Le guide incontournable du travail basé sur l’activité

Aujourd'hui, les employés veulent plus de flexibilité, d'autonomie et la possibilité de choisir quand et où ils travaillent. Découvrez comment le travail basé sur l'activité peut aider les employés et les employeurs.

L’espace est un outil puissant pour encourager l’engagement, inciter des pensées novatrices et stimuler la productivité. Mais à quoi ressemble exactement un espace optimal ? Dans la Science de l’espace, nous explorons comment la science de la conception intentionnelle peut transformer un environnement de travail en une expérience holistique.

Grâce à la technologie, le modèle de travail traditionnel, dans lequel tout le monde a un poste de travail attribué, est en train de disparaître. À la place : des lieux de travail offrant différents types d’espaces, de salles ressemblant à des salons à des espaces de collaboration dotés de surfaces inscriptibles pour le brainstorming en passant par les cabines téléphoniques pour les appels privés. Bienvenue au travail basé sur l’activité.

Le travail basé sur l’activité, défini

Le travail basé sur l’activité est un style de travail qui permet aux employés de choisir parmi une variété de paramètres en fonction de la nature de leur travail, ainsi qu’une expérience du lieu de travail qui leur permet d’utiliser ces espaces tout au long de la journée. L’idée est que les employés seront plus productifs s’ils disposent des espaces adéquats pour les tâches qu’il doivent accomplir. Réfléchissez : aujourd’hui, tout est « à la demande », des émissions télévisées aux repas, à la musique et aux voyages. Les espaces de travail ne devraient-ils pas l’être aussi ? Pour se projeter dans l’avenir du travail, les espaces de travail eux-mêmes doivent être considérés comme des organismes vivants et respirants capables de s’adapter pour répondre aux besoins des employés. 

Les quatre éléments qui définissent le travail basé sur l’activité

Le travail basé sur l’activité ne consiste pas uniquement à ajouter des canapés et des cabines téléphoniques à un lieu de travail. Pour qu’il puisse exister dans une entreprise, quatre éléments doivent être présents : conception, expérience sensorielle, renforcement du comportement et apprentissage itératif.

  1. Conception. Un espace de travail basé sur l’activité est conçu avec une variété de types d’espaces sous un même toit .  Vous avez besoin d’un espace pour le travail demandant de la concentration ? Intégrez un poste de travail dans l’étude, où chacun peut se concentrer en silence aussi souvent qu’il en a besoin ou le souhaite. Vous devez organiser une réunion avec un client dans un grande salle de conférence ? Réservez-en une pour votre groupe sur le champ. Vous voulez collaborer avec une équipe pendant le déjeuner ? Réunissez-la dans un espace de style restaurant. Et pour un appel rapide avec un collègue ? Filez dans une cabine téléphonique. Quelle que soit l’activité, il existe un type d’espace y correspondant à votre disposition.

  2. Expérience sensorielle. Les espaces de travail basés sur l’activité doivent fournir aux employés des indications explicites et implicites sur la manière d’utiliser un espace. Qu’ils aient besoin d’accéder à un espace à haute ou faible énergie pour le type de travail qu’ils effectuent, les employés doivent pouvoir facilement déterminer l’espace qui leur convient le mieux sur le moment. Prenons l’espace cuisine de WeWork comme exemple d’espace à haute énergie. En entrant, vous sentez l’odeur du café fraîchement moulu, vous entendez jouer de la musique dans les haut-parleurs, et vous sentez l’énergie des autres personnes dans l’espace. Ces éléments attirent les gens et les invitent à prendre une tasse de café et à discuter avec des collègues. À l’autre extrémité du spectre des énergies, l’atmosphère dans notre siège social de WeWork à New York est calme dès le moment où vous entrez, vous offrant suffisamment d’espace mental pour vous concentrer sur votre prochain pitch deck ou projet de conception. Différents éléments environnementaux fournissent ainsi des indications uniques et se superposent à la conception physique, indiquant ainsi de manière inhérente comment utiliser chaque espace différemment.

  3. Renforcement comportemental. Avec une conception du travail basé sur l’activité optimale et des indications sensorielles, l’espace lui-même fonctionne mieux lorsque les personnes sont conscientes des attentes : rester au calme dans l’étude, utiliser les cabines téléphoniques pour les appels, apporter des effets personnels pour permettre d’autres utilisations d’un espace, et sentir que leurs équipes et leurs dirigeants les laissent utiliser l’espace comme cela leur convient et en fonction du travail à effectuer. Aucune quantité de café gratuit n’encouragera une équipe à tenir une réunion dans la cuisine si les chefs désapprouvent l’éloignement des membres de leurs postes de travail. 

  4. Apprentissage itératif.Les employés ont véritablement la possibilité d’adopter un nouveau style de travail tel que le travail basé sur l’activité lorsque les dirigeants de l’entreprise intègrent pleinement le changement de mentalité, ainsi que la conception, les comportements et la programmation d’un lieu de travail en constante évolution. Si les dirigeants s’attachent à créer une boucle de rétroaction par le biais de données qualitatives et quantitatives, ainsi qu’à mettre en œuvre ces résultats pour améliorer l’espace de travail, ils contribuent à garantir que leur espace de travail basé sur l’activité sera un succès.

L’origine du travail basé sur l’activité 

Bien que le travail basé sur l’activité corresponde naturellement à notre culture à la demande, le concept n’est pas vraiment nouveau. Tout a commencé officiellement avec Robert Luchetti, un architecte américain qui, en 1983, a co-inventé l’idée de créer des « paramètres d’activité » pour différentes tâches de bureau, telles que la dactylographie ou l’organisation de réunions. Alors que le travail basé sur l’activité n’était pas vraiment lancé aux États-Unis à l’époque, des pays comme l’Australie, le Danemark, les Pays-Bas et la Suède l’ont adopté plus rapidement.

Le terme « travail basé sur l’activité » a été inventé dans The Art of Working (L’art de travailler) du consultant néerlandais Erik Veldhoen (Veldhoen + Co) qui a également écrit The Demise of the Office (La disparition du bureau). Dans les années 1990, Veldhoen + Co.s’est associé avec Interpolis, une des plus grandes compagnies d’assurance des Pays-Bas, pour instaurer le travail basé sur l’activité dans l’ensemble de ses bureaux. Après avoir compris la flexibilité et la liberté véritables que ce concept offrait à ses employés, Interpolis l’a adopté sans exception. L’entreprise s’est débarrassée des postes de travail fixes et a encouragé les responsables à donner aux employés une totale autonomie pour choisir quand et où ils travaillaient, et pendant combien de temps.

Le caractère flexible du nouvel espace de travail d’Interpolis a imprégné la culture de l’entreprise. Les employés n’avaient pas à pointer leurs heures d’arrivée et de départ, et ne se sentaient pas obligés de s’asseoir ou de rester debout au même endroit toute la journée. La devise de l’entreprise : « Tant que le travail est fait. » 

« Aujourd’hui, les styles de gestion les plus efficaces sont fondés sur la confiance et l’autonomie plutôt que sur le commandement et le contrôle. L’espace physique peut alors renforcer ou contredire ces efforts », explique ma collègue Claire Rowell, responsable principale de la recherche appliquée et du système de fonctionnement de la culture chez WeWork. « Par exemple, si vos employés se sentent obligés de rester assis ou debout au même endroit toute la journée, tous les jours, ils pourraient commencer à se demander : « Mon employeur m’apprécie-t-il pour mes performances ou ma présence au bureau ? » 

Cette façon de travailler est très différente d’un lieu de travail traditionnel. « Traditionnel » peut signifier des postes de travail modulaires pour certains et des postes de travail en disposition ouverte pour d’autres, mais dans tous les cas, cela signifie « manque de flexibilité ». « L’aménagement de bureau traditionnel n’a plus aucun sens », déclare Mme Rowell. « Les employés obtiennent les meilleurs résultats lorsque les entreprises les autorisent à travailler quand, où et comme ils le souhaitent. »

C’est pourquoi, selon l’enquête du CBRE Americas Occupier de 2018, 45 % des cadres de l’immobilier prévoient de migrer vers des espaces de travail basés sur l’activité, conçus pour assurer l’efficacité des employés et une flexibilité en matière de conception future.

Passer du traditionnel au travail basé sur l’activité nécessite un changement de mentalité

Le travail basé sur l’activité amène les chefs d’entreprise à se demander : « De quoi les gens ont-ils besoin, quels que soient leur titre et leur expertise ? » Ensuite, ils doivent faire confiance à leurs employés et leur donner la possibilité d’utiliser les espaces qu’ils jugent appropriés aussi longtemps qu’ils en ont besoin. Pour en arriver à ce point, de nombreuses entreprises doivent procéder à un changement culturel.

« Notre plus gros obstacle est de faire sortir les gens de la mentalité du travail traditionnel qu’ils ont connue dans le passé », déclare Luigi Sciabarrasi, vice-président principal et responsable de l’immobilier au niveau mondial chez AECOM, une multinationale qui conçoit, construit, finance et exploite des infrastructures pour les gouvernements, les entreprises et les organisations. 

Intégrer tout le monde dans un nouveau style de travail ou un environnement de travail flexible nécessite une combinaison d’éducation, d’investissement dans les technologies de l’information et de participation des employés. AECOM se base sur des enquêtes préalables aux projets pour déterminer la façon dont les employés travaillent, ainsi que les outils dont ils besoin et dont ils ne disposent pas, afin de rester à l’écoute et d’améliorer ses offres en permanence.

Le potentiel de changer les mentalités et la conception de l’espace conjointement

Avec le travail basé sur l’activité, faire évoluer les mentalités est un élément essentiel du changement. Dans ce contexte, la responsabilité de l’adaptation à un milieu de travail en évolution a été principalement confiée aux personnes présentes dans l’espace lui-même. Il est cependant important de souligner que le succès dans le lieu de travail de l’avenir repose sur un équilibre entre les personnes et l’espace, les deux s’adaptant et évoluant ensemble. Plutôt que de considérer l’espace comme statique ou immuable, il s’agit de le considérer comme étant flexible, agile et adaptable.

Cet état d’esprit coïncide également avec l’avenir de l’immobilier. « Pourquoi souscrire un bail traditionnel de 15 ans alors que le nombre d’employés est rarement planifié pour plus de trois ans ? », demande John Lewis, responsable du conseil en immobilier au niveau mondial chez WeWork. « En faisant preuve d’agilité, WeWork est en train de bouleverser le modèle traditionnel. Nous considérons l’immobilier comme un actif liquide et non statique ».

Auparavant, avec les offres immobilières plus traditionnelles, l’accent était souvent mis sur la conception, la construction et la logistique initiales d’un nouvel espace de travail. Une fois qu’une entreprise a réellement donné son accord et a emménagé, les modifications (qu’il s’agisse de la durée du bail ou de la conception de l’espace lui-même) ne sont pas faciles à mettre en œuvre dans un modèle plus traditionnel. Paradoxalement, il n’était possible de comprendre l’incidence de la conception et de la fonctionnalité de l’espace lui-même sur les employés qu’après que ces derniers se soient complètement installés. Avec un modèle traditionnel, il pouvait s’écouler 10, voire 20 ans avant que les modifications touchant à la conception puissent être pleinement menées à bien sans perturber l’activité habituelle.

La capacité d’intégrer et de tirer pleinement parti des changements au niveau de la conception de l’immobilier et de l’expérience a le potentiel de restructurer la base même de la façon dont les entreprises abordent leur lieu de travail. En d’autres termes, nous nous rapprochons de plus en plus d’un lieu de travail plus centré sur l’humain pour les employés tout en bénéficiant simultanément aux résultats financiers de l’entreprise. Tout le monde en sort gagnant.

L’avenir du travail est flexible et axé sur les personnes

Appliqué correctement, le travail basé sur l’activité fournit aux employés et aux employeurs un moyen d’améliorer l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail, et montre également à quel point il peut être flexible et adaptable. Le talent s’étend et bouge plus que jamais, et il est important que le lieu de travail s’adapte et évolue avec cette tendance.

Le travail basé sur l’activité est une opportunité stimulante pour nos équipes ici chez WeWork. Cela nous permet de conjuguer les atouts de l’espace, de la conception et de la recherche pour continuer à avancer afin de révéler des vérités plus profondes sur ce qui est essentiel pour les personnes sur les lieux de travail du monde entier. Nous nous faisons à présent un devoir d’œuvrer pour améliorer le travail pour tout le monde.

Corinne Murray est la spécialiste du travail basé sur l’activité et du changement chez WeWork, où elle développe et éprouve de nouveaux concepts qui offrent un plus grand potentiel et une meilleure expérience à ses collègues et ses clients. Avec une formation en philosophie religieuse, Corinne s’est donné pour objectif de comprendre et faciliter l’évolution de la relation entre l’espace, la conception, les personnes et la culture. Avant WeWork, Corinne a participé à la défense des personnes et des systèmes pour Gensler, American Express et CBRE.

Interested in workspace? Get in touch.