamos a ter uma área de receção – contamos com toda uma equipa de comunidade cuja função é garantir que os funcionários se sentem bem tratados. E às segundas-feiras, os nossos jantares de equipa envolvem muito mais do que comida, constituem uma reunião após o fim de semana para nos juntarmos e analisarmos a próxima semana. Todos estes rituais contribuem para os funcionários se sentirem como parte de uma comunidade, o que contribui para a segurança psicológica necessária para inovar.

Em suma, o design do espaço de trabalho pode ajudar a criar esses rituais, mas é essa camada de ligação que reforça realmente as atividades diárias com memórias positivas. Dia após dia, estes rituais estimulam as emoções e reduzem a ansiedade, aumentando simultaneamente um sentimento de pertença e criando o ambiente propício à inovação. 

3. Adicionar um elemento lúdico

A incorporação de elementos lúdicos em tudo o que fazemos é essencial para desenvolver a flexibilidade de que os nossos cérebros precisam para ter acesso à inovação e criatividade (o que diminui significativamente à medida que envelhecemos). De acordo com o médico Stuart Brown e Christopher Vaughan, autores de Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, a brincadeira na sua essência é o ato de fazer coisas "só porque sim". 

A brincadeira é:

  • Aparentemente despropositada
  • Voluntária
  • Uma atração inerente
  • Uma libertação do tempo
  • Uma consciência reduzida de si próprio
  • Um potencial para o improviso
  • Uma continuação do desejo

No cérebro, a brincadeira estimula diretamente o fator neurotrófico (crescimento do nervo), a amígdala (processamento de emoções) e o córtex pré-frontal dorsolateral (decisões executivas). Estudos demonstraram, por exemplo, que os ratos desenvolvem mais os seus cérebros através de uma variedade de estímulos enquanto brincam com brinquedos e socializam com outros ratos.

Especificamente, é possível encontrar indicadores de inovação nas memórias das primeiras brincadeiras com grande carga emocional, que se tornam mais fortes nas crianças à medida que os seus cérebros se desenvolvem. No entanto, na realidade, no que toca à inovação, a brincadeira não deve parar na infância. Se incorporares mais oportunidades para momentos lúdicos no teu espaço de trabalho, permitirás aos teus funcionários exercitarem os músculos associados ao pensamento criativo a caminho da sua próxima ideia inovadora. 

Por exemplo, tenta convidar os teus funcionários para realizar uma sessão de brainstorming sem um limite de tempo (ou seja, garante que ninguém se sente culpado quando fizer uma pausa nos seus projetos), durante uma tarde, com vista a incluíres mais tempo lúdico na sua agenda. Ao incentivares este tempo estás a estabelecer expectativas nos teus funcionários de que a sua função é serem criativos e impulsionarem a inovação, e a tua função enquanto entidade patronal é criares um ambiente em que a inovação ocorre.

Criar condições para a inovação

As empresas mais inovadoras do mundo otimizam todos os aspetos do seu negócio, incluindo o respetivo espaço físico de trabalho. Já não basta contratar apenas os melhores dos melhores, uma vez que para inovar a uma velocidade competitiva esses talentos precisam de um espaço onde realizem o seu melhor trabalho. Tal permite-te criar as condições para ideias inovadoras que irão impulsionar o teu negócio.

A WeWork oferece a empresas de todas as dimensões soluções de espaço que ajudam a resolver os seus maiores desafios empresariais.

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