Le guide essentiel du travail basé sur l’activité

Aujourd'hui, les employés veulent plus de flexibilité et d'autonomie ainsi que la possibilité de choisir quand et où ils peuvent travailler. Découvrez comment le travail basé sur l'activité peut aider les employés et les employeurs

L’espace de travail est un outil puissant pouvant favoriser la participation, inspirer l’innovation et stimuler la productivité. Mais à quoi ressemble exactement un espace optimal? Dans The Science of space (La science de l’espace), nous expliquons comment la science de la conception intentionnelle peut transformer un environnement de travail en une expérience holistique.

Grâce à la technologie, le modèle de travail traditionnel, dans lequel tout le monde a un bureau, disparaît progressivement. À la place, il existe différents modèles d’espace de travail, allant des aires de détente qui ressemblent à des salons aux espaces de collaboration dotés de tableau pour les séances de remue-méninges, aux cabines téléphoniques pour effectuer des appels privés. Bienvenue dans le monde du travail basé sur l’activité.

Définition du travail basé sur l’activité

Le travail basé sur l’activité est un style de travail qui permet aux employés de choisir différents types d’espaces de travail en fonction de la nature de leur activité, combiné à une expérience en milieu de travail qui leur permet d’utiliser ces espaces tout au long de la journée. L’idée de base est qu’un employé est plus productif lorsqu’il dispose des espaces adéquats pour les tâches qu’il doit accomplir. Pensez-y : aujourd’hui, tout se fait à « à la demande », des émissions télévisées aux repas, de la musique aux voyages. Les espaces de travail ne devraient-ils pas suivre le mouvement? Pour construire l’avenir du travail, les espaces de travail doivent être traités comme des organismes vivants qui s’adaptent aux besoins des employés. 

Les quatre éléments déterminants du travail basé sur l’activité

Pour créer un espace de travail basé sur l’activité, il ne suffit pas d’ajouter des canapés et des cabines téléphoniques dans un espace de travail. Quatre éléments doivent être présents pour créer un tel espace : le design, l’expérience sensorielle, le renforcement du comportement et l’apprentissage itératif.

  1. Design Un espace de travail basé sur l’activité peut correspondre à une variété de modèles d’espace sous un même toit. Vous avez besoin d’un espace qui favorisera une concentration totale? Installez-vous à un bureau dans un espace de travail où chacun peut se concentrer en silence, et ce aussi souvent que cela est nécessaire ou souhaité. Vous devez tenir une réunion avec un client dans une grande salle de conférence? Réservez-en une immédiatement pour votre groupe. Vous voulez collaborer avec une équipe pendant le dîner? Réunissez-vous dans une cabine style restaurant. Besoin de passer rapidement un appel à un collègue? Accédez rapidement à une cabine téléphonique. Quelle que soit l’activité, il y existe un type d’espace correspondant, prêt à l’emploi.

  2. Expérience sensorielle Les espaces de travail basé sur l’activité doivent fournir aux employés des indications explicites et implicites sur la manière d’utiliser un espace. Qu’ils aient besoin d’accéder à un espace débordant d’énergie ou à un espace de travail plus tranquille selon le type d’activité qu’ils effectuent, les employés doivent être en mesure de déterminer facilement quel espace leur convient le mieux à un moment donné. Prenons l’espace cuisine de WeWork comme exemple d’espace débordant d’énergie. En y entrant, vous sentez une odeur de café fraîchement moulu, vous entendez la musique diffusée par es haut-parleurs, et ressentez l’énergie des autres qui partagent cet espace. Ces facteurs attirent les gens, les invitent à prendre une tasse de café et à discuter avec des collègues. D’un autre côté, l’espace de travail silencieux situé au siège social de WeWork à New York est calme et vous offre dès que vous y entrez suffisamment de tranquillité pour vous aider à vous concentrer sur votre prochaine présentation d’entreprise ou votre prochain projet de conception. De cette manière, différents éléments environnementaux fournissent des indications uniques et viennent ajouter à la conception physique, tout en partageant naturellement la manière différente d’utiliser chaque espace.

  3. Renforcement du comportement Avec un design d’espace de travail basé sur l’activité et des repères sensoriels optimaux, on tire davantage profit de l’espace lui-même lorsqu’on est conscient de ce que cet espace peut offrir : rester silencieux dans les espaces de travail tranquille; utiliser des cabines téléphoniques pour effectuer des appels; ne pas oublier ses effets personnels pour permettre à d’autres personnes d’utiliser un espace et se sentir habilité par les membres de notre équipe et nos chefs d’équipe à utiliser l’espace qui nous convient pour le type de travail à accomplir. Si des chefs d’équipe désapprouvent le fait que les membres de leur équipe travaillent ailleurs qu’à leur poste, ceux-ci ne seront pas poussés à tenir une réunion à la cuisine, peu importe la quantité de café gratuit offert.

  4. L’apprentissage itératifLes employés ont véritablement le pouvoir d’adopter un nouveau style de travail, tel que le travail basé sur l’activité, lorsque les chefs d’entreprise adhèrent pleinement au changement de mentalité associé à la conception, aux comportements et à la planification d’un lieu de travail en constante évolution. Lorsque les dirigeants s’engagent à créer une boucle de rétroaction à l’aide de données qualitatives et quantitatives et à mettre en œuvre ces recommandations pour améliorer leur espace, ils veillent à ce que leur espace de travail basé sur l’activité soit un succès.

L’origine du travail basé sur l’activité 

Bien que le modèle de travail basé sur l’activité se marie bien à notre culture à la demande, le concept n’est pas tout à fait nouveau. Tout a officiellement commencé avec Robert Luchetti, architecte américain qui, en 1983, a co-inventé l’idée de créer des « paramètres d’activité » pour une variété de tâches de bureau, telles que la dactylographie ou l’organisation de réunions. Alors que le concept du travail basé sur l’activité n’a pas eu vraiment de succès à l’époque en Amérique, des pays comme l’Australie, le Danemark, les Pays-Bas et la Suède l’ont adopté plus facilement.

Le terme « travail basé sur l’activité » est tiré de The Art of Working du consultant néerlandais Erik Veldhoen (Veldhoen + Co) qui a également écrit The Demise of the Office. Dans les années 1990, Veldhoen + Co. s’est associé à Interpolis, une des plus grandes compagnies d’assurance des Pays-Bas, afin d’introduire le concept du travail basé sur l’activité dans leurs bureaux. Après avoir compris la flexibilité et la liberté véritables qu’un tel système offrait à leurs employés, Interpolis l’a totalement adopté : elle s’est débarrassée des bureaux fixes et a encouragé les responsables à donner aux employés une totale autonomie quant au moment, au lieu et à la durée de leur travail.

La nature flexible du nouvel espace de travail d’Interpolis a influencé la culture de l’entreprise. Les employés n’étaient pas obligés de pointer ni de s’asseoir ou de rester debout au même endroit tout au long de la journée. La devise de l’entreprise était : « Tant que le travail est fait ».

« Aujourd’hui, les styles de gestion les plus efficaces sont fondés sur la confiance et l’autonomie plutôt que sur le commandement et le contrôle. L’espace physique peut alors favoriser ou entraver ces efforts, affirme notre collègue Claire Rowell, responsable principal de la recherche appliquée et de la culture OS à WeWork. Par exemple, si vos employés se sentent obligés de rester assis ou debout au même endroit toute la journée, et ce tous les jours, ils peuvent commencer à se demander : "Mon employeur me valorise-t-il en fonction de mes performances ou en fonction de ma présence au bureau?" »

Cette façon de travailler diffère grandement de la manière utilisée en milieu de travail traditionnel. Le terme « traditionnel » peut évoquer l’idée de cubicules pour certains, tandis que pour d’autres, l’idée de bureaux à aire ouverte. Mais, dans tous les cas, il évoque l’« inflexibilité ». « L’aménagement de bureau traditionnel n’a plus de sens, déclare C. Rowell. Les employés donnent le meilleur d’eux-mêmes lorsque les entreprises les autorisent à travailler quand, où et comme ils le souhaitent. »

C’est pourquoi, selon le sondage CBRE Americas Occupier, mené en 2018, 45 % des cadres supérieurs en immobilier prévoient d’emménager dans un espace de travail basé sur l’activité conçu pour favoriser l’efficacité des employés et flexible pour de futures améliorations de conception.

Passer d’un milieu de travail traditionnel à un espace de travail basé sur l’activité nécessite un changement de mentalité.

L’idée d’adopter un tel espace force les dirigeants d’entreprise à se demander quel est le besoin des employés, et ce peu importe leur titre et leur expertise. Par la suite, ils doivent faire confiance à leurs employés et leur donner la possibilité d’utiliser les espaces qu’ils jugent appropriés aussi longtemps qu’ils en ont besoin. Pour en arriver à ce point, de nombreuses entreprises doivent opérer un changement de culture.

« Notre plus gros obstacle est de changer la mentalité des gens pour ce qui est de la culture de travail traditionnelle qu’ils connaissent déjà », déclare Luigi Sciabarrasi, vice-président senior et responsable mondial de l’immobilier à AECOM, une multinationale qui conçoit, construit, finance et exploite des infrastructures pour les gouvernements, les entreprises et les organisations. 

Faire en sorte que tout le monde effectue le virage et adopte le nouveau style de travail, ou accepte un environnement de travail flexible, requiert une combinaison d’éducation, d’investissement en TI et de participation des employés. AECOM utilise des enquêtes préalables aux projets, qui déterminent la méthode de travail des employés ainsi que les outils dont ils ont besoin, pour être constamment à l’écoute et améliorer leurs offres.

La capacité de changer en même temps les mentalités et la conception spatiale

Avec le travail basé sur l’activité, l’adaptation des mentalités est un élément crucial du changement. Ainsi, l’adaptation à un lieu de travail en évolution est une responsabilité qui a été principalement confiée aux personnes qui travaillent déjà dans l’espace. Cependant, il est important de noter que la réussite dans ce qui représente le milieu de travail de l’avenir repose sur un équilibre entre des personnes et un espace s’adaptant et évoluant ensemble. Au lieu de considérer l’espace comme étant figé ou immuable, il faut le voir comme étant flexible et adaptable.

Cette façon de faire les choses ressemble à la mentalité qui caractérise l’avenir de l’immobilier. « Pourquoi signer un bail traditionnel de 15 ans alors que le nombre total d’employés est rarement planifié pour une période de plus de trois ans? », demande John Lewis, responsable du conseil mondial en immobilier chez WeWork. « En adoptant le concept d’agilité, WeWork perturbe le modèle traditionnel. Nous considérons l’immobilier comme étant flexible, non statique. »

Dans le passé, avec de nombreuses options immobilières traditionnelles, l’accent était souvent mis sur la conception, la construction et la logistique d’un nouvel espace de travail. Une fois qu’une entreprise a signé un contrat (qu’il s’agisse de la durée du bail ou de la conception de l’espace) pour un modèle immobilier plus traditionnel, il devient difficile d’apporter des changements. Ironie du sort, il était possible de comprendre l’impact que pouvaient avoir la conception et la fonctionnalité d’un espace sur les employés uniquement une fois qu’ils étaient complètement installés. Avec un modèle traditionnel, il peut s’écouler 10, voire 20 ans, avant qu’on puisse apporter des modifications à la conception sans entraver l’activité de l’entreprise.

La capacité à accepter pleinement le changement et à en tirer parti, sur le plan de l’immobilier et de la conception, permet d’établir de nouveaux fondements quant à la manière dont une entreprise décidera de créer des espaces de travail. En d’autres termes, nous nous améliorons encore plus quant à la création d’un milieu de travail convenant aux employés, plus centrée sur l’humain, mais bénéficiant en même temps aux résultats nets de l’entreprise. Tout le monde est gagnant.

L’avenir du travail est flexible et centré sur la personne

Bien utilisé, le travail basé sur l’activité offre aux employés et aux employeurs un moyen d’améliorer leur efficacité et leur productivité sur le lieu de travail en plus de montrer à quel point un tel espace peut être flexible et adaptable. Plus que jamais, les talents sont accessibles à l’échelle mondiale et se déplacent. Il est important que le lieu de travail s’adapte et suive la tendance.

Le travail basé sur l’activité représente une opportunité stimulante pour nos équipes ici à WeWork. Il nous permet de combiner le pouvoir qu’exerce l’espace, le design et la recherche pour continuer à découvrir les vérités les plus profondes sur ce qui est essentiel pour les personnes sur les lieux de travail dans le monde entier. Nous assumons maintenant notre responsabilité de travailler à améliorer le travail pour tout le monde.

Corinne Murray est une experte du travail basé sur l’activité et du changement chez WeWork, où elle développe et teste de nouveaux concepts permettant de libérer le potentiel de ses collègues et de ses clients en plus de leur assurer une meilleure expérience. Avec une formation en philosophie religieuse, Corinne s’est engagée à comprendre et à faciliter l’évolution des relations existant entre l’espace, le design, les gens et la culture. Avant de travailler pour WeWork, Corinne a participé à la défense des droits de la personne et a fait la promotion de systèmes à Gensler, à American Express et à CBRE.

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