Le persone cercano nel proprio ambiente di lavoro flessibilità ed equilibrio e per questo il lavoro da remoto, che sia da casa, da un bar, da uno spazio di coworking o da un ufficio satellite, sta diventando una scelta sempre più popolare. Infatti, i dati del censimento negli Stati Uniti indicano che oltre 8 milioni di persone hanno lavorato da casa nel 2017, e gli attuali trend relativi agli ambienti di lavoro suggeriscono che il numero continuerà a crescere.
L’integrazione del lavoro da remoto nella propria cultura organizzativa offre numerosi vantaggi. Quando la disponibilità di candidati è illimitata perché non vi sono restrizioni di luogo, le aziende sono più agevolate nel reclutare i migliori talenti e hanno maggiori possibilità di aumentare la diversità nell’ambiente di lavoro assumendo persone provenienti da luoghi e background diversi. Offrire flessibilità ai propri dipendenti consente anche di diminuire l’impatto ambientale dell’azienda e aiuta a ridurre i costi degli spostamenti per andare al lavoro. Gli studi dimostrano che quando i dipendenti hanno la possibilità di lavorare da remoto, hanno maggiormente l’impressione di aver trovato un equilibrio tra vita privata e lavoro, con un conseguente aumento della produttività e del benessere generale, facendo così risparmiare denaro all’azienda nel lungo periodo.
Ma la gestione di un team che lavora da remoto comporta delle sfide. Senza contatti faccia a faccia, può essere più difficile stabilire legami personali e creare un rapporto di fiducia con i dipendenti. Con i lavoratori da remoto, i manager hanno meno informazioni sulle attività quotidiane dei loro team e potrebbero trovarsi a sperimentare diversi tipi di pratiche di comunicazione per aiutare il loro team a lavorare al massimo delle potenzialità.
Con così tante persone alla ricerca di opportunità flessibili, i manager devono imparare ad adattarsi a questa nuova modalità di lavoro. Con gli strumenti e i suggerimenti giusti, è possibile garantire che i propri dipendenti virtuali siano supportati, produttivi e coinvolti.
Come gestire con successo i lavoratori a distanza
1. Utilizza strumenti visivi e di chat
Sono disponibili innumerevoli strumenti di comunicazione e sfruttare questa tecnologia è essenziale per la gestione dei lavoratori da remoto. Predisponi per il tuo team gli strumenti giusti che ti aiuteranno a comunicare in modo efficace e a far sì che i tuoi dipendenti da remoto si sentano parte del team.
Non tutti gli strumenti svolgono però la stessa funzione. Ad esempio, non è consigliabile discutere le prestazioni lavorative tramite uno strumento di chat, poiché il confronto potrebbe essere teso e richiede un approccio più personale. Invece, una revisione delle prestazioni dovrebbe essere condotta tramite una videochat nel caso in cui tu e il dipendente che lavora da remoto non possiate incontrarvi di persona.
Strumenti come Slack e Gchat sono i migliori per comunicazioni rapide e conversazioni informali, mentre strumenti per riunioni virtuali come Zoom o Google Hangouts sono più efficaci quando utilizzati per le riunioni di team, così i lavoratori a distanza avranno l’impressione di trovarsi nella stanza. La maggior parte dei software per riunioni virtuali ti consente di condividere lo schermo, in modo che i membri del tuo team possano visualizzare lo stesso materiale, indipendentemente da dove lavorano nel mondo.
2. Definisci aspettative e scadenze
Un dipendente non potrà conseguire buoni risultati se non definisci con chiarezza le tue aspettative. Questo può essere particolarmente difficile quando il tuo team lavora da remoto, perché hai meno informazioni sulle attività che i dipendenti svolgono durante il giorno. È utile definire scadenze chiare per i progetti, in quanto chiedere che qualcosa venga fatto “rapidamente” è soggettivo: significa forse entro un’ora o entro la fine della giornata?
Definisci le aspettative per i dipendenti che lavorano da remoto sui tempi di risposta, gli orari di lavoro e la frequenza della comunicazione. È importante che tali aspettative siano allineate con quelle che hai definito per i tuoi dipendenti in ufficio per assicurarti che non siano usati due metri diversi.
3. Organizza incontri individuali regolarmente
Avere regolarmente degli incontri individuali ti permette di stare in contatto con i tuoi dipendenti, controllare l’andamento dei progetti e sviluppare un rapporto. Poiché non vi è alcuna possibilità di incontri improvvisati in ufficio come avviene con i membri del team che lavorano nello stesso spazio, mantenere regolarmente questi incontri in calendario è un modo essenziale per rimanere aggiornati sulle attività lavorative dei tuoi dipendenti. Una frequenza regolare delle riunioni aiuta anche ad aumentare la fiducia e a creare opportunità per offrire supporto. Assicurati di organizzare incontri individuali tramite videoconferenza quando possibile.
4. Includi degli incontri faccia a faccia
Se ne hai la possibilità, un incontro faccia a faccia può favorire un’atmosfera positiva e aiutare i lavoratori a distanza a stare in contatto con la cultura aziendale e il team. Se ti trovi nella stessa zona, potrebbe essere utile programmare un incontro settimanale o bisettimanale di persona. Se i tuoi dipendenti da remoto sono distribuiti in tutto il mondo, una conferenza annuale fuori sede o a livello di team può aiutare a costruire un rapporto più forte.
Sfrutta al massimo il tempo che trascorri con i tuoi dipendenti che lavorano da remoto. Parla di lavoro, ma approfitta di questo tempo anche per sviluppare un rapporto più personale. Andare a pranzo insieme o fare qualcosa di divertente fuori dall’ufficio può aiutare ad abbattere le barriere.
5. Tieni conto dei diversi fusi orari dei dipendenti quando programmi le attività
Di certo non vorresti che il tuo manager pianificasse una riunione settimanale alle 21.00. Fai attenzione ai fusi orari dei dipendenti che lavorano da remoto e rispetta l’orario di lavoro durante la programmazione di riunioni, l’invio di messaggi e i contatti. Se operi in fusi orari in cui le ore lavorative non si sovrappongono, fai in modo che le persone si alternino nel partecipare alle riunioni al di fuori dell’orario di lavoro programmato. Una settimana potresti rimanere tu online fino a tardi mentre la settimana successiva sarà il turno degli altri di collegarsi presto.
Anche se quando invii un messaggio non ti aspetti una risposta fino al mattino seguente, i dipendenti potrebbero sentirsi obbligati a essere online e disponibili sebbene questa non sia la tua intenzione. Essere espliciti sulle ore lavorative previste e sui tempi di risposta può aiutare ad alleviare questo problema.
6. Assicurati che i dipendenti virtuali si sentano inclusi
Una delle sfide più difficili che i manager dei team remoti devono affrontare è assicurarsi che i dipendenti a distanza si sentano inclusi nelle riunioni, in particolare quando parte del team non lavora da remoto. “È importante assicurarsi che tutti mantengano il contatto visivo con la persona sullo schermo e posizionare tutti i partecipanti in modo che abbiano la sensazione di essere seduti intorno al tavolo”, afferma Lakshmi Rengarajan, direttore delle relazioni sul posto di lavoro di WeWork. Può essere facile programmare una riunione dell’ultimo minuto per risolvere un problema, pianificare un progetto o fare il brainstorming di un’idea, ma i lavoratori a distanza sono spesso esclusi da queste riunioni improvvisate perché non vengono inclusi nell’invito, non c’è alcuna opzione video sull’invito o la riunione è al di fuori del loro orario di lavoro.
Per superare questa sfida, fai del tuo meglio perché sia possibile partecipare a tutte le riunioni da remoto. Ciò significa includere un’opzione di chiamata in ogni invito alle riunioni e fare del tuo meglio per pianificare in anticipo. Se per necessità ti trovi a convocare una riunione all’ultimo minuto, assicurati di prendere appunti dettagliati e di contattare in seguito i dipendenti a distanza per inoltrare le informazioni e verificare se hanno domande.
7. Stabilisci un rapporto di fiducia professionale e offri flessibilità
Quando gestisci i dipendenti a distanza, non avrai molte possibilità di supervisionare i loro compiti quotidiani, quindi è importante costruire un rapporto di fiducia professionale. Fare uno sforzo per vedere ogni tanto i dipendenti di persona può contribuire a creare fiducia, mentre organizzare regolarmente incontri individuali ti consente di comprendere il carico di lavoro del tuo team.
Inoltre, è importante essere flessibili. Molti lavoratori a distanza cercano lavori virtuali per mantenere la flessibilità in termini di luogo e orario. Ciò non significa consentire ai dipendenti di lavorare al telefono mentre assistono a un concerto bensì che dovresti aiutarli a stabilire un orario di lavoro adatto alle loro esigenze e avere fiducia che durante quelle ore il lavoro verrà svolto.
8. Gestisci al meglio il processo di onboarding
Iniziare un nuovo lavoro può essere una preoccupazione per chiunque, ma questo è particolarmente vero quando non ci si trova fisicamente nello stesso spazio dei colleghi o si condivide lo stesso orario di lavoro. Il processo di onboarding pone le basi per le azioni successive e, se eseguito nel modo giusto, può far sentire i dipendenti a distanza entusiasti e motivati. Se possibile, organizzare qualche incontro di persona durante il processo di onboarding, in quanto aiuterà a stabilire un rapporto di fiducia e sarà logisticamente più semplice. Se ciò non è possibile, assicurati di disporre di documenti di formazione accurati e di un processo di onboarding standard. Una verifica con il nuovo dipendente alla fine di ogni giornata, se gli orari lo consentono, ti offre la possibilità di comunicare e di rispondere alle domande che si presentano durante le prime settimane.
9. Trova modi per collaborare
È facile assegnare ai lavoratori a distanza dei compiti che possono essere eseguiti autonomamente, ma promuovere progetti collaborativi è un ottimo modo per rafforzare lo spirito di gruppo e mantenere motivati i dipendenti che lavorano da remoto. Esistono modi semplici per eseguire attività di brainstorming e problem solving con un team distribuito, come usare Documenti Google per prendere nota delle idee man mano che si presentano o organizzare una sessione di brainstorming su Slack.
10. Utilizza uno strumento di monitoraggio dei progetti
La gestione dei progetti tramite e-mail può causare un’enorme quantità di messaggi nella casella di posta tua e dei tuoi dipendenti di cui è difficile tenere traccia. Invece, uno strumento di gestione dei progetti, come Asana, Airtable o Trello, aiuta a mantenere te e il tuo team allineati sui prossimi passi, le aspettative, le scadenze e le responsabilità. La maggior parte degli strumenti consente di commentare le attività, riassegnarle, impostare scadenze e allegare documenti o contenuti. Quando si sta coordinando un progetto tramite e-mail è possibile perdere di vista molti dettagli, per questo spostare il progetto in uno strumento di monitoraggio permette di fare ordine nella casella della posta e al contempo di offrire ai lavoratori a distanza una visualizzazione grafica dello stato dei progetti.
11. Definisci degli obiettivi
Oltre a definire aspettative e linee guida, con i lavoratori a distanza è necessario fissare degli obiettivi. È facile per qualsiasi dipendente, che lavori da remoto o meno, perdere la motivazione e fare il minimo indispensabile se non si hanno obiettivi a lungo termine da raggiungere. Per mantenere i dipendenti interessati e produttivi e farli sentire inclusi, assicurati che sappiano come adempiere al proprio ruolo con successo e che comprendano come i loro obiettivi influenzino gli obiettivi del team.
12. Comunica gli obiettivi globali dell’azienda e del team
I lavoratori a distanza, come del resto tutti gli altri, dovrebbero avere degli obiettivi personali per cui impegnarsi; essere aperti e chiari sugli obiettivi aziendali o a livello di team può aiutare tuttavia i dipendenti a comprendere in che modo i loro obiettivi personali si integrano con obiettivi più grandi. Per i lavoratori a distanza, questo è particolarmente importante perché permette loro di ricordare che sono una parte preziosa del team e che non vengono ignorati. In qualità di team leader, avrai sentito parlare degli obiettivi aziendali su larga scala così tante volte che potresti recitarli a memoria, ma queste informazioni non sempre vengono comunicate ai dipendenti a distanza.
13. Stabilisci un sistema di “lavoro in coppia”
Se alcuni membri del tuo team lavorano da remoto ma altri sono in ufficio, far lavorare in coppia i dipendenti a distanza con un dipendente in ufficio può garantire che i lavoratori a distanza si sentano supportati e collegati all’azienda, e che nessuna informazione venga perduta. Naturalmente, il dipendente in ufficio non dovrebbe fare le tue veci come manager del lavoratore a distanza, ed è necessario essere consapevoli del lavoro supplementare che i dipendenti in ufficio si assumono. Nel complesso tuttavia, questa strategia permette di costruire team più produttivi prevenendo eventuali lacune nella comunicazione.
14. Crea momenti di scambio su argomenti non legati al lavoro
Avere conversazioni informali su argomenti non legati al lavoro può creare intimità e costruire relazioni in tutto il team. I lavoratori a distanza, dopotutto, non hanno la possibilità di rafforzare lo spirito di squadra incontrandosi davanti al distributore di caffè o condividendo snack in ufficio. Se molti dei tuoi dipendenti virtuali lavorano nello stesso ufficio satellite, puoi impostare una webcam tra il tuo ufficio e il loro per dare la sensazione di lavorare insieme. All’inizio questo potrebbe sembrare strano, ma dopo una settimana o due i dipendenti si abitueranno e sembrerà naturale. Assicurati solo che il webcast sia trasmesso in entrambe le direzioni; in questo modo non sembrerà che tu li stia spiando.
Se un webcast non è fattibile nell’ambito del tuo ufficio, o se la maggior parte dei tuoi dipendenti lavora da casa, trova il modo di incoraggiare le conversazioni non legate al lavoro. Ad esempio, fai in modo che prima di ogni riunione ognuno si annunci e racconti come sta o cosa ha fatto durante il fine settimana. Oppure, come consiglia Rengarajan, puoi contattare un collega a distanza e dire: “Perché non ci colleghiamo in video per fare una chiacchierata durante la pausa pranzo”.
15. Elogia i dipendenti
I lavoratori a distanza spesso potrebbero avere l’impressione che il loro lavoro non venga notato, riconosciuto o elogiato, quindi assicurati di esprimere approvazione quando qualcuno fa un buon lavoro. Condividi i tuoi elogi con tutto il team via e-mail o in una riunione per dimostrare che il loro lavoro è importante e influisce sugli obiettivi del team. Un feedback positivo li incoraggerà a continuare a fare un ottimo lavoro.
16. Assumi le persone giuste
Non tutti i lavoratori sono tagliati per il lavoro da remoto, e va bene così. I lavoratori a distanza devono essere più indipendenti, prendere iniziative autonomamente e disporre di un ambiente che consenta loro di essere produttivi. Quando assumi un dipendente che lavorerà da remoto, assicurati di porre domande che possano far capire se la persona è in grado di lavorare in modo indipendente. Chiedi dove lavorerà: ha a disposizione un posto tranquillo dove può rispondere alle telefonate? Ha accesso a una rete WiFi stabile? Poiché non sarai in grado di sederti al suo fianco per fare formazione sul lavoro e insegnare le competenze di cui avrà bisogno, assicurati che si senta sicuro rispetto alle competenze necessarie per avere successo nel tuo team.
Jenna Wilson è Senior Associate del team Social media di WeWork e autrice di Idee by We. Scrive di impatto, di sostenibilità e di storie dei dipendenti WeWork nel mondo.
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