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Alors que les chiffres de la vaccination augmentent progressivement, des experts, consultants et directeurs généraux du secteur se demandent comment faire revenir les gens au bureau en toute sécurité. Ils adoptent certaines stratégies clés pour actualiser la surface immobilière dont ils disposent déjà.
WeWork travaille en étroite collaboration avec de grandes entreprises sur ces mises à jour. « Les tendances en matière de design ne sont pas linéaires, et il n’y a donc pas de « retour à la normale », explique Ashley Hohmann, responsable de projet chez WeWork basée à New York. « Les ajustements que nous avons dû faire au cours de cette pandémie continueront à influencer notre façon d’interagir avec l’espace. ».
La plupart des études indiquent que les gens préfèrent un mélange de retour au bureau et de travail à distance. Il s’avère que la nouvelle journée de travail sera un modèle hybride de travail au bureau et de travail depuis d’autres lieux. La situation offre une occasion unique de repenser la manière dont les bureaux sont aménagés et fonctionnent.
Cela peut se résumer à trois stratégies d’utilisation clés : dé-densification, décentralisation et transformation du bureau en une plateforme collaborative. Ces stratégies peuvent être adoptées comme des mesures autonomes ou combinées. Voici un examen plus approfondi de la façon dont un étage d’un bureau peut être transformé en utilisant ces stratégies.
Dé-densification
La dé-densification consiste à limiter la quantité de personnes dans un espace donné. Cela peut signifier séparer physiquement les postes de travail ou avoir une stratégie où tout le monde ne travaille pas en même temps sur place. Alterner les jours de travail en présentiel peut réduire le nombre d’employés sur place, ce qui libère plus d’espace pour des activités spécifiques.
« Cela peut se traduire par une réduction du nombre de postes de travail et par une alternance entre un jour « A », un jour « B » ou un modèle de « bureautellerie », explique Ashley Hohmann. Un modèle de bureautellerie ou de Hot Desk désigne un poste de travail qui est utilisé par plusieurs personnes. Les utilisateurs peuvent alterner les jours, le nettoyage étant effectué entre les différentes occupations. Les chaises inoccupées et les postes de travail inutilisés peuvent être retirés. Des panneaux d’informations, des autocollants et d’autres outils d’orientation peuvent être utilisés pour encourager la séparation.
Comme le montre le graphique ci-dessus, la dé-densification est la stratégie la plus simple à mettre en œuvre car la disposition de base du bureau reste inchangée. Les plans d’étage avant et après montrent comment une table qui servait à huit employés sert désormais à quatre. Cela permet à chacun de s’étaler et de respecter une distance sociale. En supposant que la moitié des personnes travaillent à domicile le jour A et l’autre moitié le jour B, la moitié seulement du nombre total de postes de travail est nécessaire.
« L’objectif est de fournir à ceux qui utilisent l’espace une zone de taille généreuse pour travailler », renchérit Hohmann.
Décentralisation
Les entreprises dotées d’un siège social traditionnel de grande taille pourraient tirer profit du transfert d’un plus grand nombre de personnes vers des bureaux satellites.
« Les équipes n’ont pas besoin d’être dans un lieu central pour bien fonctionner », déclare Ashley Hohmann. Les entreprises repensent leurs portefeuilles immobiliers afin de proposer des solutions pratiques et attrayantes pour leurs équipes. Cela pourrait signifier une empreinte plus faible où leur siège se trouvait auparavant.
Le siège social de WeWork à New York est un exemple type de la façon dont ce système peut fonctionner. Avant la pandémie, la plupart des employés se rendaient dans un bâtiment du siège social à Chelsea. La décentralisation a poussé WeWork à créer trois nouveaux bureaux satellites à Brooklyn, Downtown et Midtown Manhattan. Les différents bureaux ont permis aux employés de choisir le satellite le plus proche de leur domicile, ce qui a réduit leur temps de trajet et augmenté la flexibilité du lieu de travail.
La même stratégie a été adoptée par une compagnie d’assurance mondiale dont le siège social se trouve dans une grande ville asiatique. Elle ne disposait pas de l’immobilier nécessaire pour dé-densifier ses bureaux comme ils étaient configurés. La décentralisation lui a permis de créer des bureaux satellites temporaires dans toute la ville et de poursuivre ses activités.
Création d’un centre de collaboration
Dans le modèle de plateforme de collaboration, les rangées de postes de travail sont supprimées. L’espace récupéré est réaffecté à d’autres zones pour favoriser le travail en commun. Il peut s’agir de zones d’accueil et de formation configurées comme des salles de classe miniatures, de zones d’apprentissage créées en disposant les sièges de façon circulaire pour encourager le contact visuel et l’interaction, ou de zones de collaboration active avec des sièges disposés de façon informelle.
« La plateforme de collaboration répond au besoin d’exploiter l’immobilier existant afin de fournir différents types d’espaces susceptibles de répondre aux besoins que nous voyons actuellement et ceux que nous anticipons », explique Ashley Hohmann.
PayPay, un service de paiement dématérialisé japonais, a créé sa plateforme de collaboration en éliminant d’abord la nécessité de se rendre au bureau pour les tâches qui pouvaient être effectuées à domicile. L’entreprise a ensuite créé des zones dans le bureau à des fins spécifiques, telles qu’une zone de collaboration active, une zone d’apprentissage et une zone communautaire/sociale. PayPay a constaté une augmentation de la productivité, 90 % des employés signalant une augmentation de l’efficacité.
Un centre de collaboration peut également impliquer la création de quartiers ou de branches de spécialistes. Chaque branche fonctionne comme un lieu de rassemblement qui encourage l’échange mutuel d’idées. Chaque branche est implantée dans un bureau privé qui peut être entouré de zones de travail ciblées, de lieux de rencontre, de salles de réunion et de sous-bureaux privés plus petits qui sont parfaits pour les appels téléphoniques.
« Ce que nous avons constaté, c’est que le rôle d’un bureau traditionnel a été modifié », dit Ashley Hohmann. « Les membres peuvent créer des zones dédiées au travail basé sur l’activité qui permettent aux équipes de collaborer d’une manière impossible autrement. »
Tous ceux qui se penchent sur les questions du bureau et du futur du travail s’accordent à dire qu’il n’y aura pas de retour au passé. Les employés et les chefs d’entreprise reconnaissent la nécessité d’une plus grande flexibilité quant à la manière et le lieu où ils travaillent.
« Être coincées dans de vieux modèles peut pousser les entreprises à tenter d’appliquer des solutions dépassées, ce qui nuit à leur culture et fait fuir les talents », déclare Ashley Hohmann. « Je pense que celles qui ont la liberté ou la clairvoyance de rester agiles dans leurs réponses s’en sortiront mieux. ».
De nombreux aspects du travail et de la vie ont été mis en pause ou ralentis au cours de l’année dernière. La pandémie a montré que, même si les gens peuvent travailler virtuellement, rien ne pourra remplacer l’inspiration et l’innovation qu’offre la collaboration au bureau, au moins quelques jours par semaine.
Scott Sowers est un écrivain indépendant basé à Washington, D.C. Il écrit sur l’immobilier, l’architecture, le design, l’énergie et l’industrie automobile. Son travail est publié dans The Washington Post, The New York Times, The Atlantic et d’autres publications.
