Este artículo es una versión ligeramente modificada del artículo creado por Hamilton Place Strategies en asociación con Replica. Puedes leer aquí el artículo completo.
La pandemia del COVID-19 nos ha forzado a pensar en cómo trabajamos y qué valoramos en un espacio de trabajo. Antes de la pandemia, sólo el 3.4 por ciento de los norteamericanos trabajaban desde sus casas. Pero en el pico del aislamiento, un informe de Upwork en colaboración con el MIT descubrió que cerca de la mitad de la fuerza de trabajo estadounidense estaba trabajando de manera remota. Hoy la pregunta en todos los sectores es si va a haber un cambio permanente en la manera en que empresarios, trabajadores y consumidores piensan el espacio de trabajo.
La oficina continuará siendo importante para muchas compañías y trabajadores, y los beneficios del espacio de trabajo (como la capacitación, el mentoreo y la colaboración) siguen siendo más esenciales que nunca. Como una vacuna viable está todavía a unos meses de distancia, ¿cómo podemos encontrar las ventajas de un ambiente de oficina mientras mantenemos seguros y saludables a los colaboradores? Una de las lecciones más importante aprendidas es que tanto las empresas como los trabajadores desean flexibilidad, y el espacio de oficina tendrá que adaptarse a eso.
¿Deberíamos regresar al espacio de oficina?
CEOs y líderes empresarios, desde Sundar Pichai de Google hasta Julie Sweet de Accenture, han hablado de la importancia de la oficina: la interacción personal es fundamental para la innovación, las relaciones y la cultura entre otras cosas. De hecho un reporte de McKinsey publicado en abril del 2020 encontró que los equipos ubicados en un lugar físico tienen más facilidad para generar confianza y tomar decisiones rápidamente. Probablemente esto se deba a que las personas prefieren comunicar la información compleja cara a cara, según descubrió un reporte de Brookings Institution.
Los empleados quieren regresar a la oficina. En una encuesta realizada en mayo del 2020 por CivicScience en el área metropolitana de Nueva York, el número de encuestados que dijeron que (superadas las preocupaciones de seguridad) ellos preferirían trabajar en una oficina por lo menos parte del tiempo era más del doble que el número de encuestados que dijo que preferían seguir trabajando completamente remoto.
La mayoría de los encuestados (el 76 por ciento) dijeron sentir que un entorno de oficina era “muy importante” o “bastante importante” para la colaboración o innovación. Aproximadamente un tercio de los encuestados dijeron sentir que, a largo plazo, el ingenio y la innovación de Estados Unidos eventualmente se verá afectada si muchas compañías siguen trabajando remoto.
El entrenamiento y mentoreo de un ambiente de oficina puede ser más importante para aquellos que están comenzando sus carreras; un vasto porcentaje de trabajadores millenial y de la Gen Z reportaron sentirse menos conectados con sus colegas o tener dificultades para comunicarse como resultado del trabajo remoto, según una encuesta de Smartsheet. Asegurarse de que todos tengan un asiento en la mesa puede ser difícil a través de la videoconferencia y es cierto que existe la “fatiga del Zoom”.
Un marco de flexibilidad para regresar de manera segura a la oficina
Mientras que los empleadores empiezan a planear el traer a sus oficinas a decenas, cientos o miles de colaboradores, hay tres dimensiones para considerar: el espacio, la geografía y el tiempo.
Espacio
Los colaboradores van a necesitar sentirse seguros cuando estén en la oficina. Esto significa crear un espacio donde poder moverse y garantizar condiciones de trabajo limpias e higiénicas.
Es decir, se necesita un espacio de oficina “desdensificado” con “distanciamiento profesional” que esté en línea con las pautas de los CDC (Centers for Disease Control and Prevention) y autoridades locales. Esto incluye considerar los metros cuadrados apropiados por empleado y ajustar los escritorios para garantizar una distancia segura entre cada colaborador.
“Desdensificar” el espacio de oficina también requerirá repensar las áreas comunes y cómo las personas interactuarán y se moverán en el ambiente laboral. Esto podría conllevar una mejora de la ventilación, salas de reuniones más grandes, un nuevo protocolo de cocina, corredores de un solo sentido de circulación y reducción de la capacidad de los ascensores. Será esencial tener mejores protocolos de limpieza y disponibilidad ubicua de alcohol en gel y suplementos de desinfección.
Geografía
En la encuesta de CivicScience del área metropolitana de Nueva York, el 70 por ciento de los encuestados dijo que preferían un espacio de oficina al que pudieran llegar a pie desde sus casas. Más de la mitad de los encuestados (el 55 por ciento) dijo que se sentirían “bastante” o “muy” incómodos en tener que viajar a la oficina antes de que esté disponible la vacuna para el COVID-19.
Para reducir la cantidad de colaboradores que se desplazan, la presencia de la compañía deberán estar dispersas con oficinas repartidas por las ciudades para acercarse a las casas de las personas. Algunos llaman a este modelo “hub-and-spoke”: las compañías y organizaciones tienen una sede central con oficinas satélites dispersas a lo largo de la ciudad en vecindarios donde viven los empleados.
Tiempo
En el corto plazo, los colaboradores probablemente necesiten implementar acercamientos escalonados o por fases para regresar al trabajo y satisfacer las recomendaciones del distanciamiento profesional, con grupos de pocos empleados que vayan a la oficina en un momento determinado. A largo plazo, trabajar desde la oficina y desde casa ya no será una elección binaria, ya que algunas compañías darán a los empleados la oportunidad de hacer ambas cosas.
Con la desdensificación de las oficinas y la dispersión de su presencia, los colaboradores necesitarán determinar la “masa crítica” de los empleados necesarios para cada ubicación de oficina para cosechar los beneficios de la colaboración y la interacción personal. Una vez que estos cronogramas estén estacionados y divididos en fases estén determinados, los empleados podrán ir a las oficinas preparados para abordar los desafíos que requieran de una mayor colaboración.
Los empleadores ya saben que hay un valor en ofrecer a los colaboradores un horario flexible. En el estudio Prudential’s Pulse of the American Workforce llevado adelante en junio del 2019, a los encuestados se les preguntó qué factores, además de la compensación, alentarían a los trabajadores norteamericanos a quedarse en sus trabajos actuales: el 48 por ciento dijo que querrían un horario de trabajo flexible
Cómo los espacios flexibles pueden hacernos volver al trabajo
Los espacios de trabajo flexibles están pensados especialmente para ayudar a las personas a que regresen al trabajo de manera rápida y segura. Sin embargo, no todos los empleadores tienen los recursos, financieros u otros, para implementar rápidamente un modelo de espacio de trabajo flexible que se extienda por toda la ciudad. Compañías como WeWork, IWG e Industrious se basan en proporcionar a los colaboradores esa flexibilidad y ya han pensado en estas preguntas sobre el espacio, la geografía y el tiempo para sus clientes.
Con el modelo de WeWork y la ciudad de Nueva York, a continuación se muestra cómo los espacios flexibles de trabajo pueden apoyar una transición segura al regreso del ambiente de oficina.
Espacio
Como el inquilino de oficinas más grande de Manhattan, WeWork les ofrece a las compañías el espacio para expandir sus operaciones para adaptarse a las prácticas de distanciamiento adecuadas. Solo en Manhattan, WeWork tiene cerca de 2.7 millones de metros cuadrados a lo largo de más de 60 ubicaciones.
En todos los espacios, WeWork ha mejorado los estándares de limpieza e higiene para alinearse con las pautas proveídas por los CDC y las organizaciones de salud locales y así mantener seguros a sus empleados.
No solo los colaboradores pueden sentirse seguros de que sus espacios de oficina son seguros, sino que además los empleadores pueden ahorrarse dinero; una compañía de cuatro puede ahorrarse en promedio 24.000 USD anuales al alquilar WeWork en comparación con los inmuebles comerciales tradicionales, de acuerdo con el reporte de impacto global de WeWork del 2019.
Estos ahorros en el costo son especialmente importantes cuando las compañías de todos los tamaños enfrentan condiciones económicas inciertas. A medida que el tiempo avanza y las restricciones de distanciamiento cesan, las compañías pueden escalar en espacios de oficina adicionales según sea necesario para permitir que más empleados puedan regresar a la oficina al mismo tiempo.
Geografía
A través de la red existente de espacios de trabajo flexibles a lo largo de la ciudad de Nueva York, WeWork y otros proveedores similares pueden ayudar a las empresas a ofrecer a sus empleados espacios para reunirse y trabajar, que están a una caminata o rápido viaje en bicicleta de distancia.
En un análisis original de Replica, una herramienta de planeamiento urbano que ayuda a las ciudades a responder las preguntas principales sobre transporte, alrededor de un tercio de los empleados con oficina basada en la ciudad de Nueva York (aproximadamente 303.000 de personas) podrían estar a 15 minutos de caminata del WeWork más cercano. Más del 58 por ciento de los empleados de oficina en la ciudad (aproximadamente 565.500 de personas) viven en una distancia de 15 minutos de viaje en bicicleta de un WeWork.
Mirando los distritos de forma individual, el análisis de Replica encontró que el impacto se siente más fuertemente en Manhattan, donde la asombrosa cantidad de 379.865 de personas, que representan el 96 por ciento de colaboradores de oficina locales, viven a 15 minutos de distancia a pie o en bicicleta de un WeWork. La mitad de todos los trabajadores de oficina de Brooklyn, y una cuarta parte de esos trabajadores en Queens, viven a 15 minutos de distancia en bici o a pie de un WeWork.
Para los trabajadores de oficina a lo largo de los 5 distritos, el viaje promedio al trabajo es de cerca de 11.2 kilómetros. Mientras tanto, los trabajadores de oficina que están dentro de los 15 minutos de caminata podrían reducir su viaje a 2 kilómetros. Esto significaría una reducción del 85 por ciento de los kilómetros recorridos para esos trabajadores.
Una presencia dispersa también tendrá importantes beneficios externos. El análisis de Replica mostró que si los trabajadores usan una caminata de 15 minutos o un viaje en bici a su WeWork más cercano, antes que viajar a su lugar de trabajo estándar, Nueva York vería aproximadamente 45.000 menos de viajes en auto y 225.000 menos de VMT (vehicle-miles-traveled) diariamente (más de un millón de VMT por semana).
Una reducción del 225.000 del VMT por día es equivalente aproximadamente a reducir las emisiones del dióxido de carbono cada 448 toneladas métricas, o plantar cerca de 7.500 árboles urbanos cada semana, según la Environmental Protection Agency.
Además, el acercamiento “hub-and-spoke” puede tener beneficios secundarios para otras industrias: ayudar a los negocios del vecindario a recuperarse al permitir que los empleados trabajen, compren y coman más cerca de sus casas.
Tiempo
Los espacios de trabajo flexible como WeWork también están configurados para admitir las distintas maneras en que las personas usan una oficina. Algunos quieren estar en la oficina desde las 8 a.m. hasta las 6 p.m. para tener límites bien diferenciados entre el trabajo y la casa, otros quieren usar una oficina porque puede tener una conexión a internet más confiable o rápida, o para usar impresoras de alta calidad.
Cada ubicación de WeWork cuenta con un conjunto único de facilidades que incluyen las necesidades tecnológicas como Ethernet cableado y acceso a WiFi, impresoras multifunción, pizarrones inteligentes, así como beneficios de la comunidad como eventos de networking.
Por esta razón el 80 por ciento de los miembros de WeWork reportan un incremento en la productividad desde que se unieron, y el 54 por ciento adjudica a WeWork el aceleramiento del crecimiento de su compañía. A largo plazo, estos espacios pueden proporcionar una forma rentable para los empleadores para crecer o achicarse en la medida en que lo necesiten. Los colaboradores pueden conservar los beneficios de la colaboración, productividad y construcción de relaciones que conlleva el trabajo en oficina.
La pandemia del COVID-19 ha dado un vuelco a la manera en que trabajamos, pero tenemos la oportunidad de redefinir el futuro en el espacio de trabajo, y ese futuro es flexible. Es imprescindible pensar profundamente soluciones que funcionen para cada industria y segmento de la población, incluyendo los trabajadores de oficina. Con la flexibilidad que WeWork, y otras compañías similares, pueden proveer, Nueva York y las ciudades a lo largo del país pueden regresar al trabajo de manera segura beneficiando a los empleados, a la economía y al medio ambiente.
Hamilton Place Strategies (HPS) es una consultora de análisis de asuntos públicos con oficinas en Washington D.C., Nueva York y California. HPS usa análisis sustanciales para entender tópicos complejos y herramientas creativas de asuntos públicos para explicar los problemas a las audiencias objetivas y llegar a las partes interesadas.
Los datos de Replica son una estimación de los movimientos y las métricas asociadas derivadas de una combinación de datos de ubicación móvil no identificados y otras fuentes de datos de terceros. La metodología técnica contiene una serie de medidas preventivas para garantizar que no se pueda volver a identificar a una sola persona.
CivicScience envió una encuesta desde el 27 de mayo del 2020 al 1° de junio del 2020 entre adultos mayores de 18 años y ponderó estos datos de acuerdo con las cifras del censo de Estados Unidos para la DMA de la ciudad de Nueva York por género y edad.
