활동 기반 업무를 위한 필수 가이드

오늘날 직원들은 보다 유연하고 자율적으로, 근무 시간과 장소를 선택할 수 있기를 원합니다. 활동 기반 업무가 직원과 회사 모두에 어떤 도움이 되는지 알아보세요.

간은 참여를 촉진하고 혁신을 장려하며 생산성을 높이는 강력한 도구입니다. 그렇다면 최적의 공간은 정확히 어떤 모습일까요? 공간의 과학에서는 의도적인 디자인이 어떻게 모든 업무환경을 홀리스틱한 경험으로 바꿀 수 있는지 탐구합니다.

기술의 발전 덕분에 모두가 정해진 자리에서 일해야 하는 기존의 업무수행 방식은 점차 그 힘을 잃어가는 추세입니다. 이제는 거실을 닮은 라운지, 직접 글과 그림을 그리며 브레인스토밍을 할 수 있는 협업 구역, 조용히 통화를 할 수 있는 개인 폰 부스 등 다양한 유형의 공간을 갖춘 업무공간이 그 자리를 대신하고 있습니다. 활동 기반 업무란 바로 이런 것입니다.

ABW(활동 기반 업무)의 정의

활동 기반 업무란 직원이 자신이 맡은 업무 특성에 따라 업무공간을 선택할 수 있는 방식입니다. 직원은 자신의 역량을 강화할 수 있는 환경에서 하루의 업무를 진행합니다. 각자의 업무에 도움이 되는 공간이 주어져야 직원이 훨씬 더 생산적인 결과를 낼 수 있다는 아이디어를 구현한 것입니다. 오늘날에는 TV 프로그램에서부터 음식, 음악, 여행까지 모든 부분이 ‘온디맨드 방식’으로 이루어져 있습니다. 업무공간 또한 그럴 수 있지 않을까요? 미래의 업무공간은 마치 살아 있는 하나의 유기체처럼, 직원과 함께 변화하며 필요로 하는 바를 충족할 수 있어야 합니다. 

ABW를 정의하는 네 가지 요소

ABW는 단순히 업무공간에 소파와 폰 부스를 마련하는 것이 아닙니다. 기업에서 ABW를 구현하려면 디자인, 감각적 경험, 행동을 통한 강화, 반복적 학습이라는 네 가지 요소를 갖춰야 합니다.

  1. 디자인. ABW 업무공간에는 한 지붕 아래 다양한 유형의 공간이 갖춰져 있습니다. 조용히 집중하는 공간이 필요하나요? 작업에 집중하며 열심히 일할 수 있는 조용한 공간에서 데스크를 이용하면 됩니다. 고객사와의 미팅을 위한 대규모 컨퍼런스룸이 필요하다면, 즉시 예약해서 이용하세요. 팀과 함께 점심을 먹으며 협업하고 싶다면, 레스토랑 스타일의 부스를 활용하면 됩니다. 동료와 프라이빗하게 전화 통화를 할 수 있는 폰 부스도 마련되어 있습니다. 어떠한 활동을 하든, 그에 맞는 공간이 준비되어 있습니다.

  2. 감각적 경험. ABW 공간은 직원이 공간을 사용하는 방법에 대해 직접적, 간접적으로 파악할 수 있게 해주어야 합니다. 즉, 직원이 자신의 업무 유형에 따라 활기찬 공간과 차분한 공간 중 어느 곳으로 가야 하는지 손쉽게 측정할 수 있어야 한다는 의미입니다. WeWork의 대표적인 활기찬 공간은 바로 키친입니다. 키친으로 가까이 다가갈수록 신선한 커피 향이 풍기고, 스피커에서는 음악이 흘러 나옵니다. 이 공간에서는 다른 사람들의 에너지를 느낄 수 있죠. 이러한 요소는 사람들을 끌어들이고, 커피를 마시며 동료와 대화를 나눌 수 있는 따뜻한 분위기를 자아냅니다. 이와 반대로, WeWork 뉴욕 본사의 조용한 구역은 들어서는 순간부터 차분한 분위기를 느낄 수 있는 곳입니다. 프레젠테이션이나 디자인 프로젝트에 집중할 수 있는 공간이죠. 이렇게 각기 다른 환경 요소가 고유의 분위기를 조성하며, 물리적 디자인과 맞물려 그 공간의 용도를 결정하고 서로 용도가 다른 각각의 공간을 어떻게 활용해야 하는지 모두가 알 수 있도록 합니다.

  3. 행동을 통한 강화. 최적의 ABW 디자인과 감각적 요소가 갖춰진 공간은 사람들이 기대대로 행동하는 경우에 그 빛을 발합니다. 조용한 구역에서는 조용히 하고, 폰 부스에서는 통화만 하고, 자리를 비우는 경우 다른 사람들이 공간을 활용할 수 있도록 개인 소지품은 가져가는 등의 행동입니다. 또한 팀의 리더는 팀원이 공간을 업무에 맞게 자유롭게 이용할 수 있도록 권장해야 합니다. 리더가 만약 팀원들이 책상에 앉아 있지 않는다고 해서 눈살을 찌푸린다면, 무제한 커피가 제공된다고 해도 팀이 키친에서 미팅을 갖지 않을 것이기 때문입니다. 

  4. 반복적 학습. 기업의 리더가 끊임없이 진화하는 업무공간의 디자인, 행동, 프로그래밍은 물론, 사고방식에 있어서까지 완전한 변화를 수용해야만 ABW와 같은 새로운 업무방식을 도입해 직원의 진정한 역량을 이끌어낼 수 있습니다. 리더가 질적 및 양적 데이터를 통해 피드백 루프를 구축하고, 업무공간을 개선하기 위해 그에 대한 결과를 적용시킨다면, ABW 공간이 성공할 수 있습니다.

활동 기반 업무의 기원 

ABW는 지금의 온디맨드 서비스 문화와 자연스럽게 맞아 떨어지지만, 사실 그 개념 자체가 최근에 고안된 것은 아닙니다. 미국의 건축학자인 Robert Luchetti가 1983년, 타이핑과 미팅 주최 등 다양한 사무 업무에 따라 ‘활동적 공간’을 만들어야 한다는 아이디어를 공동으로 제시한 것이 ABW의 공식적 시작입니다. ABW는 당시 미국에서 받아들여지지 않았지만 호주, 덴마크, 네덜란드, 스웨덴과 같은 나라에서는 보다 순조롭게 도입되었습니다.

‘활동 기반 업무’라는 용어는 네덜란드의 컨설턴트인 Erik Veldhoen(Veldhoen + Co.)이 The Art of Working(업무의 예술)에서 사용한 것에서 유래되었으며, Erik은 The Demise of the Office(사무실의 종말)이라는 책을 저술하기도 하였습니다. 1990년대, Veldhoen + Co.는 네덜란드 최대 규모의 보험 회사인 Interpolis와 파트너십 관계를 맺고, 활동 기반 업무공간을 구현하기 시작했습니다. 이러한 업무공간이 직원에게 진정한 자유를 주는 유연한 방식이라는 것을 깨달은 Interpolis는 이를 완전히 도입하기로 결정했습니다. 고정되어 있는 자리를 없애고, 부서별 책임자들은 직원들에게 근무 시간, 장소, 기간에 대한 완전한 자율권을 주었습니다.

새로운 Interpolis의 업무공간이 지닌 유연함이 기업 문화에 그대로 적용된 것입니다. 직원은 시간에 맞춰 출퇴근을 하거나, 한 곳에 온종일 앉아 있어야 한다는 부담감을 느끼지 않게 되었습니다. 이 회사는 ‘업무만 제대로 해낸다면 그외에는 모든 것이 자유’라는 모토 아래 운영되었습니다.

‘오늘날 가장 효과적인 매니지먼트 스타일은 명령과 통제가 아닌, 신뢰와 자율성을 바탕으로 이루어집니다. 물리적 공간은 이러한 효과를 극대화할 수도 있고, 억제할 수도 있습니다’라고 WeWork의 응용 연구 및 문화 OS의 수석 책임자 Claire Rowell은 말합니다. ‘예를 들면, 직원은 매일 온종일 같은 곳에 앉아 있거나 서 있는 것에 압박감을 느낄 수 있습니다. 그러면서 이런 생각을 할 수도 있을 겁니다: "우리 회사는 내 성과를 중요하게 생각하는 걸까, 아니면 그냥 자리를 지키는 것을 중요하게 생각하는 걸까?"라고 말입니다.’

ABW 업무방식은 전통적인 업무공간과 전혀 다릅니다. ‘전통적인’ 업무공간이라는 말을 들으면 누군가는 파티션으로 나누어진 공간을, 누군가는 오픈 플랜 공간을 생각할 수 있습니다. 그러나 어떤 공간이든 모두 ‘유연하지 않다’는 특성을 갖고 있다는 것에는 모두 동의할 것이라 생각합니다. Rowell은 ‘전통적인 오피스 구조는 더 이상 유효하지 않습니다’라며 ‘기업은 직원이 근무 시간, 장소, 방식을 원하는 대로 선택할 수 있도록 지원해야 합니다. 그래야 직원이 최적의 성과를 낼 수 있기 때문입니다’라고 이야기합니다.

바로 이것이 2018년 CBRE Americas Occupier 설문 조사에서 부동산 업계 임원 중 45%가 직원이 효율적으로 업무를 진행하고, 이후 변화에 맞춰 유연하게 설계할 수 있는 활동 기반 업무공간으로 이동할 것이라고 답변한 이유입니다.

ABW 도입에 필요한 사고방식의 근본적 변화

ABW를 도입하려는 기업 리더는 ‘직책과 전문성에 상관없이, 직원이 필요로 하는 바는 무엇일까?’라는 질문의 답을 생각해 보아야 합니다. 또한 직원을 신뢰하며, 직원이 필요한 공간을 마음껏 활용할 수 있도록 지원하여 역량을 발휘할 수 있도록 해야 합니다. 이 지점까지 도달하려면, 기업의 문화 전반에 큰 변화를 이루어야 합니다.

정부, 기업 및 조직을 위한 인프라를 설계하고, 구축하고, 금융 및 운영을 지원하는 다국적 기업인 AECOM의 수석 부사장이자 글로벌 부동산 담당자, Luigi Sciabarrasi는 ‘가장 큰 걸림돌은 기존에 경험한 업무 문화에 익숙해진 사람들의 사고방식을 바꾸는 것이었습니다’라고 말합니다. 

새로운 업무 스타일 또는 유연한 작업 환경에 모두가 적응하도록 하려면 교육과 IT 투자, 직원의 의견 공유가 필요합니다. AECOM은 사전 프로젝트 설문 조사를 통해 직원의 업무 방식은 물론, 성과에 대한 이야기를 지속적으로 듣고 개선하는 데 필요한 도구는 무엇인지 파악했습니다.

사고방식과 공간 디자인의 변화가 함께 이루어질 때

ABW를 도입하려면 사고방식의 변화가 필수적입니다. 변화하는 업무공간에 맞춰 적응해야 할 책임을 지닌 사람들은 대부분 바로 그 공간에서 생활할 사람들입니다. 미래의 업무공간을 제대로 활용하려면, 사람과 공간 사이 균형을 지키며 함께 발전해 나가야 합니다. 공간을 정적이거나, 변하지 않는 곳으로 바라보는 대신 유연하고, 민첩하며, 변화에 대응할 수 있는 곳이라고 여겨야 합니다.

이러한 사고방식은 미래의 부동산에 대한 관점과도 유사합니다. WeWork의 글로벌 부동산 자문 담당자인 John Lewis는 ‘3년 이후의 인력이 어떻게 될지 모르는 상태에서 기존의 15년 임대를 선택할 이유가 있을까요?’라고 묻습니다. ‘WeWork는 애자일 방식을 포용해 기존 모델을 무너뜨리고 있습니다. WeWork는 부동산을 정적인 자산이 아닌, 유동적인 자산으로 여기기 때문입니다.’

과거의 전통적인 부동산 옵션은 새로운 업무공간의 디자인, 건축, 물류에 초점울 두었습니다. 기업이 실제로 계약서에 서명한 후 이사를 하고 나면 임대 공간이든, 자체적으로 디자인한 공간이든, 전통적인 모델에서는 어떠한 변경도 쉽지 않습니다. 아이러니하게도, 직원이 해당 공간에 완전히 자리잡고 나서야 공간의 디자인과 기능성이 직원에게 맞는지 확인할 수 있는 것입니다. 전통적 모델에서는 비즈니스 운영을 방해하지 않고 디자인을 변경하려면 최대 10년 또는 20년이 걸릴 수 있습니다.

부동산 및 경험적 디자인 모두에서 변화를 완전히 수용하고 활용할 수 있어야, 업무공간에 대한 기업의 접근 방식 역시 그 핵심부터 다시 구축할 수 있습니다. 즉, 우리는 직원을 위한 보다 인간 중심적인 업무공간을 만들어가고 있으며 이는 기업의 실리적인 면에도 도움이 됩니다. 모두가 상생하는 방향이라고 볼 수 있습니다.

사람이 중심이 되는, 유연성 있는 업무 환경

ABW가 제대로 적용되기만 한다면 직원과 고용주 모두 업무공간에서의 효율성과 생산성을 향상하고, 업무공간이 유연하게 변화에 대응한다는 것을 직접 실감할 수 있습니다. 다양한 재능을 지닌 인력을 전 세계에서 모집할 수 있으며 이러한 인력은 자유롭게 이동하며 근무합니다. 이는 트렌드에 맞춰 성장해 나가는 업무공간을 만들어 가는 데 중요한 요소입니다.

ABW는 WeWork 팀에 흥미로운 도전의 기회를 선사합니다. 공간, 디자인, 조사의 힘을 모두 활용하여 전 세계 사람들이 업무공간에 필수적이라고 생각하는 요소가 무엇인지 심층적으로 파악할 수 있기 때문입니다. 덕분에 WeWork는 계속해서 모두를 위한 더 나은 업무공간을 만들어가고 있습니다.

Corinne Murray는 WeWork에서 활동 기반 업무 및 변화 전문가 역할을 맡아, 새로운 콘셉트를 개발 및 테스트하고, 동료와 고객이 더 큰 잠재력을 발휘할 수 있는, 더 좋은 경험을 제공하고 있습니다. 종교 철학을 연구한 Corinne은 공간, 디자인, 사람, 문화의 관계를 이해하고 이를 발전시키기 위해 최선을 다하고 있습니다. WeWork에 합류하기 전 Corinne은 Gensler, American Express, CBRE에서 사람과 시스템에 대한 업무를 담당했습니다.

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