Os benefícios das reuniões presenciais e como continuar a realizá-las

Reuniões on-line são mais úteis do que nunca, mas têm seus limites. Saiba por que reuniões presenciais são melhores

WeWork Coda em Atlanta. Fotografias da WeWork

O famoso som que indica que um convite do Zoom acaba de chegar à sua caixa de entrada pode acompanhar um certo desânimo, mas as reuniões virtuais se tornaram uma tábua de salvação para as empresas afetadas pela pandemia de COVID-19. Com as reuniões presenciais deixando de ser uma opção, equipes descentralizadas ainda têm as ferramentas necessárias para se manter conectadas e colaborar em grandes distâncias, de maneiras que não seriam viáveis há poucos anos. 

Mas, por mais essenciais que sejam as reuniões virtuais, a tecnologia tem seus problemas. Significados podem se perder, rostos espremidos em uma grade de miniaturas são menos expressivos e a atenção das pessoas pode gradualmente se voltar para o feed do Instagram. Além de nos ajudar a permanecer produtivos e unidos durante a pandemia, reuniões virtuais também acabaram destacando os pontos positivos das reuniões presenciais.

Então, como realizar uma reunião presencial com segurança durante uma pandemia? Antes de abordarmos o tema, vejamos primeiro algumas das vantagens de nos encontrarmos pessoalmente.

Os benefícios da comunicação presencial

1. Comunicação mais clara

Quantas vezes você não conseguiu compreender o tom da resposta de um colega a um e-mail? Uma resposta de uma linha, um ponto de exclamação, um emoji piscando que parece perdido ali… decifrar o significado da comunicação baseada em texto pode ser um campo minado, especialmente na comunicação entre diferentes culturas ou internacionais. 

Videoconferências também padecem desse mal, pois elimina a linguagem corporal e a comunicação não verbal. O Psychology Today afirma que, embora não seja possível apontar uma porcentagem exata, pelo menos dois terços da comunicação pode ser não verbal. Variações sutis nas expressões faciais, inflexões vocais, gestos com as mãos e contato visual transmitem significado e ajudam a evitar que mensagens sejam mal interpretadas.

2. Menos interrupções

Qualquer falha na conexão de uma reunião virtual dificulta a apresentação de pontos sem interromper ou falar ao mesmo tempo de outro participante. Para evitar esse problema, algumas soluções de software de videoconferência agora incluem um recurso de “levantar a mão”, que você pode utilizar para indicar que tem algo a dizer, mas essas notificações podem ser facilmente ignoradas pelo organizador da reunião. Isso talvez pode ser desconfortável para participantes que sofrem de ansiedade e que já sejam relutantes em falar em reuniões.

Em reuniões presenciais, o trabalho flui muito melhor. Usamos inconscientemente a linguagem corporal para a comunicação, indicando quando estamos prestes a começar e a terminar de falar e quando estamos dispostos a ceder a palavra a outro participante. Isso evita interrupções na conversa e ajuda todos a serem ouvidos no momento certo.

3. Relacionamentos mais sólidos

Embora seja verdade que a maioria das interações de negócios ocorra on-line (seja por e-mail, reuniões virtuais ou redes sociais), nós continuamos dando importância especial ao encontro pessoal com as pessoas. Segundo uma pesquisa da Forbes, 84% dos executivos dizem que preferem reuniões presenciais pela possibilidade de formar relacionamentos de negócios mais sólidos e significativos.

WeWork Coda em Atlanta.

As reuniões presenciais consolidam os laços sociais existentes e fortalecem os relacionamentos. Elas proporcionam o contexto certo para conversas informais que podem soar inadequadas ou falsas em uma videoconferência mais formal. Um comentário informal sobre futebol, comida ou Netflix antes ou depois de uma reunião presencial pode ser tão vital para promover um bom relacionamento de negócios quanto qualquer assunto profissional. Essa é a diferença entre reunião e conexão.

Uma reunião presencial também demonstra que você valoriza o tempo e os negócios de seu cliente, mostrando que está disposto a abrir espaço em sua agenda para ele. Esse respeito vale para os dois lados. Os clientes que reservam tempo para encontrar você pessoalmente, em vez de apenas clicar no link em um convite, representam seus relacionamentos de negócios mais sólidos.

4. Formação de confiança

A comunicação presencial é considerada mais confiável do que um e-mail, segundo um estudo de 2017 publicado pelo Journal of Experimental Social Psychology. Um e-mail (principalmente um e-mail não solicitado) é considerado inerentemente suspeito, enquanto uma solicitação feita pessoalmente é considerada mais sincera. Fomos condicionados a desconfiar da caixa de entrada, em decorrência de e-mails de spam e anexos duvidosos.

Por isso, reuniões presenciais são essenciais para estabelecer um nível básico de confiança e compreensão entre dois ou mais participantes, especialmente no início de um relacionamento de negócios. Se você está apresentando uma nova ideia ou fazendo um pedido ousado que exige que um cliente confie em você, uma reunião presencial aumenta suas chances de sucesso.

5.Participantes mais atentos

Por mais que você tente manter as pessoas engajadas durante reuniões virtuais, alguns participantes são naturalmente mais inclinados a contribuir, causando uma dinâmica social desequilibrada que suprime ativamente a boa comunicação. Os membros da equipe mais introvertidos tendem a relaxar e processar passivamente o que está sendo falado, enquanto os extrovertidos roubam a cena, liderando a conversa e conduzindo o assunto. 

WeWork 725 Ponce em Atlanta.

Um organizador eficaz pode minimizar esse problema pedindo que as pessoas compartilhem suas ideias em momentos importantes da chamada, mas (especialmente em grupos maiores, em que nem sempre a opinião de todos é necessária) essa pode ser uma forma desajeitada de conduzir uma reunião. Quando se encontram pessoalmente, esses dois campos de personalidade podem trabalhar juntos com menos atrito, gerando reuniões mais produtivas e positivas.

Como você pode voltar a realizar reuniões presenciais

Enquanto começamos a retornar aos nossos espaços de trabalho, as regras antigas para reuniões presenciais se tornam obsoletas. Em vez disso, as novas diretrizes de distanciamento social e a redução da capacidade das salas indicam que precisaremos mudar nossos hábitos para trabalharmos colaborativamente de maneira eficaz e segura. Apresentamos algumas ideias para as suas reuniões presenciais serem as mais seguras possível.

1. Evite horários de maior ocupação

Evitar espaços lotados é uma das principais maneiras de desacelerar a disseminação da COVID-19; portanto, agende sua reunião para um horário em que menos pessoas usarão transporte público e elevadores. Procure evitar os horários de pico da manhã e da noite, evite o horário de almoço e agende as reuniões para começarem cinco ou dez minutos após esses horários. 

2. Distribua máscaras a todos

Talvez todos já tenham a própria máscara, mas ao deixar uma máscara descartável no assento de cada participante, você está comunicando silenciosamente que o uso de máscara na sala é obrigatório, evitando confusões e pedidos possivelmente constrangedores. É seguro usar uma máscara comum ou transparente. Os CDCs recomendam o uso de máscaras de tecido com várias camadas em ambientes internos, mas também afirma que máscaras transparentes podem ser usadas em locais em que o usuário tenha dificuldade para se comunicar com clareza. 

3. Distancie as cadeiras

Relembrando as noções básicas do distanciamento social, para manter uma distância de pelo menos um metro e meio entre todos os participantes da reunião é necessário distanciar ou remover cadeiras alternadamente. Faça escalas com as cadeiras de cada lado da mesa em zigue-zague, evitando que pessoas se sentem frente a frente. Na WeWork, as salas de reunião foram organizadas para oferecer mais espaço por pessoa, e você não precisa se preocupar em mover os móveis antes da chegada dos participantes.

4. Abra uma janela

Segundo a pesquisa dos CDCs, a COVID-19 se espalha mais facilmente em ambientes fechados, parcialmente em decorrência da falta de fluxo de ar natural. Se for possível e seguro, abra uma janela ou uma porta para que haja circulação de ar fresco na sala. Se não for possível abrir uma janela (talvez você esteja no 50º andar ou em Michigan) converse com o administrador do edifício sobre o uso mais eficaz do sistema de ar-condicionado. A WeWork, em parceria com especialistas do setor e de saúde, aprimorou os sistemas de climatização, monitorando e melhorando a qualidade do ar interno.

5. Instale microfones de mesa

Salas de reunião grandes costumam ter microfones de mesa, mas considere instalá-los em todas as salas de reunião em que os participantes precisem levantar a voz para serem ouvidos. O CDC alerta que gritar aumenta as chances de disseminação da COVID-19, mesmo entre usuários de máscaras. Uma instalação adequada de microfone e amplificação aumenta sutilmente o volume da voz de quem fala em toda a sala e é mais acessível do que você imagina. A GetVOIP tem uma grande variedade de microfones de baixo custo para salas de reunião.

6. Mantenha as reuniões breves

Este sempre foi um ótimo conselho, mesmo antes da pandemia: faça reuniões mais curtas. Compartilhe a programação com a equipe com antecedência para que os participantes a leiam. Mantenha o foco e conduza a conversa de volta ao tema se os participantes se distraírem. Encerre a reunião com pontos de ação claros (“nós falamos sobre X e concordamos que Y faria Z”) e procure abordar todos os assuntos em menos de 30 minutos. Quanto menos tempo você passar na sala de reunião, mais tempo sua equipe terá para ser produtiva e menor será a chance de transmissão do vírus. 

7. Evite comidas e bebidas

Mesas de reunião podem parecer estranhas sem uma garrafa de café e uma tigela de pães de queijo no centro, mas a bandeja clássica de salas de reunião é incompatível com as regras do distanciamento social. Peça aos membros da equipe que tragam o próprio café e mantenha as reuniões breves, para que ninguém sinta vontade de pegar um petisco enquanto isso. 

8. Use software de reunião para compartilhar telas

WeWork Seolleung em Seul, Coreia do Sul.

Evite aglomerações em torno de um único laptop integrando um software de reunião virtual às reuniões presenciais. Se a sala de reunião não tiver uma tela de apresentação ou um cliente não conseguir se conectar, use o Zoom ou o Google Meet para compartilhar telas e apresentações diretamente no laptop de cada participante. Se você convidou menos pessoas para a reunião presencial em decorrência da capacidade reduzida da sala, envie àqueles que não estiverem presentes um link de convite para que possam participar virtualmente.

Onde você deve realizar suas reuniões presenciais?

A resposta é simples: reuniões presenciais podem ser realizadas em qualquer lugar. Você pode se encontrar pessoalmente com um cliente enquanto passeia no parque. Você pode realizar uma reunião geral na sala de reunião de um hotel. Você pode falar rapidamente com um colega dentro de uma montanha-russa. Você pode fazer uma apresentação no banco de trás de um Uber. No entanto, embora seja possível encontrar-se em quase todos os lugares, algumas opções claramente são melhores do que outras.

Cafés são o habitat natural do freelancer, mas o ambiente agitado não é propício para encontrar colegas ou clientes. É possível realizar reuniões em hotéis, bares e restaurantes com equipes de diversos tamanhos, mas eles não oferecem a mesma flexibilidade, amenidades e segurança de um espaço de coworking. E a montanha-russa? Bom, talvez seja difícil manter o foco com toda aquela gritaria.

Alugar um espaço de trabalho exclusivo para um dia é a melhor maneira de voltar a reunir sua equipe com segurança. O WeWork On Demand é um passe diário para mais de 190 locais da WeWork e oferece acesso a salas de reunião sofisticadas e espaços de trabalho compartilhados em 17 cidades dos Estados Unidos, sem contrato mensal. 

Com o aplicativo WeWork On Demand, você pode reservar uma sala de reunião a partir de US$ 10 por hora e começar a realizar reuniões com clientes em um ambiente profissional, prático e seguro. Para ter acesso a centenas de locais no mundo inteiro, o WeWork All Access oferece acesso a espaços de trabalho exclusivos em mais de 30 países.

Para começar, faça o download do aplicativo WeWork On Demand e crie uma conta para começar a explorar os locais próximos de você. Você pode pesquisar, reservar e pagar pelo espaço de trabalho disponível a partir de US$ 29 por dia e reservar salas de reunião a partir de US$ 10 por hora. Visite WeWork All Access para ter acesso a um espaço de trabalho compartilhado em centenas de locais no mundo inteiro.

Steve Hogarty é escritor, jornalista e reside em Londres. Ele é editor de viagens do jornal City AM e editor-adjunto da City AM Magazine, com foco em tecnologia, turismo e entretenimento.

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