Tres consejos para crear una oficina que inspire a la innovación

Mejor, más rápido, más fuerte: esta es la razón por la cual las empresas más exitosas evitan el espacio de oficina en status quo cuando se enfocan en la innovación

El espacio es una herramienta poderosa para fomentar el compromiso, inspirar la innovación e impulsar la productividad. Pero ¿cómo es exactamente un espacio óptimo? En La ciencia del espacio, exploramos cómo la ciencia del diseño intencional puede convertir cualquier ambiente de trabajo en una experiencia holística.

Existe una inmensa presión sobre las empresas para innovar antes que la competencia. Es esa capacidad de mantenerse dos (o 10) pasos por delante del grupo lo que permite obtener las mayores ganancias.

El camino hacia la innovación parece recto: comienza con la contratación del personal más talentoso, que creará soluciones nuevas, las pondrá en acción, aprenderá y las repetirá. Pero en el mundo actual, esto no es suficiente.

Contratar a los más talentosos y después pedirles que den el máximo de sí en un ambiente inadecuado es un camino al fracaso. ¿Alguna vez trabajaste (o trabajas actualmente) en un espacio que te recordaba más a la película Enredos de oficina que a un centro de innovación?

Las empresas más innovadoras del mundo optimizan todos los aspectos de su negocio, incluso el espacio de trabajo físico.

La capacidad de pensar de forma creativa, de imaginar posibilidades, de conectar los puntos que impulsarán el negocio hacia el futuro parecen imposibles cuando tienes que pasar el día en una oficina sin ventanas ni luz natural. O cuando te sientes encadenado al escritorio. Un espacio físico de trabajo sombrío puede limitar la capacidad de crear hasta de las personas más talentosas.

Entonces, ¿cómo los empleados pueden prepararse para la innovación en sus espacios de trabajo? Como parte del equipo de estrategia del lugar de trabajo en WeWork, pasamos mucho tiempo optimizando la experiencia del espacio de trabajo de modo que los empleados puedan dar el máximo rendimiento. Estas son tres formas de replantear el espacio de trabajo para alentar la innovación en los equipos.

1. Haz que el espacio de trabajo sea adaptable

Cuando los equipos reciben asignaciones de innovación, se espera que tengan ideas, creen prototipos y realicen pruebas rápidamente. Entonces, ¿no debería el espacio de trabajo ser ágil también? En otras palabras, ¿los empleados no deberían sentir la libertad de adaptar el entorno convencional de oficina?

¿Qué quiere decir esto? Desde escritorios hasta sillas, sillones y mesas, los empleados deben tener la posibilidad de adaptar su espacio de trabajo acorde a sus necesidades, en lugar de conservar la visión original del empleador. Por ejemplo, WeWork se aseguró de que parte del mobiliario se pueda mover gracias a las manijas y otros indicadores visuales. Los empleados pueden configurar el espacio según sus necesidades, ya sea una lluvia de ideas en grupo o un sitio cómodo para trabajar en soledad. En esencia, creemos que el espacio de trabajo es una especie de software, tiene la capacidad de actualizarse según la demanda, y no de hardware, estático e invariable. Los empleados deben ser incentivados para crear un ambiente en el que se sientan cómodos e inspirados, al igual que en el hogar.

Tengo un excelente ejemplo, que surge de mi última visita a IDEO, una firma internacional de diseño y asesoría fundada en Palo Alto, California. Su filosofía es que el espacio de trabajo adaptable les permite a los empleados hacer sus tareas reales de forma más experimental. Al imaginar lo que se siente tener una pared en determinado espacio, por ejemplo, los empleados de IDEO instalan paredes de cartón y prueban diversas disposiciones para ver cómo cambia el comportamiento en el espacio.

¿Cuál es el resultado de esta adaptación de espacios? Un espacio de trabajo en el que las personas sienten entusiasmo a la hora de compartir ideas y resolver problemas. Asimismo, los empleados en espacios adaptables sienten libertad de expresar sus ideas y opiniones sin represalias; en otras palabras, los empleados se sienten psicológicamente seguros de expresar su individualidad

¿Qué tan importante es la seguridad psicológica? Al investigar la dinámica de los equipos de alto rendimiento, el departamento de operaciones de personas de Google identificó la seguridad psicológica como el primero de los cinco ingredientes esenciales. Perder el miedo a la repercusión por probar algo nuevo hace que los empleados se sientan incentivados para asumir riesgos, tener conversaciones sinceras y generar soluciones creativas. Para ellos, el fracaso es una experiencia de aprendizaje, y enfrentar los problemas lleva a lograr resultados positivos. Todo esto puede fomentarse y alentarse con el espacio de trabajo adecuado. 

Tomar café es un ritual popular en WeWork en Bogotá, Colombia.

2. Desarrolla una cultura única con rituales

Todas las empresas tienen rituales, desde rutinas diarias mundanas (recesos, pausas para el té o café) hasta eventos menos frecuentes, como reuniones anuales y fiestas de jubilación. Se trata de acciones simples que nos conectan con nosotros mismos, con nuestro lugar y con el momento. ¿Pero sabías que los rituales en el espacio de trabajo también pueden tener un impacto en tus empleados cuando se trata de innovación?

Los empleados que tienen la libertad y el incentivo para iniciar actividades específicas dentro del ambiente laboral tienden a fortalecer el sentido de pertenencia dentro de su equipo. En esencia, los rituales crean una identidad compartida entre las personas. Los entrenadores deportivos exitosos, por ejemplo, suelen usar estos rituales para establecer lazos sociales entre los miembros del equipo.

Es importante notar la diferencia entre un ritual estándar y los rituales diseñados para alentar la innovación. En WeWork, por ejemplo, no solo servimos café fresco a diario; lo hacemos en una cocina designada como “centro de gravedad”: un lugar creado para que las personas se reúnan, conversen y compartan ideas. No tenemos simplemente un área de recepción: tenemos todo un equipo de la comunidad cuyo trabajo es asegurarse de que los empleados se sientan cuidados. Los lunes, las cenas de equipo trascienden el hecho de compartir comida: se trata de reunirse después del fin de semana para conectarse y prepararse para la semana que comienza. Todos estos rituales hacen que los empleados se sientan parte de una comunidad, lo que fomenta la tranquilidad psicológica necesaria para innovar.

En definitiva, el diseño de los espacios de trabajo puede ayudar a crear esos rituales, pero es esa capa de conexión la que realmente refuerza las actividades diarias con recuerdos positivos. Día tras día, estos rituales estimulan las emociones y reducen la ansiedad, mientras que aumentan la sensación de pertenencia y crean el entorno adecuado para la innovación. 

3. Agrega un elemento de juego

La incorporación del elemento lúdico en todo lo que hacemos es fundamental para desarrollar la flexibilidad que necesita nuestro cerebro a fin de acceder a la innovación y a la creatividad (flexibilidad que disminuye a medida que crecemos). De acuerdo con el Dr. Stuart Brown y Christopher Vaughan, autores de Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, básicamente, el juego es el acto de hacer cosas “porque sí”. 

Características del juego:

  • Aparentemente sin propósito
  • Voluntario
  • Atracción inherente
  • Libertad de tiempo
  • Autoconciencia disminuida
  • Potencial de improvisación
  • Continuación del deseo

En el cerebro, el juego estimula directamente el factor neurotrófico (crecimiento nervioso), la amígdala (procesamiento de emociones) y la corteza prefrontal dorsolateral (decisiones ejecutivas). Los estudios han demostrado, por ejemplo, que las ratas desarrollan aún más el cerebro a través de diversos estímulos cuando juegan con juguetes o socializan con otras ratas.

Específicamente, los indicadores de innovación pueden encontrarse en los recuerdos del juego temprano, de gran carga emocional, que se fortalecen en los niños a medida que se les desarrolla el cerebro. Pero, de hecho, cuando se trata de innovación, el juego no debe terminar con la infancia. Si incorporas más oportunidades lúdicas en el espacio de trabajo, permitirás que tus empleados ejerciten los músculos del pensamiento creativo y que surja la siguiente idea innovadora. 

Por ejemplo, intenta invitar a los empleados a una lluvia de ideas sin límite de tiempo (asegúrate de que nadie se sienta culpable al pausar sus proyectos) una tarde para sumar momentos de juego en sus horarios. Al facilitar esto, estarás estableciendo expectativas: los empleados entenderán que su trabajo es ser creativos e impulsar la innovación, y tu trabajo como empleador es crear un ambiente propicio para esto.

Preparar la escena para la innovación

Las empresas más innovadoras del mundo optimizan todos los aspectos de su negocio, incluso el espacio de trabajo físico. Ya no es suficiente contratar lo mejor de lo mejor: para innovar a una velocidad competitiva, el talento necesita un espacio para rendir al máximo. Esto te permite preparar la escena para las ideas innovadoras que impulsarán tu negocio.

WeWork ofrece a las empresas de todos los tamaños soluciones de espacio que les ayudan a resolver sus mayores retos empresariales.

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