O guia essencial para o trabalho com base na atividade

Hoje em dia, os funcionários querem mais flexibilidade, autonomia e a possibilidade de escolher quando e onde trabalhar. Descubra como o trabalho com base na atividade pode ajudar funcionários e empregadores

O espaço é uma poderosa ferramenta para estimular o comprometimento, inspirar a inovação e aumentar a produtividade. Mas como é, exatamente, um espaço otimizado? Em  Ciência do Espaço, analisamos como a ciência do design intencional pode transformar qualquer ambiente de trabalho em uma experiência holística.

Graças à tecnologia, o modelo de trabalho tradicional (no qual todo mundo tem uma mesa designada) vem sofrendo um desgaste constante. Em seu lugar, surgem locais de trabalho que oferecem uma variedade de tipos de espaços, que variam entre lounges que se assemelham a salas de estar, áreas de colaboração com superfícies para escrever durante sessões de brainstorming e até cabines telefônicas para ligações privativas. Receba as boas-vindas do trabalho com base na atividade.

Definição de trabalho com base na atividade (ou ABW, na sigla em inglês)

O trabalho com base na atividade é um estilo de trabalho no qual os funcionários podem escolher entre uma variedade de ambientes de acordo com a natureza do que estão fazendo, aliado a uma experiência no local de trabalho que incentiva o uso destes espaços ao longo do dia. A ideia é que funcionários são mais produtivos dentro de espaços apropriados para as tarefas que precisam realizar. Pense sobre isso: hoje, tudo é sob demanda; de programas de TV a opções da gastronomia, de músicas a viagens. Os espaços de trabalho também não deveriam ser assim? Para avançarmos ao futuro do trabalho, os próprios escritórios devem ser tratados como organismos vivos que respiram e se adaptam para acomodar as necessidades dos funcionários. 

Os quatro elementos que definem o trabalho com base na atividade

O trabalho com base na atividade não se resume a posicionar sofás e cabines telefônicas em um ambiente de trabalho. Para desenvolvê-lo em uma empresa, quatro elementos devem estar presentes: design, experiência sensorial, reforço comportamental e aprendizagem iterativa.

  1. Design. Um espaço de trabalho com base na atividade é projetado com uma variedade de ambientes sob o mesmo teto.  Precisa de um espaço para mergulhar no trabalho? Escolha uma mesa em um escritório onde todos podem ir para se concentrar em silêncio com a frequência que precisarem ou desejarem. Precisa receber um cliente em uma sala de reunião grande? Reserve uma para seu grupo instantaneamente. Deseja fazer um almoço de trabalho com a equipe? Reúna todos em um booth como aqueles de restaurantes. E uma ligação rápida para um colega? Entre em uma cabine telefônica. Seja qual for a atividade, há um tipo de espaço correspondente, pronto e disponível.

  2. Experiência sensorial. Em ambientes para trabalho com base na atividade, os funcionários precisam encontrar informações explícitas e implícitas sobre como usar o espaço. Seja para obter acesso a espaços de alta ou baixa energia para o tipo de trabalho que estão realizando, os colaboradores devem conseguir avaliar com facilidade o espaço ideal para a atividade do momento. Por exemplo, vamos considerar a área da cozinha da WeWork como um espaço de alta energia. Ao entrar, você pode sentir o aroma de café feito na hora, ouvir a música tocando nos alto-falantes e sentir a energia de outros membros no espaço. Estes elementos atraem as pessoas e fazem com que se sintam acolhidas para pegar uma xícara de café e conversar com os colegas. No outro extremo do espectro da energia, você já percebe o silêncio do escritório da sede da WeWork em Nova York no primeiro momento em que entra, proporcionando um espaço mental suficiente para se concentrar na criação da sua próxima apresentação ou projeto de design. Dessa forma, diferentes elementos do ambiente fornecem informações únicas e agem como uma camada extra sobre o design físico, conduzindo o funcionário a usar cada espaço adequadamente.

  3. Reforço comportamental. Com o design e as informações sensoriais ideais para o trabalho com base na atividade, o ambiente em si funciona melhor quando as pessoas estão cientes do comportamento que se espera delas: manter o silêncio no escritório, fazer telefonemas nas cabines telefônicas, não deixar objetos pessoais para que outros possam usar um espaço e sentir que há autorização das equipes e líderes para usar o local da maneira mais adequada ao trabalho atual. Nenhum cafezinho de graça incentivará uma equipe a fazer reunião na cozinha se os líderes mostrarem reprovação por estarem longe da mesa. 

  4. Aprendizagem iterativa. Os funcionários sentem-se incentivados a  aderir a um novo estilo de trabalho como o ABW quando os líderes da empresa realmente adotam a nova mentalidade, combinada com o design, os comportamentos e a programação de um ambiente de trabalho em constante evolução. Quando os líderes assumem o compromisso de  criar um ciclo de feedback por meio de dados qualitativos e quantitativos e implementam as descobertas para melhorar o ambiente, ajudam a assegurar o sucesso do espaço de trabalho com base na atividade.

A origem do trabalho com base na atividade 

Embora o trabalho com base na atividade se encaixe perfeitamente em nossa cultura sob demanda, o conceito não é exatamente novo. Tudo começou oficialmente com Robert Luchetti, um arquiteto dos EUA que, em 1983, ajudou a criar "ambientes voltados a atividades” para uma variedade de tarefas de escritório, como digitar ou conduzir reuniões. Apesar de não ter decolado nos EUA na época, o trabalho com base na atividade foi recebido com mais entusiasmo em países como Austrália, Dinamarca, Holanda e Suécia.

O termo "trabalho com base na atividade" foi cunhado em The Art of Working (em tradução livre, A Arte do Trabalhar) pelo consultor holandês Erik Veldhoen (Veldhoen + Co), que também escreveu The Demise of the Office (em tradução livre, A Morte do Escritório). Na década de 1990, a Veldhoen + Co., em parceria com a Interpolis (uma das maiores seguradoras da Holanda), implementou o trabalho baseado na atividade em seus escritórios. Depois de compreender o impacto em flexibilidade e liberdade para seus funcionários, a Interpolis mergulhou de cabeça na tendência, livrando-se das mesas fixas e incentivando os gerentes a conceder autonomia total para o funcionário escolher quando e onde trabalhar e por quanto tempo.

A natureza flexível do novo espaço de trabalho da Interpolis permeou a cultura da empresa. Os funcionários não precisavam mais bater cartão ou sentir a pressão de permanecer sentados ou em um mesmo lugar o dia todo. O lema da empresa passou a ser "contanto que o trabalho seja feito." 

“Os estilos de gerenciamento mais eficazes atualmente são baseados em confiança e autonomia e não em comando e controle. O espaço físico, então, pode reforçar ou contradizer estes esforços“, afirma minha colega Claire Rowell, líder sênior de pesquisa aplicada e cultureOS na WeWork. "Por exemplo, se seus funcionários sentem-se pressionados para permanecerem sentados ou em um mesmo local o dia todo, todos os dias, podem começar a se perguntar: "Será que meu empregador me valoriza com base no meu desempenho ou na minha presença no escritório?" 

Essa maneira de trabalhar é muito diferente de um local de trabalho tradicional. Para alguns, o termo "tradicional" remete a cubículos; para outros, significa mesas de plano aberto. Mas, em todos os casos, acompanha a ideia de inflexibilidade. "O layout de escritório tradicional não faz mais sentido", diz Rowell. “O melhor desempenho dos funcionários surge quando as empresas permitem que trabalhem quando, onde e como desejam.”

É por isso que 45% dos executivos do setor imobiliário estão prevendo a migração para o espaço de trabalho com base na atividade, voltado para a eficiência dos funcionários e a flexibilidade futura do design, de acordo com a pesquisa Americas Occupier 2018 da CBRE.

A migração do modelo tradicional para o trabalho com base na atividade exige uma mudança de mentalidade

O trabalho com base na atividade desafia os líderes da empresa a se perguntarem: "Independentemente de cargo e experiência, do que as pessoas precisam?" Então, os líderes precisam confiar e incentivar os funcionários a usar os espaços que eles mesmos acharem adequados pelo tempo que precisarem. Para chegar a este ponto, muitas empresas precisam fazer uma mudança cultural.

“Nosso maior obstáculo é superar a cultura de trabalho tradicional que as pessoas já conhecem muito bem”, comenta Luigi Sciabarrasi, vice-presidente sênior e líder global de serviços imobiliários na AECOM, multinacional que projeta, cria, financia e opera projetos de infraestrutura para governos, empresas e organizações. 

Para que todos adotem um novo estilo de trabalho ou um ambiente flexível é preciso um esforço que combina formação, investimento em TI e feedback dos funcionários. A AECOM realiza pesquisas antes de cada projeto para descobrir como os funcionários trabalham e de quais ferramentas precisam que ainda não tenham, buscando ouvir e melhorar seus serviços de maneira contínua.

O poder de mudar a mentalidade e o design espacial ao mesmo tempo

Adotar uma nova mentalidade é uma parte crucial da mudança para o trabalho com base na atividade. Desta forma, a responsabilidade pela adaptação a um novo ambiente de trabalho recai principalmente sobre as pessoas dentro do próprio espaço. No entanto, é importante notar que o sucesso no local de trabalho do futuro depende do equilíbrio na adaptação e evolução das pessoas e do espaço juntos. Em vez de conceber o espaço como algo estático ou imutável, a oportunidade reside em vislumbrá-lo como flexível, ágil e adaptável.

Esta mentalidade também acompanha o futuro do mercado imobiliário. “Por que assumir um contrato de aluguel tradicional de 15 anos, quando o número de funcionários raramente é planejado por mais de três anos?”, pergunta John Lewis, diretor de consultoria imobiliária global da WeWork. “Ao priorizar a agilidade, a WeWork subverte o modelo tradicional. O setor imobiliário passa ser formado por ativos líquidos, não estáticos.”

No passado, com opções imobiliárias mais tradicionais, o foco frequentemente residia na aparência do design, construção e logística de um novo espaço de trabalho. Depois que uma empresa efetivamente assina o contrato e se instala, há uma grande dificuldade de implementar alterações em um modelo mais tradicional, tanto em relação ao prazo da locação quanto ao design do próprio espaço. Ironicamente, só era possível compreender como o design e a funcionalidade do próprio espaço estavam afetando os funcionários depois que eles estivessem efetivamente instalados. Em um modelo tradicional, podem ser necessários 10 ou, até mesmo, 20 anos para que as alterações no design sejam completamente realizadas, evitando prejudicar a rotina dos negócios.

Adotar de forma incisiva as mudanças na abordagem do mercado imobiliário e do design da experiência tem o potencial de reestruturar a própria maneira com a qual a empresa vislumbra seu local de trabalho. Em outras palavras, estamos nos aproximando cada vez mais de um local de trabalho com foco no ser humano para os funcionários e, simultaneamente, gerando resultados melhores para a empresa. Todos ganham com isso.

O futuro do trabalho é flexível, com foco nas pessoas

Adotado corretamente, o trabalho com base na atividade oferece aos funcionários e empregadores uma maneira de melhorar a eficiência e a produtividade do local de trabalho e demonstrar a flexibilidade e adaptabilidade que ele pode incorporar. Os funcionários estão se tornando mais internacionais e móveis do que nunca, e é importante que o local de trabalho se adapte e cresça junto com a tendência.

O trabalho com base na atividade é uma oportunidade instigante para nossas equipes aqui na WeWork. Ele nos permite combinar as potencialidades do espaço, design e pesquisa para continuar avançando e realizando descobertas mais profundas sobre o que é essencial para as pessoas nos locais de trabalho em todo o mundo. Estamos assumindo nossa responsabilidade e trabalhando agora para melhorar o trabalho de todos no futuro.

Corinne Murray é especialista em trabalho com base na atividade e mudanças no mercado da WeWork. Ela desenvolve e testa novos conceitos que possibilitam um potencial maior e uma experiência melhor para seus colegas e clientes. Com formação em filosofia das religiões, Corinne se dedica a compreender e facilitar a evolução da relação entre espaço, design, pessoas e cultura. Antes da WeWork, Corinne ajudou a dar voz a pessoas e sistemas na Gensler, American Express e CBRE .

Interested in workspace? Get in touch.