In che modo il modello ibrido soddisfa la domanda di una maggiore flessibilità per l’ambiente di lavoro

Le aziende lungimiranti stanno mettendo il loro personale in condizioni di avere successo grazie al modello ibrido

Mentre si avvicina la fine della pandemia di COVID-19 le aziende di tutto il mondo stanno ripensando come sarà l’ambiente di lavoro dopo la pandemia. Dopo un anno di smart working, che ha dimostrato che lavorare a distanza non significa minore produttività, la maggior parte dei dipendenti vuole una maggiore libertà di scelta su dove e quando lavorare, anche dopo la pandemia. Per soddisfare la crescente domanda di maggiore flessibilità sul luogo di lavoro, le aziende lungimiranti si stanno preparando per un futuro in cui gli ambienti di lavoro ibridi saranno la norma e i giorni in cui i dipendenti erano legati alle loro scrivanie diventeranno un ricordo del passato

In un modello di ambiente di lavoro ibrido, sono i dipendenti a decidere dove lavorare a fronte di un’ampia scelta di spazi. Questi comprendono uffici centrali, piccoli uffici satellite, spazi di co-working come WeWork, locali di terzi come i bar, o le abitazioni dei dipendenti. Anche se ogni modello ibrido risulta diverso a seconda delle esigenze specifiche delle singole aziende, l’idea dominante è la stessa: il futuro dell’ambiente di lavoro è flessibile. 

Di recente WeWork ha riunito quattro esperti del settore immobiliare aziendale per discutere in che modo le società stanno organizzando gli uffici del domani, in occasione del primo WeWork Innovation Summit di quest’anno. Al moderatore Tom Osmond, COO con mandato alle risorse umane di WeWork, si sono affiancati dirigenti di CBRE, Cushman & Wakefield, Willis Towers Watson e Okta. È possibile vedere la tavola rotonda on demand qui

Nella tavola rotonda sono stati discussi i vantaggi dei modelli di ambiente di lavoro ibrido e le più comuni criticità che si presentano, e come la flessibilità sia una soluzione alle incertezze dei moderni luoghi di lavoro. Ecco alcune indicazioni risultanti dalla discussione. 

WeWork: In che cosa consiste una strategia di ambiente di lavoro ibrido? 

Rachel Casanova, Senior Managing Director of Workplace Innovation, Cushman & Wakefield: Ibrido è tutto ciò che si colloca tra tutti quelli che lavorano da casa e tutti quelli che lavorano in ufficio, anche se non tutti – prima della pandemia – lavoravano in ufficio. Consideriamo come la pensavano le organizzazioni negli ultimi 10 anni. Siamo in un periodo di grandi cambiamenti per le organizzazioni. Il modello ibrido al momento è la soluzione migliore. Non possiamo tornare tutti in ufficio. Non è ancora giunto il momento in cui ci siamo lasciati alle spalle la pandemia di COVID-19, per cui la ripresa richiederà del tempo. 

Armen Vartanian, Senior Vice President of Global Workplace Services, Okta: Entro il 2025, la stragrande maggioranza dei lavoratori sarà costituita da millennial. La generazione Z si sta affacciando adesso al mondo del lavoro. Le sue preferenze sono significativamente diverse rispetto a quelle delle generazioni precedenti. Se si fa mente locale alle loro preferenze ci si rende conto che sono basate sulla flessibilità

In realtà, il modello ibrido consiste nel tornare al concetto di offrire alle persone ciò che vogliono. Non si tratta di tornare in ufficio e di essere presenti per tot giorni. Qualcuno potrebbe decidere di andare in un ufficio per qualche ora o per un giorno … oppure di lavorare da un bar. Oggi l’ambiente di lavoro non è più limitato all’ufficio, ma si tratta piuttosto di un ecosistema di luoghi dove poter lavorare. 

Christelle Bron, Responsabile Americas Agile Practice, CBRE: Se si pensa al periodo di tempo necessario perché un’organizzazione ripensi e riprogetti l’ambiente di lavoro, probabilmente si tratta di aspettare 10 o 15 anni. Se invece si considerano i fornitori di modelli flessibili, si vede che costruiscono un nuovo ambiente ogni due giorni. Apprendono, ricostruiscono e continuano a migliorare gli spazi. Il dibattito su come gli spazi di lavoro possano adattarsi alle esigenze delle persone ha fatto passi da gigante da quando gli spazi di co-working come WeWork hanno preso campo. 

Che cosa consigliate per quanto riguarda l’adozione di questo modello? Considerate prima lo spazio fisico in sé e per sé o gli aspetti finanziari? 

Casanova: Non c’è una regola che valga per tutti. In realtà incoraggiamo i clienti – anche se può essere spiacevole – a farlo e a pensarci su. Quello che abbiamo realizzato in passato non era pensato per il cambiamento. Lo facciamo e riteniamo che sia un’ottima cosa. Da sempre anche la valutazione degli immobili una volta liberati si limitava al successivo progetto senza correggere ciò che era sbagliato. 

I nostri programmi di cambiamento possono funzionare solo se diamo ascolto a quello che le persone ci dicono. C’è stato un periodo in cui dicevamo alle persone che cosa dovevano fare, ma la cosa adesso non può assolutamente funzionare. Pensare a tutto ciò come a un ciclo di miglioramento continuo è tassativo. Per quanto riguarda la sperimentazione di questo modello ibrido, dobbiamo far sì che si tratti prima di tutto di un’esperienza soddisfacente, dopodiché continueremo a immaginare quello che verrà dopo. 

Vartanian: Nel corso dell’ultimo anno siamo passati da aziende che lavoravano da remoto al 30% ad assumere il 60% del nostro organico in mercati in cui non abbiamo sedi. Abbiamo fatto questa scelta in funzione dei luoghi in cui si trovava il personale migliore. Avremo meno dipendenti nei mercati in cui abbiamo delle sedi. Adesso stiamo costruendo sulla flessibilità, vale a dire condizioni in cui non sia necessario venire in ufficio tutti i giorni. L’utilizzo degli ambienti sta diminuendo.

Gli aspetti che dobbiamo considerare non sono solo quelli finanziari. Dobbiamo pensare all’esperienza sul luogo di lavoro. Se si accumula tutto quello spazio per i dipendenti che possono adottare un atteggiamento flessibile in un qualsiasi giorno, come sembrerà l’ufficio quando solo metà di quello spazio viene utilizzato? Così si creano degli spazi morti. E questo non è un ambiente in cui tutti vorrebbero lavorare. 

La sede centrale di WeWork veicola una sensazione di energia e di dinamismo che invita le persone a venire in ufficio. Esse desiderano recarsi in un ambiente che non possa essere replicato a casa. Dal momento che gli spazi sono meno utilizzati non c’è motivo di costruire sedi periferiche regionali troppo grandi. Quello che vogliamo fare è iniziare a investire il denaro in sedi più piccole per costituire una rete di uffici più vicini ai luoghi di residenza dei dipendenti.

Bron: Ma stiamo anche vedendo che vengono offerte soluzioni on-demand. Non voglio esattamente che la mia rete di ambienti di lavoro coincida con il mio ufficio privato o con uno spazio di co-working. Voglio che sia tutta la rete. Voglio che le persone possano prenotare uno spazio con un clic sul cellulare come si prenota un’auto Uber e ci si chiede “Dove andrò oggi? Dove sono i miei colleghi? Dove ha senso che ci incontriamo?” Si tratta di un processo molto più fluido di utilizzo degli immobili. 

La digitalizzazione e la tecnologia per le prenotazioni stanno diventando fondamentali per il raggiungimento di tutto ciò. Se adesso i dipendenti sono consumatori e li trattiamo come tali, dobbiamo effettivamente iniziare a misurarne il comportamento, capire che cosa vogliono e adeguarci a tutto ciò che desiderano. 

Casanova: Se non lo faremo bene il numero dei locali sfitti aumenterà. La mentalità del consumatore è “Vado dove mi torna più comodo” e se vengo e non trovo da sedere o se è troppo dura alzarsi presto per essere sicuro di trovare un posto per l’allenamento in palestra, lo stress che ne deriva mi fa decidere di non andare. E continueremo a ridurre anche i dati dell’occupazione degli spazi casualmente. 

È tassativo pensare a tutto ciò con la mentalità del consumatore. Che cosa c’è di più semplice di un clic per potersi recare al lavoro? Non importa quale numero di posto avrò. Non voglio pensare a dove sono i miei dipendenti. Tutto viene fatto dietro le quinte e mi è di grande aiuto per quello che faccio. Questa è la vera sfida oggi come oggi. 

Che idea vi siete fatti sul modello di gestione del cambiamento di tutto ciò? Come ottenere l’approvazione della leadership e dei dipendenti?

Vartanian: L’esperienza quando i dipendenti inizieranno a tornare in massa sarà fondamentale. Ritengo che il sistema non funzionerà se le persone faranno delle esperienze terribili con un prodotto che è completamente nuovo per loro. Chiederanno di tornare a lavorare come erano soliti, perché ciò comporta per loro un cambiamento meno drastico. 

La tecnologia svolge un ruolo fondamentale in tutto ciò. Stiamo investendo in app mobili per consentire ai dipendenti di connettersi da dove sono e poter prenotare le risorse necessarie. Mi aspetto che ogni mattina tutti i dipendenti si collegheranno per vedere chi è che va in ufficio e decideranno di conseguenza se andare anche loro. 

È possibile vedere la tavola rotonda on demand qui

J. Agrelo è un giornalista freelance di Chicago.

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