Das Arbeiten aus der Ferne – ob von zu Hause, einem Café, einem Coworking Space oder einem Satellitenbüro– wird immer beliebter, da die Menschen sich ein Arbeitsumfeld voller Flexibilität und Ausgewogenheit wünschen. Tatsächlich zeigen die Daten der letzten US-Volkszählung, dass im Jahr 2017 über 8 Millionen Menschen von zu Hause aus arbeiteten. Aktuelle Trends am Arbeitsplatz deuten darauf hin, dass diese Zahl weiter steigen wird.
Die Integration des Home Office in deine Organisationskultur hat viele Vorteile. Wenn du auf der Suche nach den besten Kräften nicht auf einen Standort beschränkt bist, hast du bessere Chancen, die Diversität am Arbeitsplatz zu steigern und Menschen mit ganz unterschiedlichem Hintergrund einzustellen. Den Mitarbeitern Flexibilität zu bieten, ist außerdem eine tolle Möglichkeit, die CO2-Bilanz des Unternehmens sowie Pendelkosten zu senken. Studien zeigen, dass externe Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance genießen, was die Produktivität und das allgemeine Wohlbefinden ankurbelt und dem Unternehmen langfristig Geld sparen kann.
Das Management eines externen Teams bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Ohne direkten Kontakt kann es schwieriger sein, persönliche Verbindungen und Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen. Bei externen Mitarbeitern haben die Manager weniger Einblick in die täglichen Aktivitäten ihrer Teams und müssen eventuell mit verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten experimentieren, bis das Team sein Potenzial voll entfalten kann.
Da so viele Menschen nach flexiblen Möglichkeiten suchen, müssen Manager lernen, sich an dieses neue Format anzupassen. Mit den richtigen Tools und Tipps können Manager sicherstellen, dass ihre virtuellen Mitarbeiter unterstützt, produktiv und engagiert sind.
So klappt das Management von externen Mitarbeitern
1. Visuelle Tools und Chat-Platfformen verwenden
Es stehen dir unzählige Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung, und die Nutzung dieser Technologie ist für das Management von externen Mitarbeitern unerlässlich. Rüste dein Team mit den richtigen Tools zur effektiven Kommunikation aus und hilf deinen Mitarbeitern, sich auch an anderen Standorten als Teil des Teams zu fühlen.
Allerdings dienen nicht alle Tools demselben Zweck. Ein Gespräch zur Leistung solltest du zum Beispiel nicht über ein Chat-Tool durchführen, da es hier schnell emotional werden kann und eine persönlichere Verbindung erforderlich ist. Ist ein persönliches Treffen nicht möglich, sollte ein Leistungsgespräch über einen Video-Chat durchgeführt werden.
Tools wie Slack und Gchat eignen sich am besten für schnelle Kommunikation und lockere Gespräche. Virtuelle Meetings-Tools wie Zoom oder Google Hangouts bieten sich hingegen für Teambesprechungen an, denn sie geben externen Mitarbeitern das Gefühl, im Raum zu sein. Die meisten Programme für virtuelle Meetings ermöglichen es dir, deinen Bildschirm zu teilen, sodass das Team überall auf der Welt das gleiche Material sieht.
2. Erwartungen und Fristen setzen
Mitarbeiter können nicht erfolgreich sein, wenn sie sich nicht über deine Erwartungen im Klaren sind. Bei externen Teams kann das besonders schwierig sein, weil du weniger Einblick in die Arbeit der Mitarbeiter im Laufe des Tages hast. Da hilft es oft, klare Fristen für Projekte zu setzen. Einfach nur zu sagen, dass etwas „schnell“ erledigt werden muss, ist nämlich subjektiv – bedeutet es innerhalb einer Stunde? Oder bis Feierabend?
Mach deutlich, welche Erwartungen du in Sachen Reaktionszeit, Arbeitszeit und Kommunikation an die externen Mitarbeiter stellst. Damit es nicht zu einer Art Doppelmoral kommt, sollten sich diese Erwartungen mit den Erwartungen decken, die du an deine Mitarbeiter im Büro stellst.
3. Regelmäßige Einzelgespräche abhalten
Regelmäßige Einzelgespräche ermöglichen es dir, mit deinen Mitarbeitern in Kontakt zu treten, den neuesten Stand zu Projekten zu erfahren und eine Beziehung zu entwickeln. Im Gegensatz zu direkt unterstellten Mitarbeitern, die mit dir im selben Raum arbeiten, gibt es keine Gelegenheit für spontane Bürobegegnungen. Es ist daher wichtig, Besprechungen regelmäßig zu planen, um über die Arbeit der Mitarbeiter auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Gespräche tragen auch dazu bei, Vertrauen aufzubauen und Raum für Unterstützung zu schaffen. Achte darauf, Einzelgespräche nach Möglichkeit per Videokonferenz abzuhalten.
4. Zeit für persönliche Gespräche schaffen.
Je nach Möglichkeit kann ein persönliches Meeting die Moral stärken und den externen Mitarbeitern dabei helfen, eine Verbindung zur Unternehmenskultur und zum Team zu entwickeln. Wenn ihr euch in der gleichen Gegend befindet, lohnt es sich oft, sich jede Woche oder alle zwei Wochen persönlich zu treffen. Sind deine externen Mitarbeiter auf der ganzen Welt verteilt, kann ein Off-Site oder eine Teamkonferenz einmal im Jahr dazu beitragen, ein stärkeres Teamgefühl zu entwickeln.
Nutze die Zeit, die du mit deinen externen Mitarbeitern verbringst, maximal aus. Natürlich solltet ihr über die Arbeit sprechen, aber lasst auch etwas Raum für den Aufbau persönlicher Verbindungen. Ein Mittagessen oder eine lustige Aktivität außerhalb des Büros kann helfen, Barrieren abzubauen.
5. Verschiedenen Zeitzonen im Blick behalten
Du würdest auch nicht wollen, dass dein Vorgesetzter eine wöchentliche Besprechung um 21.00 Uhr ansetzt. Achte drauf, in welcher Zeitzone sich deine externen Mitarbeiter befinden und respektiere die Arbeitszeiten bei der Planung von Besprechungen, dem Versenden von Nachrichten und beim Nachfragen. Seid ihr in Zeitzonen tätig, in denen sich die Arbeitszeiten nie überschneiden, solltet ihr euch beim Wahrnehmen der Meetings außerhalb der regulären Arbeitszeiten abwechseln. In der einen Woche bleibst du länger online, in der nächsten Woche sind die anderen dran.
Selbst wenn du beim Senden einer Nachricht nicht erwartest, dass der Empfänger bis zum nächsten Morgen antwortet, fühlt er sich möglicherweise unter Druck gesetzt, online und verfügbar zu sein – auch wenn du das nicht beabsichtigst. Eine explizite Angabe der zu erwartenden Arbeitszeiten und Reaktionszeiten kann dieses Problem entschärfen.
6. Stelle sicher, dass sich virtuelle Mitarbeiter einbezogen fühlen
Eine der kniffligsten Herausforderungen für Manager von externen Teams ist es, dafür zu sorgen, dass sich die externen Mitarbeiter in die Besprechungen einbezogen fühlen – vor allem, wenn ein Teil des Teams vor Ort arbeitet. „Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Leute Augenkontakt mit der Person auf dem Bildschirm haben, und alle Teilnehmer so zu positionieren, dass sie das Gefühl haben, einen Platz am Tisch zu haben“, so Lakshmi Rengarajan, Director of Workplace Connection bei WeWork. Oft plant man schnell ein Last-Minute-Meeting, um ein Problem zu lösen, ein Projekt zu planen oder Ideen zu sammeln, aber externe Mitarbeiter können leicht von diesen spontanen Gesprächen ausgeschlossen werden – entweder, weil sie nicht eingeladen werden, weil es keine Videooption gibt oder weil das Meeting außerhalb ihrer Arbeitszeit stattfindet.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, solltest du so gut wie möglich versuchen, auch an die externen Mitarbeiter zu denken. Das bedeutet, jede Meeting-Einladung auch mit einer Call-Option zu versehen und so gut wie möglich im Voraus zu planen. Wenn sich ein Last-Minute-Meeting nicht vermeiden lässt, solltest du dir unbedingt detaillierte Notizen machen und alle Informationen anschließend mit den externen Mitarbeitern durchgehen, falls sie irgendwelche Fragen haben.
7. Professionelles Vertrauen und Flexibilität aufbauen
Bei der Leitung externer Mitarbeiter hast du weniger Überblick über ihren Alltag. Professionelles Vertrauen aufzubauen, ist daher sehr wichtig. Bemühungen, Ihre Mitarbeiter von Zeit zu Zeit persönlich zu treffen, können Vertrauen schaffen. Außerdem kannst du dir bei regelmäßigen Einzelgesprächen ein Bild der Arbeitsbelastung des gesamten Teams machen.
Flexibilität ist das Zauberwort. Viele externe Mitarbeiter suchen sich virtuelle Arbeitsplätze, um Flexibilität in Bezug auf Standort und Arbeitszeiten zu genießen. Das bedeutet nicht, dass sie während eines Konzertbesuchs vom Telefon aus arbeiten sollten, aber es bedeutet, dass du deinen Mitarbeitern helfen solltest, die für sie geltenden Arbeitszeiten festzulegen und darauf vertrauen, dass sie während dieser Zeiten ihre Arbeit erledigen.
8. Onboarding-Prozesse optimal gestalten
Der Beginn einer neuen Arbeit kann für jeden Menschen beängstigend sein, aber dies gilt insbesondere dann, wenn du dich nicht im gleichen Raum wie deine Kollegen befindest oder nicht die gleichen Arbeitszeiten einhältst. Der Onboarding-Prozess gibt vor, wie alles ablaufen wird und begeistert und motiviert die externen Mitarbeitern im Idealfall sogar. Wenn möglich, solltest du während des Onboarding etwas persönliche Zeit einplanen, da dies vertrauensbildend und logistisch einfacher ist. Geht das nicht, solltest du dir solide Schulungsunterlagen und einen Standard-Onboarding-Prozess zulegen. Wenn es der Terminkalender erlaubt, kann eine kurze Rücksprache am Tagesende mit neuen Mitarbeitern helfen, das Neueste zu erfahren und eventuelle Fragen zu beantworten.
9. Wege zur Zusammenarbeit finden
Externen Mitarbeitern Aufgaben zu geben, die man gut allein erledigen kann, ist einfach. Die Förderung von Kooperationsprojekten ist jedoch eine großartige Möglichkeit, die Teammoral zu stärken und externe Mitarbeiter zu inspirieren. Es gibt einfache Möglichkeiten, als verteiltes Team ein Brainstorming durchzuführen und Probleme zu lösen, wie z.B. mit einem Google-Dokument für laufende Ideen oder bei einem Slack-Brainstorming.
10. Projekt-Tracker verwenden
Die Verwaltung von Projekten über E-Mail kann für dich und deine Mitarbeiter einen explodierenden Posteingang zur Folge haben, der nur schwer zu überblicken ist. Ein Projektmanagement-Tool wie Asana, Airtable oder Trello kann helfen, dich und dein Team zu den nächsten Schritten, Erwartungen, Fristen und Verantwortlichkeiten zu informieren. Die meisten Tools ermöglichen es dir, Aufgaben zu kommentieren, neu zuzuweisen, Fristen zu setzen und Dokumente oder Inhalte anzuhängen. Bei der Koordination eines Projekts per E-Mail können viele Details unter den Tisch fallen. Mit einem Projekt-Management-Tool hingegen kannst du einiges an Unordnung und Verwirrung aus dem Posteingang verbannen und externen Mitarbeitern eine visuelle Möglichkeit geben, den Stand der Projekte zu erkennen.
11. Ziele setzen
Neben der Festlegung von Erwartungen und Richtlinien solltest du mit externen Mitarbeitern auch Ziele vereinbaren. Allen Mitarbeitern – ob intern oder extern – geht die Puste aus, wenn sie nicht auf langfristige Ziele hinarbeiten können. In diesem Fall wird oft nur das absolute Minimum erledigt. Damit sie engagiert und produktiv bleiben und sich einbezogen fühlen, sollten sie wissen, wie Erfolg für ihre Rolle aussieht und wie ihre Ziele sich auf die Ziele des Teams auswirken.
12. Allgemeinen Unternehmens- und Teamziele kommunizieren
Externe Mitarbeiter sollten genauso wie allen anderen Mitarbeiter persönliche Ziele haben, auf die sie hinarbeiten. Ein offener und klarer Umgang mit unternehmensweiten bzw. teamweiten Ziele äußern kann den Mitarbeitern jedoch helfen, zu verstehen, wie sich ihre persönlichen Ziele in größere Ziele einfügen. Für externe Mitarbeiter ist dies besonders wichtig, weil es sie daran erinnert, dass sie ein wertvoller Teil des Teams sind und nicht vergessen werden. Als Teamleiter kennst du die großen Unternehmensziele wahrscheinlich in und auswendig, aber diese Information sickert nicht immer bis zu externen Mitarbeitern durch.
13. Ein Buddy-System einführen
Wenn ein Teil deines Teams an einem entfernten Standort, andere aber im Büro arbeiten, kannst du durch die Vermittlung eines externen an einen internen Mitarbeiters sicherstellen, dass sich der externe Mitarbeiter unterstützt und mit dem Unternehmen verbunden fühlt und dass keine Informationen unter den Tisch fallen. Natürlich sollte dieser Mitarbeiter im Büro nicht für dich als Manager des externen Mitarbeiters einspringen und du musst dir der zusätzlichen Arbeit bewusst sein, die von den internen Mitarbeitern übernommen wird. Aber insgesamt sorgt diese Strategie für produktivere Teams, indem sie Kommunikationslücken verhindert.
14. Raum für Smalltalk schaffen
Spontane Gespräche über arbeitsfremde Themen können Nähe schaffen und Beziehungen im Team fördern. Leider gibt es bei externen Mitarbeitern keinen Wasserspender oder eine Büroküche, die das Team zusammenzubringen könnten. Arbeiten viele deiner virtuellen Mitarbeiter im selben Satellitenbüro, könnte man eine Webcam zwischen deinem Büro und ihrem Büro einrichten, um das Gefühl zu vermitteln, dass alle zusammenarbeiten. Das mag sich anfangs komisch anfühlen, aber nach ein oder zwei Wochen werden sich die Mitarbeiter daran gewöhnen. Du solltest nur darauf achten, dass der Webcast in beide Richtungen stattfindet, damit nicht der Eindruck entsteht, du spionierst das andere Team aus.
Ist ein Webcast in deiner Bürosituation nicht möglich oder wenn die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, solltest du andere Wege finden, um arbeitsfremdes Gespräche zu fördern. Zu Beginn des Meeting kann z. B. jeder kurz sagen, wie es ihm geht oder wie das Wochenende war. Oder, wie Rengarajan empfiehlt: „Du kannst einem externen Kollegen vorschlagen: ‚Lass uns einfach beim Mittagessen einen Video-Chat machen‘.“
15. Loben nicht vergessen
Externe Mitarbeiter haben oft das Gefühl, dass ihre Arbeit nicht gesehen, anerkannt oder gelobt wird. Achte also darauf, gute Arbeit laut und deutlich anzuerkennen. Am besten sagst du es vor dem ganzen Team in einer E-Mail oder bei einem Meeting, um zu zeigen, wie die Arbeit des externen Mitarbeiters die Zielsetzung des gesamten Teams beeinflusst. Positives Feedback wird den Mitarbeiter ermutigen, weiter so zu machen.
16. Die richtigen Leute einstellen
Nicht jeder eignet sich für die Fernarbeit und das ist völlig Ordnung. Externe Mitarbeiter müssen unabhängiger sein, selbst die Initiative ergreifen und ein Umfeld haben, das es ihnen erlaubt, produktiv zu arbeiten. Bei der Einstellung eines externen Mitarbeiters solltest du dem Kandidaten Fragen stellen, die zeigen, ob er selbstständig arbeiten kann. Wie sieht der Arbeitsplatz aus? Gibt es einen ruhigen Ort, an dem man auch Telefonate tätigen kann. Wie gut ist die WLAN-Verbindung? Du wirst nicht in der Lage sein, der Person bei der Einarbeitung am Arbeitsplatz zur Seite zu stehen, um ihr die erforderlichen Kenntnisse zu vermitteln. Stell also sicher, dass die Person die Fähigkeiten mitbringt, die für den Erfolg im Team erforderlich sind.
Jenna Wilson ist Senior Associate im Social Media Team bei WeWork und Autorin für Ideas by We. Sie schreibt über Wirkkraft, Nachhaltigkeit und die Mitarbeiter von WeWork rund um den Globus.