Perusopas toimintoperusteiseen työskentelyyn

Työntekijät haluavat nykyään enemmän joustavuutta, autonomiaa ja mahdollisuuden valita, missä he työskentelevät. Lue lisätietoja siitä, miten toimintoperusteinen työskentely voi auttaa sekä työntekijöitä että työnantajia

Työtilojen avulla voit tehokkaasti edistää sitoutumista ja innovointia sekä parantaa tuottavuutta. Mutta miltä optimaalisesti suunnitellut työtilat oikeastaan näyttävät?  Science of Space -artikkelisarjassa tarkastelemme tieteen näkökulmasta, miten mikä tahansa työympäristö voidaan muuttaa tietoisilla suunnitteluratkaisuilla kokonaisvaltaiseksi kokemukseksi.

Tekniikan ansiosta perinteinen työskentelymalli, jossa jokaisella on oma työpöytänsä, on menettänyt suosiotaan tasaisesti. Työpaikoilla on sen sijaan useita erilaisia tiloja, aina olohuoneiden kaltaisista oleskelutiloista yhteistyötiloihin, joissa on kirjoituspintoja aivoriihiä varten, ja yksityisiin puhelinkoppeihin. Tervetuloa toimintoperusteisen työskentelyn maailmaan.

Toimintoperusteisen työskentelyn (ABW) määritelmä

Toimintoperusteinen työskentely on työtapa, jossa työntekijät voivat valita useista erilaisista työtiloista sen perusteella, mitä he ovat tekemässä, yhdistettynä työpaikkajärjestelyihin, joiden ansiosta työntekijät voivat käyttää näitä tiloja läpi päivän. Perusajatus on se, että työntekijät ovat tuottavampia, kun heillä on oikeat tilat tehtäviin, jotka heidän tulee hoitaa. Mieti asiaa: nykyään kaikki on saatavilla tarpeen mukaan, esimerkiksi TV-ohjelmat, ruoka, musiikki ja matkailu. Miksi työtilojen tulisi olla yhtään erilaisia? Jotta työpaikat voivat astua tulevaisuuteen, niitä tulee käsitellä elävinä hengittävinä organismeina, jotka sopeutuvat työntekijöiden tarpeisiin. 

Toimintoperusteisen työskentelyn neljä määrittävää elementtiä

Toimintoperusteinen työskentely ei tarkoita vain sohvien ja puhelinkoppien tuomista työpaikalle. Jotta yrityksessä voidaan toteuttaa toimintoperusteista työskentelyä, tähän vaaditaan neljä elementtiä: suunnittelu, aistikokemus, käyttäytymisen vahvistaminen ja iteratiivinen oppiminen.

  1. Suunnittelu: Toimintoperusteinen työtila suunnitellaan siten, että yhden katon alla on useita tilatyyppejä.  Tarvitsetko tilan keskittymistä vaativaan työhön? Istu työpöydän ääreen kirjastossa, jossa kuka tahansa voi keskittyä hiljaisuudessa niin usein kuin on tarve. Täytyykö sinun järjestää asiakastapaaminen isossa kokoushuoneessa? Varaa sellainen ryhmällesi hetkessä. Haluatko tehdä yhteistyötä tiimilounaan merkeissä? Kokoa tiimi yhteen ravintolatyyliseen kabinettiin tai loosiin. Haluatko soittaa nopeasti työtoverille? Livahda puhelinkoppiin. Onpa kyseessä sitten mikä toiminta tahansa, sitä varten löytyy tila, joka on valmiina odottamassa.

  2. Aistikokemus: Toimintoperuseisten työtilojen täytyy tarjoa työntekijöille suoria ja epäsuoria vinkkejä siitä, miten tiloja käytetään. Riippumatta siitä, tarvitseeko työntekijä tiettyyn työtehtävään suuren vai pienen energian tilaa, hänen tulisi kyetä helposti valitsemaan kuhunkin hetkeen oikea tila. Suuren energian tila on esimerkiksi WeWork-toimipisteen keittiö- ja ruokailualue. Kun astut sisään, haistat tuoreen kahvin, kuulet musiikkia ja tunnet muiden tilassa olevien energian. Nämä elementit houkuttelevat ihmisiä ja saavat heidät kaatamaan itselleen kupin kahvia sekä jutustelemaan työtovereiden kanssa. Energiaspektrin toisessa päässä taas on esimerkiksi WeWorkin New Yorkissa sijaitsevan pääkonttorin kirjasto, joka on hiljainen astuessasi sisään ja jossa voit keskittyä rauhassa seuraavaan myyntipuheeseesi tai suunnitteluprojektiisi. Tällä tavoin erilaiset ympäristöelementit tarjoavat ainutlaatuisia vihjeitä ja täydentävät fyysistä tilasuunnittelua sekä kertovat luontaisesti, kuinka kutakin tilaa voidaan käyttää eri tavalla.

  3. Käyttäytymisen vahvistaminen: Ihanteellisella toimintoperusteisella työpaikkasuunnittelulla ja aistivihjeillä tila itsessään toimii parhaiten, kun ihmiset tiedostavat sen odotukset: kirjastossa ollaan hiljaa, puhelut soitetaan puhelinkopissa ja omia tavaroita ei jätetä työpisteille, jotta muutkin voivat käyttää niitä. Tällä tavalla työntekijät osaavat ja uskaltavat käyttää tiloja kuhunkin työtehtävään sopivalla tavalla. Mikään määrä ilmaista kahvia ei kannusta tiimiä pitämään kokousta keittiössä, jos johtajat paheksuvat poissaoloa työpöydän ääreltä. 

  4. Iteratiivinen oppiminen: Työntekijät voivat todella omaksua toimintoperusteisen työskentelyn kaltaisen uuden työtavan vasta, kun yrityksen johto lähtee täysillä muutokseen mukaan. Lisäksi tähän täytyy yhdistää alati muuttuvan työpaikan suunnittelu, käyttäytymismallit ja ohjelmointi. Kun johtajat sitoutuvat luomaan palautekiertoprosessin kvalitatiivisilla ja kvantitatiivisilla tiedoilla sekä toteuttamaan tulosten edellyttämät muutokset työpaikan kehittämiseksi, he auttavat varmistamaan toimintoperusteisen työskentelyn onnistumisen.

Toimintoperusteisen työskentelyn alkuperä 

Vaikka toimintoperusteinen työskentely sopiikin hyvin nykyajan tarvepohjaiseen kulttuuriin, itse konsepti ei ole mitenkään uusi. Kaikki sai itse asiassa alkunsa amerikkalaisarkkitehti Robert Luchettista, joka oli vuoteen 1983 mennessä kehitellyt yhdessä muiden kanssa ajatusta toimintopuitteista erilaisille toimistotehtäville, esimerkiksi kirjoittamiselle tai kokouksille. Vaikka toimintoperusteinen työskentely ei vielä tällöin ottanutkaan tuulta alleen Yhdysvalloissa, Australiassa, Tanskassa, Alankomaissa ja Ruotsissa siihen suhtauduttiin suopeammin.

Toimintoperusteinen työskentely -termi (englanniksi Activity-based Working) mainittiin ensimmäisen kerran hollantilaiskonsultti Erik Veldhoenin The Art of Working -kirjassa (vapaasti suomennettuna Työnteon taito, Veldhoen + Co.). Hän on kirjoittanut myös teoksen The Demise of the Office (vapaasti suomennettuna Toimiston kuolema). 1990-luvulla Veldhoen + Co. ryhtyi yhteistyöhön Interpolisin kanssa, joka on eräs Alankomaiden suurimmista vakuutusyhtiöistä, toteuttaakseen toimintoperusteisen työskentelyn sen toimistoissa. Kun Interpolis ymmärsi, millaista joustavuutta ja vapautta toimintoperusteinen työskentely tarjoaa työntekijöille, se laittoi kaiken peliin: yritys hankkiutui eroon kiinteistä työpisteistä ja kannusti esimiehiä antamaan työntekijöille täyden autonomian sen suhteen, missä, milloin ja miten pitkään he työskentelevät.

Interpolisin uusien työtilojen joustavuuden vaikutus ulottui myös yrityksen kulttuuriin. Työntekijöiden ei tarvinnut kirjata itseään töihin ja pois työstä eikä heillä ollut paineita istua tai seistä yhdessä paikassa koko päivää. Yrityksen motto on "kunhan työt tulevat tehdyiksi." 

"Nykyajan tehokkaimmat johtamistyylit perustuvat luottamukseen ja autonomiaan, eivät käskyttämiseen ja valvontaan. Fyysiset tilat voivat myös vahvistaa näitä pyrkimyksiä tai olla ristiriidassa niiden kanssa", sanoo kollegani Claire Roswell, joka on soveltavan tutkimuksen ja kulttuurintutkimuksen johtaja WeWorkilla. "Jos työntekijät tuntevat esimerkiksi painetta istua tai seisoa yhdessä paikassa koko päivän päivästä toiseen, he saattavat miettiä, että arvottaako työnantaja heitä työtulosten vai pelkän läsnäolon perusteella

Tällainen työskentelytapa eroaa suuresti perinteisestä työpaikasta. Perinteinen voi tarkoittaa jollekin sermein erotettuja työpisteitä ja jollekin toiselle avotoimistoa, mutta joka tapauksessa se tarkoittaa joustamattomuutta. Perinteiset työtilaratkaisut eivät ole enää järkeviä", Rowell kertoo. "Työntekijät suoriutuvat parhaiten, kun yritykset antavat heille mahdollisuuden työskennellä heille sopivaan aikaan, heille sopivassa paikassa ja heille sopivalla tavalla."

Juuri tästä syystä 45 prosenttia kiinteistöjohtajista ennakoi siirtymistä toimintoperusteiseen työtilaan, joka on räätälöity työntekijöiden tehokkuutta ja joustavuutta jatkossa silmällä pitäen (tiedot perustuvat CBRE Americas Occupier Survey 2018 -kyselytutkimukseen).

Siirtyminen perinteisestä työskentelystä toimintoperusteiseen työskentelyyn edellyttää ajattelutavan muutosta

Toimintoperusteinen työskentely haastaa yritysjohtajat kysymään "mitä ihmiset, tittelistä ja osaamisesta riippumatta, tarvitsevat"? Tämän jälkeen heidän täytyy luottaa työntekijöihin ja tarjota heille mahdollisuus käyttää tarvitsemiaan tiloja niin pitkään kuin on tarpeen. Jotta tähän pisteeseen päästään, monien yritysten täytyy muuttaa kulttuuriaan.

"Suurin esteemme on saada ihmiset pois perinteisen työkulttuurin ajatusmalleista, joihin he ovat aiemmin tottuneet", sanoo Luigi Sciabarrasi, AECOM:in kiinteistöistä maailmanlaajuisesti vastaava varapääjohtaja. AECOM on monikansallinen yritys, joka suunnittelee, rakentaa, rahoittaa ja operoi infrastruktuurihankkeita valtioille, yrityksille sekä organisaatioille. 

Kaikkien saaminen mukaan uuteen työtapaan tai mihin tahansa joustavaan työympäristöön edellyttää koulutusta, IT-investointeja ja työntekijöiden panosta. AECOM suorittaa ennen projekteja kyselyitä, joilla selvitetään, miten työntekijät työskentelevät, mitä työkaluja he tarvitsevat ja mitä heillä ei ole, jotta se voi jatkuvasti kuunnella ja parantaa tarjontaansa.

Ajattelutavan muutoksen ja tilasuunnittelun tehokkuus yhdessä

Toimintoperusteissa työskentelyssä ajattelutapojen muuttaminen on olennainen osa muutosta. Tästä syystä vastuu muuttuvaan työpaikkaan sopeutumisesta on asetettu pääasiassa itse tiloissa olevien ihmisten harteille. On kuitenkin tärkeää muistaa, että menestys tulevaisuuden työpaikalla edellyttää sitä, että ihmiset ja tilat sopeutuvat sekä kehittyvät yhdessä ja tasapainoisesti. Sen sijaan, että tila nähtäisiin staattisena, muuttumattomana, mahdollisuudet löytyvät siitä, että se nähdään joustavana, ketteränä ja mukautavana.

Tälle ajattelutavalle löytyy rinnasteisuutta myös kiinteistöjen tulevaisuudesta. “Miksi solmisimme 15 vuoden vuokrasopimuksen, kun henkilöstömäärää harvoin suunnitellaan kolmea vuotta pidemmälle?" Tätä ihmettelee John Lewis, WeWorkin kiinteistöneuvottelukunnan johtaja. "Omaksumalla ketteryyden WeWork hajottaa perinteistä mallia. Näemme kiinteistöt joustavina, emme staattisina."

Aiemmin perinteisissä kiinteistövaihtoehdoissa pääpaino uuden työtilan suunnittelussa, rakentamisessa ja logistiikassa oli projektin alkuvaiheissa. Kun yritys varsinaisesti solmii sopimuksen ja muuttaa tiloihin, minkä tahansa muutosten (onpa kyseessä sitten vuokra-aika tai itse tilaratkaisu) toteuttaminen ei ole helppoa perinteisemmässä mallissa. Ironista oli se, että työtilojen suunnittelun ja toimivuuden vaikutukset työntekijöihin olivat nähtävillä vasta sen jälkeen, kun he olivat jo asettuneet tiloihin. Perinteisessä mallissa saattoi kestää yli 10 vuotta tai jopa 20 vuotta, ennen kuin tilasuunnittelumuutokset voitiin toteuttaa täysin normaalia liiketoimintaa häiritsemättä.

Mahdollisuus hyödyntää muutoksia sekä kiinteistötasolla että suunnittelutasolla voi mullistaa täysin sen, miten yritykset suhtautuvat työtiloihinsa. Olemme toisin sanoen siis entistä lähempänä ihmiskeskeistä työpaikkaa työntekijöille ja samalla parempia taloudellisia tuloksia yrityksille. Kaikki osapuolet voittavat.

Tulevaisuuden työtilat ovat joustavia ja ihmiskeskeisiä

Oikein toteutettuna toimintoperusteinen työskentely tarjoaa työntekijöille ja työnantajille tavan parantaa tehokkuutta sekä tuottavuutta työpaikalla ja näyttää, miten joustavaa ja mukautuvaa työskentely voi olla. Työntekijät ovat entistä kansainvälisempiä ja liikkuvampia, joten työpaikkojen täytyy mukautua ja kasvaa trendien mukana.

Toimintoperusteinen työskentely on jännittävä mahdollisuus tiimeillemme täällä WeWorkilla. Sen avulla voimme yhdistää tilan, suunnittelun ja tutkimuksen tehokkuuden ja jatkaa matkaamme eteenpäin löytääksemme entistä syvempiä totuuksia siitä, mikä on ihmisille olennaisinta työpaikoilla kaikkialla maailmassa. Otamme nyt velvollisuudeksemme tehdä työnteosta parempaa kaikille.

Corinne Murray on toimintoperusteisen työskentelyn muutosasiantuntija WeWorkilla. Hän kehittää ja testaa uusia konsepteja, jotka avaavat uusia mahdollisuuksia ja parempia kokemuksia hänen työtovereilleen ja asiakkailleen. Corinnella on taustaa uskonnonfilosofian saralta, joten hän on sitoutunut ymmärtämään ja edistämään tilan, suunnittelun, ihmisten ja kulttuurin välisen suhteen kehitystä. Ennen WeWorkia Corinne toimi ihmisten ja järjestelmien parissa Genslerillä, American Expressillä ja CBRE:llä.

Interested in workspace? Get in touch.