Coinvolgere i lavoratori da remoto attraverso la cultura aziendale

Poiché sempre più aziende si avvalgono di forza lavoro a distanza, ecco alcune strategie per mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti da remoto nella cultura e nei valori aziendali

Questo articolo è stato pubblicato originariamente sul blog di Managed by Q—ispirazioni per i professionisti degli ambienti di lavoro per dare vita alle migliori esperienze di ufficio, design e cultura.

Il nostro modo di lavorare sta cambiando e si allontana sempre di più dal rigido orario dalle 9 alle 18, in direzione di modalità più flessibili. Il panorama professionale del nostro secolo riflette questa tendenza: secondo un’indagine Gallup del 2017, nel 2016 il 43% dei dipendenti americani ha occasionalmente lavorato da remoto, contro il 39% del 2012. L’indagine ha inoltre evidenziato che la flessibilità di orario e la possibilità di lavorare da casa "giocano un ruolo importante nella decisione di un dipendente di accettare o lasciare un lavoro".

Per quanto mi riguarda, lavoro da casa come freelance da quattro anni e il mio impegno mensile è costituito da un insieme di incarichi da diversi clienti. In qualità di lavoratore a distanza, la mia più grande difficoltà, che ci crediate o no, non è la produttività. Come riporta l’Harvard Business Review, infatti, esistono svariate ricerche secondo cui i lavoratori a distanza possono essere addirittura più produttivi dei loro colleghi in ufficio. Per me, come per molti altri, la vera sfida di lavorare da remoto è sentire un reale coinvolgimento con la cultura e i valori di un’azienda in cui potrei non incontrare mai di persona i colleghi con cui lavoro regolarmente.

In che modo le aziende possono aiutare i lavoratori a distanza a sentirsi davvero parte di un team? Mentre la nostra cultura sta riconsiderando gli spazi di lavoro, i responsabili della cultura aziendale possono seguire questa ondata di cambiamento e adottare misure concrete per colmare le distanze tra i dipendenti da remoto e i loro colleghi negli uffici.

Ripensare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso il processo di onboarding

Che ti stia rivolgendo a un dipendente da remoto a tempo pieno, o a un libero professionista che lavora da casa, per creare coinvolgimento è fondamentale comunicare i valori e la mission della tua azienda. Purtroppo, per mia diretta esperienza, so che questo non sempre accade. Quando inizio a lavorare con clienti nuovi, spesso mi vengono assegnati dei compiti senza alcun contesto.

Quando ti trovi ad assumere personale da remoto, prova a fornire loro almeno le informazioni fondamentali, ad esempio: qual è l’obiettivo primario della tua azienda? Chi stai cercando di raggiungere? Che cosa ritieni più importante, e perché? Quando non ricevo queste informazioni, devo passare molto tempo sul sito web e sulle pagine social del cliente per cercare di capire chi è l’azienda e qual è il suo messaggio, per poter adeguare il mio lavoro di conseguenza. Anche svolgendo le dovute ricerche, però, in mancanza di informazioni sulla cultura aziendale ricevute direttamente dal cliente, i lavoratori a distanza possono avere la spiacevole sensazione di dover tirare a indovinare.

"È importante informare i lavoratori a distanza sui valori e la cultura aziendale, perché dovranno conviverci, respirarla e accettarla, anche se lavorano da remoto" afferma Jocelyn Greenky, esperta di cultura, politiche e diversità negli uffici.

Greenky aggiunge che, in ufficio, i mentori possono essere di grande aiuto per coinvolgere i lavoratori a distanza, perché favoriscono la creazione di rapporti naturali e spontanei in grado di trasmettere al meglio l’atmosfera generale. Considera la possibilità di mettere i lavoratori da remoto in contatto con un dipendente che lavora dall’ufficio, che può aggiornarli su iniziative ed eventi aziendali; in questo modo, anche chi non è fisicamente in ufficio può sentirsi più coinvolto.

Creare occasioni di incontro, coinvolgimento e coesione

Anche se per i lavoratori più lontani potrebbe essere difficile raggiungere l’ufficio, c’è molto da dire per coloro che invece possono farlo. Come ha dichiarato al New York Times Victor Fleischer, alcuni esperti hanno individuato un rapporto tra le interazioni personali casuali e un aumento dei livelli di creatività, innovazione e coinvolgimento dei dipendenti.

"Una delle cose più importanti che può fare un lavoratore a distanza è andare in ufficio il più possibile" aggiunge Greenky, sottolineando che chi fosse impossibilitato può comunque sfruttare le piattaforme video per farsi vedere e rimanere in contatto.

È possibile incentivare la presenza in ufficio una o due volte alla settimana? Un’iniziativa semplice come un caffè settimanale con il team al completo può essere un’opportunità di connessione e coinvolgimento per tutti. I grandi eventi aziendali, come le riunioni di vendita annuali, prevedono un budget per includere i lavoratori a distanza, soprattutto quelli che fanno parte del team principale?

È inoltre possibile estendere questa mentalità ai raduni aziendali. Si tratta solo di trovare metodi creativi per riunire fisicamente tutti quando possibile.

Sfruttare la tecnologia

Negli uffici di oggi, la tecnologia certamente non manca. Piattaforme come Slack, GoToMeeting, Zoom e Join.me sono ormai dappertutto negli uffici del XXI secolo. Questo tipo di tecnologia diventa ancora più importante quando si tratta di coinvolgere i lavoratori a distanza, che possono sentirsi esclusi dalla vita quotidiana dell’ufficio. 

Per la mia esperienza, questo tipo di comunicazione faccia a faccia è rigenerante e mi fa davvero sentire più coinvolta e parte del team. Come spiega l’esperta di risorse umane Susan M. Heathfield su The Balance Careers, non si può sottovalutare l’importanza della comunicazione non verbale. Il contatto visivo, il linguaggio del corpo e le espressioni del viso sono fondamentali per creare un coinvolgimento emotivo. Purtroppo, tutto questo viene meno quando occorre comunicare via email, con messaggi su Slack e con le telefonate tradizionali.

"Credo molto nell’efficacia delle videochiamate" afferma Rebecca Fairbanks, produttrice digitale da remoto per l’agenzia di web design Coalition Technologies, con sede in California. "I corsi di formazione in team e quasi tutte le riunioni aziendali si svolgono in videochiamata. Che si tratti di Google Hangouts o Skype, una videochiamata è un ottimo modo, per me e per altri lavoratori a distanza, di avvertire un contatto personale con i colleghi in ufficio".

Alcune aziende con dipendenti da remoto offrono lo streaming video di un’area comune, come la cucina o la sala caffè, in modo che i lavoratori a distanza possano connettersi per vedere cosa accade e sentirsi partecipi della vita che si svolge in ufficio.

Ampliare i rapporti a livello personale

Creare relazioni autentiche con i lavoratori a distanza può essere difficile. Mentre i dipendenti in ufficio possono chiacchierare sull’ultimo episodio della serie TV Succession davanti alla macchinetta del caffè, per i lavoratori da remoto creare simili contatti è un po’ più impegnativo.

"Una volta all’anno, il mio team organizza un talent show aziendale aperto a tutti, a cui i dipendenti sono invitati a partecipare inviando un video in cui mettere in mostra il proprio talento" racconta Fairbanks, aggiungendo che questa tradizione favorisce la nascita di rapporti più stretti dal punto di vista personale. "Viene indicata una scadenza per la consegna e, una volta che tutti hanno inserito il proprio contributo, guardiamo i video tutti insieme e votiamo i talenti migliori".

La sua azienda, inoltre, prevede una sessione di brainstorming bisettimanale in cui parlare di lavoro in modo più rilassato. Grazie alle videochiamate, i lavoratori a distanza possono partecipare e interagire facilmente con il resto del team.

"Ho constatato personalmente che alcune delle idee più efficaci per lo sviluppo aziendale sono nate durante le nostre sessioni di brainstorming" afferma Fairbanks.

Anche la creazione di un semplice canale Slack può agevolare l’interazione tra i dipendenti da remoto e quelli in ufficio. Queste soluzioni, inoltre, fanno sì che i dipendenti da remoto siano visibili ai propri colleghi, pur non trovandosi fisicamente in ufficio. Per esempio, un’azienda in cui ho lavorato aveva un canale Slack dedicato alle GIF più buffe, che non aveva niente a che fare con il lavoro. Nove volte su dieci, regalavano una bella risata.

Ogni azienda è strutturata a suo modo e ha aspettative diverse verso i propri dipendenti. Creare una cultura accogliente per la forza lavoro a distanza significa comunicare chiaramente i valori e le aspettative aziendali e trovare modi unici per alimentare nei dipendenti un senso di coinvolgimento, di community e di investimento personale per ognuno—sia in ufficio, sia da remoto.

Per rafforzare ulteriormente la sensazione di appartenenza all’azienda, indipendentemente da dove si trovi lo spazio di lavoro fisico, consulta"Creare un’eccellente cultura aziendale"su Managed by Q.

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