Kaipaako työpaikkasi ilmapiiri piristystä? Täältä löydät vinkkejä

Optimaalisen ilmapiirin luominen työtilaan perustuu tieteen tarjoamiin näkemyksiin – tilojen suunnittelu on avainasemassa

Työtilojen avulla voidaan tehokkaasti edistää sitoutumista ja innovointia sekä parantaa tuottavuutta. Mutta miltä optimaalisesti suunnitellut työtilat oikeastaan näyttävät? Science of Space ‑artikkelisarjassa tarkastelemme tieteen näkökulmasta, kuinka mikä tahansa työympäristö voidaan tietoisilla suunnitteluratkaisuilla muuttaa kokonaisvaltaiseksi kokemukseksi.

Tiedämme kaikki, miltä tuntuu kävellä työtiloihin, joissa on oikea tunnelma. Positiivisuus ja iloisuus valtaavat mielen. Ympärillä ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja näyttävät rentoutuneilta. Taustalla saattaa soida musiikkia, ja ehkäpä ilmassa leijailee vastakeitetyn kahvin tuoksu. Paikassa vallitsee sellainen fiilis, jota ei oikein voi kuvata. 

Eikö olisikin mahtavaa ymmärtää, miten voidaan luoda sellaisia työtiloja, joissa tiimit voisivat aina tuntea olonsa tuotteliaiksi, sitoutuneiksi ja tarmokkaiksi? Tämä ei ole pelkästään teoreettinen kysymys. WeWorkilla hyödynnämme tutkimustuloksia, kun luomme tiloja, joissa työtilojen energiataso on luokkansa paras ja työntekijät voivat tuntea olonsa iloisiksi, rentoutuneiksi ja aikaansaaviksi. Jatka lukemista ja selvitä, miten tämä on mahdollista.

Työtilojen energian yllättävä vaikutus liiketoimintaan

Ennen yksityiskohtiin siirtymistä on tärkeää ymmärtää, miksi jokaisen yrityksen kannattaa panostaa työtilojen energiaan. Toisin sanoen: miksi yrityksen pitäisi ylipäänsä käyttää aikaansa työtilojen fiiliksen pohtimiseen? Onko asian selvittäminen lainkaan siihen kuluvan ajan ja resurssien arvoista? 

Vastaus on raikuva "kyllä", ja siihen on lukuisia syitä.

Ajattele ensin mahdollisia työntekijöitä ja asiakkaita, jotka saattavat käydä yrityksessäsi. Millaiseen ympäristöön he saapuvat? Voitko taata, että ympäristössä on joka kerta oikeanlaista energiaa? Vai meneekö juttu joinakin päivinä sattumapeliksi?

Monet yritykset tarjoavat liikkuvia työympäristöjä (tai ainakin mahdollisuuden työskennellä ajoittain kotoa käsin), mikä voi olla työntekijöille todella hyvä vaihtoehto. Mutta onko toimisto nyt muuttunut aavekaupungiksi? Jos työntekijät voivat työskennellä missä tahansa, he tarvitsevat hyvän syyn saapuakseen sinun työpaikallesi.

Ota myös huomioon, millä tavalla työpaikkasi tilat vaikuttavat työntekijöiden hyvinvointiin. Keskimääräisessä yhtiötason yrityksessä yksi henkilö tekee usein kiinteistöpäätökset tuhansien työntekijöiden puolesta. Kiinteistöalan ammattilaiset osaavat katsella, kuunnella ja tarkkailla – melko lailla antropologien tapaan – sitä, kuinka heidän tekemänsä tilaratkaisut vaikuttavat kaikkien työntekijöiden elämään. Jos ihmiset näyttävät työtilassaan onnettomilta, yleensä joku on jättänyt kuuntelematta työntekijöiden tarpeita. Tämä saattaa vaikuttaa ikävästi työntekijöiden moraaliin ja tuotteliaisuuteen.

WeWorkilla pystymme tutkimaan työtilojen energiaa tavoilla, joihin useimmat rakennusten suunnitteluyritykset eivät kykene. Ja onneksi meillä on tarjolla hyviä ehdotuksia.

Energialle suotuisien olosuhteiden luominen: läheisyyttä, läpinäkyvyyttä ja kulttuurisia muunnelmia

Ihmiset tuntevat luonnostaan vetoa oikeaan tasapainoon rauhallisuuden ja energisyyden välillä, joten saattaa tuntua siltä, että oikea energian tasapaino "vain tapahtuu". Taustalla on kuitenkin enemmän tiedettä kuin luulitkaan. Tutkimustemme mukaan energian luomiseen vaikuttaa kolme tekijää: läheisyys, läpinäkyvyys ja kulttuurilliset erot.

Porrasteoria

Kun puhumme läheisyydestä, ajattelemme esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä: Paljonko ihmisiä tilassa on? Keitä nämä ihmiset ovat? Mitä he tekevät? Kuinka tilat on järjestetty?

Kun tutkimme energiaa, syvennymme mielellämme teorioihin, jotka perustuvat yhteiskuntatieteeseen ja omiin tutkimuksiimme. Thomas Allen on MIT Sloan School of Managementin professori, ja hän on suorittanut useita työtiloihin liittyviä tutkimuksia sekä kehittänyt "Allenin käyrä" -teorian, joka tutkii työntekijöiden (alkuperäisessä tutkimuksessa insinöörien) keskinäisen etäisyyden vaikutusta vuorovaikutukseen.

Allenin käyrä paljasti, että ihmisten fyysisen etäisyyden ja kommunikointitiheyden välillä on vahva negatiivinen vastaavuussuhde. Kommunikoinnin määrä putoaa keskimäärin puoleen, kun työntekijöiden etäisyys kasvaa viidestä metristä viiteentoista, ja se puolittuu jälleen, kun etäisyys kasvaa 15 metristä 50:een. Jos etäisyyttä on enemmän kuin 50 metriä, työntekijät voisivat käytännössä olla keskenään eri rakennuksissa.

Tämä osoittaa, että ihmiset saavat energiaa jo siitä, että he ovat toistensa lähellä. Näin ollen WeWorkin tutkimusryhmä alkoi selvittää, miten työntekijöiden läheisyys rakennustemme sisällä vaikuttaa työtilan energiaan. 

Allenin käyrä vahvisti havaintomme siitä, että WeWorkin jäsenet tuntevat olevansa vahvemmin yhteydessä fyysisesti lähellä oleviin henkilöihin; fyysinen läheisyys itse asiassa vaikuttaa siihen, kuinka todennäköisesti ihmiset ovat ystäviä. 

Tutkimme sisätilojen avoimien porraskäytävien vaikutusta, ja olemme investoineet entistä enemmän portaikkojen erityiseen muotoiluun. Mistä tämä johtuu? Siitä, että ihmisten läheisyys lisää ystävyyden todennäköisyyttä, ja niin myös avoimet portaikot. 

Läpinäkyvyyden lisääminen

Porrasteoriaa voidaan laajentaa kattamaan koko läpinäkyvyyden käsite, niin että energiatasapainoa saadaan parannettua – toisin sanoen niin, että omalta paikalta voi nähdä sen, mitä ympärillä tapahtuu. 

Esimerkiksi WeWorkin New Yorkin pääkonttorissa johtajien alue sijaitsee rakennuksen pääaulan vieressä; kirkkaasta lasista tehdyt väliseinät takaavat läpinäkyvyyden WeWorkin työntekijöiden ja yhtiön johdon välillä. Tämä on tarkoituksellista – on todistettu, että näkyvillä olevat johtajat ovat useammin vuorovaikutuksessa alaistensa kanssa, mikä pienentää psykologista etäisyyttä. 

Lisäksi lasiseinät (jollaisia WeWorkilla käytetään) vahvistavat sosiaalipsykologi Stanley Milgramin käsitettä "tutuista vieraista", mikä lisää yhteisöllisyyden ja luottamuksen tunnetta työpaikalla. "Jos yksilöt kohtaavat toisensa usein, vaikka he eivät olisi suorassa yhteydessä toisiinsa, heidän välilleen saattaa muodostua vahva yhteys," Milgram on todennut.

Läheisyys vaihtelee kulttuurien välillä

WeWorkin liiketoiminta on maailmanlaajuista. Sijaitsivatpa toimistomme missä tahansa, tavoitteenamme on kuitenkin luoda olosuhteet, joissa energia on parhaalla mahdollisella tasolla. Tämän vuoksi tiimimme ottaa huomioon myös kulttuurien monimuotoisuuden sekä ne lukuisat tavat, joilla läheisyys vaikuttaa – tätä kutsutaan kulttuurilliseksi proksemiikaksi. Ratkaisuissamme otamme huomioon työtoverien läheisyyden työpaikalla sekä sen, miten tämä saattaa vaihdella kulttuurin ja maan perusteella. 

Olemme esimerkiksi huomanneet, että Kiinassa pidetyt kokoukset ovat yleensä melko suuria ja muodollisia, ja ne järjestetään usein tilavissa huoneissa, kun taas Brasiliassa kokoukset ovat yleensä yllättävän suuria ja ne pidetään valmistelematta, usein pienemmissä tiloissa tai epämuodollisessa ympäristössä. Mitä lounastaukoihin tulee, olemme todenneet, että Meksikossa ja Brasiliassa jäsenet syövät usein yhdessä suurissa ryhmissä, kun taas Argentiinassa ja Hollannissa jäsenet syövät yleensä pienissä ryhmissä tai yksin. 

Ymmärrämme yhä paremmin, kuinka työtilamallimme voivat täydentää niitä kulttuureja, joissa työtilojamme käytetään – mikä osaltaan tasapainottaa tilan kokonaisenergiaa.

Energia ja oma työtila: kokonaisuuden kasaaminen

Jos energia ei tunnu olevan tasapainossa, asioita voi järjestellä ja energiaa tasapainottaa tiettyjen vipujen eli olosuhteiden avulla. Kuten todettiin, kyseessä ei ehkä ole pelkkä tilaa koskeva muutos; ongelma saattaa aiheutua sellaisten tekijöiden yhdistelmästä, joihin voidaan vaikuttaa – kuten muotoiluaikeiden tiedotuksessa käytetystä kielestä, kulttuurillisista eroista tai läpinäkyvyydestä. Kun lähestyt omaa työtilaasi, kysy itseltäsi:

  1. Oletko luonut joustavuutta oman työtilasi ja ihmisten välille?
    Työympäristön pitäisi kehittyä kanssamme. Rakennuksen muuttuvimmat tekijät ovat ihmisiä, joten rakennuksen tulee voida muuttua ihmisten tarpeiden mukaan. 

    Kysy itseltäsi: Voivatko työntekijät järjestellä työtilansa (siirtää tuoleja, pöytiä yms.) omien tarpeidensa mukaisesti?
  2. Tarjoaako työtila erilaisia vaihtoehtoja?
    Työtiloissa tulee olla tarjolla lukuisia vaihtoehtoja, jotka vastaavat työntekijöiden tarpeisiin. Työtilan tulee olla muutettavissa monenlaisia tilanteita varten, niin että se voidaan muokata kaikkiin olosuhteisiin sopivaksi.

    Kysy itseltäsi: maksimoitko vuorovaikutuksen ja teetkö suunnitelmat niin, että ihmiset voivat vetäytyä suuren energian alueelta (palautumista ja lepoa varten), vai niin, että he voivat osallistua aktiivisesti ja energisesti (tekemään yhteistyötä ja keskustelemaan)? 

Jos energiaa pidetään tiettyjen olosuhteiden seurauksena, voidaan todeta, että olosuhteisiin voidaan vaikuttaa. On aika muuttaa hyvä fiilis, jota ei oikein voi kuvailla, kouraantuntuvaksi suunnitelmaksi, jonka perusteella voi ryhtyä toimeen – suunnitelmaksi, joka takaa positiivisia muutoksia kaikille työtilassa työskenteleville. 

Erityiskiitokset Daniel Davisille, Annie Cosgrove’lle, Gillian Laulle, Rachel Montanalle ja Carlo Baileylle, jotka johtivat monia tässä artikkelissa kuvattuja WeWorkin tutkimuksia.

WeWork tarjoaa kaikenkokoisille yrityksille tilaratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat ratkaista suurimmat liiketoimintahaasteensa. Tutustu työtilaratkaisuihimme tai ota meihin yhteyttä jo tänään.