Panduan penting untuk pekerjaan berbasis aktivitas

Saat ini, karyawan menginginkan fleksibilitas, otonomi, dan kemampuan lebih besar untuk memilih kapan dan di mana mereka bekerja. Pelajari cara bekerja berbasis aktivitas dapat membantu karyawan dan pengusaha

Ruangan adalah sarana yang ampuh untuk menumbuhkan keterlibatan, menginspirasi inovasi, dan mendorong produktivitas. Namun, seperti apakah ruangan yang optimal itu? Dalam Science of Space, kami mengeksplorasi bagaimana ilmu desain yang direncanakan dapat mengubah lingkungan kerja mana pun menjadi suatu pengalaman yang holistik.

Berkat teknologi, model kerja tradisional yang menyediakan satu meja khusus untuk setiap orang, kini semakin terkikis. Sebagai gantinya: tempat kerja yang memiliki berbagai jenis ruangan, mulai dari lounge yang menyerupai ruang tamu hingga area kolaborasi dengan permukaan yang bisa ditulisi untuk sarana curah gagasan, hingga bilik telepon untuk panggilan pribadi. Selamat datang di kerja berbasis aktivitas.

Definisi kerja berbasis aktivitas (ABW)

Kerja berbasis aktivitas adalah gaya kerja yang memungkinkan karyawan untuk memilih pengaturan yang sesuai dengan sifat pekerjaan mereka, digabungkan dengan pengalaman di tempat kerja yang memberdayakan mereka untuk menggunakan ruangan tersebut sepanjang hari. Landasan pemikirannya adalah bahwa karyawan akan lebih produktif ketika mereka memiliki ruangan tepat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pikirkan hal ini: Saat ini, segala sesuatunya “sesuai permintaan,” dari program TV hingga makanan, musik hingga perjalanan. Bukankah ruang kerja seharusnya seperti itu juga? Untuk melangkah ke masa depan kerja, ruang kerja itu sendiri harus diperlakukan seperti organisme hidup dan bernapas yang beradaptasi untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan. 

Empat elemen penentu ABW

ABW bukan sekadar menambahkan sofa dan bilik telepon ke tempat kerja. Agar ABW bisa hadir dalam perusahaan, empat elemen ini harus ada, yaitu desain, pengalaman sensori, penguatan perilaku, dan pembelajaran berulang.

  1. Desain. Ruang kerja ABW didesain dengan berbagai jenis ruangan di bawah satu atap.  Perlu ruangan untuk pekerjaan yang menuntut konsentrasi? Ambil meja di ruang kerja, di mana setiap orang dapat fokus dalam kesunyian sesuai dengan yang mereka butuhkan atau inginkan. Harus menerima klien di ruang konferensi yang besar? Langsung saja pesan satu ruang konferensi untuk grup Anda. Ingin berkolaborasi dengan tim sambil makan siang? Kumpulkan mereka di bilik bergaya restoran. Bagaimana jika perlu segera menghubungi seorang kolega? Masuk saja ke bilik telepon. Apa pun aktivitasnya, jenis ruangan yang sesuai sudah tersedia, siap, dan menunggu.

  2. Pengalaman sensori. Ruangan ABW perlu memberikan karyawan dengan tanda yang eksplisit dan implisit tentang cara menggunakan ruangan. Baik mereka harus mengakses ruangan dengan energi rendah atau tinggi untuk jenis pekerjaan yang mereka lakukan, karyawan harus dapat dengan mudah mengukur ruangan mana yang tepat untuk mereka pada saat itu. Mari kita ambil area dapur di WeWork sebagai contoh ruangan berenergi tinggi. Setelah berjalan masuk, Anda mencium aroma kopi yang baru diseduh, mendengarkan musik melalui speaker, dan merasakan energi dari orang lain di ruangan tersebut. Elemen-elemen ini menarik orang untuk masuk dan membuat mereka merasa disambut untuk menuangkan secangkir kopi dan mengobrol dengan kolega. Di ujung lain dari spektrum energi, ruangan kerja di kantor pusat WeWork New York kami suasananya hening sejak Anda berjalan masuk, memberi Anda ruangan mental yang cukup untuk fokus pada pekerjaan atau proyek desain berikutnya. Dengan cara ini, elemen lingkungan yang berbeda memberikan isyarat unik dan bertindak sebagai pelengkap pada desain fisik, yang secara inheren berbagi cara menggunakan setiap ruangan secara berbeda.

  3. Penguatan perilaku. Dengan desain ABW yang optimal dan tanda sensori, fungsi terbaik ruangan itu sendiri terjadi ketika orang menyadari harapannya: Hening di ruangan kerja, menggunakan bilik telepon untuk panggilan, membawa barang-barang pribadi agar orang lain dapat menggunakan ruangan, dan merasa diberdayakan oleh tim dan pemimpin untuk menggunakan ruangan yang sesuai dengan mereka dan pekerjaan yang dilakukan. Tidak ada kopi gratis yang akan mendorong tim untuk mengadakan pertemuan di dapur jika pemimpin mengerutkan keningnya karena karyawan tidak berada di meja kerja kerja. 

  4. Pembelajaran berulang. Karyawan benar-benar diberdayakan untuk  mengadopsi gaya kerja baru seperti ABW ketika para pemimpin perusahaan menerima sepenuhnya perubahan pola pikir terebut, digabungkan dengan desain, perilaku, dan pemrograman tempat kerja yang terus berkembang. Ketika para pemimpin berkomitmen untuk menciptakan umpan balik melalui data kualitatif dan kuantitatif, dan mengimplementasikan temuan-temuan itu untuk meningkatkan ruang kerja, mereka membantu memastikan ruangan ABW mereka akan berhasil.

Asal usul kerja berbasis aktivitas 

Meskipun ABW sangat cocok dengan budaya sesuai permintaan kami, konsep ini tidak sepenuhnya baru. Semuanya secara resmi dimulai oleh Robert Luchetti, seorang arsitek Amerika yang, pada tahun 1983, telah bersama-sama menciptakan ide untuk menciptakan "pengaturan aktivitas” untuk berbagai tugas kantor, seperti mengetik atau mengadakan pertemuan. Meskipun ABW masih kurang disambut di Amerika pada saat itu, negara-negara seperti Australia, Denmark, Belanda, dan Swedia lebih cepat mengadopsinya.

Istilah "kerja berbasis aktivitas" dicetuskan di The Art of Working oleh konsultan Belanda, Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), yang juga menulis The Demise of the Office. Pada 1990-an, Veldhoen + Co. bermitra dengan Interpolis, salah satu dari perusahaan asuransi terbesar di Belanda, untuk mengimplementasikan kerja berbasis aktivitas di seluruh kantor mereka. Setelah memahami fleksibilitas dan kebebasan sejati yang diberikan kepada karyawan mereka, Interpolis mengadopsinya sepenuhnya: Mereka menyingkirkan meja lama dan mendorong manajer untuk memberi karyawan otonomi penuh untuk memilih kapan dan di mana mereka bekerja, dan untuk berapa lama.

Sifat fleksibel ruang kerja Interpolis baru meresap ke dalam budaya perusahaan. Karyawan tidak perlu dibatasi dengan jam kantor atau merasakan tekanan untuk duduk atau berdiri di satu tempat sepanjang hari. Moto perusahaan: "Selama pekerjaan selesai." 

Gaya manajemen yang paling efektif saat ini dibangun di atas kepercayaan dan otonomi, bukan perintah dan pengawasan. Oleh karena itu, ruangan fisik dapat memperkuat atau bertentangan dengan upaya ini,” ujar rekan saya Claire Rowell, pemimpin senior penelitian terapan dan cultureOS di WeWork. "Misalnya, jika karyawan Anda merasa terdesak untuk duduk atau berdiri di satu lokasi sepanjang hari, setiap hari, mereka mungkin mulai bertanya-tanya, "Apakah atasan saya menghargai saya berdasarkan kinerja saya atau keberadaan saya di kantor?" 

Cara kerja ini sangat berbeda dengan tempat kerja tradisional. “Tradisional” bisa berarti kumpulan ruang kecil; bagi yang lain, bisa berarti meja tanpa sekat—tapi apa pun itu, artinya tetap “tidak fleksibel.” “Tata letak kantor tradisional sudah tidak masuk akal,” kata Rowell. “Karyawan melakukan yang terbaik ketika perusahaan memberdayakan mereka untuk bekerja kapan pun, di mana pun, dan dengan cara yang mereka inginkan.”

Inilah sebabnya mengapa 45 persen eksekutif real estat mengantisipasi migrasi ke ruang kerja berbasis aktivitas yang dibuat untuk efektivitas karyawan dan fleksibilitas desain masa depan, menurut CBRE Americas Occupier Survey 2018.

Peralihan dari tradisional ke ABW membutuhkan perubahan pola pikir

ABW menantang pimpinan perusahaan untuk bertanya: “Apa yang dibutuhkan oleh orang-orang, terlepas dari jabatan dan keahlian mereka?” Kemudian, mereka perlu mempercayai dan memberdayakan karyawan mereka untuk menggunakan ruangan mana saja yang mereka inginkan selama dibutuhkan. Untuk sampai ke titik itu, banyak perusahaan perlu melakukan perubahan budaya.

“Hambatan terbesar yang kami miliki adalah membuat orang keluar dari pola pikir budaya kerja tradisional yang mereka jalani di masa lalu,” kata Luigi Sciabarrasi, wakil presiden senior dan pemimpin real estat global di AECOM, sebuah perusahaan multinasional yang mendesain , membangun, membiayai, dan mengoperasikan aset infrastruktur untuk pemerintah, bisnis, dan organisasi. 

Mengajak semua orang untuk menerima gaya kerja baru, atau lingkungan kerja yang fleksibel, membutuhkan kombinasi edukasi, investasi TI, dan input karyawan. AECOM menggunakan survei pra-proyek untuk mengetahui bagaimana karyawan bekerja dan alat apa yang dibutuhkan dan tidak dimiliki untuk terus mendengarkan dan meningkatkan penawaran mereka.

Kekuatan untuk mengubah pola pikir dan desain spasial bersama-sama

Dengan ABW, mengubah pola pikir adalah bagian penting dari perubahan. Dengan demikian, tanggung jawab untuk beradaptasi dengan tempat kerja yang berubah berada terutama pada orang-orang di dalam ruangan itu sendiri. Namun, penting untuk dicatat bahwa keberhasilan di tempat kerja masa depan bergantung pada keseimbangan orang dan ruangan yang beradaptasi dan berkembang bersama-sama. Alih-alih melihat ruangan sebagai hal yang statis, atau tidak berubah, peluang ada jika melihat ruangan sebagai sesuatu yang fleksibel, gesit, dan mudah beradaptasi.

Pola pikir ini juga selaras dengan masa depan real estat. “Mengapa harus sewa tradisional 15 tahun jika jumlah karyawan jarang direncanakan selama lebih dari tiga tahun?” tanya John Lewis, kepala penasihat real estat global di WeWork. “Dengan ketangkasan, WeWork melakukan disrupsi pada model tradisional. Kami melihat real estat sebagai aset likuid, bukan statis.”

Pada masa lalu, dengan pilihan real estat yang lebih tradisional, penekanannya lebih pada sisi muka dari perancangan, pembangunan, dan logistik ruang kerja baru. Ketika perusahaan benar-benar menandatangani perjanjian dan menempati ruangan, perubahan apa pun (baik itu masa sewa atau desain ruangan) tidak mudah diimplementasikan dalam model yang lebih tradisional. Ironisnya, kita hanya dapat memahami cara desain dan fungsionalitas ruangan memengaruhi karyawan, justru setelah sepenuhnya menetap. Dengan model tradisional, bisa jadi lebih dari 10, bahkan 20 tahun sebelum perubahan desain dapat sepenuhnya diberlakukan tanpa menghalangi bisnis seperti biasa.

Kemampuan untuk sepenuhnya merangkul dan memanfaatkan perubahan pada level desain dan pengalaman real estat memiliki potensi untuk merestrukturisasi inti dari cara pandang perusahaan terhadap tempat kerja mereka. Dengan kata lain, kita semakin dekat ke tempat kerja yang lebih manusiawi bagi karyawan, sementara secara bersamaan memberi manfaat bagi perusahaan. Ini saling menguntungkan.

Masa depan kerja bersifat fleksibel dan berpusat pada orang

Jika diterapkan dengan benar, ABW menawarkan cara bagi karyawan dan pengusaha untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas di tempat kerja, dan menunjukkan kemudahan fleksibilitas dan adaptabilitasnya. Talenta kini lebih global dan mobile dari sebelumnya, dan penting bagi tempat kerja untuk beradaptasi dan tumbuh dengan tren ini.

ABW adalah kesempatan yang menyenangkan bagi tim kami di sini di WeWork. Ini memungkinkan kami untuk menggabungkan kekuatan ruangan, desain, dan penelitian untuk terus mendorong maju untuk mengungkap kebenaran yang lebih dalam tentang apa yang penting bagi orang-orang di tempat kerja di seluruh dunia. Sekarang, kami menjadikannya sebagai tanggung jawab kami, untuk membuat pekerjaan menjadi lebih baik bagi semua orang.

Corinne Murray adalah pakar perubahan dan kerja berbasis aktivitas di WeWork, yang telah mengembangkan dan menguji konsep-konsep baru yang membuka potensi yang lebih besar dan pengalaman yang lebih baik bagi kolega dan kliennya. Dengan latar belakang filsafat agama, Corinne berkomitmen untuk memahami dan memfasilitasi evolusi hubungan antara ruangan, desain, orang, dan budaya. Sebelum di WeWork, Corinne membantu mengadvokasi orang dan sistem untuk Gensler, American Express, dan CBRE.

DIARSIPKAN DALAM KATEGORI
DESAIN ILMU RUANGAN MANAJEMEN
Tertarik dengan ruang kerja? Hubungi kami.