10 salas de conferências para todos os tipos de reuniões

Os melhores espaços de colaboração são muito mais do que apenas uma mesa e cadeiras, estes espaços são construídos para suportar as formas de trabalho das equipas

Já todos estivemos em más reuniões. No entanto, a dura realidade reside no facto de uma reunião bem‑sucedida não se resumir a marcar uma hora numa agenda. A nossa série Meeting Heroes convida-te a aprender como salvar o dia [de trabalho] com a tua próxima reunião. Não terás de voltar a ouvir a frase "Esta reunião deveria ter sido um e-mail".

A colaboração constitui a base para a realização das tarefas no local de trabalho. As reuniões com outras pessoas, a partilha de ideias, a realização de sessões de brainstorming, a obtenção de envolvimento e o alinhamento com uma estratégia de execução são primordiais para fazer avançar o teu negócio. 

A colaboração abrange atividades como ter uma conversa tranquila com outra pessoa para gerar ideias como uma equipa ou participar em videoconferências com colegas em todo o mundo. Na maior parte dos escritórios, estas atividades ocorrem em salas de conferências. No entanto, os melhores espaços de colaboração são muito mais do que apenas algumas cadeiras em torno de uma mesa enclausurada entre quatro paredes.

Uma vez que o trabalho em conjunto é essencial e ocorre de várias formas, as salas de conferências precisam de ser simultaneamente diversificadas e capazes de inspirar os funcionários a realizar o seu melhor trabalho. Dispor de espaços de trabalho flexíveis em que os funcionários têm a liberdade de trabalhar de acordo com as suas necessidades e nível de conforto é essencial para manter os níveis de produtividade elevados, já para não falar na atração e retenção de profissionais de excelência

É por este motivo que os escritórios devem ter vários espaços de reuniões com diferentes tamanhos e comodidades. Os projetistas devem ter o cuidado de não colocar demasiado pessoal num espaço como, por exemplo, pequenas divisões para três pessoas ou grandes divisões para 10 pessoas. O espaço de trabalho ideal apresenta uma combinação equilibrada de ambas as opções. Eis algumas das formas como a WeWork cria salas de conferências que impulsionam a colaboração e a produtividade. 

Salas de conferências com diferentes tamanhos para várias necessidades

Uma vez que as equipas realizam várias atividades nas salas de conferências, desde sessões de brainstorming em grupo até reuniões individuais, o espaço ideal para uma destas reuniões não irá necessariamente funcionar para as outras. Ao disponibilizares salas de vários tamanhos, com diferentes equipamentos, podes atender a todas estas possibilidades.

Algumas reuniões têm de ser assistidas por funcionários de vários departamentos e níveis. Para este tipo de reuniões, é necessária uma sala grande. Esta sala de reuniões no WeWork EBA Center em Xangai, na China, tem capacidade para mais de doze pessoas e dispõe de tecnologia de videoconferência para que os membros das equipas possam estabelecer ligação a partir de outros lugares. 

Por outro lado, por vezes podes preferir um espaço mais íntimo. Esta sala situada em WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 em Monterrey, no México, é ideal para um pequeno grupo. Os bancos coloridos e uma mesa alta conferem ao espaço uma sensação distinta em relação a uma típica sala de conferências. 

No caso das reuniões que assumem a forma de uma palestra ou apresentação, uma sala em forma de sala de aula pode ser perfeita. Para atender essas necessidades, a WeWork disponibiliza vários destes tipos de salas, como esta situada em WeWork Reforma 26 na Cidade do México, no México, que está equipada com um projetor.

Salas de reuniões equipadas com ferramentas de colaboração

Uma sala de conferências funcional deve estar equipada com ferramentas que tornam a colaboração tão fácil quanto possível. Essas ferramentas podem ser de baixo caráter tecnológico, como marcadores e um quadro branco para esboçar ideias, ou de elevado caráter tecnológico, como o software para a realização de videoconferências na sala ou a tecnologia que facilita a reserva das salas

Com o aumento de equipas distribuídas e repartidas por vários locais, a capacidade de realizar videoconferências nas reuniões é cada vez mais importante. É por este motivo que muitas salas de conferências da WeWork estão equipadas com ecrãs e tecnologia de videoconferência imediatamente disponíveis, como esta na Salesforce Tower em São Francisco.

No caso das sessões de brainstorming, um quadro branco pode ser suficiente para a tua equipa fazer anotações e estabelecer ligações. Muitas salas de conferências da WeWork, como esta situada em WeWork Javier Prado 476 em Lima, no Peru, estão equipadas com quadros brancos, montados na parede, com os marcadores à mão. 

As sessões de criação de ideias ou as apresentações podem ocorrer tanto em locais pequenos e íntimos como em locais amplos. Para acolher um grupo maior, uma sala orientada para um quadro branco com uma grande mesa, ou várias mesas dispostas em forma de sala de aula, como nesta sala situada em WeWork Cervantes na Cidade do México, no México, é adequada às necessidades de grupos maiores.  

Salas de conferências sem mesas

Nem todas as atividades que implicam colaboração necessitam de uma mesa. Por vezes, um espaço silencioso para ter uma conversa descontraída e privada é onde o trabalho de equipa acontece. Como um benefício adicional, os espaços que são confortáveis, como os lounges dos funcionários, podem refletir uma cultura empresarial que mostra aos teus funcionários o quanto os valorizas.

Esta sala de conferências situada em WeWork Nogizaka em Tóquio, no Japão, conta com cadeiras baixas de frente uma para a outra num espaço revestido a contraplacado de cor clara. O espaço está ladeado por estantes do chão até ao teto, o que dá a impressão de se estar numa acolhedora biblioteca ou sala de estar.

Um longo sofá macio e bancos baixos compõem esta sala de conferências situada em WeWork Ing. Enrique Butty em Buenos Aires, na Argentina. A ampla e colorida obra de arte e o teto pintado iluminam o espaço enquanto o vidro fosco confere à sala uma sensação de descontração.  

Este espaço de reuniões situado em WeWork 11 Sanlitun Lu em Pequim, na China, é composto por alguns sofás onde a tua equipa se pode sentar e ter uma conversa formal ou informal. Está separado do exterior não por paredes envidraçadas e uma porta, mas por material leve e colorido que confere ao espaço uma sensação de aconchego e intimidade, ao mesmo tempo que proporciona algum nível de privacidade. 

Tal como nem todas as salas de conferências precisam de uma mesa, nem todas as salas têm de estar revestidas por paredes envidraçadas. No WeWork Iceberg em Tóquio, no Japão, esta sala de conferências conta com paredes de betão, conferindo um aspeto modernista ao espaço que evoca o arquiteto japonês, e vencedor do Prémio Pritzker, Tadao Ando, que é famoso pela sua utilização de betão. 

Tal como a colaboração ocorre de muitas formas, os espaços que a acolhem devem ser também diversificados. Dispor de uma combinação de ofertas confere aos teus funcionários a flexibilidade de escolherem aquilo que funciona melhor para eles. Provou-se que isto dá origem a trabalhadores mais felizes e mais empenhados. E à medida que o seu nível de conforto e produtividade aumentam, o mesmo ocorre com o teu negócio. 

A WeWork oferece a empresas de todas as dimensões soluções de espaço que ajudam a resolver os seus maiores desafios empresariais.

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