Tres consejos para crear una oficina que fomente la innovación

Más rápido, más fuerte y mejor: estos son los motivos por los que las empresas de éxito evitan el status quo en los espacios de oficina al centrarse en la innovación.

El espacio es una potente herramienta para fomentar el compromiso, inspirar la innovación e impulsar la productividad. Pero, ¿qué aspecto tiene exactamente un espacio óptimo? En la Ciencia del espacio, exploramos la forma en la que la ciencia del diseño intencional puede convertir cualquier entorno de trabajo en una experiencia holística.

Existe una inmensa presión sobre las empresas para que innoven y superen a la competencia. Después de todo, la capacidad para mantenerse 2 (o 10) pasos por delante de la competencia es lo que permite conseguir las máximas ganancias.

El camino hacia la innovación parece sencillo. Comienza con la contratación del mejor talento, que desarrollará soluciones nuevas e innovadoras, las pondrá en marcha y aprenderá del proceso, repitiéndolo tantas veces como sea necesario. Sin embargo, en el mundo actual, la cosa no acaba aquí.

Contratar a los mejores y pedirles que rindan al máximo en un entorno de oficina no adecuado es una receta para el desastre. ¿Has trabajando en un entorno que se parece más a la película Enredos de oficina que a un súper centro de innovación?

Las empresas más innovadoras del mundo optimizan cada aspecto de su negocio y eso incluye los espacios de trabajo físicos.

La capacidad para pensar de forma creativa, imaginar posibilidades y conectar los puntos que van a impulsar el negocio hacia el futuro pueden ser tareas imposibles si pasas todo el día en una oficina sin ventanas y sin luz natural. Lo mismo se puede decir si pasas todo el tiempo atado a una mesa. Un espacio de trabajo físico deprimente puede afectar incluso al empleado con más talento impidiendo que desarrolle su próxima gran idea.

Por lo tanto, ¿cómo pueden los empleadores diseñar el escenario para la innovación en sus espacios de trabajo? Como parte del equipo de estrategia para espacios de trabajo de WeWork, hemos dedicado mucho tiempo a la optimización de estos para que los empleados puedan rendir al máximo. Aquí tienes tres formas para repensar tu espacio de trabajo con el fin de fomentar la innovación entre tus propios equipos.

1. Asegúrate de tu espacio de trabajo es "ajustable"

Cuando se pide a un equipo que innova, se espera que los empleados elaboren ideas, prototipos y pruebas con rapidez. Si se espera algo así, ¿no deberían sus espacios de trabajo ser ágiles por definición? Dicho de otro modo: ¿no deberían los empleados tener la capacidad de "ajustar" un entorno de oficina convencional?

¿Qué significa esto? Los empleados deberían tener la capacidad de moldear su espacio de trabajo cambiando escritorios, sillas, sofás o mesas, más allá de la visión original de su empleador. En este sentido, WeWork se asegura de que parte del mobiliario pueda moverse, para lo que se añaden asas y otros indicadores visuales. De esta forma, los empleados pueden configurar el espacio en función de sus necesidades, tanto si se trata de una lluvia de ideas con un grupo grande como un lugar cómodo para trabajar solo. Básicamente, consideramos que el espacio de trabajo es "software", por lo que puede actualizarse en función de las necesidades, en lugar de "hardware", que tiende a ser algo estático e inmóvil. Se debería animar a los empleados a crear un entorno en el que se sientan cómodos e inspirados, con el fin de conseguir una sensación similar a la de un hogar residencial.

Un excelente ejemplo de esta idea es el que pude ver en mi reciente visita a IDEO, una empresa internacional de diseño y consultoría fundada en Palo Alto, California. Su filosofía es que los espacios de trabajo "ajustables" permiten que los empleados conviertan su trabajo en algo más rudimentario y experimental. Para imaginar lo que se siente al tener una pared en un lugar concreto, los empleados de IDEO colocan muros de cartón y prueban diferentes disposiciones para ver cómo cambian los comportamientos en un espacio.

¿El resultado? Un entorno de trabajo que invita a la gente a compartir sus ideas y resolver problemas. Además, los empleados que trabajan en espacios ajustables se sienten libres para expresar sus ideas y opiniones sin ser penalizados. Es decir, se sienten seguros a nivel psicológico para expresar sus puntos de vista

¿Cuál es la importancia de la seguridad psicológica? Al investigar la dinámica de los equipos de alto rendimiento, el departamento de operaciones de personas de Google identificó la seguridad psicológica como el primero de cinco ingredientes esenciales. Perder el miedo a las repercusiones de probar algo nuevo hace que los empleados se sientan empoderados para asumir riesgos, mantener debates sinceros y desarrollar soluciones creativas. Para ellos, el fracaso es una experiencia de aprendizaje y hacer frente a los problemas conduce a resultados positivos. Todo esto puede fomentarse mediante un espacio de trabajo adecuado. 

Beber café es un ritual muy popular en WeWork en Bogotá (Colombia).

2. Crea una cultura única con rituales

Todas las empresas cuentan con rituales: desde las rutinas del día a día (pausas para el café, la hora de la merienda), hasta los eventos más importantes y menos frecuentes como las reuniones anuales y las fiestas de jubilación. Se trata de acciones sencillas que nos conectan con nosotros mismos, nuestro lugar y el momento. Sin embargo, ¿sabías que los rituales en los espacios de trabajo también pueden afectar a la innovación de los empleados?

Animar a los trabajadores para que inicien y gestionen ciertas actividades en su entorno de trabajo tienden a contar con un sentido fortalecido de pertenencia al equipo. Básicamente, los rituales crean una identidad compartida entre la gente. Por ejemplo, los entrenadores deportivos de éxito suelen recurrir a los rituales para establecer vínculos sociales entre los miembros de un equipo.

Es importante distinguir entre un ritual estándar y aquellos diseñados para fomentar la innovación. Por ejemplo, en WeWork, no solo servimos café recién hecho a diario, sino que lo hacemos en una cocina que sirve como "centro de gravedad": un lugar diseñado al que la gente tienda a acudir de forma natural para reunirse, charlar y compartir ideas. No solo contamos con un área de recepción: disponemos de un equipo de comunidad cuyo trabajo es asegurarse de que los empleados se sientan atendidos. Además, los lunes, nuestro equipo hace algo más que almorzar: se reúnen tras el fin de semana para conectar y hablar sobre la semana que queda por delante. Todos estos rituales contribuyen a que los empleados se sientan parte de una comunidad, lo que contribuye a la seguridad psicológica necesaria para la innovación.

Básicamente, el diseño del espacio de trabajo contribuye a crear estos rituales. Sin embargo, es la conexión entre las personas lo que refuerza las actividades del día a día con recuerdos positivos. Con cada día que pasa, estos rituales fomentan las emociones positivas y reducen la ansiedad, al mismo tiempo que incrementan la sensación de pertenencia y crean un entorno ideal para innovación. 

3. Añade un elemento de juego

La incorporación del juego en todo lo que hacemos resulta esencial para el desarrollo de la flexibilidad que nuestros cerebros necesitan para acceder a la innovación y la creatividad (la cual se reduce de forma considerable a medida que envejecemos). Según Christopher Vaughan y el Dr. Stuart Brown, autores de Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, el juego desempeña un papel esencial a la hora de hacer las cosas ”porque sí". 

El juego es:

  • En apariencia sin propósito
  • Voluntario
  • Atractivo de forma inherente
  • Independiente del tiempo
  • Reduce la autoconciencia
  • Un elemento que impulsa la capacidad de improvisación
  • La continuación del deseo

En el cerebro, el juego estimula directamente el factor neurotrópico (crecimiento de los nervios), la amígdala (responsable de procesar las emociones) y el córtex prefrontal dorsolateral (encargado de las decisiones ejecutivas). Los estudios han demostrado que, por ejemplo, las ratas desarrollan sus cerebros a través de una serie de estímulos al jugar con juguetes y socializar con otras ratas.

En concreto, se pueden encontrar indicadores de innovación en recuerdos de juego temprano asociados a emociones, que se fortalecen en los niños a medida que se desarrollan sus cerebros. La realidad es que, en lo relativo a la innovación, el juego no debería detenerse en la infancia. Si incorporas más oportunidades de juego a tu espacio de trabajo, conseguirás que tus empleados ejerciten sus músculos creativos en el camino hacia su próxima idea innovadora. 

Por ejemplo, prueba a invitar a tus trabajadores a una lluvia de ideas sin límite de tiempo (para conseguir que, por ejemplo, nadie se sienta culpable al pausar sus proyectos) durante una tarde, para así integrar más tiempo de juego en su rutina. Si reservas este tiempo, definirás expectativas de cara a tus empleados que indicarán que su trabajo es ser creativos e impulsar la innovacióny que tu labor como empleador es desarrollar un entorno en el que tenga lugar la innovación.

Cómo definir el entorno para la innovación

Las empresas más innovadoras del mundo optimizan cada aspecto de su negocio y eso incluye los espacios de trabajo físicos. Ya no es suficiente contratar a los mejores. Para innovar a una velocidad competitiva, ese talento requiere un espacio en el que puedan llevar a cabo su mejor trabajo. Esto te permite preparar el escenario para las ideas innovadoras que impulsarán tu negocio hacia adelante.

WeWork ofrece a empresas de todos los tamaños soluciones de espacio para ayudarles a resolver sus mayores desafíos empresariales.