S’adapter aux nouvelles règles de l’espace personnel dans le milieu de travail

L'étude de la proxémie peut nous aider à nous adapter aux changements radicaux dans l'espace personnel à l'heure du retour au bureau

L’espace est un outil puissant pour encourager l’implication, inspirer l’innovation et améliorer la productivité. Mais à quoi ressemble exactement un espace optimal ? Dans La science de l’espace, nous explorons comment l’approche scientifique d’une conception intentionnelle peut transformer n’importe quel environnement de travail en une expérience holistique.

L’espace interpersonnel, ou la quantité d’espace physique entre les gens, nous en dit long sur notre environnement et notre culture. Alors que nous retournons au bureau avec une certaine distance sociale, nous devrons repenser notre vision de l’espace personnel, non seulement le nôtre mais aussi celui qui concerne les autres. 

L’étude de l’espace interpersonnel est connue sous le nom de proxémie ou proxémique. Un de ses aspects importants est qu’elle est non verbale. L’étude juge, d’après leur langage corporel des personnes, comment les placer au mieux dans leur espace selon les circonstances. 

Alors que nous retournons au bureau, l’environnement de l’espace sera chargé de repères nous indiquant comment maintenir des distances de sécurité entre les collègues. Mais la recommandation d’un mètre de distance n’est qu’une norme standard. L’espace dont chaque employé a besoin pour se sentir en sécurité au bureau varie considérablement. 

La proxémie est personnelle et non verbale, ce qui rend l’expérience d’être au bureau pendant la pandémie de coronavirus particulièrement difficile à gérer. Nous avons connu des changements soudains et radicaux dans nos normes proxémiques, et nous devrons revoir notre conception de la proxémie avec nos collègues. 

Qu’est-ce que la proxémie ?

La théorie classique de la proxémie a été lancée dans les années 1960 par l’anthropologue Edward T. Hall. Il a classé quatre degrés de distance interpersonnelle, ou degrés de proximité qui nous sont familiers :

1. Distance publique

À cette distance (3,65 à 7,60 mètres), vous devez parler plus fort pour être entendu, et il est plus difficile de maintenir un contact visuel direct, de sorte que le rapport entre deux personnes est minimisé.

2. Distance sociale

Cette distance (1,20 à 3,65 mètres) repose sur des indices visuels et auditifs pour établir un rapport, puisque vous êtes encore trop éloigné(e) pour toucher ou percevoir la chaleur du corps.

3. Distance personnelle

Cette distance (0,45 à 1,20 mètres) est maintenue lors des interactions avec les amis. Dans ce cas-là, la vision est claire, le contact visuel est fort, et la conversation se déroule facilement.

4. Distance intime

À cette distance (0 à 45 cm), l’aura d’une personne forme un sentiment de relation plus fort que les indices visuels ou auditifs. La chaleur corporelle et les sens olfactifs s’y ajoutent.

L’étude de la proxémie est importante car nous avons besoin de proximité pour former des liens et communiquer efficacement. Beaucoup diraient que la proximité est essentielle pour la santé mentale. En gérant la distance entre nous-mêmes et les autres, nous contrôlons le niveau d’exposition à une autre personne auquel nous sommes à l’aise. Par exemple, nous pouvons nous tenir à proximité et toucher nos amis pendant que nous parlons, mais rester en retrait et maintenir un contact visuel avec un formateur après une conférence. Si un inconnu se tient trop près de nous, nous pourrions réagir négativement et percevoir sa présence comme une intrusion dans notre espace personnel. Une interaction entre deux personnes peut passer d’une interaction publique à une interaction intime dans un espace d’un mètre cinquante, et cette possibilité peut causer beaucoup d’anxiété. 

Un changement soudain dans l’espace interpersonnel

Au cours des quatre derniers mois, la proxémie a radicalement changé. Nous avons tous énormément pris conscience d’une nouvelle référence dans l’espace interpersonnel : la nouvelle distance sociale nécessaire pour ralentir la propagation de la COVID-19. La distance de deux mètres recommandée par les Centres de contrôle et de prévention des maladies est devenue la norme aux États-Unis et a eu un impact sur tous nos espaces publics, des parcs aux supermarchés.

Nous avons également connu une quarantaine mondiale qui nous a obligés à adopter de nouvelles proximités qui semblent être soit radicalement proches dans le cas de nombreuses familles recomposées, soit radicalement éloignées dans le cas de nombreuses personnes qui vivent seules. Quoi qu’il en soit, l’expérience a été unique, spécifique à chaque individu, et les médias ont été inondés d’histoires de personnes essayant de s’adapter à ces limites. 

Sur le lieu de travail physique, les interactions en personne peuvent accroître la productivité. La communication peut être plus facile lorsque les collègues se rencontrent en face à face, et des relations peuvent être forgées, ce qui crée une culture positive au sein des organisations. La proximité physique rend les personnes plus susceptibles de devenir des amis ; les gens ressentent un rapport plus fort avec ceux dont ils sont physiquement proches. L’apprentissage par l’observation des personnes au travail se fait également par ces interactions. 

Mais tenir compte de la proxémie à mesure que nous retournons sur le lieu de travail pendant la pandémie de COVID-19 nécessitera un peu plus de dialogue avec nos collègues.

Comment respecter l’espace personnel dans l’espace de travail pendant la pandémie de COVID-19

Bien que la proxémie soit connue pour être non verbale, il est maintenant important de demander à votre collègue s’il est à l’aise avec le degré d’espace interpersonnel que vous lui offrez. De même, vous devez vous sentir en mesure d’exprimer le degré de proximité dont vous avez besoin pour être à l’aise. 

Les chefs d’équipe peuvent discuter avec chaque membre du degré de proximité qui lui convient. Avoir une conversation ouverte et honnête sur la proxémie permettra de réduire le stress à la fois d’une intrusion potentielle dans l’espace de sécurité de quelqu’un et d’une intrusion dans votre propre espace de sécurité. 

Les équipes pourraient également concevoir des solutions créatives qui favoriseraient la collaboration en personne tout en maintenant une proximité confortable. Pour certaines équipes, la bonne solution peut être d’avoir des stations sanitaires supplémentaires à proximité, et de se mettre d’accord sur la fréquence à laquelle chacun essuie les surfaces après les avoir utilisées. Pour d’autres, il peut s’agir de structurer des moments de proximité dans la journée de travail. Une collaboration étroite peut avoir lieu une seule fois par jour pendant les réunions debout, après quoi l’équipe travaille séparément pendant les heures de travail restantes. 

Les chefs d’entreprises mondiales doivent envisager la mise en place de ces entretiens à grande échelle. Le point important est que la proximité est quelque chose de personnel. Une seule politique d’entreprise ne peut pas convenir à tous. Au lieu de cela, la pratique de l’entreprise consistant à « demander d’abord » profitera à tous les membres de l’équipe, en leur fournissant l’agencement dont ils ont besoin pour se sentir en sécurité et recréer leurs styles de travail.

La culture du milieu de travail ne sera renforcée que si nous nous adaptons aux différences en matière de proximité. Alors que nous retournons au bureau pendant la pandémie, nous devons nous efforcer de prendre davantage conscience de nos différences et de travailler à l’instauration d’une culture plus inclusive. La pratique consistant à inclure la proxémie dans les normes d’entreprise et les styles de travail d’équipe ne profite pas seulement aux personnes concernées par une transmission virale potentielle. Ce sera un pas en avant dans la prise en compte de nombreuses autres différences dans nos milieux de travail afin qu’ils deviennent plus diversifiés, dynamiques et productifs.

Ashley Bryan est responsable senior de la stratégie chez WeWork. En tant que membre de l’équipe marketing et technologie, elle se concentre sur des connaissances sur le public et la segmentation des clients, établissant ainsi des liens entre les attributs des membres et leurs expériences. Elle a de l’expérience dans les domaines de l’architecture et de la stratégie de marque, avec huit ans passés dans des entreprises à New York et San Francisco. 

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