In che modo Okta usa i dati per organizzare il ritorno in ufficio

La società di software condivide il suo approccio e la modalità con cui le aziende che operano a distanza possono ottimizzare l’uso dei dati

WeWork Galleria Office Tower I a Houston. Fotografia di WeWork

Gli affittuari e i broker del settore immobiliare stanno cercando di adeguarsi a cambiamenti mai visti prima, ai quali sono stati costretti dalla pandemia. L’ambiente di lavoro è definitivamente cambiato. Strategie in uso da lungo tempo sono ormai un ricordo del passato. Mentre vengono concepite nuove strutture per il mondo del lavoro, le aziende non pensano solo ai costi e al portfolio, ma vogliono anche conoscere i dati sull’uso degli ambienti di lavoro per essere in grado di definire il percorso più efficiente e sostenibile. 

In un recente webinar William Sandford, Senior Director of Business Development in WeWork, ha dialogato con Armen Vartanian, SVP con mandato ai servizi per ambienti di lavoro globali nella società di software Okta, e con Sam Hocking, co-fondatore e presidente di Vertis, su come le aziende che operano a distanza possono ottimizzare l’uso dei dati per strutturare i propri ambienti di lavoro con l’inizio del 2022. Ecco alcuni punti essenziali della conversazione. 

L’esperienza dei dipendenti è più importante che mai

Mettere a disposizione il giusto spazio ad uso ufficio è diventato un qualcosa in più rispetto al soddisfacimento delle esigenze in termini di superficie e di sede, e su questo tutti i relatori si sono trovati d’accordo. Vartanian ha affermato che dev’essere data maggiore importanza a ruoli come il suo, per tenere il passo con le richieste dell’azienda e dei dipendenti in un ambiente dinamico. 

“Per via dell’importanza che le viene attribuita, l’esperienza dei dipendenti, dovendo ora più che mai fare i conti con la pandemia e le numerose dimissioni (e anche con un sistema di assunzioni più distribuito), viene stratificata in settori sui quali dovrebbero concentrarsi particolarmente tutti i dirigenti.

Mentre il personale di Okta sfruttava per circa il 30% il lavoro da remoto prima della pandemia, Vartanian ha affermato che le assunzioni in mercati in cui non si utilizzano più gli uffici tradizionali si avvicinano al 60%. La sfida – ha sostenuto – sta inducendo le aziende ad assumere in modo ponderato quando devono gestire sedi geograficamente distribuite. “Se l’organizzazione valorizza le interazioni dal vivo per far sì che il personale sia allineato con la cultura aziendale e senta di essere connesso all’organizzazione e di appartenerle, pur mantenendo una certa flessibilità, è necessario mettere in atto una qualche strategia nei luoghi in cui si assume” ha dichiarato. 

Secondo Sandford, i dirigenti stanno definendo strategie in funzione dell’impegno e dell’impiego dei dipendenti, anziché dei costi. “In misura sempre maggiore, le decisioni sugli ambienti di lavoro vengono prese da un gruppo ristretto di responsabili delle funzioni aziendali, finanziarie e del personale, in modo da garantire il raggiungimento di questi obiettivi attraverso nuovi modelli di partecipazione” ha spiegato.

Decisioni più consapevoli rendono i dipendenti più soddisfatti

Hocking, di Vertis, ha notato un marcato cambiamento nei modelli operativi di molte aziende ed è pronto a dare il suo contributo per facilitare questa trasformazione a fronte dei dati. 

“I dati possono aiutare a stabilire dove si trovano i dipendenti. – ha affermato, aggiungendo – Dopodiché si può pensare alla tipologia di risorse immobiliari che è necessario avere a disposizione in queste zone. Dobbiamo attuare una strategia flessibile con WeWork? Quali sono le nostre esigenze a lungo termine?”

Ma questo è solo il primo passo, secondo Hocking. “In seguito si possono classificare le persone sulla base di ciò che fanno, se lavorano da remoto, in modalità ibrida o a tempo pieno. – ha aggiunto – Man mano che si ottengono sempre più dati, è possibile visualizzarli ed effettuare analisi, che a loro volta aiutano a decidere quale strategia adottare.” 

Per via dell’importanza che le viene attribuita, l’esperienza dei dipendenti… viene stratificata in settori sui quali dovrebbero concentrarsi particolarmente tutti i dirigenti.

Armen Vartanian, SVP con mandato agli ambienti di lavoro globali di Okta

Okta, come la maggior parte delle aziende, valuta il costo della vita e il costo dei dati immobiliari, ma considera anche i dati relativi ai modelli di migrazione dei dipendenti, ha affermato Vartanian. Si tratta di informazioni che ci indicano ad esempio “i luoghi in cui i tecnici stanno effettivamente programmando da diverse aree geografiche. Avere queste serie uniche di dati ci aiuta a migliorare la strategia per ciò che il modello di assunzione flessibile rappresenta”.

Prima della pandemia, le aziende non si preoccupavano troppo di dove vivessero le persone – ha sottolineato Hocking – ma ora è diverso. Le attività di business stanno davvero considerando se disporre di uffici più vicini ai dipendenti li invoglierebbe a recarsi al lavoro più spesso. La pandemia ha inoltre fatto sì che le imprese ripensassero alla modalità di progettazione degli spazi ad uso ufficio e, in generale, al loro utilizzo.

“Si ha una migliore opportunità di definire il modo in cui assumere, dove assumere e il metodo con cui progettate gli spazi”. “Bisogna consolidare le assunzioni in diversi mercati e mettere insieme le opportunità per il personale di riunirsi su base occasionale o regolare” ha esposto. L’ambiente non deve essere solo sostenibile, ma anche generare un senso di comunità e collaborazione, inoltre deve consentire di sviluppare relazioni.

“Mentre molti dei nostri clienti sono d’accordo con l’opinione di Okta sul rapporto in divenire tra personale e ambiente di lavoro, solo alcuni sanno come fare per arrivarci. – ha dichiarato Sandford – Provare in modo ponderato le nuove modalità di lavoro tra mercati, rami d’azienda o imprese consentirà a queste ultime di acquisire i dati di cui hanno bisogno per realizzare ambienti di lavoro competitivi e collaborativi nei prossimi anni”, ha aggiunto.

Spazi per tutti, in base alle loro necessità

Alla fine dell’anno Okta, che è membro WeWork All Access, ha riscontrato che il numero di persone nei suoi uffici era aumentato. La società sta adottando una progettazione più flessibile e dinamica, sviluppata attorno a “quartieri”, ovvero a una serie di postazioni assegnate a team specifici nel corso degli ultimi anni. 

“Applichiamo dei coefficienti a queste soluzioni, perché sappiamo che le persone non verranno ogni giorno. – ha spiegato Vartanian – Disponiamo di zone di contatto per i gruppi, in modo da consentire di collaborare, usare lavagne digitali e vedersi su Zoom, per svolgere sessioni di gruppo e mettere a disposizione delle persone che vengono in ufficio la tecnologia di cui non possono usufruire da casa.” 

Considerando tutto ciò, l’azienda ha pensato di tracciare i dipendenti con modelli specifici, spesso con sensori, badge per dispositivi mobili, armadietti intelligenti e un’app sull’ambiente di lavoro con la quale le persone possono interagire. “Stiamo tracciando l’utilizzo di alcuni tipi di sale conferenze. In che modo le persone sfruttano queste zone dotate di comode sedute? È più efficace progettare spazi simili a un ambiente di coworking o ai saloni degli aeroporti?” Ha continuato Vartanian. “Sappiamo che non si tratta solo di persone che resteranno per una giornata [intera], ma potrebbe anche darsi che qualcuno desideri fare un salto per un’ora o due e abbia bisogno di un posto a sedere per poter lavorare.”

I progetti a lungo termine surclassano le pianificazioni a breve scadenza

Le dinamiche mutevoli sia della cultura in generale che della cultura degli ambienti di lavoro nelle singole organizzazioni fanno sembrare antiquata l’idea di trovare una soluzione singola e attenersi ad essa. È il momento di abbandonare quel tipo di concezione – ha detto Hocking – e di pensare a soluzioni di ambienti di lavoro come a un aspetto in continua evoluzione. 

“Penso che la conseguenza sia il fatto di avere persone più predisposte al lavoro agile e in grado di interpretare tutto ciò come una situazione dinamica, non come qualcosa che si risolve una volta finita la pandemia per riprendere poi un modo di lavorare basato sul ritorno all’ufficio standard. – ha spiegato Hocking, aggiungendo – I dipendenti chiedono un cambiamento, e i datori di lavoro stanno cercando il modo di venir loro incontro. C’è una famosa citazione di Churchill che rende bene la situazione: ‘Questa non è la fine. Non è neanche l’inizio della fine. Ma è, forse, la fine dell’inizio’.”

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