Trabajar de forma remota, ya sea desde casa, una cafetería, un espacio de coworking o una oficina satélite, se está volviendo cada vez más popular a medida que las personas buscan flexibilidad y equilibrio en sus entornos de trabajo. De hecho, algunos datos del censo de los Estados Unidos indican que más de 8 millones de personas trabajaron desde sus casas en 2017, y las tendencias actuales en el espacio de trabajo sugieren que esa cifra seguirá creciendo.
Hay muchos beneficios de integrar el trabajo remoto en la cultura organizativa. Cuando tu reserva de talentos no se restringe por ubicación, estás mejor equipado para reclutar a candidatos más idóneos, con una mejor oportunidad de aumentar la diversidad en el lugar de trabajo mediante la contratación de personas de diferentes ubicaciones y orígenes. Ofrecer a los empleados flexibilidad también puede reducir la huella de carbono de tu empresa y los costos de desplazarse al trabajo. Algunos estudios demuestran que cuando los empleados tienen la opción de trabajar a distancia, sienten una mayor sensación de equilibrio entre la vida profesional y personal, lo que puede impulsar la productividad y el bienestar general, y ahorrarle dinero a la empresa a largo plazo.
Sin embargo, administrar un equipo remoto tiene sus desafíos. Sin el contacto cara a cara, puede ser más difícil establecer conexiones personales y crear confianza con los empleados. Con trabajadores remotos, los gerentes tienen menos conocimiento de las tareas diarias de sus equipos, y podrían tener que experimentar con diferentes tipos de prácticas de comunicación para ayudar a que el equipo se desempeñe a su máximo potencial.
Con tantas personas que buscan oportunidades flexibles, los gerentes tienen que aprender a adaptarse a este nuevo formato. Con las herramientas y sugerencias adecuadas, los gerentes pueden asegurarse de que sus empleados virtuales cuenten con el apoyo necesario, sean productivos y estén comprometidos.
Cómo administrar correctamente a los empleados remotos
1. Usa herramientas visuales y de chat
Hay muchísimas herramientas de comunicación a tu disposición, y aprovechar esa tecnología es esencial para administrar empleados remotos. Utiliza las herramientas adecuadas para que tu equipo se comunique de forma efectiva y los empleados remotos se sientan parte del grupo.
Sin embargo, no todas las herramientas tienen la misma función. No deberías tener una conversación sobre desempeño laboral, por ejemplo, a través de una herramienta de chat, ya que la conversación puede ser emocional y requiere una conexión más personal. En su lugar, se debe realizar una evaluación de desempeño a través de una videoconferencia, en caso de que no puedas reunirte en persona con empleados remotos.
Algunas herramientas como Slack y Gchat son las mejores para comunicarse de forma rápida y casual, y las herramientas de reuniones virtuales como Zoom o Google Hangouts son más efectivas cuando se usan para reuniones de equipo, de modo que los trabajadores remotos se sientan como si estuvieran en la sala. La mayoría de los programas de reuniones virtuales permiten compartir la pantalla de una computadora, de modo que tu equipo puede ver el mismo material, sin importar desde qué parte del mundo trabajen.
2. Establece expectativas y plazos
Los empleados no serán exitosos si no tienen en claro sus expectativas. Esto puede resultar particularmente difícil cuando tu equipo está alejado, porque tienes menos conocimiento de las tareas en las que trabajan los empleados a lo largo del día. Establecer plazos claros para los proyectos es útil, porque decir que algo tiene que hacerse "rápidamente" es subjetivo… ¿Acaso es en una hora? ¿O al final del día?
Establece expectativas para los empleados remotos respecto de los tiempos de respuesta, las horas de trabajo y la cadencia de la comunicación. Querrás que esas expectativas se alineen con las que estableces para tus empleados de oficina a fin de asegurarte de que no haya ningún tipo de doble moral.
3. Ten reuniones personales de forma regular
Tener reuniones personales te permite conectarte con los empleados, revisar proyectos y establecer una relación. A diferencia de los empleados que tienes a cargo, que trabajan en el mismo espacio que ti, con los empleados remotos no hay oportunidad de que se produzcan encuentros improvisados en la oficina, por lo que tener esas reuniones de manera consistente es esencial para mantenerse al día acerca de las tareas que realizan los empleados. Tener una cadencia de reunión regular también ayuda a crear confianza y un espacio para la contención. Asegúrate de mantener reuniones personales por videoconferencia siempre que sea posible.
4. Haz tiempo para tener encuentros cara a cara
Si tienes la oportunidad, una reunión cara a cara puede levantar la moral y ayudar a los trabajadores remotos a conectarse con la cultura de la empresa y el equipo. Si están en la misma zona, podría ser útil programar una reunión semanal o quincenal en persona. Si tus empleados remotos están repartidos por todo el mundo, una conferencia anual de equipo fuera de las instalaciones o con todo el equipo puede ayudar a crear una conexión de equipo más fuerte.
Aprovecha el tiempo que tienes con los empleados remotos. Hablen sobre trabajo, pero también usen ese tiempo para crear conexiones personales. Salir a almorzar o hacer algo divertido fuera de la oficina puede ayudar a romper barreras.
5. Ten en cuenta los horarios de los empleados de diferentes zonas horarias
No querrás que tu gerente programe una reunión semanal a las 9 p. m. Ten en cuenta en qué zonas horarias están tus empleados remotos y respeta el horario de trabajo cuando programes reuniones, envíes mensajes y les hagas consultas. Si tu empresa cubre zonas horarias que no se superponen con las horas de trabajo regulares, alterna quién tendrá que participar en reuniones fuera de sus horarios laborales programados. Una semana, será tu turno conectarte hasta tarde, mientras que en otra, deberá hacerlo la otra persona.
Incluso si envías un mensaje y no esperas que esa persona responda hasta la mañana siguiente, podría sentirse presionada para estar en línea y disponible por más que esa no sea tu intención. Acordar explícitamente las horas de trabajo y los tiempos de respuesta esperados puede ayudar a aliviar ese problema.
6. Asegúrate de que los empleados virtuales se sientan incluidos
Uno de los desafíos más difíciles que enfrentan los gerentes de equipos remotos es asegurarse de que sus empleados remotos se sientan incluidos en las reuniones, especialmente cuando parte del equipo trabaja desde una oficina. “Es importante asegurarse de que las personas hagan contacto visual con aquellos que aparecen en pantalla y de organizar a todos los participantes de manera que sientan que tienen un lugar en la mesa", afirma Lakshmi Rengarajan, directora de conexión con el espacio de trabajo de WeWork. Puede ser fácil programar una reunión de último minuto para resolver un problema, planificar un proyecto o aportar una idea, pero los trabajadores remotos suelen quedar fuera de esas reuniones improvisadas porque no están incluidos en la invitación, porque esa invitación no muestra una opción de video o porque la reunión se realiza fuera de su horario laboral.
Para combatir este desafío, haz lo posible por lograr que todas las reuniones sean remotas. Esto significa incluir una opción de llamada en cada invitación, y hacer lo mejor para planificar con antelación. Si necesitas convocar una reunión de último minuto, asegúrate de tomar notas detalladas y de hacer un seguimiento con los empleados remotos después para transmitir la información y ver si tienen alguna pregunta.
7. Establece confianza profesional y flexibilidad
Cuando administres empleados remotos, no podrás supervisarlos por completo en su día a día, por lo que es importante crear confianza profesional. Hacer un esfuerzo por ver a los empleados en persona de vez en cuando puede ayudar a crear confianza, y los encuentros regulares te permitirán entender mejor la carga de trabajo de tu equipo.
También es importante ser flexible. Muchos trabajadores remotos buscan trabajos virtuales para mantener la flexibilidad en términos de ubicación y horarios. Eso no significa que deban trabajar desde su teléfono mientras asisten a un concierto, pero sí que debes ayudar a los empleados a determinar las horas de trabajo que les corresponden y confiar en que harán su trabajo durante ese período.
8. Optimiza el proceso de incorporación
Empezar un nuevo trabajo puede ser aterrador para cualquier persona, pero lo es aún más cuando no compartes físicamente el mismo espacio o el mismo horario que tus compañeros. El proceso de incorporación da una idea lo que está por venir, y si se hace bien, puede hacer que los empleados remotos se sientan entusiasmados y motivados. Si es posible, dedica tiempo en persona durante el proceso de incorporación, ya que esto creará confianza y será más simple en términos de logística. Si no es posible, asegúrate de tener documentos de entrenamiento sólidos y un proceso de incorporación estándar. Al final de cada día, si el tiempo lo permite, puedes dedicar algunos minutos para responder cualquier pregunta que tengan los trabajadores durante las primeras semanas.
9. Encuentra formas de colaborar
Es fácil asignar a los trabajadores remotos tareas que se pueden hacer en un silo, pero promover proyectos de colaboración es una gran manera de construir la moral del equipo y mantener inspirados a los empleados remotos. Hay varias maneras sencillas de hacer una lluvia de ideas y resolver problemas como un equipo distribuido (por ejemplo, se puede usar Documentos de Google para las ideas en curso u organizar una lluvia de ideas de Slack).
10. Utiliza una herramienta de seguimiento de proyectos
Administrar proyectos a través de correos electrónicos puede generar que tanto tu buzón de entrada como el de los empleados se llenen de mensajes difíciles de seguir. En cambio, una herramienta para administrar proyectos, como Asana, Airtable o Trello, te permite estar alineado con tu equipo respecto de los próximos pasos, las expectativas, los plazos y la titularidad de tareas. La mayoría de las herramientas permiten realizar comentarios en tareas, reasignarlas, establecer plazos y adjuntar documentos o contenido. Muchos detalles pueden pasar desapercibidos cuando se coordina un proyecto por correo electrónico, por lo que trasladarlo a una herramienta de seguimiento puede evitar algo de desorden y confusión, a la vez que ofrece a los empleados remotos una forma de ver en qué estado se encuentran los proyectos.
11. Establece objetivos
Además de establecer expectativas y pautas, deberías establecer objetivos con los empleados remotos. Es fácil que los empleados, sean remotos o no, pierdan el control y hagan lo mínimo necesario si no tienen objetivos a largo plazo en los que trabajar. Para que estén comprometidos, sean productivos y se sientan incluidos, asegúrate de que sepan cuáles son las expectativas de su puesto y de que entiendan cómo sus objetivos individuales tienen un impacto en los objetivos generales del equipo.
12. Difunde los objetivos generales de la empresa y del equipo
Los trabajadores remotos, y todos los empleados en general, deberían tener objetivos personales en los que trabajar, pero hablar de forma clara y abierta sobre los objetivos de la empresa o del equipo puede ayudar a los empleados a entender cómo los objetivos personales de uno se convierten en objetivos más grandes. Para los trabajadores remotos, esto es muy importante porque les recuerda que son una parte valiosa del equipo y que se los tiene en cuenta. Como líder de un equipo, puede que hayas escuchado los objetivos de la empresa a gran escala tantas veces que podrías decirlos de memoria, pero esa información no siempre llega a los empleados remotos.
13. Implementa un sistema de compañerismo
Si algunos de tus equipos son remotos, pero otros trabajan desde una oficina, hacer que los empleados remotos trabajen de manera directa con los de la oficina garantizará que los empleados remotos se sientan apoyados y conectados con la empresa, y que recibirán toda la información necesaria. Por supuesto, el empleado de oficina no debería sustituirte como gerente de trabajadores remotos, y debes ser consciente del trabajo adicional que los empleados de oficina están asumiendo. Pero, en general, esta estrategia crea equipos más productivos al evitar problemas de comunicación.
14. Crea momentos para distenderse
Tener conversaciones casuales sobre temas no relacionados con el trabajo puede crear un sentido de cercanía y relaciones en todo el equipo. Por supuesto, con los trabajadores remotos, no hay momentos para distenderse ni bocadillos para compartir con el equipo. Si muchos de tus empleados virtuales trabajan en la misma oficina satélite, puedes configurar una cámara web entre tu oficina y la de ellos para que parezca que están trabajando juntos. Esto puede parecer extraño al principio, pero después de una semana o dos, los empleados se adaptarán y todo se sentirá natural. Solo asegúrate de que ellos también puedan verlos a ustedes, así no parecerá que los están espiando.
Si no es posible coordinar una transmisión por Internet en la oficina, o si la mayoría de los empleados trabajan desde su casa, encuentra otras maneras de fomentar comunicaciones no relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, que todos entren antes de cada reunión para hablar acerca de cómo se sienten o para compartir algo sobre su fin de semana. O bien, como recomienda Rengarajan, "puedes comunicarte con un colega que trabaja a distancia y decir, ‘Hagamos una videoconferencia durante el almuerzo’".
15. Elogia las cosas buenas
A menudo, los empleados remotos pueden sentir que su desempeño no es valorado, reconocido o elogiado, así que asegúrate de que expresar tu satisfacción cuando realicen un buen trabajo. Reconoce su esfuerzo frente a todo el equipo, ya sea por correo electrónico o en una reunión, para demostrarles que su trabajo es significativo e impacta positivamente en los objetivos del equipo. Los comentarios positivos los animará a seguir motivados.
16. Contrata a las personas adecuadas
No todos los empleados están hechos para trabajar de forma remota, y eso está bien. Los trabajadores remotos deben ser más independientes, tomar la iniciativa por sí mismos y tener un entorno que les permita ser productivos. Cuando contrates a empleados que trabajen a distancia, asegúrate de hacerles preguntas que demuestren que pueden trabajar de forma independiente. Pregúntales dónde trabajarán. ¿Tienen un lugar tranquilo en el que puedan recibir llamadas? ¿Acceso a una red Wi-Fi estable? No podrás sentarte a su lado para capacitarlos y enseñarles lo que necesitarán saber, así que asegúrate de que tengan las habilidades requeridas para poder trabajar de forma exitosa en tu equipo.
Jenna Wilson es asociada sénior del equipo de redes sociales de WeWork y autora de Ideas by We. Escribe sobre el impacto, la sostenibilidad y los empleados de WeWork en todo el mundo.