Drie tips voor het creëren van een kantoor dat innovatie inspireert

Beter, sneller, sterker: dit is de reden waarom de meest succesvolle bedrijven statische kantoorruimte vermijden wanneer zij zich op innovatie concentreren

Ruimte is een krachtig hulpmiddel om betrokkenheid, innovatie en productiviteit te stimuleren. Maar hoe ziet de optimale ruimte er eigenlijk uit? In The Science of Space onderzoeken we hoe een wetenschappelijk onderbouwd, doelbewust ontwerp een werkomgeving kan transformeren in een holistische ervaring.

Er is een enorme druk op bedrijven om te innoveren en de concurrentie een slag voor te blijven. Maar wie twee (of tien) stappen voorblijft op de rest, behaalt de grootste winst.

De weg naar innovatie lijkt eenvoudig: het begint met het inhuren van het beste talent, dat nieuwe, originele oplossingen bedenkt; vervolgens breng je de oplossingen in de praktijk, je leert ervan en je itereert ze. Maar daar houdt het niet bij op in de wereld van vandaag.

Toptalenten inhuren en ze vragen om hun beste werk te doen in een suboptimale kantooromgeving is vragen om een ramp. Heb je wel eens gewerkt (of werk je misschien nu) in een omgeving die meer doet denken aan de film Office Space dan aan een superhub voor innovatie?

De meest innovatieve bedrijven in de wereld optimaliseren elk aspect van hun bedrijf — inclusief hun fysieke werkplek.

Creatief denken, mogelijkheden voorstellen en samenhangen zien die het bedrijf vooruit helpen voor de toekomst, lijken een onmogelijke taak wanneer je de hele dag doorbrengt in een kantoor zonder ramen en zonder natuurlijk licht. Of wanneer je je voelt vastgeketend aan een desk. Een deprimerende fysieke werkplek kan zelfs de meest getalenteerde medewerker belemmeren om een volgend geweldig idee te bedenken.

Dus: wat moeten werkgevers doen om de weg vrij te maken voor innovatie op hun eigen werkplekken? Wij van het werkplekstrategieteam hier bij WeWork hebben veel tijd besteed aan het optimaliseren van de werkplekervaring zodat medewerkers hun beste werk kunnen doen. Hier zijn drie manieren waarop je een nieuwe invulling kunt geven aan je werkplek om innovatie bij je eigen teams aan te moedigen.

1. Maak je werkplek ‘hackbaar’

Wanneer teams de opdracht krijgen te innoveren, bestaat de verwachting dat medewerkers snel komen met ideeën, en prototypen en dingen gaan uitproberen — dus het is logisch dat hun werkplek ook agile moet zijn. Met andere woorden: medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze een conventionele kantoorinrichting fysiek mogen ‘hacken’.

Wat bedoelen we hiermee? Medewerkers moeten de mogelijkheid hebben hun werkplek, inclusief bureaus en stoelen, banken en tafels, aan te passen aan hun behoeften, zelfs als dat anders is dan wat de werkgever oorspronkelijk voor ogen had. Bij WeWork kunnen sommige meubels bijvoorbeeld worden verplaatst en dit hebben we onder andere vergemakkelijkt door middel van handgrepen en visuele aanwijzingen. Medewerkers kunnen de ruimte configureren al naargelang hun behoeften, of het nu gaat om een grote groep die wil brainstormen of iemand die een comfortabele plek zoekt om alleen te werken. In principe beschouwen we de werkplek als ‘software’ die on-demand kan worden bijgewerkt in plaats van als ‘hardware’ die statisch en onveranderlijk is. Medewerkers moeten worden aangemoedigd om een omgeving te creëren waarin ze zich op hun gemak en geïnspireerd voelen — net alsof ze thuis zijn eigenlijk.

Een goed voorbeeld hiervan zag ik tijdens mijn recente bezoek aan IDEO, een internationaal ontwerp- en adviesbureau in Palo Alto, Californië. De filosofie van het bedrijf is dat medewerkers in ‘hackbare’ werkplekken wat ongeregelder en experimenteler te werk kunnen gaan. Wanneer de medewerkers van IDEO zich bijvoorbeeld voorstellen hoe het zou zijn om een muur te hebben in een bepaalde ruimte, dan zetten ze kartonnen muren neer en testen ze verschillende opstellingen om te zien hoe het gedrag binnen de ruimte verandert.

Het resultaat van al dat hacken van een ruimte? Een omgeving met werkplekken waar mensen graag ideeën delen en problemen oplossen. Bovendien voelen medewerkers in hackbare ruimten zich vrij om hun ideeën en meningen te uiten zonder sancties te vrezen. Met andere woorden: de medewerkers voelen zich psychologisch veilig om zich uit te drukken

Hoe belangrijk is psychologische veiligheid? In een onderzoek naar de dynamiek van goed presterende teams heeft de afdeling People Operations van Google psychologische veiligheid aangemerkt als de eerste van vijf essentiële ingrediënten. Als medewerkers die iets nieuws proberen, geen angst hebben voor repercussies, voelen ze zich gestimuleerd om risico’s te nemen, openhartige gesprekken te voeren en creatieve oplossingen te bedenken. Falen is voor hen een leerervaring en het aanpakken van problemen leidt tot positieve resultaten. Dit alles kan worden bevorderd en aangemoedigd door de juiste werkruimte. 

Koffie drinken is een populair ritueel bij WeWork in Bogotá, Colombia .

2. Bouw een unieke cultuur met rituelen

Alle bedrijven hebben rituelen: van de alledaagse routines (koffiepauzes, theetijd) tot grote, minder frequente events zoals jaarlijkse vergaderingen en pensioenfeesten. Het zijn eenvoudige acties waarbij je tot jezelf komt en je plek en het moment waardeert. Maar wist je dat rituelen op de werkplek ook een inspiratiebron voor innovatie kunnen zijn voor je medewerkers?

Medewerkers die worden aangemoedigd en de middelen krijgen om specifieke activiteiten in hun werkomgeving te initiëren, voelen een grotere band met hun team. Rituelen zorgen ervoor dat mensen een gedeelde identiteit ervaren. Succesvolle sportcoaches maken bijvoorbeeld vaak gebruik van rituelen om sociale banden tussen teamleden op te bouwen.

Er is echter wel een belangrijk verschil tussen een standaardritueel en de rituelen die zijn bedoeld om innovatie aan te moedigen. Bij WeWork serveren we bijvoorbeeld elke dag verse koffie, maar we doen dit bewust in een keuken die is ontworpen als een ‘zwaartepunt’ — een plek waar mensen graag komen om elkaar te ontmoeten, te praten en ideeën te delen. We hebben niet alleen een receptie: we hebben een heel Community Team dat medewerkers het gevoel geeft dat er voor hen wordt gezorgd. En op maandag gaan onze teamdiners over meer dan alleen eten — we praten over de week die gaat komen en hoe we dingen samen gaan aanpakken. Al deze rituelen dragen ertoe bij dat medewerkers zich onderdeel van een gemeenschap voelen, die ze de psychologische veiligheid biedt die nodig is om te innoveren.

Het ontwerp van de werkplek kan rituelen stimuleren, maar het is in feite het idee van verbondenheid dat de dagelijkse activiteiten echt versterkt met positieve herinneringen. Deze rituelen stimuleren elke dag weer de emoties en verminderen angst en zorgen, verhogen het gevoel van saamhorigheid en zorgen voor een omgeving die innovatie bevordert. 

3. Introduceer speelse elementen

Het is essentieel om wat speelsheid te integreren bij alles wat we doen. Zo kunnen onze hersenen de flexibiliteit ontwikkelen die we nodig hebben als inspiratiebron voor innovatie en creativiteit (die trouwens flink afnemen naarmate we ouder worden). Volgens Stuart Brown, MD, en Christopher Vaughan, auteurs van Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, is spelen in essentie een handeling om dingen te doen zonder bepaalde reden. 

Dit zijn de trefwoorden die ze gebruiken voor het fenomeen spelen:

  • Ogenschijnlijk doelloos
  • Vrijwillig
  • Inherente aantrekkingskracht
  • Vrijheid van tijd
  • Verminderd zelfbewustzijn
  • Improvisatiepotentieel
  • Verlangen om verder te gaan

In de hersenen stimuleert spel direct de neurotrofe factor (zenuwgroei), de amygdala (emotieverwerking) en dorsolaterale prefrontale cortex (uitvoerende beslissingen). Uit onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat ratten hun hersenen verder ontwikkelen door diverse stimuli tijdens het spelen met speelgoed en de omgang met andere ratten.

Indicatoren voor innovatie kunnen in het bijzonder worden gevonden in emotioneel geladen vroege speelherinneringen, die sterker worden bij kinderen naarmate hun hersenen zich ontwikkelen. Maar als het gaat om innovatie, moet het spel eigenlijk niet stoppen in de kindertijd. Door meer mogelijkheden voor speelsheid in je werkplek te integreren, stel je je medewerkers in staat om hun creatief denkende spieren te trainen op weg naar hun volgende innovatieve idee. 

Probeer bijvoorbeeld je medewerkers uit te nodigen voor een middagje brainstormen zonder tijdsbeperking (dat wil zeggen: zorg ervoor dat niemand zich schuldig voelt dat hun projecten even worden onderbroken), zodat ze wat meer speeltijd krijgen in hun schema. Door speeltijd aan te moedigen laat je aan je medewerkers zien wat de verwachtingen zijn: het is hun taak om creatief te zijn en innovatie te stimuleren en het is jouw taak als werkgever om een omgeving te creëren waarin innovatie kan plaatsvinden.

Maak de weg vrij voor innovatie

De meest innovatieve bedrijven in de wereld optimaliseren elk aspect van hun bedrijf — inclusief hun fysieke werkplek. Het is niet meer voldoende om alleen het allerbeste te huren — om met een concurrerende snelheid te innoveren hebben talenten een ruimte nodig waar ze hun beste werk kunnen doen. Zo kun je de weg vrijmaken voor innovatieve ideeën die je bedrijf vooruit helpen.

WeWork biedt zowel grote als kleine bedrijven ruimteoplossingen voor hun grootste bedrijfsuitdagingen.