10 salas de reuniones para cada tipo de encuentro

Los mejores espacios de colaboración son algo más que una mesa y unas sillas: se diseñan para apoyar la forma en la que los equipos trabajan.

Todos hemos asistido a malas reuniones. La dura realidad es que conseguir que la reunión sea un éxito no es algo tan sencillo como programarla en el calendario. Nuestra serie Héroes de las reuniones te ayudará a aprender cómo salvar el día (de trabajo) en la próxima reunión. Así no tendrás que volver a oír la frase «Esta reunión se podría haber solucionado con un correo electrónico».

La colaboración es la base para realizar con éxito las tareas pendientes en tu lugar de trabajo. Reunirse con otras personas, compartir impresiones, realizar lluvias de ideas, ganar la aceptación de otros y alinearse con una estrategia de ejecución resulta esencial para impulsar tu negocio. 

La colaboración incluye desde mantener una charla tranquila con otra persona hasta generar ideas en el ámbito de un equipo o celebrar una videoconferencia con compañeros repartidos por todo el mundo. En la mayoría de las oficinas, estas actividades tienen lugar en las salas de reuniones. Sin embargo, los mejores espacios de colaboración son mucho más que unas sillas alrededor de una mesa entre cuatro paredes.

Puesto que el trabajo en equipo resulta esencial y se lleva a cabo en diferentes formatos, las salas de reuniones tienen que ser diversas e inspirar a los empleados para que hagan el mejor trabajo posible. Disponer de espacios de trabajo flexibles en los que los empleados dispongan de la libertad para trabajar en función de sus necesidades y nivel de comodidad es esencial para mantener unos niveles de productividad elevados, por no mencionar la importancia de atraer y retener al mejor talento

Por eso, las oficinas deberían contar con diversos espacios de reunión de tamaños y servicios diferentes. Los diseñadores deben tener cuidado de no sobrecargar un espacio y evitar crear habitaciones pequeñas para tres personas o grandes para 10. El espacio de trabajo óptimo combina ambos espacios a la perfección. Estas son algunas de las formas en las que WeWork crea salas de reuniones para impulsar la colaboración y la productividad. 

Salas de reuniones de tamaños diversos para diferentes necesidades

Dado que los equipos realizan diferentes actividades en las salas de reuniones (desde lluvias de ideas en grupos hasta reuniones individuales), el espacio ideal para una de estas reuniones no tiene por qué funcionar para otras. Al ofrecer habitaciones de varios tamaños y con diferentes equipos, puedes hacer frente a todas estas posibilidades.

Algunas reuniones requieren la presencia de empleados de diferentes departamentos y niveles. En estos casos, se necesita un espacio de gran tamaño. En esta sala de juntas en WeWork EBA Center, situada en Shanghái (China), caben más de 12 personas y dispone de tecnología de videoconferencia para que otros miembros del equipo puedan conectarse desde cualquier lugar. 

Por otro lado, hay ocasiones en las que probablemente prefieras un espacio más íntimo. Esta sala en WeWork Blvd. Antonio L. Rodríguez 1888, situada en Monterrey (México), es ideal para un grupo pequeño. Los taburetes de colores y la mesa alta hacen que el espacio tenga un aspecto muy diferente al de la típica sala de reuniones. 

Para reuniones con el formato de una clase o presentación, una sala tipo aula sería ideal. WeWork ofrece varias salas de este tipo, como las que se encuentran en WeWork Reforma 26 en Ciudad de México (México), equipadas con proyector.

Salas de reuniones equipadas con herramientas de colaboración

Una sala de reuniones funcional debería contar con las herramientas necesarias para conseguir que la colaboración sea lo más sencilla posible. Estas incluyen elementos de baja tecnología, como rotuladores y una pizarra para dibujar, y de alta tecnología, como software para videoconferencias en la sala o tecnología para facilitar la reserva de salas

Con el aumento de los equipos distribuidos entre diferentes ubicaciones, la capacidad para realizar videoconferencias en las reuniones es cada vez más importante. Este es el motivo por el que muchas salas de reuniones de WeWork cuentan con pantallas y tecnología para videoconferencias, como esta disponible en la Salesforce Tower, en San Francisco.

En el caso de las sesiones de lluvias de ideas, una pizarra blanca es suficiente para que tu equipo pueda tomar notas y establecer conexiones. Muchas salas de reuniones de WeWork, como esta situada en WeWork Javier Prado 476 en Lima (Perú), cuentan con estas pizarras montadas en la pared y rotuladores a mano. 

Las sesiones de ideas o las presentaciones pueden celebrarse en entornos pequeños y que fomentan la colaboración o en otros más amplios. Para albergar a un grupo de gran tamaño, una buena idea es contar con una sala con una pizarra blanca orientada hacia una mesa de gran tamaño o hacia varias mesas distribuidas como en un aula, tal y como puedes ver en esta sala de WeWork Cervantes, situada en Ciudad de México (México), perfecta para las necesidades de grupos más grandes.  

Salas de reuniones sin mesas

No todas las actividades de colaboración requieren una mesa. A veces, un espacio tranquilo para mantener una charla relajada de carácter privado es la mejor opción para el trabajo en equipo. Como ventaja añadida, los espacios cómodos, tales como los salones para los empleados, pueden reflejar una cultura empresarial que muestra a los empleados cuánto se les valora.

Esta sala de reuniones en WeWork Nogizaka, situada en Tokio (Japón), cuenta con varias sillas bajas situadas una frente a otra en un espacio revestido de madera contrachapada clara. El espacio está flanqueado por estanterías que van desde el suelo hasta el techo, lo que transmite la sensación de estar en una acogedora sala de estar o biblioteca.

Esta sala de reuniones en WeWork Ing. Enrique Butty, situada en Buenos Aires (Argentina), cuenta con un largo y amplio sofá y varios asientos bajos. Una colorida obra de arte de gran tamaño y un techo pintado iluminan el espacio, mientras que los vidrios esmerilados transmiten una sensación de relax.  

Esta sala de reuniones de WeWork 11 Sanlitun Lu, situada en Pekín (China), cuenta con varios sofás en los que tu equipo puede sentarse y mantener un encuentro formal o una charla informal. No se encuentra separada del exterior por paredes de vidrio y una puerta, sino por un material ligero de color que consigue que el espacio sea acogedor e íntimo, a la vez que ofrece cierto nivel de privacidad. 

Del mismo modo que no todas las salas de reuniones necesitan una mesa, no todas las habitaciones tienen que estar rodeadas por paredes de vidrio. En WeWork Iceberg en Tokio (Japón), esta sala de reuniones está delimitada por paredes de hormigón, lo que le da un toque modernista a un espacio que recuerda al estilo del arquitecto japonés y ganador del premio Pritzker Tadao Ando, famoso por el uso de este material. 

La colaboración adopta formas diferentes y, por ese motivo, los espacios que la acogen también deben ser diversos. Contar con diferentes ofertas ofrece a tus empleados la flexibilidad de seleccionar la ideal para ellos. Se ha demostrado que esto permite contar con empleados más satisfechos y motivados. Además, a medida que su nivel de comodidad y productividad aumenta, también lo hará tu empresa. 

WeWork ofrece a empresas de todos los tamaños soluciones de espacio para ayudarles a resolver sus mayores desafíos empresariales.