10 sale riunioni per ogni genere di meeting

Gli spazi migliori per collaborare contengono molto più che un tavolo e delle sedie: sono progettati per favorire il lavoro di squadra

È capitato a tutti di partecipare a riunioni mal organizzate. Ma la verità è che per realizzare un meeting di successo non basta stabilire una data sul calendario. I nostri esperti di riunioni ti aiuteranno a capire come non buttare via un’intera giornata lavorativa per un meeting andato storto. Non dovrai mai più sentire la frase "Sarebbe bastata un’e-mail".

Sul posto di lavoro, la collaborazione è alla base della produttività. Parlare con i colleghi, condividere le idee, ottenere la loro approvazione e allinearsi sulle strategie di acquisizione è fondamentale per far crescere l’attività. 

La collaborazione spazia da una tranquilla chiacchierata a tu per tu con una persona, al far nascere idee in un contesto di gruppo fino all’incontro in videoconferenza con colleghi dall’altra parte del mondo. Nella maggior parte degli uffici questo tipo di attività si svolge all’interno di sale riunioni. Tuttavia, gli spazi migliori per collaborare sono ben più di una stanza con qualche sedia intorno a un tavolo.

Poiché lavorare insieme è un’attività fondamentale che si concretizza in diversi modi, le sale riunioni devono essere flessibili e in grado di ispirare le persone e spingerle a fare del proprio meglio. Avere spazi di lavoro flessibili in cui i dipendenti siano liberi di lavorare secondo le proprie necessità, circondati da tutti i comfort necessari, è indispensabile per mantenere alta la produttività—per non parlare dell’importanza di attrarre e trattenere in azienda i talenti migliori

Ecco perché negli uffici dovrebbero essere disponibili vari tipi di sale riunioni con dimensioni diverse e servizi di tipo diverso. I designer dovrebbero fare in modo di non sovraccaricare un solo ambiente con, ad esempio, piccole sale riunioni da tre persone o sale grandi da 10 partecipanti. Lo spazio di lavoro ideale offre un mix equilibrato di soluzioni diverse. Qui di seguito vedrai alcune sale riunioni ideate da WeWork per favorire collaborazione e produttività. 

Sale riunioni di dimensioni diverse per qualsiasi tipo di esigenza

Poiché all’interno delle sale riunioni si svolgono tante attività diverse—dal brainstorming di gruppo agli incontri a tu per tu—lo spazio ideale per un determinato tipo di riunione potrebbe non essere altrettanto funzionale per accogliere riunioni di altro genere. Offrendo sale di varie dimensioni, attrezzate in tanti modi diversi, potrai soddisfare bisogni diversi.

Alcune riunioni accoglieranno un gran numero di dipendenti di svariati dipartimenti e livelli. In questi casi servirà una sala più grande. La sala riunioni all’interno dell’EBA Center WeWork di Shanghai, in Cina, può accogliere oltre dodici persone ed è attrezzata con una tecnologia per videoconferenze per i membri del team che vogliano collegarsi da remoto. 

In altre circostanze, invece, potresti aver bisogno di uno spazio più raccolto. Questa sala all’interno degli uffici di WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 a Monterrey, in Messico, è ideale per gruppi più piccoli. Sgabelli colorati e un tavolo alto creano un ambiente diverso da quello delle classiche sale riunioni. 

Per le riunioni improntate su conferenze o presentazioni, invece, ci vuole una sala allestita come un’aula. Per soddisfare tutte queste esigenze WeWork offre diversi tipi di sale riunioni, come questa di WeWork Reforma 26 a Mexico City, in Messico, che è attrezzata con un proiettore.

Sale riunioni attrezzate con strumenti adatti a favorire la collaborazione

Per essere funzionale e rendere il più semplice possibile ogni tipo di collaborazione, una sala riunioni dovrebbe essere dotata di tutta l’attrezzatura necessaria. Tale attrezzatura può essere low-tech, come i pennarelli e una lavagna per evidenziare i punti chiave, o high-tech, come i software necessari per avviare una videoconferenza o la tecnologia che semplifica la prenotazione delle sale stesse. 

Con l’aumento dei team delocalizzati che fanno capo a tante location diverse, la possibilità di inserire le videoconferenze all’interno dei meeting è un elemento sempre più importante. Ecco perché molte sale riunioni WeWork sono attrezzate con monitor e tecnologie per videoconferenza pronte all’uso, come quella all’interno della Salesforce Tower di San Francisco.

Per le sessioni di brainstorming può bastare una lavagna, sulla quale il tuo team potrà prendere appunti e fare collegamenti. Molte sale riunioni WeWork, come questa all’interno degli uffici WeWork Javier Prado 476 a Lima, in Perù, dispongono di lavagne come queste già fissate al muro e con i pennarelli sempre a disposizione. 

Le sessioni creative o le presentazioni possono svolgersi in luoghi piccoli e intimi così come in ambienti più ampi. Per accogliere un gruppo numeroso, una sala con una lavagna e un tavolo grande o svariati tavolini sistemati in stile aula, come questa all’interno del WeWork Cervantes di Mexico City, in Messico, è l’ideale.  

Sale riunioni senza tavoli

Non tutte le attività collaborative richiedono un tavolo. A volte il lavoro di squadra ha bisogno di uno spazio tranquillo per intrattenere una conversazione rilassata e confidenziale. Inoltre, disporre di spazi accoglienti dedicati ai dipendenti può essere indice di una cultura aziendale che mostra ai collaboratori quanto l’azienda stessa tenga a loro.

La sala riunioni di WeWork Nogizaka di Tokyo, in Giappone, è dotata di sedie basse una di fronte all’altra in uno spazio con pavimentazione in legno chiaro. L’ambiente è inoltre dotato di una libreria a tutta parete, che dà l’impressione di trovarsi in un salotto o in una biblioteca particolarmente accogliente.

Un divano lungo e soffice e le sedute basse caratterizzano questa sala riunioni all’interno del WeWork Ing. Enrique Butty a Buenos Aires, in Argentina. La grande opera d’arte in evidenza sul muro e il soffitto colorato illuminano la sala, mentre la parete in vetrocemento crea un ambiente rilassante.  

Nella sala riunioni di WeWork 11 Sanlitun Lu di Pechino, in Cina, alcuni divani offrono uno spazio ideale per mettersi comodi e intrattenere conversazioni più o meno formali. La sala è separata dall’esterno non da pareti in vetro e da una porta ma da un materiale leggero e colorato che crea un’atmosfera calda e intima e garantisce un certo livello di privacy. 

E proprio come non in tutte le sale riunioni serve un tavolo, non tutte hanno bisogno di pareti di vetro. Nel WeWork Iceberg di Tokyo, in Giappone, la sala riunioni è racchiusa in pareti in muratura che conferiscono un tocco modernista in omaggio all’architetto giapponese Tadao Ando, vincitore del Pritzker Prize e famoso per il suo particolare uso del cemento. 

Proprio perché la collaborazione può assumere molte forme, anche gli spazi che la ospitano dovrebbero essere diversi. Offrire una varietà di soluzioni assicura ai tuoi dipendenti la flessibilità di scegliere la soluzione più adatta alle loro esigenze. È stato dimostrato che simili vantaggi creano più soddisfazione e coinvolgimento tra i dipendenti. E con il crescere del loro comfort e della produttività, crescerà anche il tuo business. 

WeWork offre ad aziende di qualsiasi dimensione soluzioni di spazio che contribuiscono a far fronte a tutte le esigenze più importanti delle loro attività.