Trois conseils pour créer un bureau qui inspire l’innovation

Pour être meilleures, plus rapides et plus fortes, les entreprises les plus prospères évitent les bureaux ordinaires lorsqu’elles mettent l’accent sur l’innovation

L’espace de travail est un outil puissant pour favoriser la participation, inspirer l’innovation et stimuler la productivité. Mais à quoi ressemble un espace optimal exactement? Dans The Science of space (La science de l’espace), nous expliquons comment la science de la conception intentionnelle peut transformer un environnement de travail en une expérience holistique.

Les entreprises subissent d’énormes pressions pour réussir à innover avant leurs concurrents. C’est cette capacité à rester deux (ou dix) pas en avant du peloton qui leur permet d’obtenir les gains les plus importants.

Par contre, lorsqu’on regarde la voie de l’innovation, elle semble relativement simple. Il faut d’abord embaucher les meilleurs talents, ces mêmes talents qui imagineront des solutions novatrices, les mettront en œuvre, apprendront de leurs expériences et recommenceront ensuite le même cycle, encore et encore. Mais dans le monde actuel dans lequel on vit, ce n’est plus suffisant.

Recruter les meilleurs talents et leur demander de faire de leur mieux dans un environnement de bureau sous-optimal mènera directement au désastre. Avez-vous déjà travaillé (ou peut-être travaillez-vous actuellement) dans un environnement qui rappelle davantage ce qu’on voit dans le film La folie du travail qu’une entreprise véritablement axée sur l’innovation?

Les entreprises les plus novatrices au monde optimisent chaque aspect de leurs activités, y compris les espaces de travail.

La capacité de penser de façon créative, d’imaginer des possibilités, d’établir des liens entre différents éléments pour ensuite propulser une entreprise dans l’avenir peut vous sembler impossible à atteindre quand vous passez toute votre journée dans un bureau sans fenêtre et sans lumière naturelle ou lorsque vous avez l’impression d’être enchaîné à votre poste de travail. Un espace de travail physique déprimant peut bloquer même l’employé le plus talentueux et l’empêcher de trouver de nouvelles grandes idées.

Alors, comment les employeurs devraient-ils préparer le terrain pour favoriser l’innovation dans les différents espaces de travail? Les membres de l’équipe de la stratégie en milieu de travail de WeWork ont passé beaucoup de temps à optimiser l’expérience en milieu de travail afin que les employés puissent toujours accomplir leurs tâches au meilleur de leurs capacités. Voici trois façons de repenser l’espace de travail pour encourager l’innovation dans vos équipes.

1. Rendez l’espace de travail « modifiable »

Lorsque les membres d’une équipe doivent innover, on s’attend à ce qu’ils proposent rapidement des idées, puis créent des prototypes et testent différentes hypothèses. Si les membres de l’équipe doivent être agiles et capables de jongler avec différents éléments, pourquoi sont-ils confinés dans des espaces fixes et rigides? Autrement dit, les employés ne devraient-ils pas avoir le droit de « modifier » physiquement l’aménagement conventionnel d’un bureau?

Qu’est-ce que ça signifie exactement? En fait, qu’il s’agisse de bureaux, de chaises, de canapés ou de tables, les employés devraient pouvoir façonner leur espace de travail en fonction de leurs besoins, plutôt qu’en fonction de ce que l’employeur a prévu au départ. Par exemple, dans ses locaux, WeWork a veillé à ce que certains meubles puissent être déplacés simplement en y ajoutant des poignées et d’autres repères visuels. Les employés peuvent ainsi configurer l’espace selon leurs besoins, que ce soit pour un remue-méninges en grand groupe ou pour créer un endroit confortable où travailler seul. En fait, nous voyons l’espace de travail comme un « logiciel » ou un outil qui peut être mis à jour à la demande, plutôt que comme du « matériel », statique et immuable. Il faut encourager les employés à créer un environnement dans lequel ils se sentent à l’aise et inspirés, un peu comme ce que l’on ressent quand on ouvre la porte d’une maison où l’on se sent bien.Ma récente visite chez IDEO, un cabinet international de conseil et de conception fondé à Palo Alto, en Californie, m’a permis de voir un bon exemple d’environnement modifiable. IDEO pensait que l’espace de travail « modifiable » avait pour effet de morceler les tâches des employés et de les rendre plus expérimentales. Pour pouvoir voir et comprendre ce qui se passe vraiment dans un bureau quand un mur est utilisé pour séparer un espace, les employés d’IDEO ont décidé de fabriquer des murs en carton qu’ils ont ensuite installé à différents endroits pour voir comment les comportements des gens changeaient en fonction de l’espace.

Et quel a été le résultat de cette nouvelle configuration de l’espace? Ils ont pu voir un espace de travail dans lequel les gens étaient enthousiastes à l’idée de partager des idées et de résoudre des problèmes. En outre, les employés qui ont travaillé dans les espaces modifiables ont dit s’être sentis plus libres d’exprimer leurs idées et leurs opinions, sans avoir peur d’être pénalisés. Autrement dit, les employés se sentaient psychologiquement sûrs et n’avaient pas peur de s’exprimer.

À quel point la sécurité psychologique est-elle importante? Dans le cadre de ses recherches sur la dynamique des équipes très performantes, le service des opérations du personnel de Google a déterminé que la sécurité psychologique était le premier de cinq ingrédients essentiels. Ne plus avoir peur de se faire réprimander pour avoir essayé quelque chose de nouveau donne aux employés le sentiment de pouvoir prendre des risques, avoir des discussions franches et réfléchir à des solutions créatives. Ils voient l’échec comme un élément d’apprentissage qui leur permettra d’affronter les problèmes et d’obtenir des résultats positifs. Tous ces éléments peuvent tous être favorisés et encouragés par un espace de travail véritablement adapté à chacun.

Boire du café est un rituel populaire dans les bureaux WeWork de Bogotá, en Colombie.

2. Bâtir une culture unique grâce aux rituels

Toutes les entreprises ont des rituels, qu’il s’agisse de routines quotidiennes banales (pauses café, thé) ou de grands événements moins fréquents comme les assemblées annuelles et les fêtes avant les départs à la retraite. Ce sont des actions simples qui nous permettent de créer des liens entre nous, avec l’endroit où on se trouve et avec le moment présent. Mais saviez-vous que les rituels en milieu de travail peuvent aussi avoir des répercussions sur vos employés en ce qui a trait à l’innovation?

En fait, les employés qui se sentent encouragés et se voient confier le pouvoir d’effectuer des activités particulières dans leur milieu de travail ont tendance à avoir un plus grand sentiment d’appartenance à leur équipe. En gros, les rituels créent une identité partagée entre les gens. Les entraîneurs de sport qui obtiennent de bons résultats utilisent habituellement des rituels pour aider les membres de l’équipe à tisser des liens sociaux entre eux.

Il est cependant important de noter la différence entre un rituel standard et les différents rituels conçus pour favoriser l’innovation. Chez WeWork, par exemple, nous servons du café frais tous les jours dans une cuisine conçue comme un « centre de gravité », un endroit qui attire naturellement les gens pour qu’ils puissent venir y bavarder et échanger des idées. Nous n’avons pas qu’une réception, nous avons toute une équipe communautaire responsable de s’assurer que chaque employé est accueilli et pris en charge. Aussi, nos dîners d’équipe du lundi ne sont pas qu’une occasion de manger ensemble; ils réunissent les membres de l’équipe au retour de la fin de semaine afin d’établir des liens et de discuter de la semaine à venir. Tous ces rituels donnent aux employés l’impression de faire partie d’une communauté, ce qui contribuera ensuite à assurer la sécurité psychologique dont ils auront besoin pour créer et innover.

En gros, la conception de l’espace de travail peut aider à créer des rituels, mais ce sont vraiment les liens qui se créent entre les gens et le milieu de travail qui ajoutent des souvenirs positifs aux activités quotidiennes. Jour après jour, ces rituels stimulent les émotions et réduisent l’anxiété, en plus d’augmenter le sentiment d’appartenance et de créer un environnement propice à l’innovation.

3. Ajouter un élément de jeu

L’intégration du jeu dans tout ce que nous faisons est essentielle au développement de la souplesse dont notre cerveau a besoin pour pouvoir créer et innover (une faculté qui diminue considérablement à mesure qu’on vieillit). Selon Stuart Brown, M.D. et Christopher Vaughan, les auteurs du libre Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, le jeu est essentiellement l’acte de faire les choses « juste parce que ».

Le jeu :

  • semble sans but;
  • est volontaire;
  • attire tout le monde;
  • nous fait oublier le temps;
  • réduit la conscience de soi;
  • libère notre potentiel d’improvisation;
  • crée un sentiment de désir.

Dans le cerveau, le jeu stimule directement le facteur neurotrophique (croissance nerveuse), l’amygdale (traitement émotif) et le cortex préfrontal dorsolatéral (décisions exécutives). Des études ont ainsi montré, par exemple, que les rats développaient davantage leur cerveau grâce à une variété de stimuli lorsqu’ils jouaient avec des jouets et socialisaient avec d’autres rats.

Plus précisément, on retrouve les indicateurs de l’innovation enchâssés dans les souvenirs de jeux précoces chargés d’émotion et, avec le temps, ces indicateurs prennent de plus en plus de place dans la vie des enfants, à mesure que leur cerveau se développe. Cependant, en matière d’innovation, le jeu devrait poursuivre bien au-delà de l’enfance. Si vous intégrez davantage d’occasions de jouer dans votre espace de travail, vous permettez à vos employés d’exercer leurs muscles créatifs et de vous présenter leur prochaine idée innovante.

Par exemple, essayez d’inviter vos employés à une séance de remue-méninges sans limite de temps (c.-à-d. assurez-vous que personne ne se sent coupable de mettre son projet en pause). Réservez du temps en après-midi pour faire cet exercice et accorder plus de temps pour jouer. En encourageant les gens à prendre du temps comme ça, vous leur montrez qu’ils doivent faire preuve de créativité et stimuler l’innovation, alors que votre rôle à vous, en tant qu’employeur, consiste à créer un environnement dans lequel l’innovation prend forme.

Ouvrir la voie à l’innovation

Les entreprises les plus novatrices au monde optimisent chaque aspect de leurs activités, y compris les espaces de travail. Comme nous l’avons dit, embaucher la crème de la crème ne suffit plus. Pour réussir à innover et à dépasser la concurrence, les talents que vous avez recrutés ont besoin d’un endroit où ils pourront vraiment donner le meilleur d’eux-mêmes et se dépasser. Cela vous permettra de préparer le terrain pour stimuler des idées novatrices qui pousseront votre entreprise à avancer.

WeWork offre aux entreprises de toutes tailles des solutions en matière d’espace afin de résoudre leurs plus grands défis commerciaux.

Intéressé(e) par un espace de travail? Communiquez avec nous.