Tre consigli per creare un ufficio in grado di stimolare l’innovazione

Migliore, più veloce, più forte: ecco perché le aziende di maggior successo evitano gli spazi di lavoro abituali quando mirano all'innovazione

Lo spazio è un mezzo potentissimo per favorire coinvolgimento, innovazione e produttività. Ma che aspetto ha esattamente un ambiente ideale? Nella Scienza dello Spazio vediamo come la scienza del design intenzionale può trasformare qualsiasi ambiente di lavoro in un’esperienza olistica.

C’è un’enorme pressione sulle imprese affinché riescano a innovarsi prima dei propri concorrenti. È la capacità di trovarsi due (o 10) passi in testa al gruppo che permette di raggiungere gli obiettivi più ambiti.

La via verso l’innovazione sembra una linea retta: inizia assumendo i migliori talenti, che elaboreranno soluzioni nuove e innovative e le metteranno in pratica; impareranno dall’esperienza e così via. Ma nel mondo di oggi, questo non basta.

Assumere i migliori talenti e chiedere loro di fare del proprio meglio in un ambiente di lavoro non ottimale è la ricetta per il disastro. Ti è mai capitato di trovarti (o forse ti ci trovi proprio ora) in ambienti che ti ricordano più il set del film Impiegati… male! che un centro di innovazione?

Le aziende più innovative al mondo ottimizzano ogni aspetto del proprio business, tra cui gli spazi fisici.

La capacità di pensare in maniera creativa, immaginare possibilità diverse, collegare i punti in grado di condurre un’azienda verso il futuro può essere quasi annientata quando le giornate sono trascorse in un ufficio senza finestre né luce naturale. O quando ti senti incatenato a una scrivania. Un ambiente di lavoro deprimente può ostacolare il pensiero creativo anche dei più talentuosi, impedendo loro di avere una nuova grande idea.

Ma allora come devono fare i datori di lavoro per gettare le basi di una vera innovazione all’interno dei propri spazi di lavoro? Come parte del team di strategia per gli spazi di lavoro qui in WeWork, ci siamo impegnati a lungo per migliorarne l’esperienza, in modo che i dipendenti possano rendere al meglio. Qui di seguito vediamo tre modi in cui ripensare gli spazi di lavoro per promuovere l’innovazione all’interno dei team.

1. Crea uno spazio di lavoro "adattabile"

Quando a un team viene richiesta innovazione, ci si aspetta che i dipendenti in breve tempo propongano idee e prototipi e li mettano alla prova—perché il loro spazio di lavoro non dovrebbe essere altrettanto flessibile? In altre parole, perché i dipendenti non dovrebbero sentirsi autorizzati a modificare fisicamente un ufficio convenzionale?

Cosa significa esattamente? Dalle scrivanie alle sedie, dai divani ai tavoli, gli impiegati dovrebbero avere la possibilità di adattare lo spazio di lavoro alle proprie esigenze anziché adeguarsi al progetto originale del datore di lavoro. Ad esempio, WeWork ha fatto in modo che parte dei mobili possano essere spostati semplicemente aggiungendo maniglie e altri supporti. I dipendenti possono configurare lo spazio sulla base delle proprie necessità, che si tratti di un brainstorming collettivo o di un ambiente accogliente in cui lavorare da soli. In sostanza ci piace pensare agli spazi di lavoro come a un "software", in grado di adattarsi on-demand, anziché un "hardware", che è più statico e difficile da modificare. I dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a creare un ambiente in cui si sentano a proprio agio e ispirati—proprio come a casa.

Ho visto di persona un esempio riuscito di questa concezione nel corso della mia recente visita a IDEO, un’azienda di design e consulenza internazionale con sede a Palo Alto, in California. La loro filosofia è che uno spazio di lavoro adattabile permette ai dipendenti di rendere il proprio lavoro più creativo e sperimentale. Nel progettare una parete in un certo ambiente, ad esempio, i dipendenti IDEO montano muri di cartone e testano soluzioni diverse per vedere come cambiano i comportamenti a seconda dello spazio.

Quali sono i risultati di questo adattamento degli spazi? Un ambiente di lavoro in cui le persone erano entusiaste di condividere le proprie idee e risolvere i problemi. Inoltre, i dipendenti che lavorano in spazi adattabili si sentono più liberi di esprimere le proprie idee e opinioni senza temere ripercussioni; in altre parole, si sentono psicologicamente più tranquilli a esprimere se stessi

Quanto è importante la tranquillità psicologica? Negli studi relativi alle dinamiche all’interno dei team altamente performanti, il dipartimento operativo di Google per il personale ha identificato la tranquillità psicologica come il primo di cinque elementi fondamentali. Non temere ripercussioni nello sperimentare qualcosa di nuovo fa sentire i dipendenti più inclini a correre dei rischi, a intrattenere conversazioni più aperte e a dare vita a soluzioni creative durante le sessioni di brainstorming. In un contesto di questo tipo, un errore è un’occasione di apprendimento e affrontare i problemi porta a esiti positivi. Tutto ciò può essere favorito e incoraggiato all’interno del giusto ambiente di lavoro. 

Il rito del caffè è molto diffuso nel WeWork di Bogotà, in Colombia.

2. Costruisci una cultura esclusiva con i propri riti

Ogni azienda ha i propri riti—dalle banali routine quotidiane (pause caffè, merenda) agli eventi più rilevanti e meno frequenti come le riunioni annuali e le feste di pensionamento. Sono azioni semplici che ci fanno sentire partecipi del posto e del momento. Ma sapevi che, quando si tratta di innovazione, i riti degli ambienti di lavoro possono influenzare i tuoi dipendenti?

I dipendenti che si sentono incoraggiati e autorizzati ad avviare attività specifiche all’interno del proprio ambiente di lavoro tendono a rafforzare il proprio senso di appartenenza al team. In sostanza, i riti creano un’identità condivisa tra le persone. Gli allenatori sportivi di successo, ad esempio, in genere adottano dei rituali allo scopo di rafforzare lo spirito di squadra.

È importante essere consapevoli della differenza tra un rito normale e quelli finalizzati a promuovere l’innovazione. In WeWork, ad esempio, non solo serviamo caffè fresco tutti i giorni, ma lo facciamo in una cucina progettata per essere un vero e proprio "centro di gravità", uno spazio realizzato per far sì che le persone abbiano voglia di trascorrervi del tempo, chiacchierare e condividere le proprie idee. Non abbiamo una semplice reception; abbiamo un vero e proprio community team il cui compito è assicurarsi che i dipendenti si sentano considerati. Inoltre tutti i lunedì le nostre cene di team non ruotano solo intorno al cibo—ma sono più che altro un’occasione per ritrovarsi dopo il weekend, connettersi con gli altri e parlare della settimana appena iniziata. Tutti questi riti fanno sì che i dipendenti si sentano parte di una vera e propria community, il che contribuisce alla tranquillità psicologica necessaria per innovare.

In sostanza, il design degli spazi di lavoro può facilitare la creazione di tali riti, ma è la connessione vera e propria a rinforzare le attività quotidiane e arricchirle di ricordi positivi. Giorno dopo giorno, questi riti originano emozioni positive e contribuiscono a ridurre l’ansia, accrescendo il senso di appartenenza e creando l’ambiente giusto per stimolare l’innovazione. 

3. Aggiungi un elemento di gioco

Un approccio giocoso alle attività è fondamentale per sviluppare la flessibilità di cui ha bisogno la nostra mente per generare innovazione e creatività, aspetti che diminuiscono sensibilmente con l’avanzare dell’età. Secondo Stuart Brown, M.D. e Christopher Vaughan, autori di Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, l’essenza del gioco è quella di fare le cose "per il gusto di farle". 

Il gioco è:

  • Apparentemente senza scopo
  • Volontario
  • Implicitamente attraente
  • Libero dal concetto di tempo
  • Un modo per allentare la coscienza di sé
  • Favorisce l’improvvisazione
  • La continuazione di un desiderio

A livello cerebrale, il gioco stimola direttamente il fattore neurotrofico (crescita nervosa), l’amigdala (elaborazione delle emozioni) e la corteccia prefrontale dorsolaterale (l’area delle decisioni esecutive). Gli studi hanno dimostrato, ad esempio, che il cervello dei ratti sottoposti a una varietà di stimoli di gioco e socializzazione si sviluppa ulteriormente.

In particolare è possibile ritrovare indicatori per l’innovazione nei ricordi precoci di giochi molto carichi a livello emotivo, ricordi che diventano più forti nei bambini man mano che il loro cervello si sviluppa. Ma quando si tratta di innovazione, il gioco non dovrebbe fermarsi all’infanzia. Inserendo più opportunità di gioco all’interno dei tuoi spazi di lavoro permetterai ai tuoi dipendenti di allenare la propria creatività e favorire la nascita della loro prossima idea innovativa. 

Ad esempio, prova a invitare i tuoi dipendenti a sessioni di brainstorming senza limiti di tempo (fai in modo che nessuno si senta in colpa a mettere in pausa i propri progetti) in un pomeriggio in cui lasceranno molto spazio al gioco. Incoraggiando iniziative di questo tipo, instillerai nei tuoi dipendenti l’idea che essere creativi e promuovere innovazione fa parte del loro lavoro mentre il tuo ruolo in qualità di datore di lavoro è quello di creare un ambiente favorevole all’innovazione.

Preparare il terreno per l’innovazione

Le aziende più innovative al mondo ottimizzano ogni aspetto del proprio business, tra cui gli spazi fisici. Assumere le risorse migliori non basta più: bisogna innovare con una velocità competitiva tale che i talenti avranno bisogno di spazi favorevoli in cui svolgere al meglio il proprio lavoro. Ciò ti consentirà di gettare le basi per idee innovative che faranno crescere il tuo business.

WeWork offre ad aziende di qualsiasi dimensione soluzioni di spazio che contribuiscono a far fronte a tutte le esigenze più importanti delle loro attività.

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