Impliquer les employés éloignés par le biais de la culture d’entreprise

Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent une structure d'effectif dispersé, voici comment faire en sorte que les employés à distance restent attachés à la culture et aux valeurs de votre entreprise.

Cette histoire a été publiée à l’origine sur le blog de Managed by Q, qui donne des conseils aux professionnels sur le milieu de travail pour créer une expérience, une conception et une culture de bureau optimales.

Notre façon de travailler évolue, passant de la rigidité du 9 h à 17 h à des conditions plus souples. Et le paysage professionnel du 21ème siècle en est le reflet : selon un rapport Gallup de 2017, 43 % des employés américains ont travaillé à distance à un moment donné en 2016, contre 39 % en 2012. De plus, le rapport a également révélé que des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile « jouent un rôle majeur dans la décision d’un employé de prendre ou de quitter un emploi ».

Personnellement, je travaille à plein temps en free-lance depuis quatre ans, et mon flux de travail mensuel est un éventail de petites missions provenant de divers clients. En tant que télétravailleur, mon plus grand défi, croyez-le ou non, n’est pas la productivité. En effet, de nombreuses études, comme le mentionne le Harvard Business Review, suggèrent que les télétravailleurs pourraient être plus productifs que les employés au bureau. Pour moi et pour beaucoup d’autres, le défi du travail à distance est l’implication avec la culture et les valeurs d’une entreprise où je ne rencontrerai peut-être jamais en personne les personnes avec lesquelles je travaille régulièrement.

Comment les entreprises peuvent-elles faire en sorte que les télétravailleurs se sentent vraiment partie intégrante de l’équipe ? Alors que notre culture au sens large redéfinit le lieu de travail, les responsables des bureaux, des personnes et de la culture peuvent intégrer le changement et prendre des mesures concrètes pour combler le fossé entre les employés éloignés et leurs collègues au bureau.

Reconsidérer l’engagement des employés dans votre processus d’intégration

Que vous fassiez appel à un employé à distance à plein temps ou à un travailleur indépendant à domicile, la communication des valeurs et de la mission de votre organisation est la clé de l’engagement. Malheureusement, d’après ma propre expérience, cela ne se produit pas toujours. Lorsque je travaille avec de nouveaux clients, on me confie parfois des missions sans aucun contexte.

Lorsque vous faites appel à des travailleurs à distance, donnez-leur des informations de base, comme par exemple, Quel est l’objectif global de votre entreprise ? Qui cherchez-vous à atteindre ? Qu’est-ce qui vous importe, et pourquoi ? Lorsque je n’obtiens pas ces informations, je dois passer beaucoup de temps à chercher sur le site web de mon client et sur les réseaux sociaux pour essayer de comprendre qui il est et quel est son message, afin de  »assurer que mon travail donne la note juste d’un point vue culturel. Même avec des recherches de fond, sans entendre parler de la culture d’une équipe directement de la part d’une entreprise, les télétravailleurs ont souvent le sentiment de deviner.

« Il est important de renseigner les télétravailleurs sur la culture et les valeurs de l’entreprise, car ils devront capter, intégrer et accepter la culture, même s’ils travaillent à distance », explique Jocelyn Greenky, une spécialiste de la culture de bureau, de la politique et de la diversité.

Mme Greenky ajoute que des mentors au sein du bureau peuvent être extrêmement efficaces pour impliquer les télétravailleurs, car ils favorisent des rapports naturels et étroits qui peuvent mieux transmettre l’objectif global.. Envisagez de les mettre en relation avec un employé interne qui pourra les informer des initiatives et des événements de l’entreprise ; cela peut aider les travailleurs qui ne sont pas physiquement dans le bureau à se sentir connectés.

Créer des opportunités d’unité, d’engagement et de cohésion

S’il n’est pas toujours possible pour les travailleurs éloignés de se rendre au bureau, il y a beaucoup d’avantages pour ceux qui le peuvent. Comme l’a signalé Victor Fleischer dans le New York Times, certains experts associent des interactions personnelles occasionnelles à un engagement accru des employés, à la créativité et à l’innovation.

« L’une des choses les plus importantes qu’un télétravailleur puisse faire est de se montrer le plus possible », explique Mme Greenky, en ajoutant que les télétravailleurs peuvent tirer profit des plateformes vidéo pour rester visibles et connectés.

Est-il possible d’inciter les gens à venir au bureau une ou deux fois par semaine ? Quelque chose d’aussi simple qu’un petit déjeuner hebdomadaire du personnel peut offrir des occasions de nouer des liens étroits et de s’impliquer. S’agissant des grands événements de l’entreprise, comme les réunions commerciales annuelles, le budget permet-il de couvrir les frais d’accueil des télétravailleurs, en particulier ceux qui font partie de l’équipe centrale ?

Vous pouvez également étendre ce mode de pensée aux séances de réflexion de l’entreprise. Il s’agit de trouver des moyens créatifs pour réunir physiquement tout le monde chaque fois que c’est possible.

Exploiter la technologie

Les bureaux modernes ne manquent pas de technologie. Des plateformes comme Slack, GoToMeeting, Zoom et Join.me sont devenues omniprésentes dans la vie de bureau du 21ème siècle. Ce type de technologie de connexion est encore plus important pour impliquer les télétravailleurs, qui peuvent se sentir isolés du bureau. 

Selon ma propre expérience, ce type de communication en face à face est revigorant et me donne vraiment le sentiment d’être impliquée et de faire partie de l’équipe. Comme l’a expliqué la spécialiste en ressources humaines Susan M. Heathfield dans The Balance, l’importance de la communication non verbale ne doit être surestimée. Le contact visuel, le langage corporel et les expressions faciales sont des éléments importants pour établir un lien émotionnel. Malheureusement, tout cela n’entre pas en ligne de compte lorsque l’on communique par courrier électronique, par des messages Slack et par des appels téléphoniques traditionnels.

« Je crois fermement au pouvoir d’un appel vidéo », déclare Rebecca Fairbanks, productrice numérique à distance pour Coalition Technologies, une agence de conception de sites web basée en Californie. « Les formations des équipes et la quasi-totalité des réunions de notre entreprise se font par appel vidéo. Que j’utilise Google Hangouts ou Skype, un appel vidéo est un excellent moyen pour moi et les autres télétravailleurs de ressentir une relation personnelle avec ceux qui sont au bureau ».

Certaines entreprises employant des télétravailleurs mettent en place un flux vidéo d’un espace commun, comme une cuisine ou un espace détente, auquel les employés à distance peuvent se connecter pour voir ce qui se passe dans le bureau principal et avoir une idée du rythme de la vie au bureau.

Élargir la relation à un niveau personnel

Établir des relations authentiques avec les télétravailleurs peut être un défi. Alors que les employés au bureau peuvent discuter de l’épisode de Succession d’hier soir en attendant la photocopieuse, favoriser ces relations pour les télétravailleurs demande d’y réfléchir à l’avance.

« Une fois par an, mon équipe organise un spectacle de talents dans toute l’entreprise, où tous les membres de l’équipe sont encouragés à s’inscrire et à soumettre une vidéo présentant leur talent », explique Mme Fairbanks, ajoutant que cette tradition contribue à rapprocher les travailleurs sur le plan personnel. « Un délai est donné, et une fois que tous les membres de l’équipe ont envoyé leurs propositions, l’ensemble de l’entreprise regarde chaque vidéo proposée en groupe et vote pour le meilleur talent ».

Son entreprise organise également une séance de brainstorming bihebdomadaire, où tout le monde s’entretient de manière plus détendue. Grâce à un logiciel de conversation vidéo, les télétravailleurs peuvent facilement participer et s’impliquer avec le reste de l’équipe.

« J’ai remarqué personnellement que certaines des plus grandes idées d’amélioration de l’entreprise sont nées d’une de nos séances de brainstorming », explique Mme Fairbanks.

Même quelque chose d’aussi simple que la création d’un canal Slack idiot peut aider à humaniser les liens entre les télétravailleurs et les employés de bureau. Ces ouvertures garantissent également que les employés à distance restent visibles pour leurs collègues, même s’ils ne sont pas présents dans le bureau. Par exemple, une société pour laquelle je travaillais avait un canal Slack consacré à des GIF ridicules qui n’avaient rien à voir avec le travail. Neuf fois sur dix, ils nous faisaient rire.

Chaque entreprise est structurée de manière légèrement différente et a des attentes différentes à l’égard de ses employés. Créer une culture accueillante pour une main-d’œuvre éloignée consiste à communiquer clairement les valeurs et les attentes de votre entreprise, et à trouver des moyens uniques de cultiver un sentiment d’implication de la part des employés, de communauté et d’investissement personnel pour tous, qu’ils soient au bureau ou éloignés.

Pour renforcer davantage votre culture de milieu de travail, quel que soit le lieu où est situé votre espace de travail, consultez le blog « Creating a Great Company culture » de Managed by Q.

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