Ten artykuł jest lekko zmienioną wersją artykułu opracowanego przez Hamilton Place Strategies we współpracy z firmą Replica. Cały artykuł można przeczytać tutaj.
Pandemia COVID-19 zmusiła nas do zastanowienia się nad tym, jak pracujemy i co cenimy w miejscu pracy. Przed pandemią zaledwie 3,4% Amerykanów pracowało w domu. Jednak według raportu Upwork przygotowanego we współpracy z MIT u szczytu przestojów zdalna praca była wykonywana przez prawie połowę wszystkich pracowników w USA. Obecnie w każdym sektorze gospodarki zadawane jest to samo pytanie: czy zmiana sposobu myślenia firm, pracowników i klientów o miejscu pracy ma charakter trwały?
Biuro będzie nadal ważne dla wielu firm i pracowników, a korzyści płynące ze środowiska biurowego — takie jak szkolenia, opieka mentorska i współpraca — pozostaną tak samo istotne jak zawsze. Skoro więc od skutecznej szczepionki nadal dzieli nas wiele miesięcy, jak możemy wykorzystać zalety środowiska biurowego, a jednocześnie zapewnić pracownikom bezpieczeństwo i zdrowie? Jednym z najważniejszych wniosków jest to, że zarówno firmy, jak i pracownicy pragną elastyczności, a przestrzeń biurową trzeba będzie dostosować.
Czy powinniśmy wrócić do miejsca pracy?
Dyrektorzy generalni i liderzy biznesowi, od Sundara Pichai z Google po Julie Sweet z Accenture, mówią jednym głosem o znaczeniu biura: interakcje osobiste mają wpływ na innowacje, relacje, kulturę i nie tylko. Raport McKinsey z kwietnia 2020 r. wyraźnie potwierdza, że współpracującym zespołom łatwiej jest budować zaufanie i szybko podejmować decyzje. Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że ludzie wolą przekazywać złożone informacje twarzą w twarz, co z kolei ustalono w raporcie Brookings Institution.
Pracownicy chcą wrócić do biura. W ankiecie CivicScience przeprowadzonej w maju 2020 r. na terenie Nowego Jorku liczba respondentów, którzy zadeklarowali, że (pomijając obawy o bezpieczeństwo) woleliby pracować w biurze przynajmniej przez część czasu, była ponad dwa razy większa niż liczba respondentów, którzy woleliby pracować wyłącznie zdalnie.
Większość respondentów — 76% — twierdzi, że otoczenie biurowe jest dla nich „bardzo ważne” lub „dość ważne” w zakresie współpracy i innowacji. Mniej więcej jedna trzecia uważa, że długoterminowa innowacyjność i pomysłowość Ameryki ucierpi, jeśli wiele firm będzie nadal pracować zdalnie.
Szkolenie i opieka mentorska w środowisku biurowym mogą być najważniejsze dla osób dopiero rozpoczynających karierę. Według badania przeprowadzonego przez Smartsheet duży odsetek pracowników z grupy milenialsów i pokolenia Z zgłasza odczucie mniejszej więzi ze współpracownikami lub trudności z komunikowaniem się wskutek pracy zdalnej. Zapewnienie każdemu miejsca przy stole za pomocą wideokonferencji może być trudne, a „zmęczenie Zoomem" jest zjawiskiem prawdziwym.
Elastyczna platforma umożliwiająca bezpieczny powrót do biura
W sytuacji, gdy pracodawcy zaczynają planować sprowadzenie dziesiątek, setek lub tysięcy pracowników z powrotem do biur, należy wziąć pod uwagę trzy wymiary: przestrzeń, geografię i czas.
Przestrzeń
Pracownicy muszą czuć się w biurze bezpiecznie. Oznacza to konieczność przygotowania przestrzeni umożliwiającej zachowanie dystansu oraz zapewnienie czystych i higienicznych warunków pracy.
Przestrzeń biurowa o „zmniejszonym zagęszczeniu” i umożliwiająca „dystansowanie społeczne w miejscu pracy” jest zgodna z wytycznymi CDC (Centers for Disease Control and Prevention) oraz władz lokalnych. Obejmuje to zagwarantowanie odpowiedniej powierzchni dla każdego pracownika i dostosowanie ustawienia biurek w taki sposób, aby zapewnić bezpieczną odległość między nimi.
„Zmniejszenie zagęszczania” przestrzeni biurowej będzie również wymagało nowego podejścia do przestrzeni wspólnych oraz interakcji i poruszania się pracowników w biurze. To podejście może skutkować wprowadzeniem lepszej wentylacji, większych sal konferencyjnych, nowego protokołu kuchennego, jednokierunkowych ścieżek i zmniejszonej pojemności wind. Niezbędne będą ulepszone protokoły sprzątania oraz wszechobecna dostępność środków odkażających i dezynfekujących.
Geografia
W ankiecie CivicScience przeprowadzonej na terenie Nowego Jorku 70% respondentów wskazało, że preferuje przestrzeń biurową w odległości umożliwiającej dotarcie do niej z domu na piechotę. Ponad połowa — 55% — zapytanych wskazała, że czuliby się „nieco” lub „bardzo” niekomfortowo, dojeżdżając do biura komunikacją, zanim pojawi się szczepionka na COVID-19.
Aby ograniczyć dojazdy pracowników, lokalizacje firmy muszą być rozproszone, a jej biura rozmieszczone w różnych częściach miast — bliżej ludzi. Niektórzy nazywają to modelem Hub and Spoke („piasty i szprych”): firmy i organizacje mają biuro centralne („piastę”) oraz biura satelitarne (,„szprychy”) w różnych dzielnicach, w których mieszkają pracownicy.
Czas
W perspektywie krótkoterminowej pracodawcy będą prawdopodobnie musieli wdrożyć stopniowe lub etapowe podejście do kwestii powrotu do pracy, aby spełnić zalecenia dotyczące dystansowania społecznego w miejscu pracy, a w biurach będzie mogła przebywać mniejsza liczba pracowników. W dłuższej perspektywie praca w biurze i praca w domu nie będą już wyborem binarnym, a niektóre firmy będą zapewniać pracownikom jedno i drugie.
Działając w warunkach zmniejszenia zagęszczenia oraz rozproszonych lokalizacji, pracodawcy będą musieli określić „masę krytyczną” pracowników w każdej lokalizacji biura pozwalającą czerpać korzyści ze współpracy i interakcji osobistych. Po wprowadzeniu rozdzielonych lub stopniowych harmonogramów pracownicy mogą przychodzić do biura, aby stawić czoła wyzwaniom najbardziej wymagającym zwiększonej współpracy.
Pracodawcy już wiedzą, że warto zaoferować pracownikom elastyczny harmonogram. W przeprowadzonym w czerwcu 2019 r. przez Prudential badaniu Pulse of the American Workforce Study zapytano respondentów, jakie czynniki, oprócz wynagrodzenia, zachęciłyby amerykańskich pracowników do pozostania u obecnego pracodawcy: 48% z nich odpowiedziało, że chce elastycznego harmonogramu pracy.
Jak elastyczne przestrzenie mogą nam pozwolić wrócić do pracy?
Wyjątkowe cechy elastycznych przestrzeni do pracy mogą pomóc ludziom wrócić do ich obowiązków. Jednak nie wszyscy pracodawcy mają zasoby finansowe lub inne, które pozwolą szybko wdrożyć model elastycznej przestrzeni do pracy na obszarze danego miasta. Oferta takich firm jak WeWork, IWG czy Industrious pozwala pracodawcom uzyskać niezbędną elastyczność, a kwestie dotyczące przestrzeni, geografii i czasu zostały już przez nie odpowiednio przeanalizowane pod kątem ich klientów.
Biorąc za wzór WeWork i miasto Nowy Jork, zobaczmy, jak elastyczne przestrzenie do pracy mogą wspierać bezpieczny powrót do środowiska biurowego.
Przestrzeń
Jako największy najemca przestrzeni biurowej na Manhattanie WeWork umożliwia firmom rozszerzanie działalności w celu dostosowania się do odpowiednich praktyk utrzymywania dystansu. Na samym Manhattanie WeWork dysponuje ponad 835 000 metrów kwadratowych powierzchni w ponad 60 lokalizacjach.
We wszystkich przestrzeniach WeWork standardy sprzątania i higieny zostały podwyższone zgodnie z wytycznymi CDC i lokalnych organizacji zajmujących się zdrowiem, tak aby można było zapewnić bezpieczeństwo pracownikom.
Pracownicy mogą mieć pewność, że ich przestrzeń biurowa jest bezpieczna, a pracodawcy mogą zaoszczędzić pieniądze. Wynajmując powierzchnię od WeWork, 4-osobowa firma może zaoszczędzić średnio $24,000 rocznie w porównaniu z tradycyjnymi nieruchomościami komercyjnymi, jak podaje raport WeWork 2019 Global Impact Report.
Oszczędności te stają się szczególnie ważne w sytuacji, gdy przedsiębiorstwa każdej wielkości stoją w obliczu niepewnej sytuacji gospodarczej. W miarę upływu czasu i zmniejszania się ograniczeń dotyczących dystansu firmy mogą w razie potrzeby zajmować dodatkową przestrzeń biurową w celu umożliwienia jednoczesnego powrotu do biura większej liczby pracowników.
Geografia
Dzięki istniejącej sieci elastycznych przestrzeni do pracy w całym Nowym Jorku WeWork i inni dostawcy mogą pomóc firmom w zaoferowaniu pracownikom miejsc do spotkań i pracy, które znajdują się w odległości spaceru lub krótkiej przejażdżki rowerem.
Według oryginalnej analizy za pomocą narzędzia do planowania urbanistycznego Replica, które pomaga miastom odpowiedzieć na kluczowe pytania dotyczące transportu, około jedna trzecia pracowników biurowych w Nowym Jorku — ok. 303 000 osób — może się znajdować w odległości 15 minut spacerem od najbliższej lokalizacji WeWork. Ponad 58% pracowników biurowych w mieście — ok. 565 500 osób — mieszka w odległości 15 minut jazdy rowerem.
Z kolei analiza z narzędzia Replica dotycząca poszczególnych dzielnic wykazała, że wpływ ten jest najbardziej odczuwalny na Manhattanie, gdzie oszałamiająca liczba 379 865 osób, stanowiących 96% lokalnych pracowników biurowych, mieszka w odległości 15 minut spacerem lub jazdy rowerem od lokalizacji WeWork. Analogiczną drogę do przebycia ma połowa wszystkich pracowników biurowych na Brooklynie i jedna czwarta w Queens.
W przypadku pracowników biurowych we wszystkich pięciu dzielnicach mediana dojazdów do pracy wynosi prawie siedem mil. Tymczasem pracownicy biurowi mieszkający w odległości 15 minut spacerem do najbliższej lokalizacji WeWork mogą skrócić dojazd do jednej mili. Oznaczałoby to dla nich 85-procentową redukcję liczby przejeżdżanych mil.
Rozproszenie lokalizacji może też oznaczać istotne korzyści zewnętrzne. Analiza za pomocą narzędzia Replica wykazała, że gdyby pracownicy korzystali z 15-minutowego spaceru lub jazdy rowerem, aby dotrzeć do najbliższej lokalizacji WeWork, zamiast dojeżdżać do swojego standardowego miejsca pracy, w Nowym Jorku każdego dnia byłoby o około 45 000 mniej przejazdów samochodem i o 225 000 mniej przejechanych mil (VMT) — ponad 1 milion VMT tygodniowo.
Według Agencji Ochrony Środowiska zmniejszenie liczby przejeżdżanych mil o 225 000 dziennie odpowiada w przybliżeniu zmniejszeniu emisji CO2 o 448 ton lub posadzeniu prawie 7500 drzew miejskich tygodniowo.
Co więcej, podejście typu Hub and Spoke może przynieść dodatkowe korzyści dla innych branż, pomagając lokalnym firmom odzyskać siły przez umożliwienie pracy, zakupów i jedzenia bliżej domu.
Czas
Elastyczne przestrzenie do pracy, takie jak WeWork, również są już przystosowane do wspierania różnych sposobów korzystania z biura. Niektórzy chcą być w biurze od 8:00 do 18:00, aby mieć wyraźne rozgraniczenie między życiem prywatnym a zawodowym, inni zaś chcą korzystać z biura, ponieważ może ono zapewniać bardziej niezawodne lub szybsze połączenie internetowe lub oferować wysokiej jakości drukarki.
W każdej lokalizacji WeWork jest dostępny specjalny zestaw udogodnień, w tym najważniejsze rozwiązania technologiczne, takie jak sieć przewodowa Ethernet czy dostęp do sieci Wi-Fi, drukarek wielofunkcyjnych i inteligentnych tablic, a także dodatkowe korzyści dla społeczności, na przykład spotkania networkingowe.
To dlatego 80% członków społeczności WeWork zgłasza wzrost produktywności po dołączeniu do niej, a 54% docenia WeWork jako podstawę przyspieszenia rozwoju ich firm. W dłuższej perspektywie przestrzenie te mogą stanowić dla pracodawców opłacalny sposób na skalowanie działalności w górę lub w dół, zależnie od potrzeb. Pracownicy z kolei mogą zachować korzyści płynące ze współpracy, produktywności i tworzonych relacji wynikające z pracy w biurze.
Pandemia COVID-19 zmieniła sposób pracy, ale dała nam szansę na przemodelowanie przyszłości miejsca pracy. Przyszłość ta jest elastyczna. Konieczne jest przemyślenie rozwiązań, które sprawdzą się w każdej branży i w każdym segmencie populacji, również w przypadku pracowników biurowych. Dzięki elastyczności, jaką może zapewnić WeWork i inne podobne firmy, Nowy Jork i inne miasta w USA mogą bezpiecznie przeprowadzić powrót do miejsca pracy — z korzyścią dla pracowników, gospodarki i środowiska.
Hamilton Place Strategies (HPS) to firma konsultingowa zajmująca się doradztwem analitycznym w zakresie spraw publicznych. Jej biura znajdują się w Waszyngtonie, Nowym Jorku i Kalifornii. Firma HPS wykorzystuje analizę merytoryczną, aby zgłębić różne złożone zagadnienia, a kreatywne narzędzia z obszaru spraw publicznych pozwalają jej wyjaśniać problemy docelowym odbiorcom i docierać do najważniejszych interesariuszy.
Dane z narzędzia Replica to oszacowanie ruchów i powiązanych z nimi wskaźników przygotowane na podstawie anonimowych danych o lokalizacji telefonów komórkowych i innych zewnętrznych źródeł danych. Ta metodologia techniczna obejmuje szereg środków mających na celu uniemożliwienie identyfikacji poszczególnych osób.
Ankieta CivicScience została przeprowadzona w okresie od 27 maja do 1 czerwca 2020 r. wśród osób w wieku 18 lat i starszych, a zebrane informacje zostały skorygowane wagowo zgodnie z danymi spisowymi dla Nowego Jorku w zakresie płci i wieku.
