Trzy wskazówki pomagające stworzyć biuro sprzyjające innowacjom

Lepiej, szybciej, skuteczniej: oto powody, dla których firmy odnoszące największe sukcesy unikają niezmiennych przestrzeni biurowych, gdy koncentrują się na innowacjach

Przestrzeń to potężne narzędzie, które może sprzyjać zaangażowaniu, inspirować innowacje i zwiększać produktywność. Jak jednak powinna wyglądać optymalna przestrzeń? W Nauce o przestrzeni wyjaśniamy, jak projektowanie na światowym poziomie może zmienić środowisko pracy w całościowe doświadczenie.

Przedsiębiorstwa wywierają ogromną presję na innowacje, by wyprzedzić konkurencję. To zdolność do wyprzedzenia konkurencji o kilka kroków umożliwia osiągnięcie największych zysków.

Droga do innowacji wydaje się prosta: zaczyna się od zatrudnienia najlepszych ludzi, którzy opracują nowe i nowatorskie rozwiązania; wdrożenia tych rozwiązań, nauki i iteracji. Ale obecnie to jeszcze nie koniec.

Zatrudnienie najlepszych ludzi i wymaganie od nich, by dawali z siebie wszystko w nieoptymalnym środowisku biurowym, jest przepisem na katastrofę. Czy wiesz, jak to jest pracować w otoczeniu, które bardziej przypomina film Życie biurowe niż superhub innowacji?

Najbardziej innowacyjne firmy na świecie optymalizują każdy aspekt działalności — w tym fizyczną przestrzeń do pracy.

Twórcze myślenie, wyobrażanie sobie różnych możliwości i scalanie aspektów, które poprowadzą firmę w przyszłość, wydają się niemożliwe, gdy spędzasz cały dzień w biurze bez okien i naturalnego światła. Albo gdy czujesz, że nie wolno Ci oderwać się od biurka. Przygnębiająca przestrzeń do pracy może nawet utrudnić wpadanie na nowe pomysły nawet najbardziej utalentowanym pracownikom.

Jak zatem pracodawcy powinni przygotować grunt pod innowacje we własnych przestrzeniach do pracy? W ramach zespołu ds. strategii przestrzeni do pracy w WeWork poświęciliśmy mnóstwo czasu na optymalizację doświadczeń z miejsca pracy, tak aby pracownicy mogli jak najlepiej wykonywać swoje zadania. Oto trzy punkty, według których można przeorganizować przestrzeń do pracy, by zachęcić zespoły do innowacji.

1. Przestrzeń do pracy powinna być elastyczna

Gdy zadaniem zespołu jest opracowanie innowacji, oczekuje się, że pracownicy będą szybko wymyślać, prototypować i testować swoje pomysły. Czy przestrzeń do pracy nie powinna być równie elastyczna? Innymi słowy, czy pracownicy nie powinni mieć możliwości fizycznego dostosowywania konwencjonalnego projektu biura?

Co to dokładnie oznacza? Od biurek po krzesła, od kanap po stoły — pracownicy powinni mieć możliwość dostosowania przestrzeni do pracy do własnych potrzeb, a nie dostosowywać się do wizji pracodawcy. Na przykład WeWork umożliwia przenoszenie niektórych mebli, dodając uchwyty i inne wskazówki wizualne. Pracownicy mogą zaaranżować przestrzeń zgodnie z własnymi potrzebami, niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzenie burzy mózgów w dużej grupie, czy stworzenie wygodnego miejsca do pracy indywidualnej. Traktujemy przestrzeń do pracy jako „oprogramowanie”, czy też danie możliwości aktualizacji na żądanie, a nie jako „osprzęt”, który jest statyczny i trudny do zmiany. Pracownicy powinni być zachęcani do tworzenia środowiska, w którym czują się komfortowo i które ich inspiruje — ma ono przypominać dom.

Świetny przykład pochodzi z mojej niedawnej wizyty w IDEO, międzynarodowej firmie projektowej i doradczej z siedzibą w kalifornijskim Palo Alto. Zgodnie z ich podejściem elastyczna przestrzeń do pracy umożliwia pracownikom wykonywanie zadań w sposób bardziej złożony i eksperymentalny. Na przykład wyobrażając sobie, jak wyglądałaby ściana w danym miejscu, pracownicy IDEO umieścili ściany z kartonu i testowali różne aranżacje, by sprawdzić, jak ich zachowania zmienią się przy danym układzie przestrzeni.

Jaki był efekt? Przestrzeń do pracy, w której ludzie z ochotą dzielą się pomysłami i rozwiązują problemy. Co więcej, pracownicy w elastycznych przestrzeniach mogą swobodnie i bez obaw o konsekwencje przedstawiać swoje pomysły i opinie. Innymi słowy, pracownicy mogą wyrażać własne zdanie z poczuciem bezpieczeństwa

Jak ważne jest psychiczne bezpieczeństwo? Badając dynamikę zespołów osiągających najlepsze wyniki, dział operacji personalnych w Google określił bezpieczeństwo psychiczne jako pierwszy z pięciu najważniejszych czynników. Pozbycie się strachu przed reperkusjami za próbowanie czegoś nowego sprawia, że pracownicy są skłonni do podejmowania ryzyka, prowadzą szczere dyskusje i wspólnie opracowują kreatywne rozwiązania. Dla nich porażka jest nauką, a stawianie czoła problemom prowadzi do pozytywnych wyników. Odpowiednia przestrzeń do pracy może takiemu podejściu bardzo sprzyjać. 

Picie kawy jest popularnym rytuałem w WeWork w Bogocie w Kolumbii.

2. Zbuduj wyjątkową kulturę z własnymi rytuałami

W każdej firmie są jakieś rytuały — od codziennych czynności (przerwy na kawę czy herbatę) po ważne, mniej częste wydarzenia, takie jak coroczne spotkania i imprezy z okazji przejścia na emeryturę. Są to proste działania, które łączą nas z innymi, naszym miejscem i chwilą. Ale czy zdajesz sobie sprawę, że te rytuały w przestrzeni do pracy mogą również wpływać na pracowników, jeśli chodzi o innowacje?

Pracownicy zachęcani do inicjowania określonych aktywności w miejscu pracy zwykle mają silniejsze poczucie przynależności do zespołu. Mówiąc krótko, rytuały tworzą wspólną tożsamość ludzi. Na przykład odnoszący sukcesy trenerzy sportowi zazwyczaj wykorzystują rytuały do budowania więzi między członkami drużyny.

Należy zwrócić uwagę na różnicę między standardowym rytuałem a rytuałami stworzonymi w celu wspierania innowacji. Na przykład w WeWork nie tylko codziennie serwujemy świeżą kawę. Robimy to w kuchni zaprojektowanej jako „środek ciężkości” — miejscu zaprojektowanym tak, by ludzie tam naturalnie się gromadzili, rozmawiali i wymieniali pomysłami. Mamy nie tylko obszar recepcji, mamy cały zespół ds. społeczności, który pilnuje, aby pracownicy mieli poczucie, że ktoś o nich dba. A w poniedziałki nasze obiady zespołowe to nie tylko wspólne jedzenie — chodzi w nich o spotkanie po weekendzie, by porozmawiać ze sobą i omówić nadchodzący tydzień. Dzięki tym rytuałom pracownicy czują się częścią społeczności, co zapewnia psychologiczne bezpieczeństwo potrzebne przy innowacjach.

Zasadniczo projekt przestrzeni do pracy może pomóc stworzyć takie rytuały, ale to warstwa komunikacyjna tak naprawdę wzmacnia codzienne aktywności pozytywnymi wspomnieniami. Dzień po dniu te rytuały budzą pozytywne emocje i zmniejszają lęk, a jednocześnie zwiększają poczucie przynależności i tworzą środowisko sprzyjające innowacyjności. 

3. Dodaj element zabawy

Włączanie zabawy do wszystkiego, co robimy, jest niezbędne w rozwijaniu elastyczności, której nasz mózg potrzebuje do innowacyjności i kreatywności (które dramatycznie spadają wraz z wiekiem). Według doktora Stuarta Browna i Christophera Vaughana, autorów Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, zabawa jest robieniem czegoś ot tak, po prostu. 

Co cechuje zabawę:

  • Pozorna bezcelowość
  • Dobrowolność
  • Atrakcyjność
  • Brak uwzględniania ograniczeń czasu
  • Obniżenie świadomości siebie
  • Wykorzystanie potencjału improwizacji
  • Kontynuacja pragnień

W mózgu zabawa bezpośrednio stymuluje czynnik neurotroficzny (wzrost neuronów), ciało migdałowate (przetwarzanie emocji) i grzbietowo-boczną korę przedczołową (decyzje wykonawcze). Badania wykazały, że na przykład szczury dalej rozwijają swoje mózgi dzięki różnym bodźcom podczas zabawy zabawkami i socjalizacji z innymi szczurami.

W szczególności wskaźniki innowacyjności można znaleźć w emocjonalnie naładowanych wspomnieniach z wczesnej zabawy, które stają się silniejsze u dzieci w miarę rozwoju ich mózgu. Jednak w przypadku innowacji, zabawa nie powinna kończyć się w dzieciństwie. Wprowadzając więcej możliwości zabawy w przestrzeni do pracy, można umożliwić pracownikom ćwiczenie „mięśnia kreatywności” na drodze do kolejnego innowacyjnego pomysłu. 

Na przykład spróbuj zaprosić pracowników na popołudniową burzę mózgów bez limitu czasowego (czyli upewnij się, że nikt nie poczuje się winny z powodu wstrzymania realizowanego przez siebie projektu), by wprowadzić więcej zabawy do ich harmonogramu. Zachęcając do takiego spędzania czasu, przedstawiasz pracownikom oczekiwanie, że mają być kreatywni i wprowadzać innowacje, a Twoim zadaniem jako pracodawcy jest stworzenie środowiska, w którym powstają innowacje.

Położenie fundamentu pod innowacje

Najbardziej innowacyjne firmy na świecie optymalizują każdy aspekt działalności — w tym fizyczną przestrzeń do pracy. Już nie wystarczy zatrudnić najlepszych. Aby wprowadzać innowacje szybciej od konkurencji, pracownicy potrzebują przestrzeni, w której mogą najwydajniej pracować. To oznacza możliwość stworzenia miejsca dla innowacyjnych pomysłów, które napędzą rozwój firmy.

WeWork oferuje firmom różnej wielkości rozwiązania w zakresie przestrzeni biurowej, którą pomagają sprostać największym wyzwaniom biznesowym.